5.9.21.7 Nachweis und Geltendmachung von Werbungskosten

383gSollen Werbungskosten bereits im laufenden Jahr berücksichtigt werden, so müssen sie bis spätestens 30. Juni des laufenden Jahres beim zuständigen FA (Formular L 54) glaubhaft gemacht werden. Auf Grund eines solchen Antrages wird ein Freibetragsbescheid für das laufende und das nächstfolgende Jahr erstellt. Wird die gleichzeitig ergehende Mitteilung für den Arbeitgeber diesem vorgelegt, kann der Freibetrag bereits bei der laufenden Lohnverrechnung berücksichtigt werden. Diese Berücksichtigung bei der laufenden Lohnverrechnung ist aber nur eine vorläufige, ohne bindende Wirkung für die spätere Veranlagung. Die endgültige Berücksichtigung von Werbungskosten (ebenso von Sonderausgaben oder außergewöhnlichen Belastungen) erfolgt bei der Veranlagung für das jeweilige Jahr. Auf Verlangen des FA sind dabei alle maßgeblichen Nachweise (Belege und sonstige Unterlagen wie zB ein Fahrtenbuch) vorzulegen.

Sind Vorauszahlungen zu leisten, kann ein Freibetragsbescheid nicht erlassen werden. In diesem Fall besteht die Möglichkeit, bei neu auftretenden Werbungskosten eine Herabsetzung der Vorauszahlung zu beantragen.

Fließen in einem Kalenderjahr (erstmalig) parallel nichtselbständige Bezüge zu (zB Bezug aus einer bisherigen nichtselbständigen Tätigkeit zusammen mit dem Bezug aus der Abgeordnetentätigkeit), ist für dieses Kalenderjahr eine Pflichtveranlagung durchzuführen. Da diese regelmäßig zu Nachzahlungen führt, ist der Antrag auf Ausstellung eines gesonderten Freibetragsbescheides (infolge neu auftretender Werbungskosten) nicht zielführend, weil dadurch die Nachzahlung zusätzlich erhöht wird.

Werbungskosten sind grundsätzlich nachzuweisen. Soweit ein Nachweis durch Fremdbeleg nicht zumutbar oder nicht möglich ist, können die Zahlungen durch Eigenbeleg glaubhaft gemacht werden.

5.9.21.8 Werbungskosten und Kostenersätze

383hAufwendungen können nur dann als Werbungskosten anerkannt werden, soweit sie nicht von dritter Seite ersetzt werden. Gemäß § 10 Bundesbezügegesetz gebührt den Mitgliedern des Nationalrates und des Bundesrates für alle Aufwendungen, die ihnen in Ausübung des Mandates entstehen (Fahrtkosten nach Maßgabe des § 26 Z 4 EStG 1988, Aufenthaltskosten, Bürokosten einschließlich der Betriebsausgaben und Ausgaben für Mitarbeiter, soweit sie nicht nach dem Parlamentsmitarbeitergesetz vergütet werden, alle sonstigen Aufwendungen mit Ausnahme allfälliger Bewirtungskosten), eine Vergütung in Höhe der tatsächlichen Kosten (Kostenersatz), höchstens aber bis zu einem Betrag von 6% des Ausgangsbetrages nach § 2 Bundesbezügegesetz je Monat bzw. bis zu einem gemäß § 10 Abs. 2 Bundesbezügegesetz höheren Betrag.

Nach dem Bundesbezügegesetz umfasst der Kostenersatz einerseits Aufwendungen, die auch Werbungskosten darstellen, andererseits Kosten, die für die Anschaffung von Arbeitsmitteln gewährt werden, deren Anschaffungskosten mehr als 1.000 Euro (bis 2022: 800 Euro; bis 2019: 400 Euro) betragen und deren Nutzungsdauer länger als ein Jahr ist (siehe § 16 Abs. 1 Z 7 und Z 8 EStG 1988). Kein Kostenersatz wird jeweils für Partei- und Klubbeiträge sowie für Bewirtungsspesen geleistet.

Besteht ein Sachzusammenhang zwischen verschiedenen politischen Betätigungen, dann sind alle diesbezüglichen Werbungskosten bei den Einkünften aus der politischen Funktion zu berücksichtigen. Dies gilt auch dann, wenn Werbungskosten in Zusammenhang mit einer politischen Betätigung beantragt werden, für die auf Grund des Bezügebegrenzungsgesetzes keine (weiteren) Bezüge zustehen.

Siehe auch Beispiel Rz 10383h.

383iVorgangsweise, wenn nur Aufwendungen ersetzt werden, die in diesem Kalenderjahr auch Werbungskosten darstellen

Werden von Mitgliedern des Nationalrates oder des Bundesrates bei der Arbeitnehmerveranlagung als Werbungskosten ausschließlich Partei- und Klubbeiträge, beruflich veranlasste Bewirtungsspesen (beide Kategorien von Werbungskosten werden nicht durch Kostenersätze gemäß § 10 Bundesbezügegesetz abgedeckt) oder Abschreibungsbeiträge für angeschaffte Arbeitsmittel gemäß § 16 Abs. 1 Z 7 EStG 1988 beantragt, sind hinsichtlich der vom Parlament erhaltenen Kostenersätze keine Nachweise beizubringen.

Beispiel 1:

Ein Abgeordneter hat im Kalenderjahr Kostenersätze gemäß § 10 Bundesbezügegesetz in Höhe von 5.000 Euro erhalten. Im Rahmen der Arbeitnehmerveranlagung macht er Klubbeiträge in Höhe von 1.700 Euro und beruflich veranlasste Bewirtungsspesen von 400 Euro (50% der tatsächlichen Aufwendungen in Höhe von 800 Euro) geltend. Es ist lediglich ein Nachweis über die Bewirtungsspesen und die Klubbeiträge zu erbringen, hinsichtlich der erhaltenen Kostenersätze sind keine Nachweise vorzulegen.

Werden von Mitgliedern des Nationalrates oder des Bundesrates im Rahmen der Arbeitnehmerveranlagung auch Werbungskosten geltend gemacht, die den Höchstbetrag des zustehenden Kostenersatzes übersteigen sind die gesamten Werbungskosten im Kalenderjahr nachzuweisen und um die für das Kalenderjahr insgesamt gewährten steuerfreien Kostenersätze gemäß § 10 Bundesbezügegesetz zu kürzen. Die Beurteilung, ob und inwieweit Werbungskosten vorliegen, hat nach den geltenden steuerrechtlichen Vorschriften zu erfolgen; das FA ist nicht an die Entscheidungen der auszahlenden Stelle hinsichtlich des Anspruches auf Kostenersatz gebunden. Für Zwecke der Arbeitnehmerveranlagung sind zum Nachweis aller Werbungskosten Kopien der Unterlagen und Belege, die zur Erlangung der Kostenersätze gemäß § 10 Bundesbezügegesetz vorgelegt wurden, anzufertigen und aufzubewahren bzw. auf Verlangen dem FA vorzulegen.

Von der Parlamentsdirektion ist eine Bestätigung über die für das jeweilige Kalenderjahr gewährten Kostenersätze auszustellen, die einem Antrag auf "Differenzwerbungskosten" beizulegen ist. Werbungskosten sind auch dann um die gesamten, für das jeweilige Kalenderjahr gewährten Kostenersätze zu kürzen, wenn diese Kostenersätze (teilweise) erst im Folgejahr zur Auszahlung kommen.

Beispiel 2:

Ein Abgeordneter hat Kostenersätze gemäß § 10 Bundesbezügegesetz für das Jahr 2021 in Höhe von 5.200 Euro geltend gemacht, wobei davon 1.600 Euro erst im Jahr 2022 zuerkannt und ausbezahlt werden. Im Rahmen der Arbeitnehmerveranlagung für das Jahr 2021 werden nicht durch Kostenersätze abgedeckte Werbungskosten für Fahrt- und Reisespesen sowie für Sachspenden in Höhe von 3.600 Euro sowie Partei- und Klubbeiträge in Höhe von 1.800 Euro und beruflich veranlasste Bewirtungsspesen in Höhe von 400 Euro (50% der tatsächlichen Kosten von 800 Euro) geltend gemacht. In diesem Fall hat der Abgeordnete seine gesamten Werbungskosten gegenüber dem FA nachzuweisen (in Summe 5.200 Euro + 3.600 Euro + 1.800 Euro + 400 Euro = 11.000 Euro) Von der Summe der Werbungskosten in Höhe von 11.000 Euro ist der gesamte für das Jahr 2021 gewährte Kostenersatz in Höhe von 5.200 Euro abzuziehen, sodass die übersteigenden 5.800 Euro im Rahmen der Arbeitnehmerveranlagung zu berücksichtigen sind.

Werden von Mitgliedern des Europäischen Parlaments für das Kalenderjahr, für das sie als Mitglieder des Europäischen Parlaments Kostenersätze vom Europäischen Parlaments sowie Kostenersätze gemäß § 10 Bundesbezügegesetz erhalten haben, nur Partei- und Klubbeiträge und keine anderen (zusätzlichen) Werbungskosten geltend gemacht, hat eine Prüfung der Verwendung der Kostenersätze nicht zu erfolgen und sind lediglich die beantragten Partei- und Klubbeiträge belegmäßig nachzuweisen. Sofern Mitglieder des Europäischen Parlaments zusätzliche Werbungskosten geltend machen, haben sie auch die Verwendung ihrer (pauschalen) Kostenersätze in den Nachweis zusätzlicher Werbungskosten miteinzubeziehen. Besteht die Mitgliedschaft zum Europäischen Parlament nicht ganzjährig, ist bei der zeitlichen Zuordnung auf einen Verwendungsnachweis der gesamten Kostenersätze zu verzichten, wenn für das restliche Kalenderjahr keine Werbungskosten auf Grund einer Tätigkeit als politischer Funktionär geltend gemacht werden (ausgenommen Partei- und Klubbeiträge) oder die Werbungskosten, die für den restlichen Zeitraum als politischer Funktionär geltend gemacht werden, zeitlich eindeutig zugeordnet werden können (zB Reisekosten oder Kosten anlässlich bestimmter politischer Veranstaltungen). Bei Kosten, die zeitraumbezogen aufzuteilen wären (also jeweils teilweise die Zeit der Mitgliedschaft bzw. Nichtmitgliedschaft zum Europäischen Parlament betreffen), ist die Verwendung aller Kostenersätze auf Grund der Funktion als Mitglied des Europäischen Parlaments nachzuweisen bzw. glaubhaft zu machen. Dies gilt sinngemäß für Mitglieder des Ausschusses der Regionen sowie für die ständigen Mitglieder des Wirtschafts- und Sozialausschusses.

Wurden für Dienstreisen gemäß § 11 Bundesbezügegesetz Vergütungen bezahlt, können diesbezüglich keine höheren Werbungskosten geltend gemacht werden.

Vorgangsweise, wenn Kostenersätze für die Anschaffung von Arbeitsmitteln gewährt werden, für die Werbungskosten nur in Höhe einer anteiligen Absetzung für Abnutzung zustehen.

Werden Mitgliedern des Nationalrates oder Bundesrates Kosten für die Anschaffung von Arbeitsmitteln ersetzt, deren Anschaffungskosten höher als 1.000 Euro (bis 2022: 800 Euro; bis 2019: 400 Euro) sind und deren Nutzungsdauer länger als ein Jahr ist, liegt im Ausmaß des Ersatzes der Anschaffungskosten zum Zeitpunkt der Zahlung des Kostenersatzes ein steuerpflichtiger Bezug vor. Werbungskosten in Höhe der Absetzung für Abnutzung können bei der Arbeitnehmerveranlagung geltend gemacht werden.

Beispiel:

Ein Mitglied des Nationalrates schafft im November des Jahres 2021 einen PC an. Die Anschaffungskosten betragen 2.400 Euro, die Nutzungsdauer 4 Jahre (Absetzung für Abnutzung = 25%), die Nutzung des PC erfolgt - beginnend ab dem Tag der Anschaffung - ausschließlich für die Tätigkeit als Mitglied des Nationalrates. Im Februar 2022 wird hiefür ein Kostenersatz gemäß § 10 Bundesbezügegesetz für die Anschaffung im Jahr 2021 in Höhe von 2.400 Euro geleistet.

Der Ersatz der Anschaffungskosten im Februar 2022 stellt in Höhe von 2.400 Euro einen steuerpflichtigen (sonstigen) Bezug dar, der im Rahmen der Lohnverrechnung für den Monat Februar 2022 zu erfassen ist.

Für das Jahr 2021 steht im Rahmen der Veranlagung eine Halbjahres-Absetzung für Abnutzung in Höhe von 300 Euro zu, für das Jahr 2022 eine Absetzung für Abnutzung in Höhe von 600 Euro.

Datenquelle: Findok — https://findok.bmf.gv.at