3.3.19 Freie oder verbilligte Mahlzeiten (§ 3 Abs. 1 Z 17 EStG 1988)

93§ 3 Abs. 1 Z 17 EStG 1988 sieht eine Steuerbefreiung für die unentgeltliche oder verbilligte Verköstigung von Arbeitnehmern vor.

Auch die Abgabe von Gutscheinen für Mahlzeiten (Essensbons, Essensmarken), die den Arbeitnehmer zur Einnahme von freien oder verbilligten Mahlzeiten im Betrieb oder außerhalb des Betriebes (auch durch Lieferservice) berechtigen, fällt unter diese Befreiungsbestimmung. Es muss sich um freiwillige Sachzuwendungen des Arbeitgebers handeln; Barzuschüsse, die der Arbeitgeber leistet, um seinen Arbeitnehmern die Einnahme von Mahlzeiten zu erleichtern, sind steuerpflichtiger Arbeitslohn. Hat der Arbeitnehmer auf die Verabreichung von freien oder verbilligten Mahlzeiten einen Rechtsanspruch (gesetzlich oder auf Grund eines Kollektivvertrages), dann gehört diese Sachzuwendung zum Arbeitslohn und ist als Sachbezug nach § 15 Abs. 2 EStG 1988 zu versteuern. Gewohnheitsrechtliche Ansprüche oder solche in Betriebsvereinbarungen stellen kein Hindernis für die Steuerbefreiung gemäß § 3 Abs. 1 Z 17 EStG 1988 dar.

94Gutscheine für Mahlzeiten bleiben bis zu einem Wert von 8 Euro (bis 30.06.2020 4,40 Euro) pro Arbeitstag steuerfrei, wenn die Gutscheine nur zur Konsumation von Mahlzeiten eingelöst werden können, die von einer Gaststätte oder einem Lieferservice zubereitet bzw. geliefert werden.

Können die Gutscheine auch zur Bezahlung von Lebensmitteln verwendet werden, sind sie bis zu einem Betrag von 2 Euro (bis 30.06.2020 1,10 Euro) pro Arbeitstag steuerfrei.

Übersteigt der Wert der abgegebenen Essensbons 2 Euro bzw. 8 Euro (bis 30.06.2020 1,10 Euro bzw. 4,40 Euro) pro Arbeitstag, liegt hinsichtlich des übersteigenden Betrages ein steuerpflichtiger Sachbezug vor.

95Liegen die Voraussetzungen der Rz 94 und 96 für die Inanspruchnahme des erhöhten Freibetrages von 8 Euro (bis 30.06.2020 4,40 Euro) pro Arbeitstag nicht vor, können die ausgegebenen Gutscheine für Mahlzeiten nur bis zu einem Betrag von 2 Euro (bis 30.06.2020 1,10 Euro) pro Arbeitstag steuerfrei behandelt werden.

95aFür einen Arbeitstag darf nur ein Gutschein ausgegeben werden. Es muss sichergestellt sein, dass ein Arbeitnehmer nicht Gutscheine für Mahlzeiten in einem Ausmaß erhält, das den gesetzlichen Freibetrag des § 3 Abs. 1 Z 17 EStG 1988 übersteigt. Es können zB bei einer 5-Tage-Woche mit 220 Arbeitstagen pro Jahr 8 Euro bzw. 2 Euro x 220 ausgegeben werden. Im Falle von unterjährigen Ein- und Austritten ist der aliquote Anteil pro Monat heranzuziehen (1 Monat = 18,3 Tage (220 Arbeitstage: 12 Monate)) und auf volle Tage aufzurunden.

Die Gutscheine müssen nicht in Papierform bestehen, sondern können auch elektronisch gespeichert werden (Chipkarte, digitaler Essensbon, Prepaid-Karte, etc.).

Der Arbeitnehmer kann die Gutscheine sowohl kumuliert ohne wertmäßiges Tageslimit an jedem Wochentag (einschließlich Wochenenden) als auch für die Verpflegung anderer Personen einlösen.

95bZahlt der Arbeitgeber einen Zuschuss für die Konsumation einer Mahlzeit dem Arbeitnehmer im Nachhinein aus, liegt grundsätzlich ein steuerpflichtiger Bezug vor. Ausnahmsweise ist von einer unentgeltlichen oder verbilligten Verköstigung des Arbeitnehmers auszugehen, sofern alle folgenden Voraussetzungen erfüllt werden:

• Der Arbeitnehmer identifiziert sich bei der Einnahme der Mahlzeiten (beim Erwerb von Lebensmitteln) anhand eines elektronischen Speichermediums (Chipkarte, digitaler Essensbon, etc.) oder der Arbeitnehmer identifiziert sich über eine vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellte App, reicht den Beleg der Essenskonsumation über diese App ein und es wird über die App sichergestellt, dass die Voraussetzungen für die Steuerbefreiung vorliegen.

• Der Arbeitnehmer erwirbt mit der Verwendung des elektronischen Speichermediums oder der App einen unwiderruflichen Anspruch auf einen (teilweisen) Zuschuss durch den Arbeitgeber.

• Die Zahlung des Arbeitnehmers für die Mahlzeit und der vom Arbeitgeber im Nachhinein geleistete Zuschuss müssen exakt zuordenbar sein.

96Als Gaststätten gelten Gastgewerbebetriebe iSd § 1 Abs. 1 der Gastgewerbepauschalierungsverordnung 2013, die Speisen jeder Art anbieten, die an Ort und Stelle genossen werden können. Eine reine Handelstätigkeit fällt nicht darunter. Essensgutscheine, die in anderen Betrieben (zB Lebensmittelgeschäfte) eingelöst werden können, berechtigen nicht zur Inanspruchnahme des erhöhten Freibetrages von 8 Euro pro Arbeitstag, sondern bleiben nur bis zu einem Betrag von 2 Euro pro Arbeitstag steuerfrei. Betreibt ein Lebensmittelgeschäft, eine Bäckerei oder Fleischhauerei auch einen gastgewerblichen Betrieb, ist die Anwendung des erhöhten Freibetrages von 8 Euro pro Arbeitstag nur dann zulässig, wenn der Gastgewerbebetrieb vom Handelsbetrieb organisatorisch und durch einen eigenen Verrechnungskreis (eigene Kassa) getrennt ist, sodass die Einlösung beim Gastgewerbebetrieb nachvollziehbar ist und die Einlösung der Essensbons im Handelsbetrieb nicht gestattet wird (vertragliche Vereinbarung).

Die Gutscheine für Mahlzeiten in Höhe von 8 Euro pro Arbeitstag können von den Arbeitnehmern auch dann eingelöst werden, wenn die Speisen in einer Gaststätte abgeholt oder von der Gaststätte bzw. einem Lieferservice geliefert und zu Hause konsumiert werden.

Randzahl 97: entfällt

98Werden an Arbeitnehmer, die sich auf Dienstreisen befinden, Essensmarken für die Verpflegung außer Haus ausgegeben, sind diese Essensbons wie Tagesgeld zu behandeln. Übersteigt die Summe aus ausgezahltem Tagesgeld und dem Wert des Essensbons die nicht steuerbaren Ersätze gemäß § 26 Z 4 EStG 1988 bzw. die steuerfreien Ersätze gemäß § 3 Abs. 1 Z 16b EStG 1988, liegt insoweit ein steuerpflichtiger Bezug vor.

Gutscheine bis zu einem Betrag von 2 Euro (bis 30.06.2020 1,10 Euro) pro Arbeitstag, die auch zur Bezahlung von Lebensmitteln verwendet werden können, die nicht sofort konsumiert werden müssen, bleiben dabei unberücksichtigt.

99In den Haushalt aufgenommen sind zB Arbeitnehmer in der Land- und Forstwirtschaft, die die volle freie Station erhalten. Diese Arbeitnehmer genießen die Steuerfreiheit für durch den Arbeitgeber gewährte Mahlzeiten nicht. Auch eine Hausgehilfin ist im Hinblick auf die neben dem Barlohn gewährte volle freie Station in den Haushalt des Arbeitgebers eingegliedert (vgl. VwGH 2.4.1971, 1931/70; VfGH 23.6.1970, B 357/69).

Datenquelle: Findok — https://findok.bmf.gv.at