§ 212 Aufbewahrungspflicht, Aufbewahrungsfrist

Übersicht der Kommentierung

I. Allgemeines

A. Einführung

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Durch das RLG wurde die vorherige Bestimmung des § 44 HGB idF BGBl 1964/196 fast inhaltsgleich in den § 212 übernommen. Mit dem UGB erfolg ten textliche Anpassungen an die UGB-Diktion. Die Aufbewahrungspflicht hängt eng mit der RLPflicht zusammen und dient zur Dokumentation und längerfristigen Überprüfbarkeit der RL. Die Regeln zur Aufbewahrung in § 212 hängen auch mit der in § 190 Abs 5 vorgesehenen Möglichkeit zur elektronischen Buchführung und Aufbewahrung zusammen. Durch das RÄG 2014 wurde bloß eine Verweiskorrektur ohne inhaltliche Änderungen vorgenommen.

B. Verweis auf steuerliche Bestimmungen

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Nach § 132 Abs 1 BAO sind Bücher und Aufzeichnungen sowie die dazugehörigen Belege sieben Jahre aufzubewahren, darüber hinaus noch so lange, als sie v abgabenrechtl Bedeutung (zB im Rahmen eines noch nicht abgeschlossenen Verf) sein könnten. Zu beachten ist, dass die Festsetzungsverjährung für hinterzogene Abgaben gem § 207 Abs 2 BAO zehn Jahre beträgt. Mit § 293c BAO gibt es seit 1.9.2011 eine weitere Möglichkeit zur Berichtigung eines Bescheides, welche bis zum Eintritt der absoluten Verjährung (zehn Jahre) zulässig ist. Auch daraus ergibt sich eine evtl Relevanz der Aufschreibungen. Die Aufbewahrung kann gem § 132 Abs 2 BAO auch mittels Datenträgern vorgenommen werden; Untnr eröffnet § 190 Abs 5 ebenfalls die Möglichkeit zum Einsatz v Datenträgern. Die Aufbewahrung muss nicht im Inland erfolgen, weil auch die Buchführung selbst gem § 131 Abs 1 BAO im Ausl zul ist. Hinsichtl der USt sind Aufzeichnungen und Unterlagen, die Grundstücke betreffen, nach § 18 Abs 10 UStG 22 Jahre lang aufzubewahren.

C. Verweis auf IAS/IFRS

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In Bezug auf die Aufbewahrung ist kein vergleichbarer Standard in den IAS/IFRS zu finden.

II. Aufbewahrungspflicht

A. Betroffener Personenkreis

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Nach dem Gesetzeswortlaut sind „Unternehmer“ zur Aufbewahrung verpflichtet. Allerdings wird die Verpflichtung aufgrund systematischer Interpretation auf jene Untnr eingeschränkt, die gem § 189 zur Rechnungslegung verpflichtet sind. Darüber hinaus gilt § 212 auch für jene RTräger, für die der erste Abschn des Dritten Buches des UGB kraft eines Verweises gilt; das betrifft Privatstiftungen gem § 18 PSG, Gen gem § 22 Abs 3 GenG, große Vereine iSd VerG gem § 22 Abs 1 VerG. Im Sonderrechnungslegungsgesetz (SRLG), welches zur Umsetzung der TransparenzRL dient, ist in § 6 analog zu § 212 eine siebenjährige Aufbewahrungsfrist vorgesehen. Eine analoge Anwendung des § 212 ergibt sich für jene RTräger, die einer eingeschränkten RLPflicht unterliegen, ohne dass § 189 ff unmittelbar anwendbar ist.

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Innerhalb eines betr Unt ist der Untnr selbst funktional für die Erfüllung der § 212-Verpflichtung zuständig, bei PersGes alle persönliche haftenden Gfter bzw Kompl gemeinsam, bei einer jur Person das jeweilige geschäftsführende Organ. Bei jur Personen besteht daher eine gemeinsame Verantwortlichkeit aller organschaftl Vertreter, eine interne Ressortverteilung ändert nichts daran. Die Pflicht trifft den Untnr unabh davon, ob er sich zur Erfüllung Hilfspersonen bedient, ein Auswahl- und Überwachungsverschulden wird ihm angelastet. Der Personenkreis deckt sich mit jenem, dem die Pflicht zur UGB-RL obliegt. Hinsichtl KAbschlüssen muss das nach § 244 aufstellungspflichtige MutterUnt der Verpflichtung des § 212 nachkommen.

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Wird das Unt übertragen, geht die Aufbewahrungspflicht auf den (Gesamt-) Rechtsnachfolger über, wobei folgende Unterscheidungen getroffen werden müssen:

• Bei Vererbung des Unt geht die bis zum Erbanfall entstandene Verpflichtung unabh v der Geschäftsfortführung auf den/die Erben über; wird die UntnrEigenschaft durch die Fortführung begründet, sind die ab dem Erbanfall entstehenden Unterlagen aufzubewahren.

• Bei Unternehmensveräußerung gilt: Bei einem Share Deal (bloße Anteilsveräußerung) trifft die Verpflichtung unverändert die Ges, bei einem Asset Deal (Vermögensveräußerung) geht die Verpflichtung auf das neue RSubjekt über, wenn die bisherige Ges untergeht (zB bei Verschmelzung, Anwachsung). Bei Veräußerung eines EinzelUnt und Betriebsfortführung gehen die Verpflichtungen auf den Erwerber über.

• Bei Veräußerung eines Unternehmensteiles gehen Fraberger/Petritz mE zR v praktikablen Verbleib der Verpflichtung beim Veräußerer aus. Dabei ist die Größe des beim Veräußerer verbleibenden UntTeils auch zu berücksichtigen.

• Bei Insolvenz gehören die Geschäftsbücher zum insolzvenzverfangenen Vermögen, während des InsolvenzVerf ohne Eigenverwaltung trifft die Pflicht den Insolvenzverwalter, nach Abschluss des Verf geht die Verpflichtung auf den Schuldner über. Bei einem InsolvenzVerf/SanierungsVerf mit Eigenverwaltung wird die Verpflichtung zur Aufbewahrung mE ununterbrochen beim Schuldner verbleiben. Bei VerfEinstellung mangels Masse verbleibt die Aufbewahrungspflicht beim (Gemein-)Schuldner.

B. Betroffene Unterlagen

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Die Aufzählung der aufzubewahrenden Unterlagen in § 212 Abs 1 ist nach den Mat bloß demonstrativ. Nach Jabornegg wurden legistische Fehler bewusst in Kauf genommen; die Regelung sei daher so zu lesen, dass der Untnr seine Bücher einschl Inventaren, EB etc aufzubewahren hat. Zu den einzelnen im Gesetz genannten Unterlagen:

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• Bücher: Dieser Begriff umfasst sowohl die Hauptbücher als auch Nebenbücher (wie Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung, Kassabücher, Bankbücher, Wareneingangsbücher, Anlagenbuchhaltung, Lohnbuchhaltung) sowie ggf die Betriebsabrechnung, das Verwahrungsbuch iSd § 11 DepG sowie allfällige sonstige kfm Hilfsbücher. § 24 Abs 2 MaklerG verweist ausdr darauf, dass für das Tagebuch des Handelsmaklers auch § 212 anzuwenden ist. Eine analoge Anwendung der Aufbewahrungspflicht gilt für alle sonstigen Unterlagen wie Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen, die zum Verständnis der übrigen aufzubewahrenden Unter lagen erforderl sind. Dazu zählen zB Kontenpläne, Bedeutung v Abkürzungen, Dokumentation der Umstellung auf Euro, Dokumentationen zum EDV-System, Prüfberichte des Abschlussprüfers, Sonderbilanzen sind den ausdr im Gesetz genannten (Eröffnungs-)Bilanzen gleichzuhalten, Inventuraufzeichnungen.

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• Nicht zu den Büchern gehören Aufzeichnungen, die lediglich der internen Überwachung des Betriebes dienen, sowie jene Bücher und Aufzeichnungen, die allein nach abgabenrechtl Bestimmungen vorgeschrieben sind. Das Aktienbuch nach AktG, das Protokollbuch nach GenG und die Sammlung der Generalversammlungsbeschlüsse nach GmbHG stellen ebenfalls keine Bücher dar.

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• Inventare: s dazu § 191 Rz 7. Aufbewahrungspflichtig sind das Eröffnungsinventar und die jährlichen Inventare samt allen diese dokumentierenden Unterlagen. Nicht hingegen sollen jene Grundaufzeichnungen darunterfallen, deren Inhalt in die eigentlichen Unterlagen übernommen wurde. ME ist das unzutreffend, weil dann keine Nachprüfbarkeit der Ergebnisse mögl wäre.

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• Eröffnungsbilanzen: s dazu § 193 Rz 7 ff.

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• Jahresabschlüsse samt den Lageberichten: S dazu § 193 Rz 17 bzw § 243 Rz 3. Der Bestätigungsvermerk (§ 274) ist ein Bestandteil des JA. Der JA ist unabh davon, ob der Pflicht zur Unterzeichnung gem § 194 nachgekommen wurde, aufzubewahren. Die Aufbewahrungspflicht bezieht sich aber immer nur auf den (endgültig) festgestellten JA. Freiwillig erstellte ZwAbschlüsse fallen nicht unter § 212, ebenso wenig freiwillig erstellte Anh oder Lageberichte.

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• Konzernabschlüsse samt den Konzernlageberichten: vgl dazu § 244 (s dort Rz 8 ff) bzw § 267 (s dort Rz 1).

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• Empfangene Geschäftsbriefe und Abschriften der abgesendeten Geschäftsbriefe: § 212 enthält keine LegalDef für „Geschäftsbriefe“ (vor dem UGB „Handelsbriefe“), zur Auslegung kann man mE richtigerweise auf die gleichartige d Bestimmung (§ 257 Abs 2 dHGB) zurückgreifen. Demnach sind Geschäftsbriefe alle Schriftstücke, die ein untbezogenes Geschäft betreffen. Zu den Geschäftsbriefen zählen auch solche Schriftstücke, die zwar ein untbezogenes Geschäft betreffen, denen allerdings bloßer Vorbereitungscharakter zukommt. Ein Bestellschein gehört daher auch zu den aufbewahrungspflichtigen Unterlagen, auch wenn dieser Beleg nachfolgend weitere Belege (zB die entspr Auftragsbestätigung oder Faktura) auslöst. Die Aufbewahrungsverpflichtung eines Bestellscheines kann auch aus § 190 Abs 1 letzter S (Verfolgbarkeit der Entstehung eines Geschäftsfalles) abgeleitet werden. Im Gesetz sind ausdr die empf Geschäftsbriefe (im Original) sowie Abschriften (also Kopien) der abgesendeten Geschäftsbriefe genannt. Dieser Gesetzestext ist mE veraltet und trägt den modernen Kommunikationsmitteln des Geschäftslebens nicht Rechnung. Aus diesem Grund ist mE nach der Wendung „Abschriften“ bei abgesendeten Geschäftsbriefen keine eigenst Bedeutung mehr beizumessen. Überwiegend geschieht die Geschäftskorrespondenz per E-Mail-Verkehr, hier ist de facto die Diff zw dem eingehenden Original und einer Abschrift der versandten Nachricht obsolet. Auf die Art des Versandweges kommt es nach dem Gesetzeswortlaut nicht an, es ist daher nicht maßgebl, ob ein Geschäftsbrief per Post, per Fax bzw PC-Fax, per E-Mail, als Nachricht auf Facebook oder per SMS versendet wird.

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Hingegen werden mangels Bezug auf einen konkreten Geschäftsfall allg Informationen, Werbematerial (Prospekte, Postwurfsendungen), Glückwunschschreiben uÄ nicht zu den Geschäftsbriefen gezählt. Angebote, die nicht zum Abschluss eines Geschäfts geführt haben, sind mE ebenfalls nicht aufbewahrungspflichtig. Private Korrespondenz fällt nicht unter die Aufbewahrungspflicht.

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• Buchungsbelege: Zu den Buchungsbelegen gehören alle jene Schriftstücke, aufgrund derer unter Beachtung der GoB Eintragungen in den Büchern vorgenommen werden können, somit Schriftstücke, die einen buchungspflichtigen Geschäftsvorfall betreffen (könnten). Es sind daher Urkunden, aus denen hervorgeht, warum, wann, wo und wie eine bestimmte Geldzahlung geleistet oder eine Ware geliefert worden ist. Dabei kann es sich auch um das Dokumentieren eines innerbetriebl Vorgangs handeln; daher wird zw externen (zB Bestellung) und internen (zB Gehaltslisten) Belegen unterschieden.

C. Aufbewahrungsart

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Ausdr wird in § 212 Abs 1 gefordert, dass die erwähnten Unterlagen „geordnet“ aufzubewahren sind. Was dabei als geordnet gilt, lässt der Gesetzgeber (bewusst) offen. Die Geordnetheit wird sich an den GoB sowie an den Anordnungen in § 190 Abs 1, 3 orientieren, insb am Maßstab des § 190 Abs 1 S 2. § 190 Abs 5 lässt die Aufbewahrung auf Datenträgern für die Buchführung sowie für die Geschäftsbriefe zu, nicht hingegen für die übrigen in § 212 Abs 1 demonstrativ aufgezählten Unterlagen. Aus diesem Grund müssen daher zB JA im Original – also in Papierform – aufbewahrt werden; ein nur auf Datenträger gespeicherter JA ist daher nicht ausreichend.

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Durch die immer weiter voranschreitende Digitalisierung wird sich die Art der Aufbewahrung wesentl ändern und in weiten Bereichen werden elektronische Unterlagen die Originalunterlagen darstellen. Die hM muss auf diese markante Veränderung im Wirtschaftsleben reagieren und die elektronische Archivierung als Grundregel akzeptieren. Unterlagen in Papierform sind im praktischen Wirtschaftsleben heute bereits stark zurückgedrängt und werden in naher Zukunft nur mehr die Ausnahme bilden. Eine neue Herausforderung werden dabei die Nachweisbarkeit der Eigenschaft als Originalunterlagen sowie die Erhaltung der Unversehrtheit v digitalen Daten über die gesamte Aufbewahrungsdauer darstellen.

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Abgesehen v § 190 Abs 5 müssen Unterlagen grds im Original aufbewahrt werden – abgesendete Geschäftsbriefe dezidiert ausg (arg „Abschriften“).

D. Aufbewahrungsort

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Das UGB enthält keine Anforderungen bzw Einschränkungen hinsichtl des Ortes der Aufbewahrung. Innerhalb angemessener Frist müssen die Unterlagen jedenfalls vorgelegt werden können. Der Ort ist daher nach freiem Ermessen unter dem Aspekt der jederzeitigen Verfügbarkeit frei wählbar.

III. Aufbewahrungsfrist

A. Beginn und Dauer der Frist

1. Beginn der Frist (Abs 2)

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Die Frist läuft gem § 212 Abs 2 v Schluss des Kalenderjahrs an, für das die letzte Bucheintragung vorgenommen, das Inventar aufgestellt, die EB und der JA festgestellt, der K-Abschluss aufgestellt oder der Geschäftsbrief empf oder abgesendet worden ist bzw sind. Der Fristenlauf ist je nach Art der aufbewahrungspflichtigen Unterlagen unterschiedl formuliert und wird in der Folge daher einzeln besprochen.

a) Bucheintragungen

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Unter „Bucheintragungen“ sind insb die Buchungen in der Finanzbuchhaltung zu verstehen. Zu den Büchern (Hauptbücher, Nebenbücher; o Rz 8 f) zählen auch die Datenträger der elektronischen Buchführung, bloß interne Belege oder Aufzeichnungen, die lediglich aufgrund abgabenrechtl Bestimmungen geführt werden, zählen nicht dazu. V der Aufbewahrungspflicht mitumfasst sind mE jedenfalls auch die den Bucheintragungen zugrunde liegenden Buchungsbelege.

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Das Gesetz stellt hinsichtl der lfd Buchführung für den Beginn des Fristenlaufes auf das betroffene Kalenderjahr ab und verwendet nicht den Begriff des GJahres. Die hA vertritt mE zR die Auffassung, dass auf den Schluss des Kalenderjahres abzustellen ist, in das der Bilanzstichtag fällt, was insb bei einem abweichenden Geschäftsjahr v Bedeutung ist. Dies entspricht der Intention des Gesetzgebers, einen Gleichlauf v abgabenrechtl und untrechtl Fristenlauf herzustellen. § 132 Abs 1 letzter S BAO („bei einem abw Wirtschaftsjahr läuft die Frist v Schluss des Kalenderjahres, in dem das Wirtschaftsjahr endet“) ist daher untrechtl analog anzuwenden. Sämtl Buchungen für das jeweilige GJahr sind daher auf jenes Kalenderjahr zu beziehen, in welches das GJahr noch hineinreicht. Die Frist hinsichtl Bucheintragungen ist gleich wie für JA (s unten) unabh davon, wann die Eintragung selbst vorgenommen wurde; relevant ist der letzte Tag, auf welchen sich die Eintragungen beziehen.

b) Inventare, Eröffnungsbilanz, (Konzern-)Jahresabschlüsse

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Die Frist läuft gem § 212 Abs 2 v Schluss des Kalenderjahres an, für welches das Inventar aufgestellt, die EB und der JA festgestellt, der KA aufgestellt worden ist bzw sind. Maßgebend ist nicht das Aufstellungs- oder Feststellungsdatum, sondern für welches Kalenderjahr diese Aufzeichnungen vorgenommen wurden. Zum Beginn der Frist bei einem abw GJahr s o Rz 22. Der Fristbeginn für die Aufbewahrung des JA ist ident mit dem Fristbeginn hins der Bücher eines bestimmten GJahres.

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Ein Offenlegungspflichtiger kann auch dann noch zur Offenlegung gezwungen werden, wenn die Aufbewahrungsfristen nach § 212 (zT) bereits abgelaufen sind. Länger als sieben Jahre zurückliegende JA müssen nach den Bestimmungen des UGB nicht mehr aufbewahrt werden. Das FB-Gericht kann daher keine Zwangsstrafe verhängen, wenn es diese JA niemals eingemahnt hat und der Untnr die nachfolgenden JA ordnungsgem offengelegt hat. Die Aufbewahrungspflicht besteht nach § 212 Abs 1 letzter HS so lange, als die Unterlagen für ein anh gerichtl oder behördliches Verf, in dem der Untnr Parteistellung hat, v Bedeutung sind. Wenn innerhalb der siebenjährigen Aufbewahrungsfrist kein Verf zur Durchsetzung der Vorlage der JA eingeleitet wurde, kommt die Erweiterung der Aufbewahrungspflicht nach § 212 Abs 1 nicht zum Tragen.

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Die Inventuraufzeichnungen folgen dem Fristenlauf des darin zu Grunde liegenden Inventars.

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Hinsichtl der Eröffnungsbilanz bestehen in der Lit unterschiedl Meinungen. Dem Gesetzeswortlaut nach beginnt die Frist mit dem Schluss des Kalenderjahres, für das die EB erstellt wurde. Dies könnte das Jahr der Aufstellung  sein, das Jahr der Aufnahme der Geschäftstätigkeit oder es könnte der Bilanzstichtag des EröffnungsGJahres maßgebl sein. ME ist die letzte Meinung die richtige, weil die EB den Beginn des ersten GJahres markiert und gemeinsam mit dem ersten Regelabschluss zu den Geschäftsunterlagen für dieses erste GJahr gehört. Aus diesem Grund muss für die EB und die (dazugehörige) Schlussbilanz ders Beginn der Aufbewahrungsfrist zur Anwendung kommen.

c) Geschäftsbriefe

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Die Frist läuft gem § 212 Abs 2 v Schluss des Kalenderjahres an, für welches der Geschäftsbrief empfangen oder abgesendet worden ist. Wenn und soweit ein Geschäftsbrief mit konkreten Buchungen zusammenhängt, geht die hM v einer Zuordnung zu dem der Buchung entsprechenden Kalenderjahr aus. Nur wenn keine konkrete Zuordnung mögl ist, erfolgt der Fristenlauf nach dem Buchstaben des Gesetzes, dh v Schluss jenes Kalenderjahres an, für welches der Brief empf oder abgesendet worden ist. Für den Fall schwebender Geschäfte wird diese Ansicht noch dahingehend konkretisiert, dass dabei die Letzte der in Betracht kommenden Buchungen den Fristenlauf bestimmt. ME wirft die hL jedoch schwerwiegende Praxisprobleme auf, die für den Untnr einen nicht zumutbaren administrativen Mehraufwand mit sich bringen: Die „geordnete“ Ablage der Geschäftsbriefe wird idR nach Eingangs- bzw Ausgangsdatum oder Datum des Schriftstücks (bzw auch noch nach Geschäftspartnern alphabetisch) geordnet erfolgen. Akten bzw Ordner werden üblicherweise auf der Außenseite mit der Jahreszahl des betr GJahres (meist in Form v Aufklebern) versehen, um die Übersicht über die Geschäftspapiere zu wahren und die zeitl Zuordnung der Papiere zu fixieren. Sollte ein Geschäftsbrief dauerhafte Wirkung (iSv längerfristigen Geschäftsbeziehungen) in sich bergen, so müsste dieser v Untnr vervielfältigt und in den Akten jedes betroffenen GJahres zusätzl abgelegt werden (nach welchem System einzuordnen?), damit eine zeitl Zuordnung für die Aufbewahrungsfrist besteht. Nur so ist sichergestellt, dass die Nachvollziehbarkeit im jeweiligen GJahr mögl ist. Eine derartige Vorgangsweise ist mE aber mit dem Grundsatz der Wirtschaftlichkeit nicht vereinbar und überdies dem Untnr administrativ nicht zumutbar. Aus diesem Grund ist in solchen Fällen mE der einfachen Regelung nach dem Buchstaben des Gesetzes zu folgen.

2. Dauer der Frist

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§ 212 Abs 1 bestimmt, dass die Unterlagen sieben Jahre aufzubewahren sind. Damit stimmt die Dauer grds mit der steuerrechtl Aufbewahrungsfrist überein. Nach Beendigung der Liquidation einer eingetragenen PersGes oder KapGes beginnt nach U. Torggler mE zR aufgrund der Spezialbestimmungen im GesR die Aufbewahrungsfrist mit dem Schluss jenes Kalenderjahres, in dem die Liquidation beendet wurde. Bei Liquidation wird der jeweilige Verwahrer aufgrund der gesellschaftsrechtl Sonderbestimmungen als leges speciales verpflichtet.

3. Hemmung der Frist

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Die siebenjährige Frist wird v Gesetz aber nicht als absolute Frist gesehen, denn darüber hinaus sind die Unterlagen noch so lange aufzubewahren, als sie v Bedeutung sein könnten für

• ein anh gerichtl Verf (unabh v der VerfArt) oder

• ein anh behördliches Verf (egal bei welcher Behörde),

in dem der Untnr Parteistellung hat.

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Die Parteistellung eines (ehem) Organwalters des Aufbewahrungspflichtigen wird als nicht ausreichend erachtet, jedoch wird eine analoge Ablaufhemmung diskutiert. Seit Einf des VbVG können auch Verbände Partei eines Strafverfahrens sein und kann daher die Ablaufhemmung auch hier zur Anwendung kommen.

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Für die Hemmung des Fristenlaufs muss das Verfahren bereits anhängig (hierbei kommt es auf die jeweiligen VerfVorschriften an) und nicht bloß zu erwarten sein. V dieser Anhängigkeit muss der Aufbewahrungspflichtige Kenntnis erlangt haben. Wenn innerhalb der siebenjährigen Aufbewahrungsfrist kein Verf zur Durchsetzung der Vorlage der JA eingeleitet wurde, kommt die Erweiterung der Aufbewahrungspflicht nach § 212 Abs 1 auch nicht zum Tragen. Die Hemmung der Frist setzt voraus, dass die Unterlagen für das Verf v Bedeutung sind. Bedeutsamkeit wird vorliegen, wenn die Unterlagen etwa als Beweismittel benötigt werden. Dabei muss die Bedeutsamkeit der Unterlagen nicht unbedingt für den aufbewahrungspflichtigen Untnr vorliegen, es reichen die Parteistellung des Untnr und die Bedeutsamkeit für irgendeine am Verf beteiligte Partei, wobei aber ein Zusammenhang zw dem Verf und den Unterlagen einigermaßen evident sein muss.

IV. Sanktionen

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Die Aufbewahrungspflicht gehört zur RLPflicht und führt daher zu den jeweiligen Sanktionen der RLPflicht. Es gibt keinen unmittelbaren Erfüllungszwang für diese öff-rechtl Verpflichtung.

Die Nichtbeachtung der Aufbewahrungspflicht könnte auf das Testat des Abschlussprüfers Einfluss haben und möglicherweise zu einer Ergänzung des Bestätigungsvermerks führen. Als weitere Sanktionen bei Verletzung der Aufbewahrungspflicht kommen in Betracht:

• Unmittelbarer Erfüllungszwang: Ein solcher wird aber nur bei einer privatrechtl Verpflichtung zur Buchführung begründet werden können (zB aufgrund des GesVertrags); ansonsten gehört die Aufbewahrung der Unterlagen zur Buchführungspflicht und die entsprechenden Sanktionen können eintreten.

• Gerichtliche Strafbarkeit wg Verletzung der Buchführungspflicht bzw wg Verletzung der Aufbewahrungspflicht als Teil der Buchführungspflicht ist nicht vorgesehen. Zu beachten ist, dass in § 159 StGB im Falle des kridaträchtigen Handelns oder im Rahmen des § 229 Abs 1 StGB (Urkundenbeschädigung bzw ‑unterdrückung) bzw § 126a StGB hinsichtl EDV-Buchführung eine strafgerichtl Verfolgung gegeben sein kann.

• Bestrafung aufgrund gesellschaftsrechtlicher Spezialvorschriften: Eine gerichtl Bestrafung bei unrichtiger Darstellung der Verhältnisse der Ges könnte sich aus § 255 AktG, § 122 GmbHG, § 89 GenG oder § 41 PSG ergeben.

• Finanzstrafrechtliche Konsequenzen: Bei Verletzung abgabenrechtl Buchführungs- und Aufbewahrungspflichten droht Verwirklichung einer Ordnungswidrigkeit gem § 51 Abs 1 lit c und d FinStrG (Geldstrafe bis 5.000 €).

• Insolvenzrechtliche Konsequenzen: erwachsen aus § 142 Z 2 IO, wonach das Insolvenzgericht einen Sanierungsplan mangels geschäftlicher Aufzeichnungen zurückweisen kann.

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Steuerrechtl könnte die Verletzung der Aufbewahrungspflicht den Wegfall der Vermutung der formellen Richtigkeit der geführten Bücher nach sich ziehen und sohin eine Umkehr der Beweislast v der Abgabenbehörde hin zum Steuerpflichtigen bedeuten. Weiters könnte die Nichtbeachtung der Aufbewahrungspflicht eine Schätzungsbefugnis iSd § 284 BAO zur Folge haben.

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Zur Möglichkeit v privatrechtl Schadenersatzansprüchen s Jabornegg in HBA³ § 212–216 Rz 12.

Einem mehr als sieben Jahre zurückliegenden JA, der nie eingemahnt wurde, kann nach dem OLG Wien nicht mittels Zwangsstrafe zur Offenlegung verholfen werden.