§ 272 Vorlagepflicht, Auskunftsrecht

Übersicht der Kommentierung

I. Allgemeines

1

§ 272 enthält die grundlegenden Vorschriften zu den Auskunftsrechten des AP und K-AP. Das Auskunftsrecht sowie die Vorlagepflicht des JA und des LageB sind in den Abs 1 und 2 festgehalten. Abs 3 enthält die analogen Regelungen betr KA und KLageB. Die Rechte des AP beginnen mit dem Abschluss des PVertrages, enden mit der Auslieferung des PBerichtes und schließen eine evtl Nachtragsprüfung sowie die Berichterstattung darüber ein. Eine Aufhebung oder Einschränkung durch die Gestaltung des PVertrages, eines GfterBeschlusses oder des GesVertrages ist nicht mögl. Mit dem APRÄG 2016 wurde Abs 4 eingefügt, der Art 23 Abs 5 EU-APRL umgesetzt und die Zulässigkeit der Übermittlung v Prüfungsunterlagen durch den AP des TochterUnt an den AP eines in einem Drittstaat ansässigen MutterUnt geregelt.

II. Einzelabschluss

A. Vorlagepflicht

2

Im Rahmen der Vorlagepflicht haben die gesetzl Vertreter der zu prüfenden Ges den JA und den LageB unverzüglich nach deren Aufstellung vorzulegen. Die Aufstellung des JA bezieht sich in diesem Falle nicht auf die beschlussfähige Fertigstellung, da dieser erst nach Abschluss der Jahres- bzw KAPrüfung beschlussfähig ist. Somit hat die Vorlage an den AP noch vor dem Ablauf der Aufstellungsfrist zu erfolgen.

3

Darüber hinaus hat der AP Einsicht in Bücher und Schriften zum Zwecke der Prüfung (Prüfungsrecht) zu erhalten. Unter Bücher und Schriften sind die gesamten Unterlagen des Rechnungswesens, aber auch alle Geschäftspapiere, Korrespondenzen und vertrauliche Unterlagen sowie Planungs- und Investitionsrechnungen zu verstehen. Eine Verweigerung des Prüfungs rechts unter Hinweis auf zu schützende Geschäftsgeheimnisse kommt nicht in Betracht. Das Prüfungsrecht erstreckt sich auch auf Vorstands- und ARProtokolle.

B. Auskunfts- und Prüfungsrecht

4

Im Rahmen der Prüfung kann der AP alle Aufklärungen und Nachweise verlangen, die seines Erachtens („professional judgement“) für eine sorgfältige Prüfung notwendig sind. Üblicherweise bedürfen diese Aufklärungen und Nachweise der Schriftform.

5

Bei börsennotierten Gesellschaften besteht weiters die Pflicht zur Vorlage der Unterlagen zum rechnungslegungsbezogenen IKS und zum diesbzgl Risikomanagementsystem.

6

Die Auskunftspflicht trifft die gesetzl Vertreter, die jedoch sachkundige Personen mit der Kommunikation mit dem AP betrauen können. Erteilen die gesetzl Vertreter der oder den sachkundigen Personen nicht die Erlaubnis, Auskünfte zu erteilen, so sind diese nicht dazu befugt.

7

Die Einholung einer Vollständigkeitserklärung ist gesetzl nicht vorgesehen, jedoch enthalten die AAB für Wirtschaftstreuhandberufe (2018) die Verpflichtung zur Unterzeichnung einer Vollständigkeitserklärung. Gem ISA 580.9 ist der AP verpflichtet, schriftliche Erklärungen v den Mitgliedern des Managements anzufordern, die die Verantwortlichkeit für die Aufstellung des Abschlusses und die Kenntnisse der betreffenden Sachverhalte haben.

8

Abs 1 zweiter S begründet die Prüfungs- und Auskunftsrechte bereits vor Aufstellung des Jahresabschlusses. Dies ermöglicht die Durchführung v Prüfungshandlungen vor der Fertigstellung des JA, üblicherweise im Rahmen v Vor- oder Zwischenprüfungen. In Vorprüfungen werden idR die Prüfung des IKS, v Teilen der Buchführung, der im lfd GJahr bereits abgeschlossenen Sachverhalte sowie die Einholung v Saldenbestätigungen vorgenommen.

9

Im Gegensatz zum Prüfungsrecht bezieht sich das Auskunftsrecht des AP über die Ges hinaus auch auf in- und ausl verbundene Unternehmen iSd § 244 sowie deren gesetzl Vertreter. Die Rechte beziehen sich auf Mutter- und TochterUnt. Art und Umfang der Auskunftsrechte sind auf eine v AP durchgeführte „sorgfältige Prüfung“ beschränkt.

III. Konzernabschluss

A. Vorlagepflicht

10

Dem Konzernabschlussprüfer sind v den gesetzl Vertretern des zu prüfenden K folgende Unterlagen vorzulegen: der KA, der KLageB, die Jahres- oder Zwischenabschlüsse und LageB v Mutter- und TochterUnt, uzw unabh v ihrer Einbeziehung in den KA, und die Konsolidierungsunterlagen v Mutter- und TochterUnt. Obwohl die quotenkonsolidierten Gemeinschaftsunternehmen und assoziierten Unternehmen nicht explizit v der gesetzl Vorlagepflicht erfasst sind, ist es de facto zur Prüfung des KA unerlässlich, stichhaltige Informationen über diese Unt zu erhalten. Für einen ggf aufzustellenden Corporate-Governance-Bericht besteht keine Vorlagepflicht.

B. Auskunfts- und Prüfungsrecht

11

Der K-AP hat dieselben Auskunfts- und Prüfungsrechte, die auch bei der Prüfung v EA anzuwenden sind. Die Prüfungs- und Auskunftsrechte bestehen gem Abs 1 und 2 sowohl ggü Mutter- und TochterUnt als auch ggü deren AP.

C. Informationsübermittlungsrecht

12

Abs 4 sieht vor, dass ein AP eines TochterUnt, dessen MutterGes den Sitz in einem Drittstaat hat, relevante Prüfungsunterlagen an den Konzernabschlussprüfer im Drittstaat weitergeben kann, wenn diese für die Prüfung des KA benötigt werden. Bei der Informationsweitergabe sind jedoch die Bestimmungen zum Schutz persönlicher Daten zu berücksichtigen. Seit 25. Mai 2018 gelten die EU-DSGVO sowie das öDSG idF des Datenschutz-Anpassungsgesetzes 2018 und des Datenschutz-Deregulierungs-Gesetzes 2018. Unproblematisch ist die Datenübermittlung in den Fällen, in denen dem betr Drittland v der EU-Kommission ein angemessenes Datenschutzniveau konstatiert wurde (sog „Whitelist“).

13

Aus der Formulierung als Kannbestimmung ergibt sich eine Ermessensentscheidung des AP über die Informationsweitergabe. Sollen geheimhaltungspflichtige Informationen übermittelt werden, die im Falle einer Übermittlung dem Zugriff der Behörden des Drittlands unterliegen, hat der AP insb zu berücksichtigen, ob diese Informationen bei den Behörden des Drittlands einer hinreichenden Geheimhaltung unterliegen.

14

Zu unterscheiden v Informationsübermittlungsrecht nach Abs 4 ist die Übermittlung v Informationen über die APrüfung des TochterUnt durch den AP des TochterUnt an die Drittstaatenbehörde der MutterGes. Nach § 78 Abs 5 kann die APAB auf Antrag des AP in Ausnahmefällen – unter den in § 78 Abs 5 genannten Voraussetzungen – erlauben, dass Arbeitspapiere und sonstige Dokumente direkt an die zuständigen Stellen eines Drittstaats übermittelt werden.

IV. Durchsetzung der Auskunfts- und Prüfungsrechte

A. Sanktionen

15

Sollten die gesetzl Vertreter einer Ges die dem AP zustehenden Prüfungs- und Auskunftsrechte nach § 272 verletzen, gibt es unterschiedl Möglichkeiten, diese Rechte durchzusetzen.

16

Sofern bei der zu prüfenden Ges ein AR besteht, kann sich der AP an diesen wenden, da sich der AR im Rahmen seiner Überwachungspflicht iSd § 95 Abs 1 AktG bzw seines Prüfungsrechts nach § 95 Abs 3 AktG bzw § 30j Abs 3 GmbHG die v Prüfer verlangten Informationen beschaffen kann. Der AR ist hierzu jedoch nicht verpflichtet. Bei einer GmbH besteht auch die Möglichkeit einer Weisung der Gfter (§ 20 Abs 1 GmbHG). Eine Durchsetzung der Rechte auf dem Klageweg ist nach hM nicht mögl.

17

Nach § 284 sind Verstöße gegen die in § 272 verankerten Rechte mit Zwangsstrafen bedroht. Die Höhe der Zwangsstrafe beträgt bis zu 3.600 €, eine wiederholte Bestrafung ist mögl. Die Verhängung der Zwangsstrafen erfolgt v Amts wg, wobei der AP ein entspr Verf anregen kann.

18

Darüber hinaus bestehen die Strafbestimmungen v § 255 Abs 1 Z 4 AktG, § 122 Abs 1 Z 4 GmbHG; § 64 Abs 1 Z 4 SEG sowie § 41 Z 2 PSG.

B. Folgen für Prüfung und Prüfungsauftrag

19

Werden die verlangten Auskünfte und Nachweise v der zu prüfenden Ges nicht erbracht, ist dies im Prüfungsbericht zu dokumentieren und kann auch zu einer Ergänzung, Einschränkung oder Nichterteilung des Bestätigungsvermerks führen. Die Weigerung der gesetzl Vertreter, der Vorlage- und Auskunftspflicht nachzukommen, zB durch die Weigerung, eine Vollständigkeitserklärung abzugeben, stellt ein Prüfungshindernis dar.

20

Eine Verweigerung der Rechte iSd § 272 stellt für den Prüfer nach hM kein Kündigungsrecht aus wichtigem Grund iSd § 270 dar.