Personalverrechnung in Frage und Antwort
1. Aufl. 2025
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S. 8328. Fragen und Antworten zur Telearbeit
144. Die Telearbeitsgesetz-Regelungen traten mit in Kraft. Sind die bestehenden Homeoffice-Vereinbarungen weiter gültig oder traten diese mit außer Kraft?
Bisherige Homeoffice-Vereinbarungen behalten ihre Gültigkeit. Auf neu abgeschlossene Telearbeitsvereinbarungen sind jedoch die Bestimmungen des Telearbeitsgesetzes anzuwenden.
145. Was bedeutet Telearbeit? Was sind die Neuerungen zur Home-Office-Regelung?
Durch das Telearbeitsgesetz können Arbeitgeber und Arbeitnehmer Arbeit von „überall“ vereinbaren.
Telearbeit liegt vor, wenn ein Arbeitnehmer regelmäßig Arbeitsleistungen insbesondere unter Einsatz der dafür erforderlichen Informations- und Kommunikationstechnologie in seiner Wohnung oder in einer sonstigen nicht zum Unternehmen gehörenden Örtlichkeit erbringt.
Wohnung ist ein Wohnhaus, ein Hauptwohnsitz oder ein Nebenwohnsitz sowie der Wohnsitz naher Angehöriger oder eines Lebensgefährten.
Sonstige nicht zum Unternehmen gehörende Örtlichkeiten sind Räumlichkeiten von Coworking-Spaces oder andere vom Dienstnehmer gewählte Orte (wie etwa Internetcafés, Bibliothek, Strandbad etc).
146. Muss Telearbeit zwischen dem Arbeitgeber und dem Arbeitnehmer vereinbart werden?
Telearbeit samt Örtlichkeiten der Erbringung der Arbeitsleistung ist zwischen dem Arbeitnehmer und dem Arbeitgeber sinnvollerweise schriftlich zu vereinbaren.
Auch eine nicht schriftliche Telearbeitsvereinbarung ist gültig, sofern diese mündlich abgeschlossen oder stillschweigend akzeptiert wurde.
S. 84147. Was sind „Digitale Arbeitsmittel“ und wer hat diese zur Verfügung zu stellen?
Digitale Arbeitsmittel sind IT-Hardware (Computer, Drucker, Tastatur, Bildschirm, Drucker, Mobiltelefon etc) und -Software sowie die notwendige Datenverbindung.
Der Arbeitgeber hat grundsätzlich die für die regelmäßige Telearbeit erforderlichen digitalen Arbeitsmittel bereitzustellen.
Die Überlassung digitaler Arbeitsmittel sowie die Gewährung einer Telearbeitspauschale stellen keine Einkünfte aus unselbständiger Arbeit dar und sind daher nicht steuerpflichtig.
Der Wert der digitalen Arbeitsmittel, die der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer für seine berufliche Tätigkeit unentgeltlich überlässt, ist nicht sachbezugspflichtig (lohnsteuer-, sozialversicherungs- und lohnebenkostenfrei).
148. Wie wirkt der Unfallversicherungsschutz bei der Telearbeit? Was ist dabei zu berücksichtigen?
Mit Einführung der Telearbeit wurde der Unfallversicherungsschutz umfassend neu geregelt. Diese Unfallversicherungsschutz-Neuregelung enthält nicht nur eine eigene Definition der Telearbeit, sondern es wird zwischen:
Telearbeit im engeren Sinn und
Telearbeit im weiteren Sinn unterschieden.
Arbeitsunfälle sind Unfälle, die sich im zeitlichen und ursächlichen Zusammenhang mit der die Versicherung begründenden Tätigkeit (Telearbeit) ereignen.
149. Wann liegt Telearbeit im engeren Sinn vor und wie umfangreich ist der Unfallversicherungsschutz?
Liegt Telearbeit im engeren Sinn vor, dann sind die Wege zu diesen Orten, wenn diese aufgrund der Tätigkeit und nicht aus privaten Gründen zurückgelegt werden, nach den allgemeinen Grundsätzen des Wegeschutzes der gesetzlichen Unfallversicherung geschützt.
Telearbeit im engeren Sinn umfasst Arbeiten:
in einer Wohnung, an der ein Haupt- oder Nebenwohnsitz des Dienstnehmers besteht („klassisches“ Homeoffice);
S. 85in Wohnungen von nahen Angehörigen, sofern sofern sich diese in der Nähe zum Haupt- oder Nebenwohnsitz oder nahe der Arbeitsstätte befinden oder die Entfernung vom Haupt- oder Nebenwohnsitz zur Wohnung von nahen Angehörigen oder zu Räumlichkeiten eines Coworking-Spaces dem Weg zur Arbeitsstätte in zeitlicher und örtlicher Distanz vergleichbar ist;
Räumlichkeiten eines Coworking-Spaces - das sind organisatorisch eingerichtete, vom Dienstnehmer angemietete Büroräumlichkeiten -, sofern sich diese in der Nähe zum Haupt- oder Nebenwohnsitz oder nahe der Arbeitsstätte befinden oder die Entfernung vom Haupt- oder Nebenwohnsitz zur Wohnung von nahen Angehörigen oder zu Räumlichkeiten eines Coworking-Spaces dem Weg zur Arbeitsstätte in zeitlicher und örtlicher Distanz vergleichbar ist.
150. Wann liegt Telearbeit im weiteren Sinn vor und wie umfangreich ist der Unfallversicherungsschutz?
Telearbeit im weiteren Sinn sind alle Tätigkeiten an Örtlichkeiten, die nicht unter Telearbeit im engeren Sinn fallen und die der Dienstnehmer selbst ausgewählt hat (keine Anmietung von Räumlichkeiten durch den Dienstgeber).
Liegt Telearbeit im weiteren Sinn vor, dann wird unterstellt, dass für die Wegstrecken dorthin private Interessen maßgeblich und nicht nach den allgemeinen Grundsätzen des Wegeschutzes der gesetzlichen Unfallversicherung geschützt sind.
151. Was sind Beispiele für Telearbeit im weiteren Sinn?
Beispiele sind:
die Fahrt zum Park, in das Freibad oder in das Kaffeehaus, um dort zu arbeiten, sowie
die stundenweise Verrichtung von Telearbeit in einem Hotelzimmer oder in einer Ferienwohnung während eines Urlaubsaufenthalts, oder
die Fahrt zu, im Vergleich zum üblichen Arbeitsweg, weit entfernt wohnenden Eltern.
Liegt Telearbeit im weiteren Sinn vor, steht zwar die konkrete Telearbeit an diesen Orten unter dem Schutz der gesetzlichen Unfallversicherung. Der Weg zu und von diesen Örtlichkeiten ist jedoch nicht unfallversicherungsrechtlich geschützt.
S. 86152. Ist ein Telearbeitstag ein Pendlertag?
Ein Telearbeitstag ist kein Pendlertag. Für die Berechnung des Pendlerpauschales kommt es darauf an, wie oft in einem Kalendermonat tatsächlich zur Arbeit gefahren wird.
Wie lange ein Telearbeitstag dauert, ist nicht wesentlich, entscheidend ist, dass die gesamte Arbeitsleistung an diesem Tag in Telearbeit erbracht wird.
153. Was ist die Telearbeitspauschale? In welchem Umfang kann diese steuerlich geltend gemacht werden?
Das Telearbeitspauschale deckt die allgemeinen Kosten im Zusammenhang mit Telearbeitstätigkeit ab, da bei einem Arbeitnehmer üblicherweise die Voraussetzungen für ein steuerlich anerkanntes Arbeitszimmer nicht vorliegen.
Als Telearbeitstag gelten nur jene Tage, an denen die gesamte berufliche Tätigkeit ausschließlich in der Wohnung ausgeübt wird. Das Arbeitsausmaß (Vollzeit/Teilzeit) des Arbeitnehmers ist in diesem Zusammenhang nicht relevant.
154. A arbeitet von 8:00 bis 12:00 Uhr in seiner Wohnung in Ansfelden und fährt von dort aus um 12:00 Uhr auf Dienstreise nach Linz, wo er bis 16:00 Uhr im Außendienst (Kundenbesuche) verrichtet. Liegt in diesem Fall ein Telearbeitstag vor?
Es liegt keine ausschließliche Tätigkeit in Telearbeit vor, daher liegt kein Telearbeitstag vor.
155. A arbeitet von 8:00 bis 12:00 Uhr in seiner Wohnung und ist am Nachmittag außer Dienst, da er sich Zeitausgleich nimmt. Liegt in diesem Fall ein Telearbeitstag vor?
Die berufliche Tätigkeit fand ausschließlich in der Wohnung statt, wodurch ein Telearbeitstag vorliegt.
S. 87156. Wie lange ein Telearbeitstag dauert, ist nicht wesentlich, entscheidend ist, dass die gesamte Arbeitsleistung an diesem Tag in Telearbeit erbracht wird. Wie hoch ist die Telearbeitspauschale?
Das Telearbeitspauschale beträgt bis zu EUR 3,00 pro Tag, an dem der Arbeitnehmer seine berufliche Tätigkeit aufgrund einer mit dem Arbeitgeber getroffenen Vereinbarung ausschließlich in der Wohnung ausübt (Telearbeitstag); es steht für höchstens 100 Tage im Kalenderjahr zu.
Wird an einem Arbeitstag wegen Krankheit oder Urlaub nicht gearbeitet, liegt kein Telearbeitstag vor. Erfolgt hingegen nach einigen Stunden Telearbeit ein Arztbesuch und danach findet keine Arbeit mehr statt, liegt ein Telearbeitstag vor.
Soweit das Telearbeitspauschale den Höchstbetrag von EUR 3,00 pro Telearbeitstag nicht erreicht, ist die Differenz auf EUR 3,00 als Werbungskosten zu berücksichtigen. Diese „Differenzwerbungskosten“ sind als zusätzliche Werbungskosten bei der Arbeitnehmerveranlagung anzusetzen.
157. A arbeitet an 46 Tagen in Telearbeit. Der Dienstgeber zahlt eine Telearbeitspauschale in Höhe von EUR 2,00 pro Telearbeitstag. Welchen Betrag kann der Dienstnehmer zusätzlich in der Arbeitnehmerveranlagung geltend machen?
Der Dienstnehmer kann die Differenz zwischen EUR 3,00 und EUR 2,00 = EUR 1,00 im Rahmen seiner Arbeitnehmerveranlagung als Werbungskosten geltend machen. 46 Tage × EUR 1,00 = EUR 46.
158. Wie hoch sind die maximalen Kosten, die für ergonomisch geeignetes Mobiliar pro Jahr geltend gemacht werden können?
Werbungskosten sind auch „Ausgaben für ergonomisch geeignetes Mobiliar (insbesondere Schreibtisch, Drehstuhl, Beleuchtung) eines in der Wohnung eingerichteten Arbeitsplatzes bis zu insgesamt 300 Euro (Höchstbetrag pro Kalenderjahr), wenn der Arbeitnehmer zumindest 26 Telearbeitstage im Kalenderjahr geleistet hat.“
S. 88Von dieser Regelung umfasste Gegenstände unterliegen nicht der Abschreibung. Stattdessen steht grundsätzlich der Abzug der vollen Anschaffungs- oder Herstellungskosten zu. Wird dabei aber der jährliche Höchstbetrag von EUR 300 überschritten, kann der Überschreitungsbetrag innerhalb des Höchstbetrages jeweils ab dem Folgejahr geltend gemacht werden. Voraussetzung in den Folgejahren ist, dass die 26 Telearbeitstage erreicht werden. Diese Werbungskosten werden nicht auf die allgemeine Werbungskosten-Pauschale angerechnet.
159. Wie ist das Verhältnis zwischen Telearbeitspauschale und digitalen Arbeitsmitteln?
Die Ausgaben für digitale Arbeitsmittel (Computer, Drucker, Tastatur, Bildschirm etc) zur Verwendung eines in der Wohnung eingerichteten Arbeitsplatzes sind um den maximal möglichen Höchstbetrag der Telearbeitspauschale von EUR 3,00 zu kürzen und nur der darüber hinausgehende Betrag kann als Werbungskosten im Rahmen der Arbeitnehmerveranlagung berücksichtigt werden.