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Überblick über den BMF-Erlass zur neuen Registrierkassenpflicht
Mit dem neuen Erlass klärt das BMF viele Zweifelsfragen
Ab gilt die neue Registrierkassenpflicht. Kurz vor Inkrafttreten der neuen Rechtslage hat das BMF einen 67 Seiten starken Erlass zur Einzelaufzeichnungs-, Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht veröffentlicht. Der Beitrag fasst die wesentlichen Klarstellungen des BMF-Erlasses zusammen.
1. Führen von Büchern und Einzelaufzeichnungen
Ab haben Buchführungspflichtige, freiwillig Buchführende und Einnahmen-Ausgaben-Rechner sowie Steuerpflichtige im Rahmen ihrer Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung alle Bareingänge und Barausgänge einzeln aufzuzeichnen (Einzelaufzeichnungspflicht nach § 131 Abs 1 Z 2 lit b und c BAO idF BGBl I 2015/118). Darüber hinaus gilt für jeden Barumsatz die Belegerteilungspflicht. Bei Überschreiten der gesetzlichen Umsatzgrenzen (Jahresumsatz iHv 15.000 Euro bzw Barumsatz iHv 7.500 Euro) sind im Rahmen eines Betriebs erzielte Bareinnahmen zusätzlich in einer Registrierkasse aufzuzeichnen.
Registrierkassenpflichtige Barumsätze sind von sonstigen (bloß einzelaufzeichnungspflichtigen) Bar-Geschäftsvorgängen abzugrenzen. Ein Geschäftsvorgang ist ein Vorfall, der „die Vermögenszusammensetzung in einem Unternehmen verändert“. Veränderungen des Bargeldbestandes – alle Bareingänge und Barausgänge sowie auch das Auswechseln von Geldmünzen oder Geldscheinen – sind als Barbewegungen von der Einzelaufzeichnungspflicht umfasst. Die Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht betrifft jedoch nur Barumsätze, also jene Vorgänge, die sich nicht nur bestands-, sondern erfolgswirksam darstellen.
1.1. Barumsatzbegriff iSd § 131b Abs 1 Z 3 BAO (Pkt 2.4.4., . und . des BMF-Erlasses)
Unter die Registrierkassenpflicht fallen nur Barumsätze iSd § 131b Abs 1 Z 3 BAO, worunter neben der Barzahlung im engeren Sinne auch die Zahlung mit Bankomatkarte und Kreditkarte (bzw gleichartige elektronische Zahlungsformen) sowie Barschecks und vom Unternehmer ausgegebenen Gutscheine, Bons, Geschenkmünzen und dergleichen fallen. Hingegen gelten die Zahlung mit Erlagschein, die Überweisung per Online-Banking und Einziehungsaufträge nicht als Barumsatz.
Umsätze auf Ziel stellen einen Barumsatz dar, wenn im Zahlungszeitpunkt der fällige Betrag mittels einer von der Definition der Barzahlung umfassten Zahlungsart entrichtet S. 1605 wird. Eine spätere Barzahlung macht den „Zielumsatz“ somit nachträglich zum Barumsatz. Auch Anzahlungen und Teilzahlungen für Lieferungen oder sonstige Leistungen gelten als Barumsatz.
Umsätze innerhalb eines Unternehmens bzw innerhalb einer umsatzsteuerlichen Organschaft gelten nicht als Umsätze iSd UStG, weshalb sie weder registrierkassen- noch belegerteilungspflichtig sind.
1.2. Wert- und Warengutscheine (Pkt . des BMF-Erlasses)
Werden Gutscheine, Bons und Geschenkmünzen verkauft, liegt – je nach Konkretisierung der Leistung (Wert- oder Warengutschein) – entweder sofort oder erst bei Einlösung ein Barumsatz vor: Erfolgt beim Verkauf noch keine Konkretisierung der Waren oder Dienstleistungen (Wertgutschein), ist der Verkauf selbst noch kein Barumsatz. Erst zum Zeitpunkt der Einlösung wären die Erfassung in der Registrierkasse als Barumsatz sowie die Erteilung eines Belegs zwingend. Die Pflicht zur Einzelerfassung erfordert jedoch, dass auch der Barverkauf des Wertgutscheins als Bareingang erfasst wird. Vom BMF wird daher empfohlen, den Wertgutschein auch schon bei der Veräußerung in die Registrierkasse aufzunehmen, um eine lückenlose Aufzeichnung gewährleisten zu können. Lässt sich hingegen dem Gutschein eine eindeutig konkretisierte Ware oder Dienstleistung entnehmen (Warengutschein), stellt bereits der Verkauf des Gutscheins einen Barumsatz dar, der sowohl in der Registrierkasse abzubilden ist als auch der Belegerteilungspflicht unterliegt.
1.3. Barumsätze im In- und Ausland (Pkt 2.4.4.1. und 2.4.4.2. des BMF-Erlasses)
Der Begriff des Barumsatzes orientiert sich an § 1 Abs 1 Z 1 UStG und gilt somit für Lieferungen und sonstige Leistungen, die ein Unternehmer im Inland gegen Entgelt im Rahmen seines Unternehmens ausführt. Daher besteht für einen Barumsatz, dessen Leistungsort nicht in Österreich liegt, keine Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht. Ausländische Umsätze fließen auch nicht in die Umsatzgrenzen des § 131b Abs 2 BAO mit ein. Wenn hingegen ein ausländischer Unternehmer in Österreich einen Barumsatz verwirklicht, ist er sowohl registrierkassenrelevant als auch belegerteilungspflichtig.
1.4. Spenden und Mitgliedsbeiträge (Pkt 2.4.5. ff des BMF-Erlasses)
„Echten“ Spenden mangelt es am Leistungsaustausch zwischen Spender und Empfänger, weshalb Bareingänge, denen keine Gegenleistung zugrunde liegt, nicht als Barumsätze zu qualifizieren sind und daher nicht in einer Registrierkasse erfasst werden müssen. Sie unterliegen dennoch der Einzelaufzeichnungspflicht und sind daher zumindest in einem Kassabuch einzeln zu erfassen. Auch echte Mitgliedsbeiträge stellen keine Barumsätze dar, zumal in diesem Fall die wechselseitige Abhängigkeit von Leistung und Gegenleistung fehlt.
Wird jedoch im Rahmen einer Spendenveranstaltung für erbrachte Leistungen bei der Bezahlung aus karitativen Gründen aufgerundet (zB kostet ein Heißgetränk 3,50 Euro und werden vom Käufer 5 Euro bezahlt), liegt der Barzahlung eine Gegenleistung zugrunde, weshalb der gesamte Betrag als Barumsatz in einer Registrierkasse zu erfassen ist. Hier müssen daher die Leistungsabrechnung und die Vereinnahmung von Spenden streng voneinander getrennt werden (zB durch Barzahlung der Leistung an eine Person und Einwurf der Spende in eine gesonderte Spendenbox). Auch in bar verS. 1606 einnahmte Eintrittsgelder, die als Spende deklariert werden („unechte Spende“), gelten aufgrund des Naheverhältnisses zum Eintritt als Barumsatz.
1.5. Durchlaufende Posten (Pkt 2.4.2.1. des BMF-Erlasses)
Vereinnahmt ein Unternehmer im Namen und auf Rechnung eines anderen Unternehmers Barbeträge, stellen diese gemäß § 4 Abs 3 UStG durchlaufende Posten dar, die nicht Teil des Entgelts sind. Diese gelten nicht als Barumsätze und sind daher nicht registrierkassen- und belegerteilungspflichtig und zählen nicht zu den gesetzlich normierten Umsatzgrenzen des § 131b Abs 1 Z 2 BAO. Dies gilt jedoch nur dann, wenn die Vereinnahmung im fremden Namen und auf fremde Rechnung gegenüber dem Kunden „ausdrücklich offengelegt“ wird. Die diesbezüglich vom BMF im Erlass genannten Beispiele lassen erkennen, dass damit Geschäftsfälle gemeint sein sollen, bei welchen es geradezu augenscheinlich ist, dass der Umsatz in fremden Namen und auf fremde Rechnung vereinnahmt wird. Angeführt sind ua die Rezeptgebühr, die Kfz-Zulassungsgebühr, der Lotto-/Toto-Umsatz durch Trafikanten, die Bestandvertragsgebühr bei Einhebung und Abfuhr an das Finanzamt durch Parteienvertreter sowie Kautionen und Mietvorauszahlungen, die der Parteienvertreter an den Vermieter weiterleitet. Der Maßstab muss in diesem Zusammenhang jedoch § 4 Abs 3 UStG sein. Als durchlaufenden Posten wird man somit auch die Bar-Vereinnahmung des Mietzinses durch eine Hausverwaltung für den (gewerblichen) Vermieter qualifizieren können. Dem Mieter ist in der Regel sein Vermieter bekannt, weshalb bei der Vereinnahmung dieser Beträge uE die geforderte ausdrückliche Offenlegung anzunehmen ist.
Das BMF hält jedoch fest, dass durchlaufende Posten in einer Registrierkasse aufzunehmen sind, wenn aufgrund anderer Barumsätze die Umsatzgrenzen überschritten wurden und daher der Vereinnahmende unter die Registrierkassenpflicht fällt.
1.6. Nachnahme und Inkasso (Pkt . des BMF-Erlasses)
Bei der Nachnahme übergibt nicht der leistende Unternehmer, sondern ein Dritter, der die Zustellung und die Abwicklung der Bezahlung erledigt, die Ware direkt an den Leistungsempfänger. Da hierbei der leistende Unternehmer selbst keine Barzahlung entgegennimmt, führt er keinen Barumsatz aus. Auch das dritte Unternehmen, das per Nachnahme die Gegenleistung vereinnahmt, erzielt (mangels Leistungsbeziehung zum Zahlenden) keinen Barumsatz. Derartige Umsätze sind daher nicht registrierkassenpflichtig.
Ähnlich stellt sich die Situation für Inkassounternehmen dar: Dieses übernimmt für ein Unternehmen die Eintreibung offener Forderungen aus Lieferungen und sonstigen Leistungen. Für das Inkassounternehmen stellt dieser Vorgang mangels Leistungsbeziehung zum Schuldner keinen Barumsatz dar.
2. Besonderheiten der Registrierkassenpflicht gemäß § 131b BAO
Unter der Registrierkassenpflicht ist die Verpflichtung zu verstehen, alle Barumsätze mittels eines elektronischen Aufzeichnungssystems („Registrierkasse“) einzeln zu erfassen. Eine Registrierkasse kann jedes elektronische Aufzeichnungssystem sein, das zur Losungsermittlung bzw Dokumentation einzelner Bareinnahmen eingesetzt werden kann und über ein Datenerfassungsprotokoll verfügt, das vom Finanzamt ausgelesen werden kann. Darunter fallen zB auch serverbasierte AufzeichnungssysS. 1607 teme, Waagen und Taxameter mit Kassenfunktionen (zu beachten ist, dass auch der Belegerteilungspflicht nachzukommen ist, sodass eine elektronische Verbindung zu einem Drucker vorhanden sein muss). Es muss sichergestellt werden, dass das Aufzeichnungssystem die Aktualisierung des Datenerfassungsprotokolls sowie die Belegerstellung und -erteilung direkt nach der Erfassung des aktuellen und vor der Erfassung des nächsten Barumsatzes vornimmt.
Ab muss eine Registrierkasse mit einer zur Sicherheitseinrichtung gehörenden Signaturerstellungseinheit verbunden sein, die ein dem Unternehmer zugeordnetes Zertifikat besitzt und bei FinanzOnline registriert ist. So entspricht auch eine Software oder ein Warenwirtschaftssystem mit dazugehöriger Erfassungseinheit (und ab mit einer Sicherheitseinrichtung) den gesetzlichen Anforderungen. Es ist auch zulässig, dass die Übertragung der Daten zwischen Eingabestation und Server cloudbasiert erfolgt. Das elektronische Aufzeichnungssystem kann mit mehreren Eingabestationen verbunden sein.
Eine Registrierkasse kann auch von mehreren Unternehmen genutzt werden. Gemäß § 5 Abs 6 Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV) besteht diese Möglichkeit, solange nachvollziehbar und klar erkennbar ist, wem welche Umsätze gehören – also wenn jeder Unternehmer eine ihm zugeordnete Signaturerstellungseinheit verwendet und ein gesondertes Datenerfassungsprotokoll führt.
2.1. Jahres- und Barumsatzgrenzen je Betrieb
Die in § 131b BAO angeführten Umsatzgrenzen, deren Überschreiten die Registrierkassenpflicht auslöst, sind an den jeweiligen Betrieb gebunden. Der Betriebsbegriff orientiert sich in diesem Zusammenhang primär an dem des EStG.
Die Verpflichtung zur Führung einer Registrierkasse entsteht gemäß § 131b Abs 3 BAO mit Beginn des viertfolgenden Monats nach Ablauf des Voranmeldungszeitraums (der je nach Unternehmer entweder einen Monat oder ein Quartal beträgt), in dem im jeweiligen Betrieb die Umsatzgrenzen erstmals überschritten wurden. Für die Praxis ist die Frage, ob bereits Voranmeldungszeiträume aus dem Jahr 2015 in den Betrachtungszeitraum fallen, von wesentlicher Bedeutung. Das BMF vertritt im Erlass die Ansicht, dass auch Zeiträume vor dem heranzuziehen sind. Fraglich ist jedoch, ob diese extensive Auslegung noch Deckung im Gesetzeswortlaut des § 323 Abs 45 BAO findet.
2.2. Sicherheitseinrichtung und Ausfälle der Registrierkasse
Jede Registrierkasse ist ab mit einer Sicherheitseinrichtung auszurüsten, die eine Signaturerstellungseinheit zu beinhalten hat. Die Signaturerstellungseinheit ist darüber hinaus bis spätestens bei FinanzOnline zu registrieren (die Möglichkeit dazu soll bereits ab bestehen). Dieser Vorgang dient dazu, die Signaturerstellungseinheiten und die dazugehörigen Registrierkassen in die Registrierkassendatenbank (RKDB) aufzunehmen. Die RKDB ist gemäß § 18 Abs 1 RKSV vom BMF zu führen. Die Finanzverwaltung hat jedoch keinen internetbasierten Zugriff auf S. 1608 die Registrierkasse selbst, und es werden keine Einzelumsätze an diese übermittelt. § 17 Abs 1 RKSV sieht vor, dass Außerbetriebnahmen bzw Ausfälle der Sicherheitseinrichtung, die nicht nur vorübergehend sind, ohne unnötigen Aufschub per FinanzOnline bekanntzugeben sind. Das BMF versteht unter einem nur vorübergehenden Ausfall jedenfalls einen Stromausfall, planmäßige Wartungsarbeiten oder andere Ereignisse, die die Funktionsfähigkeit nicht mehr als 48 Stunden beeinträchtigen. Alle darüber hinausgehenden Störfälle sind ohne unnötigen Aufschub – längstens binnen einer Woche – via FinanzOnline zu melden.
2.3. Feststellungsbescheid für ein geschlossenes Gesamtsystem
Unter einem geschlossenen Gesamtsystem ist gemäß § 3 Z 10 RKSV ein elektronisches Aufzeichnungssystem zu verstehen, in dem Warenwirtschafts-, Buchhaltungs- und Kassensysteme lückenlos miteinander verbunden sind und das über mehr als 30 Registrierkassen verfügt. Gemäß § 131b Abs 4 BAO kann beim für die Erhebung der Umsatzsteuer zuständigen Finanzamt ein Antrag auf Feststellung der Manipulationssicherheit eines geschlossenen Gesamtsystems, das als elektronisches Aufzeichnungssystem verwendet wird, gestellt werden.
Dem Antrag ist jedoch zwingend ein Gutachten eines gerichtlich beeideten Sachverständigen beizulegen, der das Vorliegen der technischen und organisatorischen Voraussetzungen für die Manipulationssicherheit des geschlossenen Gesamtsystems zu bescheinigen hat. Aufgrund der zu prüfenden – vor allem technischen – Umstände wird wohl ein Sachverständiger aus einem technischen Fachbereich erforderlich sein. Für den Fall, dass mehrere Unternehmen im Rahmen einer (auch staatenübergreifenden) Konzernstruktur, eines vertikalen Vertriebsbindungssystems oder durch ein Waren- oder Dienstleistungsfranchising ein geschlossenes Gesamtsystem verwenden, sieht § 21 Abs 5 RKSV vor, dass ein Gutachten von mehreren Unternehmen dem Antrag zugrunde gelegt werden kann.
Von der Wirkung des Feststellungsbescheids sind nur jene Barumsätze umfasst, deren Bezahlung im Wege des geschlossenen Gesamtsystems erfolgt. Sollten sich die für seine Erlassung maßgeblichen Verhältnisse ändern, erlischt die Wirksamkeit des Feststellungsbescheids. Als ordentliches Rechtsmittel gegen einen negativen Feststellungsbescheid kann eine Beschwerde gemäß §§ 243 ff BAO eingebracht werden.
3. Die Belegerteilungspflicht gemäß § 132a BAO
Unternehmer iSd § 2 Abs 1 UStG haben ab verpflichtend für jeden Barumsatz einen Beleg zu erteilen. Es besteht die Möglichkeit, statt eines physischen einen elektronischen Beleg auszustellen, zB als E-Mail oder Webdownload. Dieser muss unverzüglich – ebenso wie jener in Papierform – tatsächlich in den Verfügungsbereich des Belegempfängers gelangen. Für den Unternehmer ist die Belegerteilungspflicht eine Bringschuld, dh, die bloße Möglichkeit der Einsichtnahme (zB auf einem Bildschirm) ist nicht ausreichend. Gleichzeitig hat der Leistungsempfänger die Verpflichtung, den Beleg entgegenzunehmen und bis außerhalb der Geschäftsräumlichkeiten mitzunehmen.
Jeder Beleg hat gemäß § 132a Abs 3 BAO den leistenden Unternehmer, eine fortlaufende Nummer, das Datum und den Zahlungsbetrag getrennt nach Steuersätzen S. 1609 auszuweisen; weiters ist die Angabe der Menge bzw der handelsüblichen Bezeichnung der Lieferung oder sonstigen Leistung anzuführen. Die handelsübliche Bezeichnung in § 132a Abs 3 BAO muss nicht so detailliert sein wie jene nach § 11 UStG. Die Grenze ist jedoch dort zu ziehen, wo die Waren oder Dienstleistungen nicht mehr identifiziert werden können. Demgemäß sind allgemeine Sammelbegriffe oder Gattungsbezeichnungen, wie „Speisen/Getränke“, „Bekleidung“, „Friseurleistungen“ oder „Reinigung“ auch für Zwecke der BAO nicht ausreichend definiert, während Bezeichnungen wie „Mittagsmenü I“, „Hose“, „Damenhaarschnitt“ oder „Teppichreinigung“ konkret genug sind.
Für die Praxis von großer Bedeutung ist das Zusammenspiel der Belegerteilungspflicht mit der Entstehung der Umsatzsteuerpflicht kraft Rechnungslegung gemäß § 11 Abs 12 UStG. Nach dem BMF-Erlass wird mit dem Beleg keine weitere Umsatzsteuerpflicht gemäß § 11 Abs 12 UStG ausgelöst; jedoch hält das BMF gleichzeitig fest, dass es zweckmäßig sei, den Registrierkassenbeleg als Zweitausfertigung zu kennzeichnen. Es bleibt zu hoffen, dass sich diese Ansicht auch in der Praxis durchsetzt.
Auch ohne explizite Kennzeichnung als Kopie kann keine weitere Umsatzsteuerpflicht kraft Rechnungslegung entstehen, wenn sich – etwa bei Verbindung zu einem Warenwirtschaftssystem – auf dem Beleg ein Verweis auf die § 11 UStG-Rechnung findet. Damit ist auch der handelsüblichen Bezeichnung der Ware oder Dienstleistung Genüge getan.
4. Geschäftsvorfälle verschiedener Berufe
Die Einzelaufzeichnungs-, Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht gilt unabhängig von der Berufszugehörigkeit für alle Unternehmer. Für spezifische Berufsgruppen erläutert der BMF-Erlass jedoch praxisrelevante Sonderfragen.
4.1. Apotheker (Pkt 5.1. des BMF-Erlasses)
Wie bereits in Pkt 1. erwähnt, sind bei Apothekern die Rezeptgebühr als durchlaufende Posten (kein Barumsatz) zu behandeln, die im Namen und auf Rechnung für die gesetzliche Krankenkasse vereinnahmt wird.
4.2. Ärzte (Pkt 5.2. des BMF-Erlasses)
Erzielen Ärzte Einkünfte aus selbständiger Tätigkeit (zB im Rahmen einer Privatordination), sind entsprechende Barumsätze bei Überschreiten der Umsatzgrenzen des § 131b Abs 2 BAO registrierkassen- und belegerteilungspflichtig. Anders gelagert ist der Fall des Kassenarztes: Die Leistungen, die ein Kassenarzt an seine Patienten erbringt, werden in der Regel im Zuge einer Sammelrechnung an die Krankenkasse verrechnet. Folglich liegen weder Barumsätze zwischen dem Kassenarzt und seinen Patienten noch zwischen Kassenarzt und Krankenkasse vor.
Bei der Belegerteilung für die Barzahlung von Privathonoraren sind in Hinblick auf die ärztliche Verschwiegenheitspflicht personenbezogene Daten der Patienten weder auf den Beleg aufzunehmen noch in der Registrierkasse zu erfassen. Ferner ist ein Verweis auf die Honorarnote, die Art und Umfang der erbrachten Leistung umschreibt, auf dem Beleg ausreichend.
Die Rezeptgebühr ist auch bei Hausapotheken von Ärzten ein durchlaufender Posten.
4.3. Kommissionäre (Pkt 5.5. des BMF-Erlasses)
Für Kommissionäre besteht für Barumsätze, die im eigenen Namen aber auf fremde Rechnung entgegengenommen werden, Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht.
S. 1610 4.4. Voll- und teilpauschalierte Land- und Forstwirte (Pkt 5.6. des BMF-Erlasses)
Land- und Forstwirte, die der Vollpauschalierung unterliegen, sind weder einzelaufzeichnungs- noch registrierkassen- oder belegerteilungspflichtig. Hingegen unterliegen Teilpauschalierte sowohl der Einzelaufzeichnungs- als auch der Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht.
4.5. Rechtsanwälte und Notare (Pkt 5.8. des BMF-Erlasses)
So wie für Ärzte gilt auch für Rechtsanwälte und Notare, dass aufgrund der rechtsanwaltlichen/notariellen Verschwiegenheitspflicht personenbezogene Daten der Mandanten weder auf dem Beleg abzudrucken noch in der Registrierkasse zu erfassen sind. Des Weiteren ist auf dem Beleg für Zwecke der handelsüblichen Leistungsbeschreibung ein Verweis auf die Honorarnote, das zugehörige Aktenzeichen oder die Geschäftszahl des Gerichtes ausreichend.
4.6. Schischulen und Schilehrer (Pkt 5.9. des BMF-Erlasses)
Ein selbständiger Schilehrer, dessen Jahresumsätze nicht mehr als 30.000 Euro betragen, kann von der Erleichterung für Umsätze im Freien Gebrauch machen (siehe Pkt 5.1.) und wäre so von der Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht befreit. Schischulbetriebe unterliegen hingegen diesen Pflichten, wenn der Betrieb der Schischule die Umsatzgrenzen des § 131b Abs 2 BAO überschreitet. Jedoch kann in diesem Fall die Erleichterung für mobile Gruppen in Anspruch genommen werden (siehe Pkt 5.4.)
4.7. Selbständige Handelsvertreter (Pkt 5.10. des BMF-Erlasses)
Da Handelsvertreter in fremdem Namen und auf fremde Rechnung handeln und somit keine Leistung gegenüber dem Kunden erbringen, stellt das für den Auftraggeber in bar vereinnahmte Entgelt keinen Barumsatz dar. Erhält ein Handelsvertreter hingegen die Provisionszahlung seines Auftraggebers als Barzahlung, liegt ein Barumsatz vor, der einzelerfassungs- und belegerteilungspflichtig ist und zu den für die Registrierkassenpflicht relevanten Umsatzgrenzen des § 131b Abs 2 BAO zählt.
4.8. Tankstellen (Pkt 5.11. des BMF-Erlasses)
Bei Eigenhändlern bestehen grundsätzlich keine Besonderheiten. Wird der Treibstoff hingegen in fremdem Namen und auf fremde Rechnung vertrieben und wird dies auch gegenüber dem Kunden offengelegt, ist dies auf dem Beleg entsprechend auszuweisen. Dieser Bareingang ist vom Tankstellenbetreiber als durchlaufender Posten zu behandeln und daher nicht als Barumsatz zu qualifizieren. Für den Fall, dass der Tankstellenbetreiber aufgrund anderer Umsätze der Registrierkassenpflicht unterliegt, sind durchlaufende Posten jedoch in der Registrierkasse zu erfassen.
4.9. Versicherungsunternehmen (Pkt 5.13. des BMF-Erlasses)
Die nach gesetzlichen Vorschriften zum Betrieb von Zulassungsstellen berechtigten Versicherungsunternehmen werden im Rahmen dieser ausgelagerten hoheitlichen Tätigkeiten nicht unternehmerisch tätig. Beim für diese Dienstleistung erhaltenen Kostenersatz handelt es sich um eine Gegenleistung für die Tätigkeiten des Versicherungsunternehmens, weshalb bei Barzahlungen und Überschreiten der Umsatzgrenzen die Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht besteht. Wie oben unter Pkt 1 angeführt, sind vereinnahmte Kfz-Zulassungsgebühren als durchlaufende Posten zu behandeln. Als Erfüllungsgehilfe zu qualifizierende Vertreter, die zB in Wohnungen Versicherungsprämien entgegennehmen, können von der Erleichterung für mobile Gruppen gemäß § 7 BarUV Gebrauch machen (siehe Pkt 5.4.).
S. 1611 5. Barumsatzverordnung 2015
Nach der BarUV 2015 bestehen für bestimmte Fälle Ausnahmen von der Einzelaufzeichnungs-, Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht. In diesen Fällen können Barumsätze nach der vereinfachten Losungsermittlung („Kassasturz“) ermittelt werden.
5.1. Umsätze im Freien („Kalte-Hände-Regel“)
Für Umsätze, die von Haus zu Haus oder auf öffentlichen Wegen, Straßen, Plätzen oder anderen öffentlichen Orten, jedoch nicht in oder in Verbindung mit fest umschlossenen Räumlichkeiten erzielt werden und 30.000 Euro je Betrieb nicht überschreiten, besteht weder die Einzelaufzeichnungs- noch die Registrierkassen- oder die Belegerteilungspflicht. Für die Bemessung der Umsatzgrenze werden sowohl im Freien als auch in Verbindung mit fest umschlossenen Räumlichkeiten erzielte Umsätze zusammengerechnet.
Die Ausnahme gilt nur, soweit es nicht zumutbar ist, Einzelaufzeichnungen zu führen. Die Zumutbarkeit ist insbesondere dann anzunehmen, wenn dem Unternehmer bzw seinen Mitarbeitern bei der Ausübung der unternehmerischen Tätigkeit eine dem Unternehmer zuzuordnende fest umschlossene Räumlichkeit zur Verfügung steht. Besteht ein örtliches Naheverhältnis zwischen dem Ort der Umsatzerzielung und der Räumlichkeit, kann die Erleichterung nicht in Anspruch genommen werden. Als Beispiele werden im Erlass ua Tankstellen mit Tankwarthaus, Gasthäuser bei Ausschank im Gastgarten und Ab-Hof-Verkäufe angeführt.
Die Ausnahme kann außerdem nur dann genutzt werden, wenn der Ort der Umsatzerzielung öffentlich zugänglich und somit nicht auf einen konkreten Personenkreis beschränkt ist, so auch in Einkaufszentren oder Markthallen, wo der Standort dem einzelnen Unternehmer nicht zugeordnet werden kann. Eintrittsgelder sind hierfür nicht hinderlich, solange die Möglichkeit des Zutritts für jedermann gegeben ist.
Von einer festumschlossenen Räumlichkeit ist dann auszugehen, wenn diese „zu keinen Seiten hin vollständig offen ist oder die dem Verkauf dienenden offenen Seiten während der Geschäftszeiten schließbar sind bzw wenn sie an einer oder mehreren Seiten dem Verkauf dienende Öffnungen (Fenster) aufweist“.Eine nach einer Seite hin vollständig offene Räumlichkeit liegt dann vor, „wenn sie ab der üblichen Höhe für Verkaufstheken in voller Breite offen ist und während der Geschäftszeiten nicht geschlossen werden kann“. Besteht ein laufend schließbares Verkaufsfenster, liegt ein festumschlossener Raum vor. In diesen Räumlichkeiten muss aber ein Aufenthalt zumutbar sein, daher fallen zB ein Abstellraum oder auch Räume ohne Stromanschluss nicht darunter.
5.2. Warenausgabe- und Dienstleistungsautomaten (Pkt 6.4. des BMF-Erlasses)
Für Waren- und Dienstleistungsautomaten, die nach dem in Betrieb genommen werden und deren Gegenleistung für die Einzelumsätze 20 Euro brutto nicht übersteigt, können nach § 4 BarUV 2015 auch die vereinfachte Losungsermittlung in Anspruch nehmen und fallen damit auch nicht unter die Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht.
Waren- und Dienstleistungsautomaten, die bereits vor dem in Betrieb genommen wurden (sogenannte „Altautomaten“) und nicht von der Erleichterung des § 4 BarUV 2015 Gebrauch machen können, müssen erst bis spätestens umgerüstet werden, da für diese in § 323 Abs 45 BAO eine zehnjährige Übergangsregelung geschaffen wurde (die generelle Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht gilt S. 1612 für Automaten erst ab ). Kann aber ein Altautomat bereits Belege drucken, darf dieser auch nicht „verschlechtert“ werden, indem zB die Belegdruckfunktion außer Betrieb genommen oder ausgebaut wird. Die Behebung von technischen oder anderen Gebrechen führt nicht zum Verlust der Einstufung als Altautomat.
Von der Belegerteilungs- und Registrierkassenpflicht ausgenommen sind Glücksspielautomaten gemäß § 31b Abs 5 GSpG, zumal für diese durch eine bestehende elektronische Anbindung an das Bundesrechenzentrum die korrekte Erfassung sichergestellt ist. Hingegen sind Wettterminals nicht aufgrund gesetzlicher Bestimmungen von diesen Pflichten ausgenommen und fallen daher nicht unter die Erleichterung des § 4 BarUV 2015.
5.3. Online-Shops (Pkt 6.6.1. des BMF-Erlasses)
Werden von Unternehmern neben einem Verkaufsbetrieb auch Verkäufe über einen Online-Shop abgewickelt, zählen die daraus resultierenden Umsätze nicht zur Barumsatzgrenze hinzu. Umsätze des Online-Shops sind nicht in die Registrierkasse aufzunehmen (§ 6 BarUV 2015).
5.4. Umsätze mobiler Gruppen
Die Erleichterung des § 7 BarUV 2015 gilt für mobile Gruppen, dh für Unternehmer, die einzelne Umsätze außerhalb ihrer Betriebsstätte erzielen. Derartige Umsätze können – ohne unnötigen Aufschub – erst bei Rückkehr in die Betriebsstätte in der Registrierkasse erfasst werden. Eine „händische“ Belegerteilungspflicht vor Ort bleibt jedoch bestehen. Werden im Rahmen des Geschäftsbetriebs gleich hohe Einzelumsätze getätigt, gibt es eine weitere Vereinfachung: Bei der späteren Eingabe in die Registrierkasse können diese Beträge zusammengerechnet und jeweils gesammelt in einem Betrag aufgezeichnet werden (zB Verkauf von Berechtigungsausweisen für Studenten und Senioren oder für Einzel- oder Mehrfachfahrten). Davon unberührt bleibt die Belegerteilungspflicht für jeden Einzelumsatz; die durchnummerierten Belegdurchschriften sind aufzubewahren. Diese gesammelte Nacherfassung in der Registrierkasse gilt nach dem Erlass des BMF auch für Unternehmer, die mit ihren mobilen Tätigkeiten ein Produktsortiment von nicht mehr als 20 Waren anbieten.
Der Betriebsstättenbegriff orientiert sich weitgehend an dem des § 29 BAO. Wird eine Räumlichkeit, in der auch die Leistungserbringung erfolgt, nur kurzfristig genutzt (etwa jene eines Kunden), wird aufgrund der mangelnden Dauerhaftigkeit keine Betriebsstätte begründet (zB Messestand). Für die Anwendung der Vereinfachungsregel ist immer nur auf die eigene Betriebsstätte des Unternehmers abzustellen.
Bei Überschreiten der Umsatzgrenzen kann § 7 BarUV 2015 für Umsätze im Freien angewendet werden.
6. Betriebsaufgaben und -umstellungen in den Jahren 2016 und 2017
Unternehmer, die bereits im Jahr 2016 die Einstellung der betrieblichen Tätigkeit beabsichtigen, müssen sich keine Registrierkasse mehr zulegen. Jedoch ist der Einzelaufzeichnungs- und Belegerteilungspflicht jedenfalls nachzukommen. Ebenso ist ab keine Registrierkassenpflicht für jene Unternehmer gegeben, die im Jahr S. 1613 2016 auf Zahlung mittels Erlagscheins umsteigen. Hierbei ist jedoch erforderlich, dass die Umstellung sofort durchgeführt wird und daher absehbar ist, dass die Barumsatzgrenze von 7.500 Euro nicht überschritten wird.
Des Weiteren muss keine neue Registrierkasse angeschafft werden, wenn ernsthaft geplant wird, den Betriebsumfang einzuschränken, und deshalb die Umsatzgrenzen im Jahr 2016 nicht mehr überschritten werden. Ist jedoch eine Betriebsumstellung erst ab dem Jahr 2017 geplant und soll ab diesem Zeitpunkt die Barumsatzgrenze nicht mehr überschritten werden, ist die Anschaffung einer den neuen gesetzlichen Anforderungen entsprechenden Registrierkasse notwendig. Es muss jedoch keine ab erforderliche Sicherheitseinrichtung angeschafft werden.
7. Strafen bei Verweigerung der Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht
Vorsätzliche Verletzungen der Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht können als Finanzordnungswidrigkeit mit bis zu 5.000 Euro geahndet werden (§ 51 Abs 1 lit c FinStrG). Im ersten Quartal 2016 sollen die Abgabenbehörden jedoch bei bloßer Nichterfüllung der Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht von einer finanzstrafrechtlichen Verfolgung absehen. Vielmehr sollen Unternehmer bei der Umstellung auf die neuen Pflichten unterstützt werden. Auch im zweiten Quartal 2016 soll es für Unternehmer keine finanzstrafrechtlichen Sanktionen geben, wenn besondere Gründe für die Nichterfüllung der Registrierkassenpflicht glaubhaft gemacht werden können (zB Lieferengpässe, fehlende Zeit für Einschulungen).
Neben finanzstrafrechtlichen Risiken geht bei der Verletzung der Registrierkassenpflicht die Vermutung der sachlichen Richtigkeit der geführten Bücher und Aufzeichnungen nach § 163 BAO verloren. Nach Ansicht des BMF hätte dies „in den meisten Fällen eine Schätzung (§ 184 BAO) der Besteuerungsgrundlagen durch die Finanzbehörde zur Folge“. Diese pauschale Sichtweise ist fragwürdig, zumal das Nichtverwenden einer Registrierkasse für sich alleine noch keine materielle Unrichtigkeit bedeutet, die für eine Schätzung Voraussetzung ist.
Grundsätzlich bestehen für Kunden, die die Mitnahme des Belegs aus dem Geschäft verweigern, keine finanzstrafrechtlichen Konsequenzen. Sehr wohl besteht aber eine Mitwirkungspflicht gegenüber dem Finanzamt: Kommt es zu einer Kontrolle, ist zB darüber Auskunft zu geben, ob ein entsprechender Beleg erteilt worden ist. Erfüllt der Leistungsempfänger die Mitwirkungspflicht nicht, kann dies als Finanzordnungswidrigkeit iSd § 51 Abs 1 lit e FinStrG geahndet werden (Strafrisiko bis zu 5.000 Euro).
Die neuen Regelungen zur Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht treffen aufgrund der niedrigen Umsatzgrenzen (15.000 Euro Jahresumsatz bzw 7.500 Euro Barumsatz) nahezu die gesamte österreichische Unternehmerlandschaft. Mit dem nunmehr vorliegenden Erlass des BMF werden viele Unklarheiten beseitigt. Vor allem die Klarstellungen bezüglich der Abstandnahme von der Verhängung von Strafen im ersten Halbjahr 2016 und bezüglich der Einstellung bzw Umstellung der betrieblichen Tätigkeit zu weniger Barumsätzen sind zu begrüßen.
