Gemeinsamer Meldestandard-Gesetz
1. Aufl. 2016
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§ 19 Suche in Papierunterlagen
Erläuterungen (ErlRV 685 XXV. GP):
§ 19 sieht vor, dass keine weiteren Schritte vom meldenden Finanzinstitut unternommen werden müssen, wenn alle gemäß § 20 benötigten Informationen mittels der Suche in den elektronischen Datensätzen gefunden werden. Andernfalls sind bei Konten von hohem Wert auch die Kundenstammakte und die folgenden Unterlagen auf die in § 12 genannten Indizien zu durchsuchen: Belege, Kontoeröffnungsvertrag- und -unterlagen, AML/KYC Unterlagen, Vollmacht oder Zeichnungsberechtigung, Daueraufträge (ausgenommen bei Einlagenkonten).
Kommentierung zu § 19 GMSG:
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Aus praktischer Sicht ist die Überprüfung der in § 19 GMSG geforderten Papierunterlagen erst dann erforderlich, wenn die in § 20 GMSG angeführten elektronisch durchsuchbaren Daten eine unzureichende Datenbasis für die Indizienprüfung bieten.
Positiv zu vermerken ist, dass es sich bei den definierten Unterlagen um eine taxative Aufzählung der zu berücksichtigenden Unterlagen handelt. Die in § 19 GMSG angeführten Unterlagen sind alle durch den Kunden zu unterzeichnenden Dokumente, die den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten unterliegen und idR in strukturierter Art und Weise aufbewahrt werden.
Durch die Auflistung der zu untersuchenden Dokumente entfällt für das Finanzinstitut das Risiko, eventuelle im Rahmen der gewöhnlichen Geschäftstätigkeit erhaltene, aber nicht bewusst wahrgenommene Indizien (zB laufende Kontaktaufnahme von einem Telefonanschluss in einem Partnerstaat, Korrespondenz mit Adressen in Partnerstaaten) zu übersehen.
Ad „Besonderheiten bei Versicherungsverträgen“:
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Für Versicherungsunternehmen ist anzumerken, dass in den meisten Fällen keine Indiziensuche in den elektronischen Datensätzen gem § 19 GMSG durchgeführt werden kann, da die geforderten Informationen (insbesondere zB § 12 Z 1 GMSG „Identifizierung des Kontoinhabers als Ansässiger eines teilnehmenden Staates“) im Rahmen des Antragsprozesses gegenwärtig noch nicht abgefragt und folglich auch nicht in den Kernversicherungs-Applikationen und/oder Partnersystemen gespeichert werden. Dies erfordert seitens der Versicherungsunternehmen eine verpflichtende Suche in den Papierunterlagen.