2. Ersätze des Arbeitgebers bei Dienstreisen

Übersicht

2.1. Grundsatzregelung der Reisekostenersätze

2.1.1. Dienstreisen im Nahbereich (§ 26 Z 4 EStG 1988, 1. Tatbestand)

Allgemeine Voraussetzungen

Eine Dienstreise nach dem ersten Tatbestand des § 26 Z 4 EStG 1988 liegt vor, wenn

• ein Arbeitnehmer

• über Auftrag des Arbeitgebers

• S. 24zur Durchführung von Dienstverrichtungen

• seinen Dienstort (Büro, Betriebsstätte, Werksgelände, Lager usw.) verlässt.

Weiters setzt eine Dienstreise nach dem ersten Tatbestand des § 26 Z 4 EStG 1988 voraus, dass der Arbeitnehmer

• nur so weit weg vom Familienwohnsitz arbeitet, dass ihm die tägliche Rückkehr zumutbar ist (andernfalls liegt eine Dienstreise nach dem zweiten Tatbestand des § 26 Z 4 EStG vor), und

• der Anspruch auf Tagesgelder sich nicht aus einer lohngestaltenden Vorschrift i. S. d. § 68 Abs. 5 Z 1 bis 6 EStG 1988 ergibt (Steuerfreiheit gemäß § 3 Abs. 1 Z 16b für Tagesgelder aufgrund einer lohngestaltenden Vorschrift, die allerdings subsidiär zu § 26 Z 4 EStG 1988 ist).

Hinsichtlich der Steuerfreiheit der Tagesgelder ist weiters erforderlich, dass

• am Einsatzort kein (weiterer) Mittelpunkt der Tätigkeit begründet wird.

Arbeitnehmer

Ersätze für Dienstreisen gemäß § 26 Z 4 EStG 1988 können nur an Arbeitnehmer, d. h. an Personen, die Einkünfte aus nichtselbständiger Arbeit beziehen, steuerfrei gewährt werden. Dabei ist es aber unmaßgeblich, ob der Arbeitnehmer dem Lohnsteuerabzug unterliegt oder seinen Arbeitslohn im Veranlagungsweg versteuern muss (mangels inländischer Betriebsstätte des Arbeitgebers). Auch Reisekostenersätze an beschränkt steuerpflichtige Arbeitnehmer gemäß § 70 EStG 1988 bleiben steuerfrei (ausgenommen gemäß § 70 Abs. 2 Z 2 EStG 1988 aus einer Tätigkeit als nichtselbständiger Vortragender, Sportler usw. i. S. d. § 99 Abs. 1 Z 1 EStG 1988). Reisekostenersätze an andere Personen (nicht Arbeitnehmer), z. B. an beschränkt Steuerpflichtige gemäß § 98 Abs. 1 Z 2 und 3 EStG 1988 oder an freie Dienstnehmer oder Werkvertragsnehmer, sind steuerpflichtig (als Einnahme zu erfassen, wobei der Einnahme entsprechende Ausgaben gegenüberstehen können; bei beschränkt steuerpflichtigen Einkünften gemäß § 99 EStG 1988 unterliegen allfällige Reisekostenersätze dem Steuerabzug; VwGH 17. 10. 2001, 2000/13/0087).

Ebenfalls steuerpflichtig sind grundsätzlich Reisekosten, die nicht vom Arbeitgeber, sondern von einem Dritten gewährt werden. Solche Zahlungen sind als Arbeitslohn von dritter Seite im Veranlagungsweg zu erfassen, wenn der Arbeitgeber nicht weiß oder wissen muss, dass derartige Vergütungen geleistet wurden. Die Reisekosten können dabei als Werbungskosten geltend gemacht werden. Wenn allerdings der Arbeitgeber weiß oder wissen muss, dass derartige Vergütungen durch einen Dritten geleistet wurden, gilt die Zahlung eines Dritten an den Arbeitnehmer als Verkürzung des Zahlungsweges und sind die vom Dritten geleisteten Vergütungen im Rahmen der Lohnverrechnung zu berücksichtigen (§ 78 Abs. 1 EStG 1988).

Werden Reisekostenersätze im Falle der Arbeitskräfteüberlassung nicht durch den Überlasser, sondern durch den Beschäftiger ausbezahlt, so gilt dies als verkürzter Zahlungsweg, und eventuell steuerpflichtige Reisekostenersätze sind durch den Überlasser zu versteuern. Die Reisekosten sind aufgrund einer Information des Beschäftigers an den Überlasser von diesem im Lohnkonto aufzunehmen (LStR 2002, Rz. 703).

Auch in der Sozialversicherung gilt die Beitragsfreiheit für Reisekostenersätze gemäß § 49 Abs. 3 ASVG nur für echte Dienstnehmer und nicht für freie Dienstnehmer. Jene Geld- und Sachbezüge von freien Dienstnehmern in der taxativen Aufzählung des § 49 Abs. 3 ASVG, welche auf lohnsteuerrechtliche Vorschriften als Vorfrage verweisen, sind beitragspflichtig (VwGH 15. 3. 2005, 2001/08/0176; E-MVB 049-03-01-001, Hauptverband 30,5,-1.6.2005, Zl FO-MVB/51.1/05 Rv/Mm).

S. 25Auftrag des Arbeitgebers

Weiters ist für die Dienstreise - im Unterschied zur betrieblich/beruflich veranlassten Reise - ein Auftrag des Arbeitgebers erforderlich. Dieses Kriterium hat für den ersten Dienstreisebegriff nur eine geringe praktische Bedeutung, weil der Umstand der Gewährung von Reisekostenersätzen durch den Arbeitgeber bereits implizit den dienstlichen Auftrag unterstellt. In ähnlicher Weise ergibt sich auch das Erfordernis „zur Durchführung von Dienstverrichtungen“ aus der faktischen Gewährung der Ersätze, wenngleich bei streng grammatikalischer Auslegung darunter nur Tätigkeiten verstanden werden könnten, die den unmittelbaren Arbeitsinhalt bilden.

Verlassen des Dienstortes

Das zentrale Kriterium findet sich im Verlassen des Dienstortes. Unter Dienstort ist der regelmäßige Mittelpunkt des tatsächlich dienstlichen Tätigwerdens des Arbeitnehmers anzusehen. Meist wird der Dienstort eines Arbeitnehmers mit dem Betriebsort (Büro, Betriebsstätte, Werksgelände, Lager usw.) des Unternehmens, bei dem der Arbeitnehmer beschäftigt ist, zusammenfallen. Wird jedoch der Arbeitnehmer an diesem Betriebsort dienstlich nicht tätig, weil seine tatsächliche ständige Arbeitsstätte außerhalb des Betriebsortes liegt, dann ist jene regelmäßige Einsatzstelle als Dienstort des Arbeitnehmers anzusehen (vgl. VwGH 13. 12. 1991, 90/13/0197; LStR 2002, Rz. 701). Als Dienstort ist nicht ein Gebiet (Ortsgebiet), sondern vielmehr ein Punkt (Gebäude o. Ä.) anzusehen. Grundsätzlich liegt daher eine Dienstreise bereits vor, sobald dieser Punkt (das Gebäude o. Ä.) verlassen wird. Eine Mindestentfernung ist nicht vorgesehen. Daher stellt auch die „Reise um die Ecke“ eine Dienstreise dar.

Abgrenzung Dienstreisen - Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte

Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte sind gemäß § 16 Abs. 1 Z 6 EStG 1988 durch den Verkehrsabsetzbetrag und ein gegebenenfalls zustehendes Pendlerpauschale sowie dem Pendlereuro abgegolten. In der Sozialversicherung dagegen bleibt der Ersatz der tatsächlichen Kosten mit einem Massenbeförderungsmittel gemäß § 49 Abs. 3 Z 20 ASVG beitragsfrei, unabhängig davon, ob ein Massenbeförderungsmittel tatsächlich benutzt wird (E-MVB 049-03-20-001). Arbeitsstätte (Dienstort) ist jener Ort, an dem der Arbeitnehmer für den Arbeitgeber regelmäßig tätig wird. Tatsächliche Fahrtkosten (z. B. Kilometergeld) können daher für derartige Fahrten nicht steuerfrei gewährt werden.

Verlagert sich das regelmäßige Tätigwerden an eine neue Arbeitsstätte (Dienstort), dann sind die Fahrten vom Wohnort zu dieser Arbeitsstätte (Dienstort) als Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte gemäß § 16 Abs. 1 Z 6 EStG 1988 zu berücksichtigen (vgl. LStR 2002, Rz. 705 ff.):

• Wird der Arbeitnehmer zu einer neuen Arbeitsstätte auf Dauer versetzt, so stellen die Fahrten zur neuen Arbeitsstätte mit Wirksamkeit der Versetzung Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte dar.

• Wird der Arbeitnehmer zu einer neuen Arbeitsstätte dienstzugeteilt oder entsendet und werden Fahrten zum neuen Einsatzort in einem Kalendermonat überwiegend unmittelbar vom Wohnort aus angetreten, so liegen hinsichtlich dieses Einsatzortes ab dem Folgemonat Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte vor (§ 26 Z 4 lit. a EStG 1988).

Eine durchgehende Tätigkeit in diesem Zusammenhang liegt auch dann vor, wenn die Tätigkeit an diesem Ort kurzfristig (z. B. für einen Tag pro Woche) unterbrochen wird. Als Arbeitsstätte gilt ein Büro, eine Betriebsstätte, ein Werksgelände, ein Lager u. Ä. Eine Arbeitsstätte im obigen Sinne liegt auch dann vor, wenn das dauernde Tätigwerden in Räumlichkeiten eines Kunden oder an einem Fortbildungsinstitut (z. B. Entsendung zu einer mehrmonatigen Berufsfortbildung) erfolgt.

Für Bau-, Montage- und Servicetätigkeiten ist diese Regelung grundsätzlich nicht anzuwenden. Abweichend von § 26 Z 4 lit. a letzter Satz EStG 1988 können Fahrtkosten im Ausmaß der in der lohngestaltenden Vorschrift vorgesehenen Höhe zeitlich unbegrenzt steuerfrei ausbezahlt werden. Wird vom Arbeitgeber ein Pendlerpauschale berücksichtigt, stellen Fahrtkostenersätze bis zur Höhe des Pendlerpauschales steuerpflichtigen Arbeitslohn dar. Handelt es sich allerdings nach dem wahren wirtschaftlichen Gehalt nicht um eine Baustellen- oder Montagearbeit außerhalb des Werksgeländes des Arbeitgebers, sondern um eine Arbeitskräfteüberlassung, können Reiseaufwandentschädigungen nicht steuerfrei nach § 3 Abs. 1 Z 16b EStG 1988 behandelt werden (LStR 2002, Rz. 738a), weil sich der Dienstort (der regelmäßige Mittelpunkt des tatsächlich dienstlichen Tätigwerdens) des Arbeitnehmers dauerhaft am Werksgelände des Kunden befindet.

Für Fahrten zwischen zwei oder mehreren Mittelpunkten der Tätigkeit im Auftrag des Arbeitgebers können Fahrtkosten insoweit nicht steuerbar ersetzt werden, als sie nach LStR 2002, Rz. 294 Werbungskosten darstellen würden. Die Fahrten von der Wohnung zu jener Arbeitsstätte, an welcher der Arbeitnehmer langfristig (in der Regel im Kalenderjahr) im Durchschnitt am häufigsten tätig wird (Hauptarbeitsstätte), und die Fahrten von der Hauptarbeitsstätte zurück zur Wohnung sind mit dem Verkehrsabsetzbetrag und einem allfälligen Pendlerpauschale abgegolten. Ist die Hauptarbeitsstätte nicht eindeutig zu ermitteln, da der Arbeitnehmer gleich oft an mehreren Arbeitsstätten tätig wird, gilt jene Arbeitsstätte als Hauptarbeitsstätte, die im Dienstvertrag als Hauptarbeitsstätte definiert ist. Eine Definition im Dienstvertrag ist jedoch nur dann (subsidiär) möglich, S. 27wenn sich aus der tatsächlichen Tätigkeit an den Arbeitsstätten keine Hauptarbeitsstätte erkennen lässt.

Für Fahrten von der Hauptarbeitsstätte zu einer weiteren Arbeitsstätte stehen grundsätzlich Fahrtkostenersätze zu. Werden an einem Tag zwei oder mehrere Arbeitsstätten angefahren, so stehen Fahrtkosten nur für jene Strecke zu, die die Strecke Wohnung-Arbeitsstätte-Wohnung übersteigt.

Für Fahrten von der Wohnung zu einer weiteren Arbeitsstätte und zurück zur Wohnung stehen Fahrtkosten insoweit zu, als diese Strecke länger ist als die Strecke Wohnung-Arbeitsstätte-Wohnung.

Wird auf der Fahrt zwischen den beiden Arbeitsstätten die Wohnung aufgesucht, stehen keine tatsächlichen Fahrtkosten zu. Gegebenenfalls sind zwei Pendlerpauschalien zu berücksichtigen.

Bei Teleworkern, die ihre Arbeit ausschließlich zu Hause verrichten und beim Arbeitgeber über keinen Arbeitsplatz verfügen, ist die Arbeitsstätte die Wohnung des Arbeitnehmers. Somit stellen Fahrten zum Sitz der Firma grundsätzlich Dienstreisen dar. Tagesgelder, Fahrtkostenersätze und Nächtigungsgelder können - sofern die übrigen Voraussetzungen gegeben sind - gemäß § 26 Z 4 EStG 1988 steuerfrei ersetzt werden (LStR 2002, Rz. 703a).

Zur Abgrenzung Dienstreise - Pendlerpauschale - Sachbezugsermittlung bei Nutzung des arbeitgebereigenen Kraftfahrzeuges - Dienstverrichtungen auf der Fahrt zwischen Wohnung und Arbeitsstätte (Kundenbesuche) siehe weiters 3.1. (Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte).

Nahbereich (Abgrenzung zum 2. Tatbestand)

Die Dienstreise nach dem 1.Tatbestand umfasst Reisen im Nahbereich des Dienstortes bzw. Wohnortes. Dieser Nahbereich ist dann anzunehmen, wenn dem Arbeitnehmer die tägliche Rückkehr zu seinem Wohnort zugemutet werden kann (VwGH 25. 6. 1985, 85/14/0028). Kehrt der Arbeitnehmer täglich von der Arbeitsstätte an seinen ständigen Wohnort zurück, so stellt sich die Frage der Zumutbarkeit nicht, weil das Gesetz die Zumutbarkeit der täglichen Rückkehr vom Dienstort zum ständigen Wohnort (Familienwohnsitz) nur releviert, wenn der Arbeitnehmer am Dienstort verbleibt und wegen der damit verbundenen Mehraufwendungen eine Vergütung erhält (VwGH 10. 4. 1997, 94/15/0218). Unzumutbarkeit der täglichen Rückkehr (Dienstreise nach dem 2. Tatbestand) ist jedenfalls dann anzunehmen, wenn der Familienwohnsitz vom Beschäftigungsort mehr als 120 km entfernt ist. In begründeten Einzelfällen kann auch bei einer kürzeren Wegstrecke Unzumutbarkeit anzunehmen sein.

Kein Anspruch aufgrund einer lohngestaltenden Vorschrift

Eine Dienstreise nach dem ersten Tatbestand des § 26 Z 4 EStG 1988 liegt weiters nur so lange vor, als nicht ein weiterer Mittelpunkt der Tätigkeit begründet wird. Tagesgelder, die für Dienstreisen aufgrund einer lohngestaltenden Vorschrift i. S. d. § 68 Abs. 5 Z 1 bis 6 EStG 1988 ausbezahlt werden und nicht gemäß § 26 Z 4 EStG 1988 zu berücksichtigen sind, können nur im Rahmen des § 3 Abs. 1 Z 16b EStG 1988 steuerfrei ausbezahlt werden. Bei einer Dienstreise nach § 26 Z 4 EStG 1988 werden Reisekostenersätze arbeitsrechtlich ganz oder teilweise (für die jeweilige Anfangsphase)

• aufgrund lohngestaltender Vorschriften,

• freiwillig,

• aufgrund eines Gewohnheitsrechts,

• aufgrund einer (dienstvertraglichen) Vereinbarung oder

• aufgrund einer freien Betriebsvereinbarung

gewährt.

Besteht zwar aufgrund einer lohngestaltenden Vorschrift i. S. d. § 68 Abs. 5 Z 1 bis 6 EStG 1988 Anspruch auf Tagesgelder, zahlt aber der Arbeitgeber höhere Beträge, dann ist die Reise zu „teilen“: Bis zur Höhe des nach der lohngestaltenden Vorschrift gezahlten Tagesgeldes liegt Steuerfreiheit gem. § 3 Abs. 1 Z 16b EStG 1988 vor. Hinsichtlich des S. 29darüber hinaus gewährten Betrages („Überhang“) gilt die Reise als Dienstreise i. S. d. § 26 Z 4 EStG 1988.

• Bis zur Erlangung eines weiteren Mittelpunkts der Tätigkeit (fünf oder 15 Tage) kann das Tagesgeld bis maximal 26,40 Euro im Rahmen des § 26 Z 4 EStG 1988 steuerfrei ausbezahlt werden.

• Über die Anfangsphase hinaus bleiben Tagesgelder jedoch nur mehr bis zu dem in der lohngestaltenden Vorschrift vorgesehenen Betrag im Rahmen des § 3 Abs. 1 Z 16b EStG 1988 steuerfrei.

Weiterer Mittelpunkt der Tätigkeit bei Dienstreisen nach dem 1. Tatbestand

Zu den Tatbeständen i. S. d. § 26 Z 4 EStG 1988 hat der VwGH Stellung genommen und dabei immer die Prüfung der Frage betont, ob der Einsatz in einem zusammenhängenden Zeitraum zu einem weiteren Mittelpunkt der Tätigkeit führt (VwGH 2. 8. 1995, 93/13/0099; 20.9.1995, 94/13/0253, 0254; 18.10. 1995, 94/13/0101; 28.5.1997, 96/13/ 0132). Ab diesem Zeitpunkt besteht kein Verpflegungsmehraufwand, weil in der gebotenen typisierenden Betrachtungsweise von der Inanspruchnahme der üblichen (günstigeren) Verpflegungsmöglichkeiten auszugehen ist. Die üblichen Aufwendungen für die Verpflegung sind aber der privaten Lebensführung zuzuordnen, sodass für eine über die Anfangsphase hinausgehende Steuerfreiheit von Tagesgeldern die sachliche Rechtfertigung fehlt.

Die LStR 2002, Rz. 718 ff., stellen, basierend auf der Judikatur des VwGH, generelle Regeln auf, wie lange bei Dienstreisen die Anfangsphase mit erhöhtem Verpflegungsaufwand dauert und wann bzw. wie lange daher Tagesgelder nicht steuerbar ersetzt werden können.

Bei Dienstreisen zu wechselnden Einsatzorten im Nahbereich (1. Tatbestand) können Tagesgelder nur dann (bzw. so lange) nicht steuerbar gewährt werden, wenn (als) kein neuer Mittelpunkt der Tätigkeit begründet wird. Die Beurteilung eines Ortes als weiterer Mittelpunkt der Tätigkeit ist hinsichtlich der vom Arbeitgeber geleisteten Beträge nach den gleichen Grundsätzen vorzunehmen, die von der Judikatur für die Beurteilung von Tagesgeldern als Werbungskosten entwickelt wurden (VwGH 20. 9. 1995, 94/13/0253, 0254). In folgenden Fällen ist daher hinsichtlich der Ersätze gemäß § 26 Z 4 EStG 1988 von einem weiteren Mittelpunkt der Tätigkeit auszugehen:

2.1.1.1. Mittelpunkt der Tätigkeit an einem Einsatzort

Die Begründung eines weiteren Mittelpunkts der Tätigkeit ist anzunehmen, wenn sich die Dienstverrichtung auf einen anderen Einsatzort durchgehend oder wiederkehrend über einen längeren Zeitraum erstreckt. Als Einsatzort gilt grundsätzlich die politische Gemeinde (gleichzusetzen mit der Gemeindekennziffer). Auch für Reisen innerhalb Wiens gilt das gesamte Wiener Gemeindegebiet als Einsatzort.

Von einem längeren Zeitraum ist in folgenden Fällen auszugehen:

• Der Arbeitnehmer wird an einem Einsatzort durchgehend tätig, und die Anfangsphase von fünf Tagen wird überschritten (vgl. VwGH 7. 9. 1993, 93/14/0081). Erfolgt innerhalb von sechs Kalendermonaten kein Einsatz an diesem Mittelpunkt der Tätigkeit, ist mit der Berechnung der „Anfangsphase“ von fünf Tagen neu zu beginnen.

• Der Arbeitnehmer wird an einem Einsatzort regelmäßig wiederkehrend (mindestens einmal wöchentlich; vgl. VwGH 2. 8. 1995, 93/13/0099) tätig und die Anfangsphase von fünf Tagen wird überschritten. Erfolgt innerhalb von sechs Kalendermonaten kein Einsatz an diesem Mittelpunkt der Tätigkeit, ist mit der Berechnung der „Anfangsphase“ von fünf Tagen neu zu beginnen.

• S. 30Der Arbeitnehmer wird an einem Einsatzort wiederkehrend, aber nicht regelmäßig tätig und überschreitet dabei eine Anfangsphase von 15 Tagen im Kalenderjahr (vgl. VwGH 20.4.1999, 98/14/0156). Die Anfangsphase von 15 Tagen steht pro Kalenderjahr zu.

Tagesgelder können daher nur für die Anfangsphase von fünf bzw. 15 Tagen steuerfrei gewährt werden.

Bei Dienstreisen, die an einem Tag zu verschiedenen Orten führen, ist zu prüfen, an welchem dieser Orte ein (weiterer) Mittelpunkt der Tätigkeit begründet wird, weil die günstigeren Verpflegungsmöglichkeiten bekannt sind. In Hinblick auf die gebotene typisierende Betrachtungsweise wird bei fallweisen Einsätzen an mehreren Orten pro Tag jener Ort für die Feststellung eines weiteren Mittelpunkts der Tätigkeit herangezogen, der vom Ausgangspunkt der Dienstreise (i. d. R. Dienstort) am weitesten entfernt ist (vgl. VwGH 6. 3. 1984, 83/14/0128, 0136, 0137, worin der VwGH bei der Beurteilung der Frage, ob eine Reise vorliegt, u. a. in Hinblick auf die tatsächliche und zugleich wirtschaftlich vertretbare Möglichkeit einer Rückkehr zum Betriebsort zum Zwecke der Einnahme der Mahlzeiten ebenfalls auf den am weitesten entfernten Ort abstellt).

2.1.1.2. Mittelpunkt der Tätigkeit in einem Einsatzgebiet (Zielgebiet)

Mittelpunkt der Tätigkeit kann nicht nur ein einzelner Ort (politische Gemeinde), sondern auch ein mehrere Orte umfassendes Einsatzgebiet sein. Personen, die ein ihnen konkret zugewiesenes Gebiet regelmäßig bereisen, begründen daher in diesem Einsatzgebiet (Zielgebiet) einen Mittelpunkt der Tätigkeit (vgl. VwGH 28. 5. 1997, 96/13/0132). Ein Einsatzgebiet kann sich auf einen politischen Bezirk und an diesen angrenzende Bezirke erstrecken. Bei Reisen außerhalb des Einsatzgebiets gelten die Bestimmungen über einen weiteren Mittelpunkt der Tätigkeit an einem Einsatzort (siehe oben).

Für die Anfangsphase von fünf Tagen in einem Einsatzgebiet steht das Tagesgeld steuerfrei zu. Erfolgt innerhalb von sechs Kalendermonaten kein Einsatz in einem Einsatzgebiet, ist mit der Berechnung der „Anfangsphase“ von fünf Tagen neu zu beginnen.

Maßgebend für das Vorliegen eines Einsatzgebiets ist das regelmäßige Bereisen des Gebiets. Ohne Bedeutung bleibt, ob das Gebiet dem Arbeitnehmer formell oder nur S. 32faktisch zugewiesen wird, weil die Tätigkeit in einem mehrere Orte umfassenden Gebiet zu einer Vertrautheit mit den örtlichen Gegebenheiten führt und daher ein Verpflegungsmehraufwand nicht gegeben ist.

2.1.1.3. Mittelpunkt der Tätigkeit bei Fahrtätigkeit

Eine Fahrtätigkeit begründet hinsichtlich des Fahrzeugs einen (weiteren) Mittelpunkt der Tätigkeit, wenn sie

• regelmäßig in einem lokal eingegrenzten Bereich (z. B. ständige Fahrten für ein Bezirksauslieferungslager; Fahrten innerhalb Wiens; vgl. VwGH 19. 12. 2006, 2006/15/ 0038, 0039),

• auf (nahezu) gleichbleibenden Routen ähnlich einem Linienverkehr (z. B. Zustelldienst, bei dem wiederkehrend dieselben Zielorte angefahren werden),

• innerhalb des von einem Verkehrsunternehmen als Arbeitgeber ständig befahrenen Liniennetzes oder Schienennetzes erfolgt.

Kein Mittelpunkt der Tätigkeit bei Fahrtätigkeit liegt jeweils für die ersten fünf Tage („Anfangsphase“) vor, wenn der Steuerpflichtige erstmals oder zuletzt vor mehr als sechs Monaten diese Tätigkeit ausgeführt hat. Nach der Anfangsphase können keine steuerfreien Tagesgelder gewährt werden.

2.1.2. Dienstreisen mit Nächtigung (§ 26 Z 4 EStG 1988 2. Tatbestand)

Allgemeine Voraussetzungen

Eine Dienstreise nach dem zweiten Tatbestand des § 26 Z 4 EStG 1988 liegt vor, wenn

• ein Arbeitnehmer

• über Auftrag des Arbeitgebers

• so weit weg von seinem ständigen Wohnort (Familienwohnsitz) arbeitet,

• dass ihm eine tägliche Rückkehr an seinen ständigen Wohnort (Familienwohnsitz) nicht zugemutet werden kann.

S. 33Weiters geht eine Dienstreise nach dem zweiten Tatbestand des § 26 Z 4 EStG der Steuerfreiheit des Anspruchs auf Tagesgelder gemäß § 3 Abs. 1 Z 16b EStG 1988 aufgrund einer lohngestaltenden Vorschrift i. S. d. § 68 Abs. 5 Z 1 bis 6 EStG 1988 vor.

Hinsichtlich der Steuerfreiheit der Tagesgelder ist erforderlich, dass am Einsatzort kein (weiterer) Mittelpunkt der Tätigkeit begründet wird.

Auch der zweite Tatbestand der Dienstreise ist auf Arbeitnehmer eingeschränkt und erfordert einen dienstlichen Auftrag. In der Sozialversicherung gilt die Beitragsfreiheit für Reisekostenersätze gemäß § 49 Abs. 3 ASVG nur für echte Dienstnehmer. Für freie Dienstnehmer sind jene Geld- und Sachbezüge beitragspflichtig, hinsichtlich welcher § 49 Abs. 3 ASVG auf lohnsteuerrechtliche Vorschriften als Vorfrage verweist (VwGH 15. 3. 2005, 2001/08/0176; E-MVB 049-03-01-001, Hauptverband 30,5,-1.6.2005, Zl FO-MVB/51.1/05 Rv/Mm).

Abgrenzung Dienstreisen-Familienheimfahrten

Aus dem Erfordernis des dienstlichen Auftrags folgt, dass eine Dienstreise i. S. d. § 26 EStG 1988 daher nicht vorliegt, wenn der Arbeitnehmer selbst (aus privaten Gründen) seinen Arbeitsplatz vor Beginn des Dienstverhältnisses außerhalb der üblichen Entfernung von seinem Wohnsitz wählt (vgl. VwGH 19. 9. 1992, 91/14/0212).

Eine Dienstreise nach dem zweiten Tatbestand liegt aber vor, wenn der Arbeitgeber den Arbeitnehmer zwar für einen bestimmten Dienstort aufnimmt, dann aber tatsächlich an einem anderen Ort einsetzt und Letzterem die tägliche Rückkehr an den ständigen Wohnort nicht zumutbar ist („Entsendung“). Das Auseinanderfallen von Arbeitsort und Wohnort muss also durch einen Auftrag des Arbeitgebers (im Rahmen einer Dienstreise) ausgelöst werden. Daran ändert auch die Bestimmung in § 26 Z 4 lit. a EStG 1988 nichts, wonach Fahrtkostenvergütungen (Kilometergelder) auch Kosten sind, die vom Arbeitgeber höchstens für eine Fahrt pro Woche zum ständigen Wohnort (Familienwohnsitz) für arbeitsfreie Tage gezahlt werden, wenn eine tägliche Rückkehr nicht zugemutet werden kann und für die arbeitsfreien Tage kein steuerfreies Tagesgeld gezahlt wird. Allerdings muss der Anspruch auf derartige Fahrtkosten nicht mehr in einer lohngestaltenden Vorschrift geregelt sein. Es genügt also, wenn

• der Arbeitnehmer zu Dienstverrichtung an einen Einsatzort entsendet wird,

• der Einsatzort so weit weg von seinem ständigen Wohnort ist, dass ihm eine tägliche Rückkehr nicht zugemutet werden kann (i. d. R. ab 120 km),

• die Kosten für arbeitsfreie Tage ohne steuerfreies Tagesgeld ersetzt werden und

• diese Kosten höchstens für eine Fahrt pro Woche gezahlt werden.

Eine Begrenzung der Fahrtkostenvergütungen der Höhe nach wie bei den Werbungskosten ist nicht vorgesehen.

Für Familienheimfahrten in Zusammenhang mit einer doppelten Haushaltsführung reicht es dagegen aus, wenn die Begründung eines (zweiten) Haushalts am Beschäftigungsort beruflich veranlasst ist. Ein Auftrag des Arbeitgebers ist nicht erforderlich. Familienheimfahrten i. S. d. § 20 Abs. 1 Z 2 lit. e EStG 1988 sind Fahrten zwischen dem Wohnsitz am S. 34Arbeits-/Tätigkeitsort und dem Familienwohnsitz. Sie können auch als Folge von Dienstreisen anfallen, sind selbst aber keine Dienstreise. Familienheimfahrten können unter bestimmten Voraussetzungen (z. B. [Ehe-]Partner ist am Familienwohnsitz beruflich tätig, zweite Berufstätigkeit am Familienwohnsitz, ständig wechselnde Arbeitsstätten, sonstige schwerwiegende Gründe verhindern eine Wohnsitzverlegung) als Werbungskosten geltend gemacht werden, die aber gemäß § 20 Abs. 1 Z 2 lit. e EStG 1988 mit dem höchsten Pendlerpauschale begrenzt sind.

Unzumutbare tägliche Heimkehr (Abgrenzung zum 1. Tatbestand)

Zur Abgrenzung zwischen Dienstreise nach dem ersten oder zweiten Tatbestand (Zumutbarkeit der täglichen Rückkehr an den Wohnort) bestimmt Rz. 704 der LStR 2002 Folgendes:

• Beträgt die Entfernung mehr als 120 km, gilt die Rückkehr ohne weitere Prüfung als unzumutbar.

• Beträgt die Entfernung nicht mehr als 120 km, ist die Unzumutbarkeit zu begründen (Nachweis der Nächtigung, schlechte Erreichbarkeit usw.).

• Bei tatsächlicher täglicher Rückkehr an den Familienwohnsitz ist die Rückkehr jedenfalls zumutbar, bzw. es stellt sich die Frage der Zumutbarkeit nicht, weil das Gesetz die Zumutbarkeit der täglichen Rückkehr vom Dienstort zum ständigen Wohnort (Familienwohnsitz) nur releviert, wenn der Arbeitnehmer am Dienstort verbleibt und wegen der damit verbundenen Mehraufwendungen eine Vergütung erhält (VwGH 10. 4. 1997, 94/15/0218).

Kein Anspruch aufgrund einer lohngestaltenden Vorschrift

Auch eine Dienstreise nach dem zweiten Tatbestand des § 26 Z 4 EStG 1988 ist subsidiär zum Anspruch auf Tagesgelder aufgrund einer lohngestaltenden Vorschrift i. S. d. § 68 Abs. 5 Z 1 bis 6 EStG 1988. Die Steuerfreiheit von Tagesgeldern aufgrund einer lohngestaltenden Vorschrift ist weitergehend als die Dienstreise nach § 26 Z 4 EStG 1988. Besteht zwar ein Anspruch auf Tagesgeld aufgrund einer lohngestaltenden Vorschrift, zahlt aber der Arbeitgeber darüber hinausgehend freiwillig höhere Tagesgelder, sind die Tagesgelder wieder zu teilen:

• Tagesgelder in der Höhe des Anspruchs der lohngestaltenden Vorschrift bleiben im Rahmen des § 3 Abs. 1 Z 16b EStG 1988 ohne zeitliche Begrenzung steuerfrei.

• Der darüber hinaus bezahlte „Überhang“ der Tagesgelder ist zu versteuern, sobald ein weiterer Mittelpunkt der Tätigkeit vorliegt.

Weiterer Mittelpunkt der Tätigkeit bei Dienstreisen nach dem 2. Tatbestand

Arbeitet der Arbeitnehmer auf einer Dienstreise so weit weg von seinem ständigen Wohnort (Familienwohnsitz), dass ihm eine tägliche Rückkehr an seinen ständigen Wohnort (Familienwohnsitz) nicht zugemutet werden kann (2. Tatbestand), dann ist davon auszugehen, dass der Arbeitsort (Einsatzort) erst nach einem Zeitraum von sechs Monaten analog zu § 26 Abs. 2 BAO zum Mittelpunkt der Tätigkeit wird (LStR 2002, Rz. 721). Ab dem siebten Monat gezahlte Tages- und Nächtigungsgelder sind steuerpflichtig. Bei einem Wechsel des Arbeitsortes beginnt eine neue Sechsmonatsfrist zu laufen. Ein solcher liegt nur vor, wenn ein Wechsel in eine andere politische Gemeinde erfolgt. Kehrt der Arbeitnehmer innerhalb von sechs Monaten neuerlich an den seinerzeitigen Arbeitsort zurück, kann unter Einrechnung der dort bereits verbrachten Arbeitszeiten nur die restliche auf die Sechsmonatsfrist entfallende Zeitspanne als Dienstreise gewertet werden (Zusammenrechnung der einzelnen Tage, bis sechs Monate bzw. 183 Tage erreicht sind). Gebührenurlaub, Arbeitsunfähigkeit und sonstige Arbeitsverhinderungen werden nicht auf die Sechsmonatsfrist angerechnet.

S. 35Die Tage des Aufenthalts am Einsatzort (soweit keine länger als sechs Kalendermonate dauernde Unterbrechung vorliegt) sind zusammenzurechnen, bis ein Zeitraum von sechs Monaten (das sind 183 Tage) erreicht ist. Maßgebend ist also der tatsächliche Aufenthalt am Einsatzort (inklusive An- und Abreisetag), sodass bei Unterbrechungen eine tageweise Berechnung zu erfolgen hat, bis 183 Tage erreicht sind (LStR 2002, Rz. 721). Für die Beurteilung, ob der Zeitraum von sechs Monaten bzw. 183 Tagen erreicht ist, sind die Verhältnisse der letzten 24 Monate vor Beginn der Dienstreise maßgebend.

Hat ein Arbeitnehmer zwei Tätigkeitsmittelpunkte, stellen Fahrtkostenersätze - im Gegensatz zu Tagesgeldern - auch dann keinen steuerpflichtigen Arbeitslohn dar, wenn sich die Fahrten über einen längeren Zeitraum erstrecken (vgl. VwGH 25. 11. 1999, 99/15/0162).

In diesem Erkenntnis geht der VwGH offenbar davon aus, dass auch beim zweiten Tatbestand der Dienstreise das Tagesgeld bereits nach einer Woche und nicht erst nach sechs Monaten mangels Verpflegungsmehraufwands steuerpflichtig wird. Die Finanzverwaltung ist dieser Rechtsansicht bis dato aber nicht gefolgt und lässt die Tagesgelder weiterhin sechs Monate lang steuerfrei, wenn die tägliche Heimkehr an den Familienwohnsitz unzumutbar ist (vgl. LStR 2002, Rz. 721). Die praktische Begründung für diesen längeren Zeitraum im Vergleich zur Dienstreise im Nahbereich liegt wohl darin, dass bei unzumutbarer täglicher Heimkehr ein erhöhter Aufwand nicht nur für das Mittagessen, sondern auch für das Abendessen erwächst. Dieser Mehraufwand bleibt aber in Hinblick auf den Umstand, dass die Erwerbstätigen zwar üblicherweise das Mittagessen außer Haus einnehmen, nicht aber das Abendessen, auch auf längere Zeit bestehen. Nach sechs Monaten allerdings wird eine Verlegung des Familienwohnsitzes analog zur Praxis bei der doppelten Haushaltsführung (vgl. LStR 2002, Rz. 346) als zuS. 36mutbar angesehen. Tages- und Nächtigungsgelder sind ab diesem Zeitpunkt steuerpflichtig.

2.1.3. Steuerfreiheit von Tagesgeldern und Nächtigungsgeldern aufgrund einer lohngestaltenden Vorschrift (§ 3 Abs. 1 Z 16b EStG 1988)

Allgemeine Voraussetzungen

Vom Arbeitgeber als Reiseaufwandsentschädigungen gezahlte Tagesgelder und Nächtigungsgelder, soweit sie nicht gemäß § 26 Z 4 zu berücksichtigen sind, bleiben gemäß § 3 Abs. 1 Z 16b EStG 1988 steuerfrei,

• wenn sie für bestimmte Tätigkeiten gezahlt werden (Außendiensttätigkeit, Fahrtätigkeit, Baustellen- und Montagetätigkeit, Arbeitskräfteüberlassung nach dem Arbeitskräfteüberlassungsgesetz oder vorübergehende Tätigkeit an einem Einsatzort in einer anderen politischen Gemeinde),

• soweit der Arbeitgeber aufgrund einer lohngestaltenden Vorschrift gemäß § 68 Abs. 5 Z 1 bis 6 zur Zahlung verpflichtet ist,

• die Höhe die sich aus § 26 Z 4 EStG 1988 ergebenden Beträge nicht übersteigt (Inland: 26,40 Euro, Ausland: Ländersätze) und

• die Reiseaufwandsentschädigungen nicht anstelle des bisher gezahlten Arbeitslohnes oder üblicher Lohnerhöhungen geleistet werden.

Mit der in § 3 Abs. 1 Z 16b EStG 1988 enthaltenen Steuerbefreiung - die analog auch in § 49 Abs. 3 Z 1 ASVG aufgenommen wurde - können Tagesgelder aufgrund lohngestaltender Vorschriften weiterhin ohne zeitliche Begrenzung - ausgenommen für eine Tätigkeit an einem Einsatzort in einer anderen politischen Gemeinde, max. sechs Monate (vgl. aber UFS 7. 5. 2012, RV/0481-S/11; BFG 19. 3. 2019, RV/6100476/2017) - steuerfrei bleiben.

Zur Vermeidung missbräuchlicher Ausweitungen steuer- und beitragsfreier Reiseaufwandsentschädigungen zu Lasten des steuer- und beitragspflichtigen Entgelts wurde klarstellend in § 3 Abs. 1 Z 16b EStG 1988 aufgenommen, dass „Gehaltsumwandlungen“ nicht zu steuer- und beitragsfreien Bezügen führen können. Eine derartige nicht begünstigte Gehaltsumwandlung liegt auch dann vor, wenn Reiseaufwandsentschädigungen im Verhältnis zum „laufenden Entgelt“ überdurchschnittlich erhöht werden. Keine Gehaltsumwandlung liegt vor, wenn Tagesgelder neu vereinbart werden und gleichzeitig bestehende Lohnansprüche (inklusive der üblichen Lohnerhöhungen) unverändert bleiben.

Begünstigte Tätigkeiten

Die Tätigkeiten, für die steuerfreie Tagesgelder ohne zeitliche Beschränkung gewährt werden können, sind in § 3 Abs. 1 Z 16b EStG 1988 taxativ aufgezählt:

• Außendiensttätigkeit: Der Begriff Außendiensttätigkeit impliziert, dass es sich um Tätigkeiten außerhalb des ständigen Arbeitsortes in wechselnden Einsatzorten handelt, somit auch außerhalb eines Betriebsgeländes, auf dem ein Dienstnehmer üblicherweise tätig ist. Darunter fallen alle Arten von Kundenbesuchen, Serviceleistungen beim Kunden, Tätigkeiten von Amtsorganen (Betriebsprüfern, Exekutoren usw.). Ebenso darunter fallen bspw. Patrouillendienste, Streifengänge, Kontrolltätigkeiten außerhalb des ständigen Betriebsgeländes.

• Fahrtätigkeit: Auch hier handelt es sich ausschließlich um Fahrtätigkeiten außerhalb des ständigen Betriebsgeländes. Darunter fallen insbesondere alle Transportfahrten sowie Tätigkeiten im Linienverkehr wie Buschauffeur, Lokführer, Zugbegleiter.

• Baustellen- und Montagetätigkeit: Dieser Begriff umfasst die Errichtung und Reparatur von Anlagen sowie alle damit verbundenen Nebentätigkeiten wie Planung, ÜberS. 37wachung der Bauausführung sowie die Einschulung bzw. Übergabe fertiggestellter Anlagen. Ein Tätigwerden am ständigen Betriebsgelände des Arbeitgebers (z. B. Bauhof) fällt nicht unter diesen Tatbestand.

• Arbeitskräfteüberlassung: Abgestellt wird auf ein Tätigwerden nach dem Arbeitskräfteüberlassungsgesetz, BGBl Nr. 196/1988. Aufgrund der Besonderheit dieser Beschäftigungsverhältnisse wurde ein eigener Tatbestand aufgenommen.

• Vorübergehende Tätigkeit an einem Einsatzort in einer anderen politischen Gemeinde: Dieser Tatbestand stellt auf ein Tätigwerden an einem festen Einsatzort (Einsatzgebiet) ab. Tagesgelder bleiben in diesem Zusammenhang aufgrund des vorübergehenden Einsatzes steuerfrei. Eine vorübergehende Tätigkeit liegt z. B. vor, wenn Bedienstete zu Ausbildungszwecken vorübergehend an einen Schulungsort entsendet werden (z. B. Ausbildungskurse von Polizeibediensteten). Vorübergehend ist aber auch die Springertätigkeit von Postbediensteten an anderen Postämtern oder das aushilfsweise Tätigwerden in anderen Bankfilialen. Eine Versetzung schließt ein vorübergehendes Tätigwerden aus. In der Regel wird eine Tätigkeit bis zu 183 Tagen (egal ob durchgehend oder mit Unterbrechungen) als vorübergehend angesehen. Der Begriff „vorübergehend“ ist allerdings nicht schematisch nach einem bestimmten Zeitmaß auszulegen, wenngleich dieses nicht völlig außer Acht gelassen werden darf, sondern funktional (vgl. BFG 19. 3. 2019, RV/6100476/2017; UFS 7. 5. 2012, RV/0481-S/11).

Lohngestaltende Vorschriften

Mit steuerlicher Wirkung können aber nur die folgenden - in § 68 Abs. 5 Z 1 bis 6 EStG 1988 genannten - lohngestaltenden Vorschriften eine steuerlich bindende Zahlungsverpflichtung für Tagesgelder regeln:

• gesetzliche Vorschriften,

• Dienstordnungen der Gebietskörperschaften,

• aufsichtsbehördlich genehmigte Dienst-(Besoldungs-)ordnungen der Körperschaften des öffentlichen Rechts,

• die Arbeitsordnung für Bedienstete des Österreichischen Gewerkschaftsbundes,

• Kollektivverträge,

• Betriebsvereinbarungen, die aufgrund besonderer kollektivvertraglicher Ermächtigungen abgeschlossen worden sind,

• Betriebsvereinbarungen, die wegen Fehlens eines kollektivvertragsfähigen Vertragsteiles auf der Arbeitgeberseite zwischen einem einzelnen Arbeitgeber und dem kollektivvertragsfähigen Vertragsteil auf der Arbeitnehmerseite abgeschlossen wurden.

• Vereinbarungen für alle Arbeitnehmer oder bestimmte Gruppen von Arbeitnehmern, wenn auf Seiten des Arbeitgebers kein kollektivvertragsfähiger Vertragsteil vorhanden ist und mangels der nötigen Arbeitnehmeranzahl (§ 40 Abs. 1 ArbVG) ein Betriebsrat nicht gebildet werden kann.

Demnach können innerbetriebliche Vereinbarungen nur dann Basis für die steuerfreie Auszahlung von Tagesgeldern sein, wenn weder auf Seiten des Arbeitgebers ein kollektivvertragsfähiger Vertragsteil noch die erforderliche Arbeitnehmeranzahl (mindestens fünf nicht zur Familie des Arbeitgebers gehörende volljährige Arbeitnehmer) für die Wahl eines Betriebsrats gegeben ist. Diese innerbetrieblichen Vereinbarungen verlieren steuerrechtlich ihre Gültigkeit, wenn die für die Bildung eines Betriebsrats erforderliche Anzahl der Arbeitnehmer (§ 40 Abs. 1 ArbVG) erreicht wird. In diesem Fall ist ein Betriebsrat zu wählen und eine Betriebsvereinbarung abzuschließen, um die steuerliche Begünstigung des § 3 Abs. 1 Z 16b EStG 1988 in Anspruch nehmen zu können. Die innerbetrieblichen Regelungen verlieren bei Inkrafttreten einer Betriebsvereinbarung, spätesS. 38tens jedoch sechs Monate nach Erreichen der maßgeblichen Arbeitnehmerzahl, ihre Gültigkeit.

Analog ist in jenen Fällen vorzugehen, in denen ein ausländischer Arbeitgeber Arbeitnehmer im Inland beschäftigt, ohne dass ein inländischer Betrieb i. S. d. § 34 ArbVG vorliegt. Fehlt es am inländischen Betrieb (§ 34 ArbVG), ist die Wahl eines Betriebsrats nicht möglich. In diesen Fällen können daher innerbetriebliche Vereinbarungen - unabhängig von der Arbeitnehmeranzahl - Basis für die steuerfreie Auszahlung von Tagesgeldern sein. Eine analoge Anwendung ist jedoch dann ausgeschlossen, wenn z. B. durch Verweise in anderen (Bundes- oder Landes-)Gesetzen die Anwendung von lohngestaltenden Vorschriften i. S. d. § 68 Abs 5 Z 1 bis 6 EStG 1988 auch für ausländische Arbeitgeber normiert wird.

Gewährt ein ausländischer Arbeitgeber, bei dem die lohngestaltenden Vorschriften gemäß § 68 Abs. 5 Z 1 bis 6 EStG 1988 nicht zur Anwendung gelangen, Reiseaufwandsentschädigungen aufgrund einer zwingend anzuwendenden, behördlich genehmigten, nicht einseitig abänderbaren ausländischen lohngestaltenden Vorschrift (z. B. Schweizer Spesenreglement, Deutscher Tarifvertrag), sind für diese bei Zutreffen der übrigen Voraussetzungen die Bestimmungen des § 3 Abs. 1 Z 16b EStG 1988 analog anzuwenden, wenn

• dem Arbeitnehmer nach inländischer vergleichbarer lohngestaltender Vorschrift steuerfreie Reiseaufwandsentschädigungen zustehen würden und

• es zu keiner Besserstellung des Arbeitnehmers im Vergleich zu einer Beschäftigung in einem inländischen Betrieb kommt.

Das bedeutet, dass die Steuerfreiheit der Höhe nach zweifach begrenzt ist, nämlich zum einen mit den fiktiv gebührenden Taggeldern laut inländischer lohngestaltender Vorschrift (z. B. Kollektivvertrag) und zum anderen mit den tatsächlich gewährten Spesen(-ersätzen) laut der ausländischen lohngestaltenden Vorschrift (vgl. UFS 5. 7. 2013, RV/0286-F/11).

Andere lohngestaltende Vorschriften, also freie Betriebsvereinbarungen oder Dienstverträge, entfalten dagegen keine steuerliche Bindung. Regelt also eine freie Betriebsvereinbarung oder ein Dienstvertrag Reisekostenentschädigungen, so gilt Folgendes:

• Ist die freie Betriebsvereinbarung oder der Dienstvertrag die einzige direkte arbeitsrechtliche Grundlage für Reisekosten, dann sind diese Reisekosten zur Gänze nach den Bestimmungen des § 26 Z 4 EStG 1988 (erster bzw. zweiter Tatbestand) zu beurteilen.

• Sind Tagesgelder bereits in einer lohngestaltenden Vorschrift i. S. d. § 68 Abs. 5 Z 1 bis 6 EStG 1988 geregelt und sieht eine freie Betriebsvereinbarung oder ein Dienstvertrag darüber hinausgehende Reisekosten vor, dann ist die Reise zu „teilen“: Bis zur Höhe des nach der lohngestaltenden Vorschrift gezahlten Tagesgeldes liegt S. 39Steuerfreiheit gemäß § 3 Abs. 1 Z 16b EStG 1988 für Tagesgelder aufgrund einer lohngestaltenden Vorschrift vor. Hinsichtlich des darüber hinaus gewährten Betrags („Überhang“) sind die Tagesgelder nach § 26 Z 4 EStG 1988 zu beurteilen.

Bei Urteilen des OGH, in denen der arbeitsrechtliche Anspruch auf Leistungen nicht anerkannt wird (z. B. Reiseaufwandsentschädigungen), ist nach den LStR 2002, Rz. 735c, die steuerliche Nichtanerkennung gemäß § 3 Abs. 1 Z 16b EStG 1988 erst für Lohnzahlungszeiträume ab dem 1. Jänner des zweitfolgenden Kalenderjahres anzuwenden, nach dem die OGH-Entscheidung ergangen ist (LStR 2002, Rz. 735c).

Gesetzliche Vorschriften, Dienstordnungen, Arbeitsordnung

Zu den lohngestaltenden Vorschriften gehören, wie bereits ausgeführt, gesetzliche Vorschriften, Dienstordnungen der Gebietskörperschaften, aufsichtsbehördlich genehmigte Dienst-(Besoldungs-)ordnungen der Körperschaften des öffentlichen Rechts sowie die Arbeitsordnung für Bedienstete des Österreichischen Gewerkschaftsbundes. Damit ist entsprechend der Systematik des Arbeitsrechts gewährleistet, dass auch bei Personen, die nicht der kollektiven bzw. kollektivvertraglichen Rechtsgestaltung des Arbeitsverfassungsgesetzes unterliegen, entsprechende generelle Reisekostenregelungen steuerlich anerkannt werden.

Betroffen davon sind

• öffentlich Bedienstete (Beamte und Vertragsbedienstete, deren Dienstreisevergütungen in der Reisegebührenvorschrift geregelt sind),

• Bedienstete von Körperschaften des öffentlichen Rechts sowie

• Bedienstete des Österreichischen Gewerkschaftsbundes (Regelung der Reisekosten in der Arbeitsordnung).

• § 6 Abs. 2 LSD-BG normiert, dass die für gewerblich überlassene Arbeitskräfte in Österreich geltenden Kollektivverträge auch auf aus dem Ausland nach Österreich überlassene Arbeitskräfte anzuwenden sind.

Kollektivverträge

Gemäß § 2 Abs. 1 ArbVG sind Kollektivverträge Vereinbarungen, die zwischen den kollektivvertragsfähigen Körperschaften der Arbeitgeber einerseits und denjenigen der Arbeitnehmer andererseits abgeschlossen werden. Durch Kollektivverträge können u. a. die gegenseitigen aus dem Arbeitsverhältnis entspringenden Rechte und Pflichten der Arbeitgeber und der Arbeitnehmer geregelt werden.

Für die steuerliche Anerkennung einer kollektivvertraglichen Dienstreiseregelung ist erforderlich, dass der jeweilige Arbeitnehmer auch tatsächlich aufgrund des Kollektivvertrags arbeitsrechtlichen Anspruch auf Tagesgeld (wie immer dieses auch bezeichnet sein mag) hat. Der Kollektivvertrag muss also rechtsverbindlich für den jeweiligen Arbeitgeber und Arbeitnehmer (und damit für seine Dienstreise) gelten:

• Der räumliche Geltungsbereich bestimmt das Gebiet, für welches der Kollektivvertrag gilt (z. B. das gesamte Bundesgebiet).

• Der fachliche Geltungsbereich richtet sich nach der Branche des Arbeitgebers, in der Praxis also nach der entsprechenden Kammerzugehörigkeit (Mitgliedschaft bei einer Fachorganisation). Dazu normiert § 9 ArbVG, dass bei zwei oder mehreren Betrieben der jeweils dem Betrieb in fachlicher und örtlicher Beziehung entspreS. 40chende Kollektivvertrag Anwendung findet. Das gilt auch bei Haupt- und Nebenbetrieben sowie bei organisatorisch und fachlich abgegrenzten Betriebsabteilungen. Liegt eine solche Trennung nicht vor, dann findet jener Kollektivvertrag Anwendung, der für den Betrieb die maßgebliche wirtschaftliche Bedeutung hat. Ist auch das nicht der Fall, dann ist jener Kollektivvertrag anzuwenden, dessen Geltungsbereich die Mehrheit von Arbeitnehmern erfasst.

• Der persönliche Geltungsbereich bestimmt, auf welche Kategorien von Arbeitnehmern (Angestellte, Arbeiter, Lehrlinge) der Kollektivvertrag Anwendung findet. Geschäftsführer sind als Organe der Gesellschaft genauso wie leitende Angestellte i. d. R. vom persönlichen Geltungsbereich des Kollektivvertrags ausgenommen. Für Arbeitnehmer, die in zwei oder mehreren Betrieben oder Betriebsabteilungen mit verschiedenen Kollektivverträgen tätig sind, gilt der Kollektivvertrag, der der überwiegend ausgeübten Beschäftigung entspricht (§ 10 ArbVG).

Gemäß § 3 Abs. 1 Z 16b EStG 1988 müssen Arbeitgeber aufgrund einer lohngestaltenden Vorschrift zur Zahlung verpflichtet sein. Daher werden Dienstreisebegriffe in Kollektivverträgen mit Klauseln, wonach durch Betriebsvereinbarungen oder Dienstverträge die Bestimmungen über Reisekosten in beide Richtungen (also verbessernd und verschlechternd) geändert werden können, steuerlich nicht anerkannt. Da solche Kollektivverträge hinsichtlich der Tagesgelder keinen normativen Charakter entwickeln, ist die Steuerfreiheit der Tagesgelder nach der Definition des § 26 Z 4 EStG 1988 zu beurteilen.

Ausländische Tarifverträge stellen keine Kollektivverträge i. S. einer lohngestaltenden Vorschrift des § 68 EStG dar. Aufgrund derartiger Tarifverträge bezahlte Reisekosten sind daher nach § 26 Z 4 EStG zu beurteilen, aber - wie oben ausgeführt - analog anzuwenden, wenn dem Arbeitnehmer nach inländischer vergleichbarer lohngestaltender Vorschrift steuerfreie Reiseaufwandsentschädigungen zustehen würden und es zu keiner Besserstellung des Arbeitnehmers im Vergleich zu einer Beschäftigung in einem inländischen Betrieb kommt (ob diese Auslegung in Hinblick auf das Gemeinschaftsrecht aufrechterhalten werden kann, ist allerdings zweifelhaft).

Betriebsvereinbarungen

Betriebsvereinbarungen sind schriftliche Vereinbarungen, die einerseits vom Betriebsinhaber und andererseits vom Betriebsrat (Betriebsausschuss, Zentralbetriebsausschuss, Konzernvertretung) in Angelegenheiten geschlossen werden, deren Regelung durch Gesetz oder Kollektivvertrag der Betriebsvereinbarung vorbehalten ist (§ 29 ArbVG).

Mit steuerlicher Wirkung können folgende Betriebsvereinbarungen einen Dienstreisebegriff normieren:

• Betriebsvereinbarungen, die aufgrund besonderer kollektivvertraglicher Ermächtigungen abgeschlossen worden sind, und

• Betriebsvereinbarungen, die wegen Fehlens eines kollektivvertragsfähigen Vertragsteils auf der Arbeitgeberseite zwischen einem einzelnen Arbeitgeber und dem kollektivvertragsfähigen Vertragsteil auf der Arbeitnehmerseite oder (seit 2008) aufgrund einer zu geringen Dienstnehmeranzahl mit allen Dienstnehmern oder bestimmten Gruppen von Dienstnehmern geschlossen wurden.

Im ersteren Fall verlangt § 68 Abs. 5 Z 5 EStG 1988 eine besondere Ermächtigung zum Abschluss einer Betriebsvereinbarung. Diese liegt nur dann vor, wenn

• entweder die Regelung des Begriffs der Dienstreise

• oder die Festlegung der Höhe der Tagesgelder

ausdrücklich einer Betriebsvereinbarung überlassen wird. Soweit daher bereits im Kollektivvertrag der Begriff der Dienstreise und die Höhe der dabei zu leistenden Ersätze S. 41geregelt sind, bleibt für eine besondere Betriebsvereinbarung i. S. d. § 68 Abs. 5 Z 5 EStG kein Raum, weil durch Vereinbarungen, die über die bestehenden kollektivvertraglichen Regelungen hinausgehen, eine steuerliche Schlechterstellung jener Arbeitnehmer eintreten würde, für die eine derartige Vereinbarung nicht besteht. Daher kommt in solchen Fällen, in denen mit Betriebsvereinbarung kollektivvertragliche Reisekostenansprüche verbessert (aber nicht begründet) werden, die Bestimmungen des § 26 Z 4 EStG 1988 zur Anwendung. Begründet wird das damit, dass von einer gleichmäßigen Anwendbarkeit der Kollektivverträge und von einer gleichmäßigen steuerlichen Belastung der Arbeitnehmer bei Gleichheit der tatsächlichen Bedingungen auszugehen ist (vgl. dazu VwGH 4. 2. 1963, 727/60).

Liegt eine besondere kollektivvertragliche Ermächtigung zum Abschluss einer Betriebsvereinbarung vor, ist weiters grundsätzlich erforderlich, dass die Betriebsvereinbarung entsprechend den Vorschriften des Arbeitsverfassungsgesetzes zustande gekommen ist. Eine Betriebsvereinbarung setzt daher einen Betriebsrat (Betriebsausschuss, Zentralbetriebsrat, Konzernvertretung) voraus.

Die zweite Möglichkeit, Reisekosten mit steuerlicher Wirkung in einer Betriebsvereinbarung zu regeln, betrifft jene Betriebsvereinbarungen, die infolge des Fehlens eines kollektivvertragsfähigen Vertragsteils (§ 4 ArbVG) auf der Arbeitgeberseite zwischen einem einzelnen Arbeitgeber und dem kollektivvertragsfähigen Vertragsteil auf der Arbeitnehmerseite abgeschlossen wurden. § 68 Abs. 5 Z 6 EStG 1988 spricht ausdrücklich von Betriebsvereinbarungen und fordert zusätzlich für steuerliche Zwecke die Einbindung eines kollektivvertragsfähigen Vertragsteils auf der Arbeitnehmerseite. Arbeitsrechtlich ist diese Einbindung zwar nicht bei Betriebsvereinbarungen, sehr wohl aber in anderen Bereichen (z. B. bei der Flexibilisierung der Arbeitszeit gemäß § 4 Abs. 2 AZG) vorgesehen. Ein steuerlich anzuerkennender Dienstreisebegriff ist also in einer Betriebsvereinbarung i. S. d. § 29 ArbVG zwischen Betriebsinhaber und Betriebsrat zu regeln und ist zusätzlich vom zuständigen kollektivvertragsfähigen Vertragsteil auf der Arbeitnehmerseite (für Vereine z. B. die Gewerkschaft der Privatangestellten, Sektion Handel, Verkehr, Vereine und Fremdenverkehr) zu unterzeichnen.

In § 3 Abs. 1 Z 16b EStG 1988 wurde aber der Passus aufgenommen, dass für den Fall, dass aufgrund einer zu geringen Dienstnehmeranzahl eine Betriebsvereinbarung nicht abgeschlossen werden kann, aus Gründen der Gleichbehandlung die Möglichkeit besteht, eine bindende Vereinbarung mit allen Dienstnehmern oder bestimmten Gruppen von Dienstnehmern abzuschließen (gilt aber ebenfalls nur bei Fehlen eines kollektivvertragsfähigen Vertragsteils auf der Arbeitgeberseite).

Hauptanwendungsfall für derartige Betriebsvereinbarungen mangels kollektivvertragsfähiger Arbeitgebervertretung sind in der Praxis die Vereine. Allerdings können gemäß § 4 Abs. 3 ArbVG Vereine in bestimmten Fällen kollektivvertragsfähig sein (wenn sie „vermöge der Zahl ihrer Mitglieder, des Umfanges ihrer Tätigkeit und der Zahl ihrer Arbeitnehmer eine maßgebende Bedeutung haben“). Diese Kollektivvertragsfähigkeit ist gemäß § 5 Abs. 1 ArbVG auf Antrag nach Anhörung der zuständigen gesetzlichen Interessenvertretung durch das Bundeseinigungsamt zuzuerkennen. Sind sie nicht kollektivvertragsfähig, kann - soweit ein Betriebsrat vorhanden ist - eine Betriebsvereinbarung im obigen Sinne abgeschlossen werden.

Lohngestaltende Vorschrift bei Gesellschafter-Geschäftsführern und Vorständen einer AG

Für die Ermittlung der Kollektivvertragszugehörigkeit gelten die Bestimmungen des I. Teiles des ArbVG. Ist daher der Gesellschafter-Geschäftsführer Arbeitnehmer i. S. d. Arbeitsvertragsrechts und sieht der Kollektivvertrag explizit keinen Ausschluss vom Geltungsbereich des Kollektivvertrags vor, sind die Bestimmungen des KollektivverS. 42trags betreffend Reisekosten auch für Gesellschafter-Geschäftsführer anwendbar, sofern diese Einkünfte aus nichtselbständiger Arbeit beziehen.

Selbst wenn eine kollektivvertragliche Ermächtigung zur Regelung des Dienstreisebegriffs oder der Höhe der zu leistenden Ersätze vorliegt, kann für Gesellschafter-Geschäftsführer jedoch keine Betriebsvereinbarung mit steuerlicher Wirkung abgeschlossen werden, weil leitende Angestellte gemäß § 36 Abs. 2 ArbVG vom Arbeitnehmerbegriff des II. Teiles des ArbVG ausgenommen sind.

Für Vorstände einer Aktiengesellschaft sind die Bestimmungen des Kollektivvertrags grundsätzlich nicht anzuwenden. Daher können Reisekosten nur nach den Bestimmungen des § 26 Z 4 EStG 1988 steuerfrei bezahlt werden.

Auswirkungen und Unterschiede

Wenn Tagesgelder aufgrund einer lohngestaltenden Vorschrift zu zahlen sind, so hat dies Auswirkungen auf die Dauer und die Höhe der steuerfreien Tagesgelder.

Liegt eine Verpflichtung zur Zahlung von Tagesgeldern aufgrund einer lohngestaltenden Vorschrift vor, unterliegt die Steuerfreiheit dieser Tagesgelder keiner zeitlichen Begrenzung, sodass die für den Dienstreisebegriff gemäß § 26 Z 4 EStG 1988 geltenden zeitlichen Beschränkungen nicht anzuwenden sind. Tagesgelder bleiben ohne zeitliche Beschränkung (also über fünf bzw. 15 Tage oder sechs Monate hinausgehend) steuerfrei.

Auch für die Beurteilung der Zumutbarkeit der täglichen Rückkehr zum Wohnort (analog zum 2. Dienstreisetatbestand) sind die jeweiligen arbeitsrechtlichen Bestimmungen maßgebend.

Aus dem Wortlaut des § 3 Abs. 1 Z 16b EStG 1988 („soweit der Arbeitgeber ... zur Zahlung verpflichtet ist“) geht hervor, dass Tagesgelder und Nächtigungsgelder nur insoweit steuerfrei bleiben können, als der Arbeitnehmer Anspruch aufgrund einer lohngestaltenden Vorschrift hat. Eine Aufstockung auf die Sätze des § 26 Z 4 EStG 1988 ist nur dann bzw. so lange möglich, wenn bzw. als gleichzeitig die Voraussetzungen für eine Dienstreise nach den Bestimmungen des § 26 Z 4 EStG 1988 gegeben sind.

Tagesgelder aufgrund lohngestaltender Vorschriften werden damit im Ergebnis wesentlich besser gestellt als Tagesgelder ohne entsprechende arbeitsrechtliche Grundlage. Diese Besserstellung erfolgt offensichtlich mit der Rechtfertigung, dass in typisierender Betrachtungsweise die in lohngestaltenden Vorschriften für bestimmte Berufsgruppen bzw. Branchen festgelegten Verpflegungsmehraufwendungen auch steuerlich anerkannt werden.

Hat ein Arbeitnehmer im Zuge einer Dienstreise aufgrund eines Kollektivvertrags Anspruch auf Tages- und Nächtigungsgelder auch für Zeiträume (z. B. Wochenende, Feiertage), während deren er sich nicht am Ort der Dienstverrichtung befindet, so bleiben diese Tages- und Nächtigungsgelder nach Maßgabe des § 26 Z 4 EStG 1988 auch dann steuerfrei, wenn er an diesem Tag zu seiner Wohnung zurückfährt. Dies gilt allerdings nur dann, wenn der Arbeitnehmer keinen Fahrtkostenersatz erhält, also die Heimfahrt auf eigene Kosten unternimmt („Durchzahlerregelung“; vgl. LStR 2002, Rz. 734).

Pauschales Nächtigungsgeld setzt voraus, dass

• tatsächlich eine Nächtigung erfolgt und

• dem Arbeitnehmer Kosten für die Nächtigung entstehen, die vom Arbeitgeber nicht in tatsächlicher Höhe ersetzt werden.

Stellt der Arbeitgeber eine Nächtigungsmöglichkeit inklusive Frühstück zur Verfügung, kann kein steuerfreies Nächtigungsgeld ausgezahlt werden.

S. 43Diese pauschalen Nächtigungsgelder sind vorrangig nach den Bestimmungen des § 26 Z 4 EStG 1988 nicht steuerbar zu behandeln. Werden die Grenzen des § 26 Z 4 EStG 1988 überschritten, erfolgt die Abrechnung, bei Vorliegen aller anderen Voraussetzungen, nach den Bestimmungen des § 3 Abs. 1 Z 16b EStG 1988.

Bei einer vorübergehenden Tätigkeit an einem anderen Einsatzort in einer anderen politischen Gemeinde - § 3 Abs. 1 Z 16b EStG 1988 letzter Teilstrich - kann ein Nächtigungsgeld nur für sechs Monate steuerfrei ausgezahlt werden (vgl. aber BFG 19. 3. 2019, RV/6100476/2017; UFS 7. 5. 2012, RV/0481-S/11, wonach der Begriff „vorübergehend“ nicht schematisch nach einem bestimmten Zeitausmaß, sondern funktional auszulegen sei, wenngleich dieses nicht völlig außer Acht gelassen werden dürfe. Obwohl die Finanzverwaltung gegen diese Entscheidungen keine Revision erhoben hat, hält sie an den Aussagen in den LStR 2002 fest und wendet die Frist von sechs Monaten weiterhin an).

Ebenfalls keine Besonderheiten gibt es für Fahrtkosten in Zusammenhang mit lohngestaltenden Vorschriften. Auch hier gelten die in § 26 Z 4 EStG 1988 getroffenen Aussagen. Werden jedoch Fahrtkosten auf Grund einer lohngestaltenden Vorschrift gemäß § 3 Abs. 1 Z 16b EStG 1988 ersetzt, sind diese nur insoweit steuerfrei, als sie der Höhe nach auf Grund dieser lohngestaltenden Vorschrift gezahlt werden und die Sätze nach § 26 Z 4 EStG 1988 nicht überschreiten.

2.2. Steuer- und beitragsfreie Ersätze

2.2.1. Reisevergütungen (Fahrtkosten, Kilometergelder)

Allgemeines zu Lohnsteuer und Sozialversicherung

Fahrtkosten bei Dienstreisen sind im Regelfall vom Dienstort aus, wenn die Dienstreise vom Wohnort angetreten wird, vom Wohnort aus zu berechnen. Fahrtkosten können auch für Fahrten zwischen zwei oder mehreren Mittelpunkten der Tätigkeit steuerfrei gewährt werden. Die Steuerfreiheit der Fahrtkostenersätze besteht unabhängig von der Steuerfreiheit der Tagesgelder. Keine Dienstreisen, sondern Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte liegen dann vor, wenn sich das regelmäßige Tätigwerden an einen neuen Dienstort (Arbeitsstätte) verlagert. In diesen Fällen können keine steuerfreien Fahrtkosten ersetzt werden. Werden Fahrten zu einem Einsatzort in einem Kalendermonat überwiegend unmittelbar vom Wohnort aus angetreten, liegen hinsichtlich dieses Einsatzortes ab dem Folgemonat Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte vor. Lediglich Fahrten zu einer Baustelle oder zu einem Einsatzort für Montage- oder Servicetätigkeit, die unmittelbar von der Wohnung aus angetreten werden, stellen abweichend davon keine Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte dar, sofern es sich nach dem wahren wirtschaftlichen Gehalt nicht um wechselnde Einsatzorte, sondern um den regelmäßigen Dienstort handelt (vgl. LStR 2002, Rz. 738a).

Grundsätzlich können nur die dem Arbeitnehmer tatsächlich angefallenen Kosten vom Arbeitgeber gemäß § 26 Z 4 EStG 1988 steuerfrei ersetzt werden. Es muss im Zuge von Dienstreisen zwar nicht das billigste Verkehrsmittel gewählt werden, doch müssen für die Steuerfreiheit der Ersätze die tatsächlichen Kosten nachgewiesen werden. Verzichtet der Arbeitgeber auf den Nachweis der tatsächlichen Kosten, so bestehen in der Verwaltungspraxis keine Bedenken, wenn die Kosten für das billigste Verkehrsmittel als glaubhaft gemacht angesehen und gemäß § 26 Z 4 EStG 1988 steuerfrei ersetzt werden. Dies gilt allerdings nur dann, wenn sämtliche anderen Merkmale der Dienstreise (insbesondere Zweck und Ziel der Reise) entsprechend nachgewiesen werden.

Die Ausführungen zur Steuerfreiheit der Fahrtkosten bei Dienstreisen nach dem EStG gelten analog auch für die Beitragsfreiheit nach dem ASVG, wobei die Beitragsfreiheit S. 44für freie Dienstnehmer nicht besteht. Jene Geld- und Sachbezüge von freien Dienstnehmern in der taxativen Aufzählung des § 49 Abs. 3 ASVG, welche auf lohnsteuerrechtliche Vorschriften als Vorfrage verweisen, sind beitragspflichtig (VwGH 15. 3. 2005, 2001/08/0176; E-MVB 049-03-01-001, Hauptverband 30,5,-1.6.2005, Zl FO-MVB/51.1/05 Rv/Mm).

Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte in der Sozialversicherung

Im Gegensatz zur Lohnsteuer bleibt in der Sozialversicherung gemäß § 49 Abs. 3 Z 20 ASVG

• der Ersatz der tatsächlichen Kosten für Fahrten des (freien) Dienstnehmers zwischen Wohnung und Arbeitsstätte mit Massenbeförderungsmitteln

beitragsfrei. Nach dem EStG sind derartige Fahrtkosten zu versteuern, weil sie mit dem Verkehrsabsetzbetrag und allenfalls mit dem Pendlerpauschale sowie dem Pendlereuro abgegolten sind.

Ähnlich wie bei der Lohnsteuer (§ 26 Z 5 EStG 1988) ist hingegen die ebenfalls in § 49 Abs. 3 Z 20 ASVG geregelte

• Beförderung der Dienstnehmer zwischen Wohnung und Arbeitsstätte auf Kosten des Dienstgebers oder

• die durch den Dienstgeber für seine Dienstnehmer übernommenen Kosten der Wochen-, Monats- oder Jahreskarte für ein Massenbeförderungsmittel, wenn die Karte am Wohn- oder Arbeitsort gültig ist,

beitragsfrei.

Die Beitragsbefreiung in § 49 Abs. 3 Z 20 ASVG betreffend den Ersatz der tatsächlichen Fahrtkosten greift insoweit, als er die Kosten, die bei Benützung eines Massenbeförderungsmittels erwachsen wären, nicht übersteigt. Die Beitragsfreiheit an sich ist jedoch unabhängig davon, ob der Dienstnehmer tatsächlich ein Massenbeförderungsmittel benützt oder ob er mit seinem eigenen Kfz zur Arbeit fährt. Die Überlassung eines Kfz für den Weg zur Arbeitsstätte ist nicht „Ersatz der tatsächlichen Kosten für Fahrten mit Massenbeförderungsmitteln“ im buchstäblichen Sinn. Da sie aber dem Dienstnehmer solche Kosten erspart, ist sie in ihrer wirtschaftlichen Auswirkung dem Ersatz solcher Kosten gleichzuhalten. Sollte der Überlassung des Fahrzeugs nicht ohnedies eine Beförderung durch den Dienstgeber gleichzuhalten sein, stellt sie einen - wie immer zu bewertenden - Sachbezug dar, der Kosten eines Massenbeförderungsmittels gar nicht erst entstehen lässt, weshalb der Wert dieses Sachbezugs dem Ersatz tatsächlich erwachsener Kosten der Fortbewegung zwischen Wohnung und Arbeitsstätte entspricht, die bis zur Höhe der (fiktiven) Kosten eines Massenbeförderungsmittels beitragsfrei zu belassen sind (VfGH 16. 6. 1992, B 511/91; VfGH 1. 3. 1996, B 257/95; HVSVT vom 3.7.2003, Zl. FO-MVB/32-51.1/03 Rv/Mm, E-MVB 049-03-20-001).

Steht kein Massenbeförderungsmittel zur Verfügung bzw. ist es den Betroffenen nicht zumutbar, dieses zu benützen (Distanz zu groß), ist der für Postautobusse geltende Fahrpreis heranzuziehen und beitragsfrei zu belassen. Es gibt allerdings keinen österreichweit gültigen einheitlichen Tarif für einen Postbuskilometer; dieser ist von den jeweiligen Verkehrsverbunden abhängig. Es sollte daher ein allgemein gültiger Fixbetrag festgelegt werden. Dieser Fixbetrag sollte 25 % des amtlichen Kilometergeldes betragen (kaufmännisch auf Cent gerundet) und dann zur Anwendung kommen, wenn kein Massenbeförderungsmittel zwischen Wohnung und Arbeitsstätte verkehrt (HVSVT vom 22., 23.6.2004, Zl. FO-MVB/51.1/04 Rv/Mm, E-MVB 049-03-20-001). In Hinblick auf den eindeutigen Gesetzeswortlaut (vgl. auch VwGH 21. 9. 1993, 92/08/0098) dürfte diese Praxis wohl über den gesetzlichen Rahmen hinausgehen.

S. 45Öffentliche Verkehrsmittel

Fahrtkostenvergütungen für ein öffentliches Beförderungsmittel (z. B. Bahn, Bus, Flugzeug, Taxi) können bei entsprechendem Nachweis (i. d. R. Vorlage des Belegs, allenfalls Glaubhaftmachung) steuerfrei sein. Pauschale Ersätze des Arbeitgebers stellen stets steuerpflichtigen Arbeitslohn dar (vgl. VwGH 11. 1. 2021, Ra 2019/15/0163; 27.11.2017, Ra 2015/15/0026; 21.10.1993, 92/15/0001). Davon zu unterscheiden sind limitierte Ersätze, bei denen der Arbeitgeber die tatsächlichen (nachgewiesenen) Aufwendungen bis zu einer festgelegten Obergrenze ersetzt. Derartige Ersätze bleiben - wenn gewährleistet ist, dass sie die tatsächlichen Aufwendungen nicht übersteigen - als Reisevergütungen steuerfrei.

Wird dem Arbeitnehmer für dienstliche Zwecke eine Netzkarte zur Verfügung gestellt, die auch für die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte und private Fahrten verwendet werden kann, ist kein steuerpflichtiger Sachbezug anzusetzen, wenn die Voraussetzungen für ein Öffi-Ticket i. S. d. § 26 Z 5 lit. b EStG 1988 vorliegen. Dies entspricht der steuerlichen Beurteilung der Anschaffung einer Netzkarte für dienstliche Belange durch den Dienstnehmer selbst (Aufteilungsverbot). Werden zumindest 25 Dienstfahrten pro Kalendermonat im Jahresdurchschnitt nachgewiesen und dafür keine Kostenersätze gezahlt, so ist kein Sachbezugswert anzusetzen (LStR 2002, Rz. 713).

Der Ersatz der Kosten der ÖBB-Vorteilscard zur Verwendung für Dienstreisen ist nicht steuerbar, wenn durch die Verwendung der Vorteilscard insgesamt geringere Fahrtkosten für Dienstreisen anfallen, als dies bei Verwendung der so genannten Business-Card der Fall wäre. Die private Nutzung der Vorteilscard führt zu keinem Vorteil aus dem Dienstverhältnis (LStR 2002, Rz. 713).

Die im Rahmen eines Kundenbindungsprogramms (z. B. Vielfliegerprogramm) für Dienstreisen gutgeschriebenen Bonuswerte (z. B. Bonusmeilen) stehen grundsätzlich dem Arbeitgeber zu. Darf sie der Arbeitnehmer für private Zwecke nutzen, liegt ein im Dienstverhältnis begründeter Vorteil des Arbeitnehmers vor, der im Wege der Veranlagung nach dem Zeitpunkt der Einlösung (Zufluss) als Arbeitslohn von dritter Seite zu erklären ist (VwGH 29. 4. 2010, 2007/15/0293). Ein Sachbezug liegt nicht vor, wenn der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber schriftlich erklärt, dass er an einem Kundenbindungsprogramm nicht teilnimmt, oder wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer nicht die Möglichkeit einräumt, die erworbenen Vorteile in Anspruch zu nehmen.

Kilometergelder

Verwendet der Arbeitnehmer für Dienstreisen ein eigenes Kraftfahrzeug, steht als Fahrtkostenersatz gemäß § 26 Z 4 lit. a EStG 1988 höchstens das amtliche Kilometergeld zu. Das amtliche Kilometergeld beträgt je km (seit 1. 1.2011 unverändert) für die Benützung von:

Nach LStR 2002, Rz. 711 können Kilometergelder aber nur für maximal 30.000 Kilometer pro Kalenderjahr an den Arbeitnehmer steuerfrei i. S. d. § 26 Z 4 EStG 1988 ausgezahlt werden (VwGH 19. 5. 2005, 2001/15/0088). Wird vom Arbeitgeber ein geringeres Kilometergeld ausgezahlt, kann ein nicht steuerbarer Kostenersatz bis zum Betrag von S. 4630.000 km multipliziert mit dem amtlichen Kilometergeld (2022: 30.000 km × 0,42 Euro = 12.600 Euro) steuerfrei geleistet werden (LStR 2002, Rz. 712).

Nach LStR 2002, Rz. 356a, bestehen keine Bedenken, wenn zur Schätzung der Kosten aus der beruflichen Nutzung eines privaten Fahrrades (nicht zu einem Betriebsvermögen gehörend) jene Kilometersätze herangezogen werden, welche die Reisegebührenvorschrift 1955 für eine Fahrradnutzung vorsieht. Es sind dies 0,38 Euro pro Kilometer. Die Schätzung durch Ansatz dieser Kilometergelder ist, bezogen auf durchschnittliche Anschaffungskosten, mit 570 Euro im Jahr (1.500 Kilometer) begrenzt.

Ein nachgewiesener höherer Betrag kann zwar nicht nach § 26 Z 4 EStG 1988, wohl aber im Rahmen der erhöhten Werbungskosten als tatsächlicher Aufwand berücksichtigt werden LStR 2002, Rz. 371, 711). Ein „arbeitnehmereigenes“ Kraftfahrzeug liegt jedenfalls vor, wenn der Arbeitnehmer zivilrechtlicher Eigentümer ist. Aber auch bei einem vom Arbeitnehmer gemieteten oder geleasten Fahrzeug sowie bei wirtschaftlichem Eigentum an einem Fahrzeug wird der steuerfreie Kilometergeldersatz im Allgemeinen wohl möglich sein.

Das Kilometergeld kann auch dann in Höhe der o. a. amtlichen Sätze steuerfrei gewährt werden, wenn eine lohngestaltende Vorschrift niedrigere Sätze oder nur den Ersatz des öffentlichen Verkehrsmittels vorsieht. Ein „Aufstocken“ des Kilometergeldes ist also - im Gegensatz zum Tagesgeld - jederzeit möglich (vgl. LStR 2002, Rz. 712b).

Das Kilometergeld stellt eine Pauschalabgeltung dar, mit der sämtliche Kosten für das arbeitnehmereigene Kraftfahrzeug abgegolten sind (vgl. VwGH 11. 8. 1994, 94/12/0115). Daher sind zusätzlich zum amtlichen Kilometergeld bezahlte tatsächliche Aufwendungen wie z. B. Parkgebühren, Mauten oder die Autobahnvignette steuerpflichtig.

Fallen im Zuge einer Dienstreise sowohl Kilometergelder als auch Parkgebühren an und sind die Parkgebühren höher als das zustehende Kilometergeld, kann der Arbeitgeber diese höheren Parkgebühren anstelle des Kilometergeldes auszahlen. Diese Verrechnungsmethode hat aber für einen längeren Zeitraum (Kalenderjahr) zu erfolgen. Ein Wechsel zwischen Kilometergeldersatz und dem Ersatz von tatsächlichen Kosten je einzelne Dienstreise ist nicht zulässig.

Bezahlt der Arbeitgeber Prämien zu einer Kfz-Haftpflichtversicherung für ein arbeitnehmereigenes Kraftfahrzeug, liegt steuerpflichtiger Arbeitslohn vor. Vom Arbeitgeber bezahlte Prämien für eine Kfz-Kaskoversicherung stellen dann Einkünfte aus nichtselbständiger Arbeit dar, wenn der Arbeitnehmer aus dem Versicherungsvertrag begünstigt ist. Ist jedoch der Arbeitgeber aus dem Versicherungsvertrag begünstigt, zählen die Prämienzahlungen nicht zu den Einkünften aus nichtselbständiger Arbeit. Eine Steuerpflicht entsteht in derartigen Fällen erst dann, wenn im Schadensfall Ersätze aus dieser Versicherung geleistet werden (LStR 2002, Rz. 664).

Werden vom Arbeitgeber „limitierte Kilometergelder“ bezahlt, die als Vorauszahlung für durchzuführende Dienstreisen anzusehen sind, handelt es sich dann um keine steuerlich unzulässige Pauschalierung der Kilometergelder, wenn der Arbeitgeber eine Jahresabrechnung vornimmt und eine Rückzahlung in Höhe des nicht ausgeschöpften Jahresbetrags verlangt. Weitere Voraussetzung ist, dass der Arbeitnehmer die Berechnungsgrundlagen in Form eines ordnungsgemäß geführten Fahrtenbuchs vorlegt, aus dem die konkreten Dienstfahrten einwandfrei ersichtlich sind. Pauschalierte Vorauszahlungen sind allerdings dann steuerpflichtig, wenn nicht mindestens einmal jährlich eine exakte Abrechnung erfolgt.

2.2.2. Tagesgelder

Tagesgelder bei Inlandsdienstreisen

Das Tagesgeld steht als Abgeltung des Verpflegungsmehraufwands bei Dienstreisen zu.

Als Tagesgeld gebühren bei Inlandsdienstreisen für 24 Stunden maximal 26,40 Euro. Höhere Beträge können auch bei Nachweis nicht steuerfrei belassen bleiben, selbst wenn ein arbeitsrechtlicher Anspruch darauf besteht. Über den Tagessatz hinaus bezahlte Tagesgelder bzw. pauschale Reisekostenabgeltungen sind als laufende Bezüge steuerpflichtig (VwGH 28. 9. 1994, 91/13/0081, 0082). Dem Erkenntnis des VwGH vom 30. 11. 2001, 95/14/0013, wonach bei einer eintägigen Reise generell kein Verpflegungsmehraufwand zusteht, wird von der Finanzverwaltung bislang nicht gefolgt (vgl. LStR 2002, Rz. 311).

Bei der Berechnung des Tagesgeldes ist wie folgt vorzugehen:

• Bis zu einer Reisedauer von drei Stunden steht kein steuerfreies Tagesgeld zu.

• Dauert eine Dienstreise länger als drei Stunden, ist für jede angefangene Stunde ein Zwölftel (d. s. 2,20 Euro) zu rechnen.

• Das volle Tagesgeld steht bereits nach mehr als elf Stunden zu, gilt aber für 24 Stunden.

• Grundsätzlich steht das Tagesgeld für Inlandsreisen nach der 24-Stundenregelung zu. Nur dann, wenn eine arbeitsrechtliche Vorschrift die Berechnung (Anspruchsermittlung) nach Kalendertagen vorsieht oder der Arbeitgeber mangels Vorliegens einer arbeitsrechtlichen Vorschrift nach Kalendertagen abrechnet, ist diese Abrechnungsmethode auch steuerrechtlich maßgeblich. Andere Aliquotierungsbestimmungen aufgrund von lohngestaltenden Vorschriften dürfen nicht berücksichtigt werden.

Die Ausführungen zur Steuerfreiheit der Tagesgelder nach dem EStG gelten analog auch für die Beitragsfreiheit nach dem ASVG.

Dient ein vom Arbeitgeber gezahltes Arbeitsessen weitaus überwiegend der Werbung, stellt es für den Arbeitnehmer keinen Lohnvorteil dar. Die Tagesgelder sind pro bezahltes Mittagessen bzw. Abendessen um 13,20 Euro zu kürzen. Zahlt der Arbeitgeber als Tagesgeld weniger als 26,40 Euro, so ist für die Kürzung bei bezahltem Arbeitsessen nicht vom halben tatsächlich bezahlten Tagesgeld auszugehen, sondern die Kürzung hat dennoch um 13,20 Euro zu erfolgen. Eine Kürzung unter null ist nicht vorzunehmen.

Die Kürzung um 13,20 Euro gilt aber nicht, wenn der Arbeitgeber bereits bei der Auszahlung das üblicherweise gewährte Tagesgeld um 13,20 Euro kürzt.

Tagesgelder in Verbindung mit Essensmarken

Werden an Arbeitnehmer, die sich auf Dienstreisen befinden, Essensmarken für die Verpflegung außer Haus ausgegeben, sind diese Essensbons wie Tagesgeld zu behandeln. Übersteigt die Summe aus ausgezahltem Tagesgeld und dem Wert des Essensbons 26,40 Euro pro Tag bzw. den jeweils aliquoten Teil, liegt insoweit ein steuerpflichtiger Bezug vor. Gutscheine bis zu einem Betrag von 2 Euro pro Arbeitstag bleiben dabei unberücksichtigt (LStR 2002, Rz. 98).

S. 49Tagesgelder bei Auslandsdienstreisen

Kostenersätze für die Verpflegung sind für alle Arbeitnehmer bis zum höchsten Auslandsreisesatz für Bundesbedienstete nach der Reisegebührenvorschrift steuerfrei zu belassen (siehe Anhang). Dabei ist wie folgt zu aliquotieren:

• Bis zu einer Reisedauer von drei Stunden steht kein steuerfreies Tagesgeld zu.

• Dauert eine Dienstreise länger als drei Stunden, ist für jede angefangene Stunde ein Zwölftel zu rechnen.

• Das volle Tagesgeld steht bereits nach mehr als elf Stunden zu, gilt aber für 24 Stunden.

• Auch für Auslandsdienstreisen gilt (gleich wie für Inlandsdienstreisen), dass das Tagesgeld grundsätzlich nach der 24-Stundenregelung zusteht. Nur dann, wenn eine arbeitsrechtliche Vorschrift die Berechnung (Anspruchsermittlung) nach Kalendertagen vorsieht oder der Arbeitgeber mangels Vorliegens einer arbeitsrechtlichen Vorschrift nach Kalendertagen abrechnet, ist diese Abrechnungsmethode auch steuerrechtlich maßgeblich. Andere Aliquotierungsbestimmungen aufgrund von lohngestaltenden Vorschriften dürfen nicht berücksichtigt werden.

Wird eine Dienstreise ins Ausland unternommen, so ist für die Frage, ob neben den Auslandsreisesätzen der Reisegebührenvorschrift der Bundesbediensteten zusätzlich anteilige inländische Tagesgelder nach § 26 Z 4 EStG 1988 zum Zuge kommen, eine einheitliche Dienstreise anzunehmen. Ab dem Grenzübertritt stehen die Tagesgelder im Höchstmaß der Auslandsreisesätze der Bundesbediensteten zu. Für die Gesamtreisezeit abzüglich der durch die Auslandsreisesätze erfassten Reisezeiten steht das Inlandstagesgeld zu. Sieht die Reisegebührenvorschrift aufgrund der Dauer des Auslandsaufenthalts keine Auslandsreisesätze vor, so gilt die gesamte Reise als eine Inlandsdienstreise. Alle diese Regeln gelten sowohl bei Dienstreisen mit ausschließlicher ausländischer Dienstverrichtung als auch bei Dienstreisen mit gemischter inländischer und ausländischer Dienstverrichtung.

Werden Reisen unter Berücksichtigung ausländischer Strecken (z. B. Korridor Salzburg-Rosenheim-Kufstein) durchgeführt, liegen Inlandsdienstreisen vor.

Bei Flugreisen ins Ausland beginnt die Auslandsreise nach den hierfür maßgeblichen Bestimmungen der Reisegebührenvorschrift mit dem Abflug bzw. endet mit der Ankunft am inländischen Flughafen.

Bezahlt der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer anlässlich einer Auslandsdienstreise ein Geschäftsessen pro Tag, kommt es zu keiner Kürzung des entsprechenden Auslandsreisesatzes. Trägt der Arbeitgeber die Kosten für zwei Geschäftsessen pro Tag oder übernimmt er die Kosten der vollen Verpflegung, stehen vier Zwölftel (ein Drittel) des entsprechenden Auslandsreisesatzes zu (§ 25c Abs. 3 RGV).

Tagesgelder aufgrund lohngestaltender Vorschriften

Auch hier gilt, dass als Tagesgelder

• bei Inlandsdienstreisen höchstens 26,40 Euro für 24 Stunden,

• bei Auslandsdienstreisen die höchsten Sätze der Bundesbediensteten laut Reisegebührenvorschrift

steuerfrei gewährt werden können. Sowohl für Inlands- als auch für Auslandstagesgelder besteht die Möglichkeit zur Abrechnung nach Kalendertagen.

S. 53Tagesgelder aufgrund lohngestaltender Vorschriften bleiben ohne zeitliche Begrenzung steuerfrei. Aus dem Wortlaut des § 3 Abs. 1 Z 16 b EStG 1988 geht aber hervor, dass die Tagesgelder nur insoweit steuerfrei bleiben können, als der Arbeitnehmer darauf aufgrund einer lohngestaltenden Vorschrift Anspruch hat. Eine steuerfreie Aufstockung auf die Sätze des § 26 Z 4 EStG 1988 ist nur dann bzw. so lange möglich, als gleichzeitig die Voraussetzungen für eine Dienstreise nach den Bestimmungen des § 26 Z 4 EStG gegeben sind.

2.2.3. Nächtigungsgelder

Nächtigungsgelder bei Inlandsdienstreisen

Hier gibt es folgende Varianten:

• Der Arbeitgeber stellt die Nächtigungsmöglichkeit kostenlos zur Verfügung. Diesfalls können keine Nächtigungsgelder steuerfrei gewährt werden.

• Der Arbeitnehmer weist seine Nächtigungskosten sowie die Kosten des Frühstücks mit Beleg nach. Der Arbeitgeber kann diese tatsächlichen Kosten in voller Höhe zeitlich begrenzt steuerfrei ersetzen (§ 26 Z 2 EStG 1988) oder auch gleich direkt übernehmen.

• S. 54Der Arbeitnehmer weist die Höhe der Nächtigungskosten nicht nach. In diesem Fall können 15 Euro pauschal als Nächtigungsaufwand (einschließlich Frühstück) steuerfrei ausbezahlt werden (für max. sechs Monate).

Nächtigungsgeld steht nur dann steuerfrei zu, wenn tatsächlich genächtigt wird. Die Nächtigung ist grundsätzlich nachzuweisen:

• Bei Entfernungen von mindestens 120 km zwischen Einsatzort und Wohnort hat der Arbeitgeber nicht zu prüfen, ob der Arbeitnehmer tatsächlich nächtigt (Nächtigung gilt als glaubhaft).

• Unter 120 Kilometern ist die tatsächliche Nächtigung nachzuweisen.

Unter Nächtigung ist das Verbringen der Zeit im Anschluss an Arbeitsverrichtungen während der Nacht außerhalb des Wohnorts bzw. Dienstorts zu verstehen. Bei tatsächlicher Heimfahrt an den Dienstort bzw. Wohnort sind keine steuerfreien Nächtigungsgelder möglich.

Kostenlos zur Verfügung gestellte Nächtigungsmöglichkeiten schließen die steuerfreie Behandlung der durch den Arbeitgeber gezahlten Nächtigungsgelder aus. Bei bloßer Nächtigungsmöglichkeit in einem Fahrzeug (Lkw, Bus) bleibt das pauschale Nächtigungsgeld aber in Hinblick auf zusätzliche mit einer Nächtigung verbundene Aufwendungen (wie z. B. für Dusche und Frühstück) im Rahmen des § 26 Z 4 EStG 1988 steuerfrei, wenn tatsächlich genächtigt wird. Die Steuerfreiheit nach § 3 Abs. 1 Z 16b EStG 1988 der kollektivvertraglich verpflichtend vorgesehenen Nächtigungsgelder ist nicht davon abhängig, dass es zu konkreten tatsächlichen Aufwendungen wie der kostenpflichtigen Nutzung von Nassbereichen (z. B. in einer Flughafenlounge) gekommen ist (VwGH 3. 2. 2022, Ro 2020/15/0005).

Die Ausführungen zur Steuerfreiheit der Nächtigungsgelder (Inland und Ausland) nach dem EStG gelten analog auch für die Beitragsfreiheit nach dem ASVG.

Nächtigungsgelder bei Auslandsdienstreisen

Für Nächtigungen bei Auslandsreisen gelten dieselben Grundsätze wie bei Inlandsreisen. Kostenersätze für Nächtigung und Frühstück sind im nachgewiesenen höheren Ausmaß zu berücksichtigen. Bei Nachweis der tatsächlichen Kosten ist weder für die Nächtigung noch für das Frühstück eine Haushaltsersparnis anzusetzen. Es ist aber auch möglich, als pauschales Nächtigungsgeld die Auslandsreisesätze der Bundesbediensteten für die Nächtigung nach der Höchststufe im Rahmen des § 26 Z 4 EStG 1988 zu verrechnen (Höhe der Nächtigungsgelder für die einzelnen Länder siehe Anhang). Kostenlos zur Verfügung gestellte Nächtigungsmöglichkeiten schließen die steuerfreie Behandlung der durch den Arbeitgeber gezahlten Nächtigungsgelder aus.

Nächtigungsgelder bei Dienstreisen aufgrund lohngestaltender Vorschriften

Es gelten auch bei Dienstreisen aufgrund lohngestaltender Vorschriften die allgemeinen Ausführungen (siehe oben). Wenn daher trotz Anordnung einer Nächtigung in einem Kollektivvertrag eine solche nicht erfolgt, kann das Nächtigungsgeld nicht steuerfrei gewährt werden (LStR 2002, Rz. 741).

Ist das in einer lohngestaltenden Vorschrift vorgesehene Nächtigungsgeld niedriger als das Nächtigungsgeld des EStG (d. h. weniger als 15 Euro im Inland bzw. weniger als die S. 55jeweiligen Auslandssätze), können nur diese Beträge steuerfrei ausbezahlt werden. Eine Aufstockung ist nur dann möglich, wenn die Dienstreise nach den Bestimmungen des § 26 Z 4 EStG 1988 (Dienstreise nach dem 2. Tatbestand) abgerechnet wird.

2.2.4. Reisekostenpauschalien

Für die Steuerfreiheit von Reisekostenersätzen gilt der Grundsatz, dass darüber einzeln im Zeitpunkt der Auszahlung abgerechnet werden muss (vgl. VwGH 3. 2. 2022, Ro 2020/15/0005; 11.1.2021, Ra 2019/15/0163; 22.4.1992, 87/14/0192). Pauschale Entschädigungen stellen daher Einkünfte aus nichtselbständiger Arbeit dar (laufende Bezüge), die der Lohnsteuer zu unterziehen sind. Bei Pauschalien ist nämlich weder der Nachweis der tatsächlichen Aufwendungen möglich, noch lässt sich eine Abgrenzung zwischen den pauschalen Ersätzen und dem übrigen Arbeitslohn vornehmen (VwGH 14. 6. 1977, 610/77, 717/77). Die Richtigkeit des vom Arbeitgeber vorgenommenen Lohnsteuerabzuges muss für das Finanzamt jederzeit leicht nachprüfbar sein (vgl. VwGH 27. 11. 2017, Ra 2015/15/0026; 20.6.2000, 98/15/0068). Eine nachträgliche Rekonstruktion bzw. Rekonstruktionsmöglichkeit pauschal gewährter Beträge ändert nichts an deren Steuerpflicht. Der Arbeitnehmer hat aber die Möglichkeit, Werbungskosten geltend zu machen (VwGH 3. 7. 1990, 90/14/0069).

2.2.5. Nachweis von Reisekosten

Fahrtkosten, Kilometergelder

Fahrtkosten in Zusammenhang mit Dienstreisen sind grundsätzlich mit Beleg nachzuweisen. Es können daher vom Arbeitgeber nur die dem Arbeitnehmer tatsächlich angefallenen Kosten gemäß § 26 Z 4 EStG 1988 steuerfrei ersetzt werden. Eine steuerliche „Verpflichtung“ zur Wahl des billigsten Verkehrsmittels besteht nicht. Verzichtet der Arbeitgeber auf den Nachweis der tatsächlichen Kosten, so bestehen in der Verwaltungspraxis m. E. keine Bedenken, wenn die Kosten für das billigste Verkehrsmittel als glaubhaft gemacht angesehen und gemäß § 26 Z 4 EStG 1988 steuerfrei ersetzt werden. Dies gilt allerdings nur dann, wenn ein Fahrtaufwand unbestritten vorliegt und sämtliche anderen Merkmale der Dienstreise (insbesondere Zweck und Ziel der Reise) entsprechend nachgewiesen werden.

Der Nachweis der Fahrtkosten mit einem eigenen Kraftfahrzeug hat grundsätzlich mittels eines laufend geführten Fahrtenbuchs zu erfolgen (siehe Anhang). Aus dem Fahrtenbuch müssen folgende Angaben ersichtlich sein (vgl. z. B. VwGH 21. 10. 1993, 92/15/0001; BFG 4. 7. 2019, RV/2100676/2012):

• Tag (Datum) der beruflichen Fahrt,

• Zeit (Abfahrts- und Ankunftszeiten sowie die Fahrtdauer),

• Ort (Ausgangs- und Zielort jeder Fahrt),

• Reiseweg, und zwar so, dass er mit einer Straßenkarte nachvollzogen werden kann,

• Kilometerstand jeweils am Beginn und am Ende der beruflichen Fahrt,

• Zweck jeder einzelnen beruflichen Fahrt und die

• Anzahl der gefahrenen Kilometer, aufgegliedert in beruflich und privat gefahrene Kilometer.

Wenn im Zuge einer einheitlichen beruflichen Fahrt mehrere Kunden besucht werden, so ist der Name jedes einzelnen Kunden anzuführen. Ein bloß allgemein gehaltener Hinweis, etwa „Kundenbesuche“, ist als Zweckangabe jedenfalls zu vage (BFG 4. 7. 2019, RV/2100676/2012).

Die Führung eines Fahrtenbuches kann entfallen, wenn durch andere Aufzeichnungen (z. B. Reisekostenabrechnungen gegenüber dem Arbeitgeber) eine verlässliche für S. 56das Finanzamt jederzeit leicht nachprüfbare Beurteilung möglich ist (BFG 15. 2. 2017, RV/1100936/2015).

Fahrtenbücher können grundsätzlich auch in elektronischer Form geführt werden, wenn nachträgliche Veränderungen an den zu einem früheren Zeitpunkt eingegebenen Daten nach der Funktionsweise des verwendeten Programms technisch ausgeschlossen sind (BFG 5. 4. 2017, RV/5100479/2013). Dabei ist auf die Bestimmung des § 131 Abs. 3 BAO Bedacht zu nehmen. Gemäß § 131 Abs. 3 BAO können zur Führung von Aufzeichnungen Datenträger verwendet werden, wenn die inhaltsgleiche, vollständige und geordnete Wiedergabe bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist jederzeit gewährleistet ist. Wer Eintragungen in dieser Form vorgenommen hat, muss auf seine Kosten diejenigen Hilfsmittel zur Verfügung stellen, die notwendig sind, um die Unterlagen lesbar zu machen, und, soweit erforderlich, ohne Hilfsmittel lesbare, dauerhafte Wiedergaben beibringen. Werden dauerhafte Wiedergaben erstellt, so sind diese auf Datenträgern zur Verfügung zu stellen.

Tagesgelder

Beim Ersatz von steuerfreien Tagesgeldern ist zwar kein Nachweis der Aufwendungen der Höhe nach erforderlich, doch muss ein entsprechender Nachweis mit Belegen bzw. Aufzeichnungen dem Grunde nach erfolgen, d. h. dass

• das Vorliegen einer Dienstreise,

• das Datum,

• die Dauer,

• das Ziel und

• der Zweck der Dienstreise

durch entsprechende Aufzeichnungen belegt werden (vgl. VwGH 21. 4. 2004, 2001/08/ 0147; 28.5.2008, 2006/15/0280; Muster siehe Anhang). Die Aufzeichnungen sind zeitnah zu führen und können auch nicht durch nachträgliche Rekonstruktionen ersetzt werden (vgl. VwGH 11. 1. 2021, Ra 2019/15/0163; 27.11.2017, Ra 2015/15/0026; 19.9.1989, 89/14/0121).

Nächtigungsgelder

Werden Nächtigungsgelder im tatsächlichen Ausmaß vergütet, sind die Ersätze durch entsprechende Belege (Rechnungen, Zahlungsbelege, Bestätigungen o. Ä.) nachzuweisen.

Werden die pauschalen Nächtigungsgelder bezahlt, gilt Folgendes:

• Bei Entfernungen von mindestens 120 km zwischen Einsatzort und Wohnort gilt die Nächtigung als glaubhaft. Diesfalls sind keine Nachweise erforderlich.

• Bei Entfernungen von weniger als 120 km zwischen Einsatzort und Wohnort ist die Nächtigung dem Grunde nach zu belegen (z. B. Bestätigung des Unterkunftgebers, Nachweis einer Zweitwohnung; in besonderen Fällen kann sich der Nachweis auch aus den Umständen der Dienstreise ergeben, wie z. B. aus der Lagerung der Dienstzeiten oder den schlechten Verkehrsbedingungen). Ein Nachweis über die Höhe der Nächtigungskosten ist nicht erforderlich.

2.3. ABC der Dienstreisen in ausgewählten Branchen bzw. Bereichen

2.3.1. Arbeitskräfteüberlassung

Allgemeines

Das Arbeitskräfteüberlassungsgesetz (AÜG) enthält keinen eigenständigen Begriff der Dienstreise. Im § 5 Abs. 2 AÜG wird nur der Begriff des Beschäftigungsortes definiert S. 57und dabei auf § 30 ASVG verwiesen, wo die örtliche Zuständigkeit für die SV-Beiträge geregelt wird. § 3 Abs. 2 AÜG stellt aber auf einen Dienstauftrag ab, weil der Überlasser derjenige ist, der Arbeitskräfte zur Arbeitsleistung an Dritte (Beschäftiger) im Rahmen des Dienstvertrages verpflichtet. Als Dienstort (i. S. v. § 26 Z 4, 1. Tatbestand EStG 1988) gilt daher der Sitz (die Niederlassung) des Überlasserbetriebs. Wird von einem solchen eine Arbeitskraft an einen Beschäftigungsbetrieb überlassen, so liegt eine Dienstreise vor. Gemäß § 6 Abs. 2 LSD-BG sind die für gewerblich überlassene Arbeitskräfte in Österreich geltenden Kollektivverträge auch auf aus dem Ausland nach Österreich überlassene Arbeitskräfte anzuwenden.

Angestellte in der Arbeitskräfteüberlassung

Für Angestellte der Berufsgruppe Arbeitskräfteüberlasser gilt der Kollektivvertrag für Angestellte im Gewerbe, Handwerk und in der Dienstleistung, welcher in § 10 eigene Bestimmungen über Reisekosten enthält. Gegenüber dem Begriff der Dienstreise nach den Bestimmungen des § 26 Z 4 EStG 1988 hat der günstigere Tagesgeldbegriff i. S. d. nachstehenden lohngestaltenden Vorschrift Vorrang. Somit können Tagesgelder über den durch § 26 Z 4 EStG 1988 eingegrenzten zeitlichen Rahmen von fünf oder 15 Tagen bzw. sechs Monaten hinaus im kollektivvertraglich vorgesehenen Ausmaß gemäß § 3 Abs. 1 Z 16b EStG 1988 bzw. § 49 Abs. 3 Z 1 ASVG steuer- und sozialversicherungsfrei behandelt werden.

Die oben genannte kollektivvertragliche Bestimmung bezüglich der Berufsgruppe Arbeitskräfteüberlasser lautet:

Anstelle der Ziffern 1 bis 6 gilt für Betriebe, die der Berufsgruppe der Arbeitskräfteüberlasser im Fachverband der gewerblichen Dienstleister angehören, Folgendes:

Bei Überlassung in Betriebe, in denen für vergleichbare Angestellte kein Kollektivvertrag anzuwenden ist, und für Angestellte, die im Überlasserbetrieb selbst beschäftigt werden, gelten die obigen Bestimmungen der Ziffern 1 bis 6.

Ausgehend davon sind folgende Konstellationen zu unterscheiden:

Arbeiter in der Arbeitskräfteüberlassung (Leiharbeiter)

Allgemeines

Für überlassene Arbeiter gibt es seit 1.3.2002 einen eigenen Kollektivvertrag.

Der Kollektivvertrag für überlassene Arbeiter unterscheidet zwischen drei Reisebegriffen:

Abschnitt VIII lit. A - Entsendung durch den Beschäftiger

1.) Eine Dienstreise liegt vor, wenn der Arbeitnehmer vom Beschäftiger für Arbeiten außerhalb des ständigen, ortsfesten Betriebs des Beschäftigers verwendet oder zu Dienstreisen entsendet wird. Arbeiten auf Baustellen usw. gelten jedenfalls als Arbeit außerhalb des Betriebs des Beschäftigers. Die nachstehend geregelten Aufwandsentschädigungen berühren nicht den Entgeltanspruch gemäß § 10 Abs. 1 dritter Satz AÜG.

Die Bestimmungen dieses Teiles des Kollektivvertrags enthalten zwei Tatbestände:

• Der 1. Tatbestand regelt jene Fälle, in denen der überlassene Arbeitnehmer außerhalb des ständigen, ortsfesten Betriebes beschäftigt wird.

• Der 2. Tatbestand liegt vor, wenn der überlassene Arbeitnehmer vom Beschäftiger auf eine Dienstreise entsendet wird.

Arbeiten auf einer Baustelle gelten immer als Arbeiten außerhalb des ständigen Betriebs.

Tagesgeld

Im Bereich des Reisebegriffs A wird zwischen kleinem, mittlerem und großem Taggeld unterschieden.

Höhe der Aufwandsentschädigung (Stichtag 1.1.2022)

2.) Tagesgelder

• Bei einer auswärtigen Arbeitszeit von mehr als fünf Stunden gebührt eine Aufwandsentschädigung pro Arbeitstag in der Höhe von 13,20 Euro.

• Bei einer auswärtigen Arbeitszeit von mehr als neun Stunden gebührt eine Aufwandsentschädigung pro Arbeitstag in der Höhe von 22,00 Euro.

• Wenn die Beschäftigung außerhalb des ständigen Betriebs eine Nächtigung außer Haus erfordert oder eine solche angeordnet wird, gebührt täglich eine Aufwandsentschädigung in der Höhe von 26,40 Euro.

S. 59Ein Taggeld in dieser Höhe gebührt auch, wenn die auswärtige Nächtigung für den Tag vor bzw. für den Feiertag angeordnet wird (Durchzahlen eines Feiertages).

Eine Nächtigung außer Haus kann nicht angeordnet werden, wenn der Einsatzort weniger als 120 km vom Wohnort des Arbeitnehmers entfernt ist. In diesem Fall gilt die Nächtigungsregelung nur, wenn die auswärtige Nächtigung sachlich notwendig ist - insbesondere, wenn dem Arbeitnehmer die Heimkehr nicht zugemutet werden kann - und der Arbeitnehmer die tatsächliche auswärtige Nächtigung durch Beleg nachweist.

Die Anordnung von Nächtigungen kann nicht für die Wochen(end)ruhe erfolgen (kein Durchzahlen über Wochenenden). Es ist die Heimreise am letzten Arbeitstag der Arbeitswoche zu ermöglichen.

Die Höhe der Aufwandsentschädigung richtet sich nach der Dauer der auswärtigen Arbeitszeit (kleine und mittlere Aufwandsentschädigung) bzw. danach, ob eine Nächtigung außer Haus erforderlich ist oder zulässigerweise angeordnet wird (große Aufwandsentschädigung).

Unter Arbeitszeit ist die reine „Nettoarbeitszeit“ zu verstehen. Unbezahlte Ruhepausen (z. B. Mittagspause) zählen nicht dazu. Ebenso wird die An- und Abreise zur Einsatzstelle in die auswärtige Arbeitszeit nicht einbezogen. Wird hingegen ein Arbeitnehmer von einer Einsatzstelle zu einer anderen gesandt, ist die Reisezeit als auswärtige Arbeitszeit zu behandeln.

Die große Aufwandsentschädigung steht nur dann zu, wenn eine Nächtigung außer Haus erforderlich ist bzw. zulässigerweise angeordnet wird.

Grundsätzlich sieht der Kollektivvertrag in diesem Fall keine Regelung betreffend „Unzumutbarkeit“ vor. Als Anhaltspunkt kann jedoch durchaus die Zumutbarkeitsbestimmung des Abschnitts B (Entsendung durch Überlasser in weit entfernte Beschäftigerbetriebe) herangezogen werden, die dann von Unzumutbarkeit spricht, wenn für die einfache Fahrtstrecke eine Fahrzeit von 90 Minuten überschritten wird.

Kehrt der Arbeitnehmer trotz zulässigerweise angeordneter Nächtigung zu seinem Wohnort zurück, steht die große Aufwandsentschädigung arbeitsrechtlich dennoch zu, ein Fahrtkostenersatz laut Kollektivvertrag hingegen nicht. Abgabenrechtlich wäre jedoch nur das Taggeld, nicht jedoch das Nächtigungsgeld steuerfrei (LStR 2002, Rz. 741).

Wird seitens des Arbeitgebers trotz einer Entfernung von mindestens 120 km eine Nächtigung nicht angeordnet und fährt der Arbeitnehmer nach Hause, ist zu prüfen, inwieweit die Heimfahrt für den Arbeitnehmer zumutbar war. Dabei stehen nur die kleine oder mittlere Aufwandsentschädigung und das Nächtigungsgeld zu. Anstelle des Nächtigungsgeldes kann der Arbeitnehmer Fahrtkostenersatz verlangen.

Beträgt die Entfernung weniger als 120 km und fährt der Arbeitnehmer trotz Unzumutbarkeit nach Hause, stehen die kleine oder mittlere Aufwandsentschädigung sowie ein Fahrtkostenersatz, jedoch kein Nächtigungsgeld zu. Das Verkehrsmittel wird dabei durch den Arbeitgeber bestimmt.

Abschnitt VIII lit. B - Entsendung durch den Überlasser in weit entfernte Beschäftigerbetriebe

11.) Eine Dienstreise liegt ferner vor, wenn der Arbeitnehmer vom Arbeitskräfteüberlasser in einen Betrieb überlassen wird, der mehr als 60 km vom Wohnort des Arbeitnehmers entfernt ist (Wegstrecke bei Verwendung öffentlicher Verkehrsmittel).

In diesem Fall hat der Arbeitnehmer Anspruch auf Ersatz der Fahrtkosten des öffentlichen Verkehrsmittels, soweit nicht Punkt 14-16 anzuwenden ist.

S. 6012.) Wird der Arbeitnehmer in einen Betrieb überlassen, der mehr als 120 km von seinem Wohnort entfernt ist (Wegstrecke bei Verwendung öffentlicher Verkehrsmittel) und wird eine Nächtigung angeordnet, besteht Anspruch auf Taggeld von 26,40 Euro und Nächtigungsgeld von 15 Euro (Ersatz höherer Nächtigungskosten gegen Beleg) sowie auf Fahrtkostenersatz für die An- und Abreise. Dasselbe gilt unabhängig von der Entfernung von 120 km, wenn die tägliche Rückkehr nicht zugemutet werden kann und der Arbeitnehmer die tatsächliche Nächtigung durch Beleg nachweist.

Die tägliche Rückkehr ist jedenfalls unzumutbar, wenn die für die An- bzw. Rückreise erforderliche Zeit eineinhalb Stunden übersteigt und die Nächtigung durch Beleg nachgewiesen wird.

14.) In allen Reise-Fällen gilt: Wird mit Zustimmung des Arbeitnehmers diesem die Verwendung seines Privat-Pkw angeordnet, hat er als Aufwandsentschädigung dafür Anspruch auf ein Kilometer-Geld, das zur Abdeckung des durch die Haltung des KFZ und die Benützung entstehenden Aufwandes dient.

Die Höhe des Kilometergeldes bestimmt sich wie folgt:

Das niedrigere Kilometergeld gebührt ab dem Überschreiten der angegebenen Kilometergrenze. Wird ein Teil des Aufwandes direkt durch den Arbeitgeber getragen (zum Beispiel Treibstoff, Versicherung, Reparatur), ist das Kilometergeld entsprechend zu verringern. Bei der Verringerung ist auf einen von den Kraftfahrvereinigungen veröffentlichten Schlüssel Rücksicht zu nehmen.

Wenn das innerbetriebliche Geschäftsjahr vom Kalenderjahr abweicht, kann für die Berechnung des Kilometergeldes das Geschäftsjahr an Stelle des Kalenderjahres zur Abrechnung herangezogen werden. Darüber hinaus können innerbetrieblich auch andere Jahreszeiträume, zum Beispiel ab Eintritt des Arbeitnehmers, vereinbart werden.

Steuerliche Behandlung des Fahrtkostenersatzes

Bezahlt der Arbeitgeber die Kosten für das öffentliche Verkehrsmittel bzw. das Kilometergeld, ist dieser Fahrtkostenersatz steuerfrei. Das steuerfreie Kilometergeld ist jedoch mit 30.000 km bzw. 12.600 Euro (= 30.000 × 0,42 Euro amtliches Kilometergeld) jährlich begrenzt.

Werden Fahrten zu einem Einsatzort in einem Kalendermonat überwiegend unmittelbar vom Wohnort aus angetreten, liegen hinsichtlich dieses Einsatzortes ab dem Folgemonat Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte vor. Für Bau-, Montage- und Servicetätigkeiten an ständig wechselnden Einsatzorten gilt diese Bestimmung nicht. Fahrtkostenersätze sind in der laut lohngestaltenden Vorschrift vorgesehenen Höhe zeitlich unbegrenzt steuerfrei.

Beschäftigung des Arbeitnehmers in Betrieben bis 60 km

Bei Beschäftigung eines Arbeitnehmers in Betrieben bis 60 km steht auf Basis des Kollektivvertrags weder ein Fahrtkostenersatz noch Tagesgeld zu, da eine Dienstreise erst dann vorliegt, wenn der Arbeitnehmer in einen Betrieb überlassen wird, der mehr als 60 km vom Wohnort des Arbeitnehmers liegt. Bezahlt der Arbeitgeber trotzdem einen Fahrtkostenersatz, ist dieser steuerpflichtig (Fahrten Wohnung-Arbeitsstätte). SV-rechtlich besteht aber generell Beitragsfreiheit (§ 49 Abs. 3 Z 20 ASVG).

S. 61Abschnitt VIII lit. C - Dienstreisen von Arbeitnehmern, die im Überlasserbetrieb selbst beschäftigt sind

13.) Eine Dienstreise liegt vor, wenn der Arbeitnehmer für Arbeiten außerhalb des ständigen, ortsfesten Betriebes des Überlassers verwendet, oder zu Dienstreisen entsendet wird. Die Regelungen der Punkte 2-6 sind sinngemäß anzuwenden. Im übrigen gilt Abschnitt VIII des KollV für das eisen- und metallverarbeitende Gewerbe.

Wird der Arbeitnehmer im Betrieb des Überlassers beschäftigt, liegt eine Dienstreise dann vor, wenn er für Arbeiten außerhalb des ständigen ortsfesten Betriebs des Überlassers verwendet oder zu Dienstreisen entsendet wird. Die Höhe der Aufwandsentschädigung richtet sich nach der Dauer der geleisteten auswärtigen Arbeitszeit (wie Dienstreise A):

• Bei einer auswärtigen Arbeitszeit von mehr als fünf Stunden gebührt eine Aufwandsentschädigung pro Arbeitstag in der Höhe von 13,20 Euro.

• Bei einer auswärtigen Arbeitszeit von mehr als neun Stunden gebührt eine Aufwandsentschädigung pro Arbeitstag in der Höhe von 22,00 Euro.

• Wenn die Beschäftigung außerhalb des ständigen Betriebs eine Nächtigung außer Haus erfordert oder eine solche angeordnet wird, gebührt täglich eine Aufwandsentschädigung in der Höhe von 26,40 Euro.

Im Übrigen gilt Abschnitt VIII des Kollektivvertrags für das eisen- und metallverarbeitende Gewerbe.

Entsendung durch Beschäftiger ins Ausland

7.) Eine Entsendung durch den Beschäftiger ins Ausland ist nur zulässig, wenn der Arbeitnehmer im Einzelfall seine Zustimmung erteilt.

Vor der Aufnahme der Auslandstätigkeit ist dem Arbeitnehmer ein Dienstzettel oder eine schriftliche Vereinbarung auszuhändigen, die die in § 11 Abs 6 Z 1.-4. AÜG angeführten Angaben zu enthalten hat (siehe Anhang I. - Musterdienstzettel).

8.) Bei Entsendung von Arbeitnehmern durch den Beschäftiger ins Ausland besteht Anspruch auf Taggeld und Nächtigungsgeld in Höhe der Gebührenstufe 3 der Bundesbediensteten. Ferner sind mit der Entsendung verbundene Spesen (für Visum oder Beglaubigungen, etc.; nicht jedoch Kosten für einen Reisepass) zu ersetzen.

9.) Für die effektive Reisezeit außerhalb der Normalarbeitszeit gebührt der Stundenlohn (Akkord- bzw. Prämiendurchschnittslohn) ohne Zulagen und Zuschläge.

10.) Punkt 4,5 und 6 sind sinngemäß anzuwenden. Der Lauf der Verfallsfrist (Abschnitt XIX) beginnt nicht vor dem ersten Werktag nach der Rückkehr ins Inland.

Die Entsendung eines überlassenen Arbeitnehmers durch den Beschäftiger ins Ausland ist nur dann möglich, wenn der Arbeitnehmer im Einzelfall zustimmt. Aufgrund der kollektivvertraglichen Regelung steht dem Arbeitnehmer das Taggeld und das Nächtigungsgeld der Gebührenstufe 3 der Bundesbediensteten zu.

Zusätzlich hat der Beschäftiger alle Kosten zu übernehmen, die unmittelbar mit dem Auslandsaufenthalt zusammenhängen. Dazu zählen unter anderem die Kosten für ein Visum und eventuell anfallende Beglaubigungskosten, nicht jedoch die Kosten für die Ausstellung eines Reisepasses.

S. 62Nächtigungsgeld

3.) Nächtigungsgeld:

Wenn die Beschäftigung außerhalb des ständigen Betriebes eine Nächtigung außer Haus erfordert oder eine solche zulässigerweise angeordnet wird (Punkt 2), hat der Arbeitnehmer Anspruch auf ein Nächtigungsgeld, wenn vom Arbeitgeber nicht in angemessener Weise die Nächtigung ermöglicht wird. Das Nächtigungsgeld gebührt in der Höhe von 15 Euro.

Ist der Arbeitnehmer nicht in der Lage, um diesen Betrag ein angemessenes Quartier zu erhalten, werden die Nächtigungskosten gegen Beleg vergütet; überflüssige Mehrausgaben sind hierbei zu vermeiden.

Das Nächtigungsgeld kann nur im Rahmen des § 26 Z 4 EStG 1988, maximal für einen Zeitraum von sechs Monaten, nicht steuerbar und darüber hinaus im Rahmen des § 3 Abs. 1 Z 16b leg. cit. zeitlich unbegrenzt steuerfrei ausbezahlt werden. Ersetzt der Arbeitgeber die tatsächlichen Kosten, behalten diese die Steuerfreiheit darüber hinaus (§ 26 Z 2 EStG 1988).

Erkrankung außerhalb des Beschäftigerbetriebs

Erkrankt der Arbeitnehmer bei einer Beschäftigung außerhalb des Beschäftigerbetriebs, die eine auswärtige Nächtigung erfordert oder war diese zulässiger Weise angeordnet, erhält er, wenn er sich in der näheren Umgebung seines Arbeitsplatzes in Spitalspflege begibt, ein Drittel der Taggelder vergütet. Anspruch auf Nächtigungsgeld besteht, solange die Quartierkosten bezahlt werden müssen.

Verbleibt der erkrankte Arbeitnehmer auf Anordnung des Arztes in der näheren Umgebung seines Arbeitsplatzes in häuslicher Pflege, erhält er die volle Aufwandsentschädigung vergütet. Die gesetzlichen Ansprüche werden hiervon nicht berührt.

Stirbt ein Arbeitnehmer bei Beschäftigung außerhalb des ständigen Betriebes, hat der Arbeitgeber die Überführungskosten zu tragen.

Fahrtkosten

Wird der Arbeitnehmer außerhalb des ständigen Beschäftigerbetriebs eingesetzt und ist die Verwendung eines Verkehrsmittels notwendig, hat der Überlasser das zu benützende Verkehrsmittel zu bestimmen und dem Arbeitnehmer die dafür notwendigen Kosten zu ersetzen.

Wird dem Arbeitnehmer mit seiner Zustimmung die Verwendung seines Privat-Pkw angeordnet, hat er Anspruch auf Kilometergeld. Es beträgt:

Dieser Fahrtkostenersatz ist im Rahmen des § 26 Z 4 EStG 1988 bis max. 30.000 km bzw. 12.600 Euro (30.000 × amtliches Kilometergeld) jährlich steuerfrei.

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Regelungen für auswärtige Arbeiten für Arbeiter in der Arbeitskräfteüberlassung

Auszug aus dem Kollektivvertrag, Stand 1.1.2022

VIII.A Auswärtige Arbeiten:

A) Entsendung durch den Beschäftiger

B) Entsendung durch den Überlasser in weit entfernte Beschäftiger-Betriebe

C) Dienstreisen von AN, die im Überlasserbetrieb selbst beschäftigt sind

D) Verwendung des Kfz des Arbeitnehmers

2.3.2. Baugewerbe und der Bauindustrie - Arbeiter (Stand 1.5.2022)

Allgemeines

Mit 1.5.2004 wurde im Kollektivvertrag für Bauindustrie und Baugewerbe für alle Arbeitnehmer (einschließlich der Lehrlinge), die nicht Angestellte i. S. d. Angestelltengesetzes sind, die frühere Regelung über das Trennungsgeld aufgehoben und ein Taggeld in § 9 des Kollektivvertrags eingeführt. Die arbeitsrechtlichen Anspruchsvoraussetzungen für das Taggeld gemäß § 9 des Kollektivvertrags sind folgende:

Die Voraussetzung für den Anspruch auf Taggeld ist, dass der Arbeitnehmer außerhalb des ständig ortsfesten Betriebes eingesetzt wird, da nur in diesen Fällen eine Dienstreise vorliegt.

Ständig ortsfester Betrieb ist z. B. der Sitz der Verwaltung, der Bauhof, die Reparaturwerkstätte, das Lager, sofern die tatsächliche Arbeitsleistung dort erfolgt.

S. 66Baustellen (auch Großbaustellen) sind keine ständig ortsfesten Betriebe. Für den Anspruch an sich ist es gleichgültig, ob der Arbeitnehmer von zu Hause, vom Betriebssitz oder von einem Quartier auf die Baustelle fährt. In allen Fällen besteht ein Anspruch auf das Taggeld.

Anspruchsberechtigt sind auch Arbeitnehmer von ortsfesten Betrieben an jenen Tagen, an welchen sie den Betrieb für mehr als drei Stunden (zu den kurzfristigen Unterbrechungen siehe bei Z 2) zu Arbeitsleistungen verlassen (z. B. Chauffeure, Mechaniker). Nicht anspruchsberechtigt sind Arbeitnehmer in der Rohstoffgewinnung (z. B. Schotter- und Kieswerke, Mischmeister auf stationären Anlagen), sofern sie nicht für mehr als 3 Stunden den Betrieb dienstlich verlassen. Eine Sonderbestimmung enthält allerdings Z 6 des § 9 KV für Arbeitnehmer, die am ständig ortsfesten Betrieb, für den sie aufgenommen wurden, Arbeitsleistungen erbringen, sofern ihr Wohnort gemäß Z 3 mindestens 100 km vom ständig ortsfesten Betrieb entfernt ist.

Taggeld

Neben der oben beschriebenen Voraussetzung besteht der Anspruch aber nur,

• wenn eine Arbeitsleistung von mehr als drei Stunden erbracht wird oder

• bei Schlechtwetter zumindest eine Arbeitsbereitschaft von mehr als drei Stunden besteht oder

• an einem Tag sowohl Arbeitszeit als auch Arbeitsbereitschaft wegen Schlechtwetters von insgesamt mehr als drei Stunden vorliegen.

Der Anspruch auf Taggeld bei Schlechtwetter ist auch dann gegeben, wenn der Arbeitnehmer zur Arbeitsaufnahme über Auftrag des Arbeitgebers erschienen ist und seine Arbeitsbereitschaft von mehr als drei Stunden erklärt.

Zu den Baustellenzeiten zählen alle Arbeitszeiten außerhalb des ständig ortsfesten Betriebs. Kurzfristige Unterbrechungen der Dienstreise (wie z. B. kurzfristige Ladetätigkeiten am ortsfesten Betrieb) gelten nicht als Unterbrechung der Dienstreise.

Die personenbezogenen Aufzeichnungen des Arbeitgebers zu Arbeitszeit und Baustelle sind für die abgabenrechtliche Beurteilung ausreichend.

Kein Anspruch auf Taggeld besteht daher beispielsweise an folgenden arbeitsfreien Tagen:

• Feiertage,

• Freitag der kurzen Woche,

• Ausfallstagen bei der Einarbeitung,

• Krankenstand (Ausnahme: der Arbeitnehmer sucht wegen Krankheit die Baustelle nicht auf, nächtigt aber tatsächlich auswärts in der an diesen Tag anschließenden Nacht - § 9 Abschnitt 1 Z 5a),

• Zeitausgleich.

Im Dienstzettel sind der ständig ortsfeste Betrieb und der Wohnort des Arbeitnehmers festzuhalten.

Der Arbeitgeber muss als ständig ortsfesten Betrieb im Dienstzettel den Betriebssitz (allenfalls Ort der Filiale) angeben. Entscheidend ist, für welchen Ort der Arbeitnehmer aufgenommen wurde. Neben der Postleitzahl und der Gemeinde hat die Ortsangabe auch eine genaue Bezeichnung (Straße, Hausnummer) zu enthalten.

Den Wohnort muss der Arbeitnehmer bei der Einstellung bekanntgeben. Besteht in Österreich ein Hauptwohnsitz, so ist dieser Wohnsitz entscheidend.

Nur wenn in Österreich kein Hauptwohnsitz besteht, muss differenziert werden. Besteht ein Hauptwohnsitz in einem an Österreich grenzenden ausländischen Bezirk, so ist dieser Wohnort als Hauptwohnsitz zu betrachten. Diese Bestimmung bezieht sich daher auf Grenzgänger, die zum Arbeiten nach Österreich pendeln. Da der Kollektivvertrag den Wohnort im ausländischen Grenzbezirk dem inländischen Wohnort gleichstellt, besteht auch für Arbeitnehmer, die ihren Hauptwohnsitz im ausländischen Grenzbezirk haben, bei nicht täglicher Heimfahrt Anspruch auf Taggeld für Wochenpendler.

Als Grenzbezirk i. S. d. kollektivvertraglichen Regelung gilt ein Umkreis von 30 km (Luftlinie) von der österreichischen Staatsgrenze. Diese Feststellung kann beispielsweise mit der elektronischen Landkarte des Bundesamts für Eich- und Vermessungswesen (www.bev.gv.at) ermittelt werden.

Abgesehen von Hauptwohnsitzen in ausländischen Grenzbezirken gibt es somit keinen Anknüpfungspunkt für ausländische Orte beim Anspruch auf das Taggeld!

Für den Anspruch auf Taggeld ist es unwesentlich, ob der Arbeitnehmer von seinem Wohnort aus direkt auf die Baustelle oder vorher zu einem ständig ortsfesten Betrieb (z. B. Bauhof) fährt. Mit Arbeitsantritt vom Wohnort aus ist der Antritt der Dienstreise gemeint. D. h. die zu vergütende Arbeitszeit beginnt erst auf der Baustelle mit Ausnahme von Tätigkeiten, die im Auftrag des Arbeitgebers vor dem Eintreffen auf der Baustelle erfolgen.

Bei einer Tagesarbeitszeit bis einschließlich neun Stunden kommt der Satz der lit. a (11,30 Euro) zur Anwendung, darüber der Satz der lit. b (18,30 Euro). Zur Tagesarbeitszeit zählt die Normalarbeitszeit einschließlich aller Über- und Einarbeitungsstunden. Für die Höhe des Taggeldanspruchs ist die tatsächlich geleistete Arbeitszeit entscheidend, sofern die Grundvoraussetzungen für den Anspruch erfüllt sind.

S. 68Der zweigeteilte Satz (bis neun Stunden und über neun Stunden) kommt ab 1.1.2017 auch für Lehrlinge zur Anwendung.

Die personenbezogenen Aufzeichnungen des Arbeitgebers zu Arbeitszeit und Baustelle sind für die abgabenrechtliche Beurteilung ausreichend.

Im Gegensatz zum bisherigen Trennungsgeld ist nicht mehr auf eine Zumutbarkeit abzustellen. Entscheidend ist, ob der Arbeitgeber die Übernachtung anordnet oder nicht.

Allerdings stellt der KV klar, dass bei einer Entfernung von mindestens 100 km (= das ist die Entfernung zwischen Hauptwohnsitz und Baustelle) eine Übernachtung jedenfalls als erforderlich und der Auftrag des Arbeitgebers zur Übernachtung als erteilt gilt. Hier ist nicht darauf zu achten, ob die Übernachtung tatsächlich stattfindet und somit kein Nachweis erforderlich.

Unter 100 km gebührt ein Taggeld von 30,20 Euro, sofern eine Anordnung zur Nächtigung durch den Dienstgeber unter Berücksichtigung seiner Fürsorgepflicht und der Einhaltung der Arbeitnehmerschutzvorschriften vorliegt oder die Heimfahrt des Arbeitnehmers nachweislich nicht zugemutet werden kann und eine tatsächliche Nächtigung durch den Arbeitnehmer nachgewiesen wird. Für die abgabenrechtliche Beurteilung der Unzumutbarkeit ist der Nachweis der Nächtigung ausreichend. Bei vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellten arbeitsplatznahen Unterkünften sind als Nachweis personenbezogene Aufzeichnungen des Arbeitgebers (z. B. Quartierlisten, Quartierscheine) ausreichend.

Der Nachweis der Unzumutbarkeit der Heimfahrt ist vom Arbeitnehmer zu erbringen.

Auch Lehrlinge erhalten unter diesen Voraussetzungen ein Taggeld in Höhe von 30,20 Euro.

Steuerrechtliche Behandlung

Wird das Taggeld nach den Anspruchsgrundlagen des KV in der richtigen Höhe ausbezahlt, ist es bis zur Grenze des § 26 Z 4 EStG 1988 (26,40 Euro) lohnsteuerfrei und der übersteigende Teil steuerpflichtig. Da es sich hier nicht um die Abgeltung von Aufwendungen aus einer Übernachtung handelt, muss steuerlich auch die Übernachtung nicht nachgewiesen werden.

Zwischen 100 km und 120 km ist die Zumutbarkeit von den Abgabenbehörden zu prüfen. Ab 120 km ist jedenfalls Unzumutbarkeit (und damit Abgabenfreiheit) gegeben ( LStR S. 692002, Rz. 704). Die personenbezogenen Aufzeichnungen des Arbeitgebers zu Arbeitszeit und Baustelle sind für die abgabenrechtliche Beurteilung ausreichend.

Ansonsten gelten die Ausführungen zu Z 5.

Sozialversicherung - beitragsrechtliche Behandlung

Da § 49 Abs. 3 ASVG auf das EStG verweist, sind die Taggelder auch sozialversicherungsrechtlich beitragsfrei, insoweit sie steuerfrei sind.

Übernachtungsgeld

Nach den Bestimmungen des KV soll der Arbeitgeber primär das Quartier dem Arbeitnehmer unentgeltlich überlassen. Nur wenn der Arbeitgeber keine zeitgemäße Unterkunft zur Verfügung stellt, haben die Arbeitnehmer Anspruch auf das Übernachtungsgeld, vorausgesetzt, dass die Übernachtung auch stattfindet und nachgewiesen wird.

Ist ein Übernachtungskostenbeleg nicht vorhanden, so ist die Übernachtung laut Formular Anhang IV des KV zu bestätigen.

Die Vergütung der tatsächlichen Kosten steht dem Arbeitnehmer nur dann zu, wenn der Arbeitgeber ihm kein Quartier zur Verfügung stellt und die Nächtigungskosten den in Z 1 genannten Betrag übersteigen. Unter Beleg ist eine den steuerrechtlichen Formvorschriften entsprechende Rechnung zu verstehen.

Abgabenrechtliche Behandlung

Das Übernachtungsgeld ist abgabenfrei, wenn die Übernachtung nachgewiesen wird. Bei über 120 km Entfernung Wohnort-Arbeitsort muss die Übernachtung aus abgabenrechtlicher Sicht nicht nachgewiesen werden, der arbeitsrechtliche Anspruch besteht aber nur bei einer tatsächlichen Übernachtung.

Das Übernachtungsgeld ist nach den Bestimmungen des § 26 Z 4 EStG 1988 und § 3 Abs. 1 Z 16b EStG 1988 zeitlich unbegrenzt steuerfrei. Werden die tatsächlichen Kosten ersetzt, bleiben diese zeitlich unbeschränkt steuerfrei (LStR 2002, Rz. 732).

Reiseaufwandsvergütung

Abgabenrechtliche Behandlung

Der Ersatz der Reisekosten (Z 1 lit. a) ist abgabenfrei, sofern die Reisekosten durch Belege (z. B. Fahrkarten, Rechnungen) nachgewiesen werden. Reiseaufwandsvergütungen nach Z 1 lit. a bleiben nach § 26 Z 4 EStG 1988 insoweit frei, als sie der Höhe nach die tatsächlichen Kosten oder bei Verwendung eines arbeitnehmereigenen Kraftfahrzeuges die amtlichen Kilometergelder nicht übersteigen (ist anhand geeigneter Unterlagen, z. B. Fahrtenbuch, nachzuweisen). Werden Fahrten zu einem Einsatzort in einem Kalendermonat überwiegend unmittelbar vom Wohnort aus angetreten, liegen hinsichtlich dieses Einsatzortes ab dem Folgemonat Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte vor. Für Bau-, Montage- und Servicetätigkeiten gilt dies gemäß § 3 Abs. 1 Z 16b EStG 1988 nicht. Fahrtkostenersätze können daher zeitlich unbegrenzt steuerfrei ausgezahlt oder das Pendlerpauschale beim Steuerabzug vom Arbeitslohn berücksichtigt werden. Wird das Pendlerpauschale berücksichtigt, stellen Fahrtkostenersätze bis zur Höhe des Pendlerpauschales steuerpflichtigen Arbeitslohn dar. Erfolgt die Abrechnung der Reise nach den Bestimmungen des § 3 Abs. 1 Z 16b EStG 1988, sind Fahrtkostenersätze nur bis zur Höhe laut Kollektivvertrag steuerfrei.

Die Reisestunden (Z 1 lit. b) stellen jedenfalls abgabenpflichtigen Lohn dar.

Heimfahrt

S. 71Die „Familienheimfahrt“ (§ 9/V) in Höhe des für ein Massenverkehrsbeförderungsmittel zu entrichtenden Betrags ist sozialversicherungsbeitragsfrei (§ 49 Abs. 3 ASVG). Die erste Hinfahrt zur Einsatzstelle und die letzte Rückfahrt von der Einsatzstelle sind als Dienstreise zu betrachten, und hiefür bezahlte Fahrtkostenersätze bleiben im Rahmen des § 26 Z 4 EStG 1988 jedenfalls steuerfrei und gemäß § 49 Abs. 3 Z 1 ASVG beitragsfrei. Ist die tägliche Rückkehr zum Wohnort (Familienwohnsitz) nicht möglich und wird für die arbeitsfreien Tage kein Taggeld bezahlt, bleiben Fahrtkostenvergütungen (Kilometergelder), die vom Arbeitgeber höchstens für eine Fahrt pro Woche zum ständigen Wohnort (Familienwohnsitz) für arbeitsfreie Tage gezahlt werden, auch steuerfrei (§ 26 Z 4 lit. a EStG 1988), andernfalls sind sie lohnsteuerpflichtig.

Fahrtkostenvergütung

Abgabenrechtliche Behandlung

Für die Lohnsteuer gilt: Fahrten zu einer Baustelle oder zu einem Einsatzort für Montagetätigkeit, die unmittelbar von der Wohnung aus angetreten werden, stellen keine Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte dar; Ersätze sind daher gemäß § 26 Z 4 EStG 1988 und § 3 Abs. 1 Z 16b EStG 1988 steuerfrei möglich. Erfolgt die Abrechnung nach den Bestimmungen des § 3 Abs. 1 Z 16b EStG 1988, sind Fahrtkostenersätze nur bis zur Höhe laut Kollektivvertrag steuerfrei.

Für die SV-Abgaben gilt: Die Fahrtkostenvergütung ist bis zur Höhe eines Massenverkehrsbeförderungsmittels sozialversicherungsbeitragsfrei (§ 49 Abs. 3 ASVG).

S. 72Gemäß § 26 Z 5 lit. a EStG gehört die Beförderung des Arbeitnehmers zwischen Wohnung und Arbeitsstätte durch den Arbeitgeber oder wenn der Arbeitgeber seine Arbeitnehmer mit Fahrzeugen in der Art eines Massenbeförderungsmittels befördern lässt (Werkverkehr), nicht zu Einkünften aus nichtselbständiger Arbeit. Nach § 26 Z 5 lit. b EStG 1988 ist darüber hinaus die (teilweise) Übernahme der Kosten einer Wochen-, Monats- oder Jahreskarte durch den Arbeitgeber nicht steuerbar, wenn die Karte zumindest am Wohn- oder Arbeitsort gültig ist.

Unter denselben Voraussetzungen sind die Leistungen des Dienstgebers gemäß § 49 Abs. 3 Z 20 ASVG auch beitragsfrei.

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Dienstreisebegriff für Arbeiter Bauindustrie/Baugewerbe

Auszug aus dem Kollektivvertrag, Stand 1.5.2022

§ 9. Dienstreisevergütungen

I. Taggeld

II. Übernachtungsgeld

III. Reiseaufwandsvergütung

IV. Fahrtkostenvergütung

V. Heimfahrt

2.3.3. Gewerbeangestellte

Reiseaufwandsentschädigung allgemein (Tages- und Nächtigungsgeld)

Der Kollektivvertrag für Angestellte des Gewerbes, Handwerks und Dienstleistung enthält eine besondere Regelung des Begriffes Dienstreise, die wie folgt lautet:

§ 10. Reiseaufwandsentschädigung

Innerhalb des Gemeindegebietes bzw. des Umkreises von zwölf Straßenkilometern von der Betriebsstätte können Tages- und Nächtigungsgelder nur dann bzw. so lange steuer- und beitragsfrei belassen werden, wenn bzw. als die Voraussetzungen des § 26 Z 4 EStG 1988 (kein weiterer Mittelpunkt der Tätigkeit) gegeben sind.

Nächtigungsgelder bleiben im Rahmen der Bestimmungen des § 26 Z 4 EStG 1988 und des § 3 Abs. 1 Z 16b EStG 1988 zeitlich unbegrenzt steuerfrei.

Ist bei einer Dienstreise ein mehr als 28-tägiger ununterbrochener Aufenthalt an einem Ort erforderlich, so vermindert sich ab dem 29. Tag das gebührende Taggeld um 25 Prozent. Diese Kürzung setzt einen 28 Kalendertage dauernden ununterbrochenen Aufenthalt an einem Ort (politische Gemeinde) voraus. Bei einer Unterbrechung wegen Krankheit, Urlaub oder eines betriebsnotwendigen Einsatzes an einem anderen Ort (andere politische Gemeinde) beginnt nach der Rückkehr an den ursprünglichen Einsatzort der 28-tägige Zeitraum grundsätzlich neu zu laufen, sofern kein Missbrauch vorliegt. Zahlt der Arbeitgeber ab dem 29. Kalendertag „freiwillig“ ein höheres Tagesgeld als den um 25 % verminderten Kollektivvertragssatz, bleibt dieser Mehrbetrag nur so lange steuer- und beitragsfrei, als auch eine Dienstreise nach den Bestimmungen des § 26 Z 4 EStG 1988 vorliegt (also für fünf bzw. 15 Tage bzw. sechs Monate).

Erfordert die Beschäftigung außerhalb des ständigen Betriebs - einschließlich Reisen - eine Nächtigung außer Haus, hat der Arbeitnehmer Anspruch auf ein Nächtigungsgeld (12,67 Euro), wenn vom Arbeitgeber nicht in angemessener Weise die Nächtigung ermöglicht wird. Nächtigt der Arbeitnehmer nachweislich oder ist er mehr als 120 km von seinem Wohnort entfernt tätig, ist das Nächtigungsgeld im Rahmen des § 26 Z 4 EStG 1988 jedenfalls steuer- und beitragsfrei. In diesem Fall ist auch eine steuer- und beitragsfreie Aufstockung auf 15 Euro möglich. Erfolgt die Abrechnung der Dienstreise (Nächtigung) gemäß den Bestimmungen des § 3 Abs. 1 Z 16b EStG 1988, können jedoch nur 12,67 Euro steuerfrei belassen werden.

Reiseaufwandsentschädigungen für Reisende, Vertreter

Die Bestimmungen über die allgemeinen Reiseaufwandsentschädigungen finden auf jene Angestellten keine Anwendung, die aufgrund ihres Dienstvertrags oder ihrer dienstlichen Verwendung regelmäßig zu reisen haben (Reisende, Vertreter) und mit denen einvernehmlich entweder ein Pauschalsatz für Reiseaufwandsentschädigungen oder ein Entgelt vereinbart ist, in dem Reiseaufwandsentschädigungen bereits abgegolten sind.

Bei den Reisenden und Vertretern sind also drei Gruppen zu unterscheiden:

• Hinsichtlich der Reiseaufwandsentschädigung ist nichts vereinbart: Hier gelten die allgemeinen Reiseaufwandsentschädigungen.

• Es wurde einvernehmlich ein Pauschalsatz für Reiseaufwandsentschädigungen je Dienstreise vereinbart: Somit liegen keine Tagesgelder nach einer lohngestaltenden Vorschrift vor. Der Pauschalsatz ist zur Gänze steuerpflichtig, der Arbeitnehmer kann jedoch im Rahmen des § 16 Abs. 1 Z 9 EStG 1988 Werbungskosten geltend machen (nach den Bestimmungen des § 26 Z 4 EStG 1988 für fünf oder 15 Tage je Einsatzort).

• Mit dem Vertreter oder Reisenden wurde ein Entgelt vereinbart, mit dem Reiseaufwandsentschädigungen bereits abgegolten sind (z. B. höhere Provisionen): Somit dürfen aus diesem Entgelt keine steuer- und beitragsfreien Teile herausgerechnet werden. Auch in diesem Fall kann der Arbeitnehmer im Rahmen des § 16 Abs. 1 Z 9 EStG 1988 Werbungskosten geltend machen.

Will der Arbeitgeber also auch für Reisende und Vertreter den kollektivvertraglichen Dienstreisebegriff anwenden, muss er allenfalls mit einer Änderungsvereinbarung (oder Änderungskündigung) die einzelvertragliche Pauschalabgeltung (z. B. den Pauschalsatz bzw. den höheren Provisionssatz) aufheben. Es besteht dann Anspruch auf kollektivvertragliches Tagesgeld, und der kollektivvertragliche Dienstreisebegriff kommt zur Anwendung. Nächtigungsgeld aufgrund kollektivvertraglicher Bestimmungen kann im Rahmen des § 26 Z 4 EStG 1988 sowie § 3 Abs. 1 Z 16b EStG 1988 steuerfrei ausbezahlt werden. Reiseaufwandsentschädigungen sind steuerpflichtig, soweit sie anstelle des bis dahin gezahlten Arbeitslohns oder üblicher Lohnerhöhungen gewährt werden (§ 3 Abs. 1 Z 16b EStG 1988, letzter Satz).

Dienstreisen ins Ausland

Gemäß § 10 Z 3 des Kollektivvertrags ist die Entschädigung der Reisekosten und des Reiseaufwands jeweils vor Antritt der Dienstreise besonders zu vereinbaren. In Hinblick auf die in § 10 Abs. 3 lit. c des Kollektivvertrags geregelte Mindesthöhe für AusS. 77landsreisekosten bleiben diese in der dort normierten Höhe gemäß § 3 Abs. 1 Z 16 EStG 1988 ohne zeitliche Begrenzung steuerfrei.

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Dienstreisen für Angestellte des Gewerbes

Auszug aus dem Kollektivvertrag, Stand 1.1.2022

§ 10. Reiseaufwandsentschädigung

1. Begriff der Dienstreise

2. Reiseaufwandsentschädigung

Bei Dienstreisen im Sinne der Ziff. 1 ist dem Angestellten der durch die Dienstreise verursachte Mehraufwand nach Maßgabe der folgenden Bestimmungen zu entschädigen.

3. Dienstreisen in das Ausland

4. Dienstreisestunden außerhalb der normalen Arbeitszeit

Soweit Angestellte bei einer Dienstreise über Aufforderung des Arbeitgebers das Kraftfahrzeug selbst lenken, gilt hinsichtlich der außerhalb der Normalarbeitszeit anfallenden Lenkzeit folgende Regelung:

Für Fahrzeiten außerhalb der täglichen bzw. wöchentlichen Normalarbeitszeit gebührt der der Normalarbeitszeit entsprechende aliquote Teil des KV-Monatsgehaltes pro Stunde, wobei nur volle Viertelstunden vergütet werden.

Die Grundvergütung gebührt in der Höhe des aufgrund der Einstufung gebührenden KV-Gehaltes, ist aber ihrer Höhe nach mit dem jeweiligen Mindestgrundgehalt der Verwendungsgruppe III nach 15 (18 bei Übergangsregelung) Verwendungsgruppenjahren nach oben begrenzt. Diese Regelung gilt nicht für jene Angestellten, die in Ausübung ihrer Tätigkeit vorwiegend zu reisen haben, wie z. B. Vertreter, Angestellte mit ständiger Reisetätigkeit und sonstige Angestellte, die in der Gestaltung des täglichen Arbeitsablaufes ungebunden sind.

5. Kilometergeld

Wird einem Arbeitnehmer die Verrechnung einer Aufwandsentschädigung (Fahrtkostenentschädigung) für eine ihm freigestellte Verwendung seines Privat-Pkw für Dienstreisen genehmigt, richtet sich die Bezahlung dieser Aufwandsentschädigung nach den folgenden Bestimmungen:

Ein derartiger Anspruch entsteht nur dann, wenn die Genehmigung zur Verrechnung dieser Aufwandsentschädigung vor Antritt der Dienstreise - tunlichst schriftlich - erteilt wird. Als Aufwandsentschädigung wird ein Kilometergeld gewährt, das zur Abdeckung des durch die Erhaltung des Kfz und die Benützung entstehenden Aufwandes dient.

Die Höhe des Kilometergeldes bestimmt sich gemäß nachstehender Tabelle wie folgt:

Das niedrigere Kilometergeld gebührt ab dem Überschreiten der angegebenen Kilometergrenze. Wird ein Teil des Aufwandes direkt durch den Arbeitgeber getragen (z. B. Treibstoff, Versicherung, Reparatur), ist das Kilometergeld entsprechend zu verringern. Bei der Verringerung ist auf einen von der Kraftfahrvereinigung veröffentlichten Schlüssel Rücksicht zu nehmen.

S. 80Wenn das innerbetriebliche Geschäftsjahr vom Kalenderjahr abweicht, kann für die Berechnung des Kilometergeldes das Geschäftsjahr anstelle des Kalenderjahres zur Abrechnung herangezogen werden. Darüber hinaus können innerbetrieblich auch andere Jahreszeiträume, z. B. ab Eintritt des Arbeitnehmers, vereinbart werden.

Aus der Genehmigung zur Verrechnung von Kilometergeld kann kein dienstlicher Auftrag zur Verwendung des Pkw abgeleitet werden. Die Kilometergeldverrechnung bedingt keine Ansprüche über das Kilometergeld hinaus, sowie keinerlei Haftung des Arbeitgebers für Schäden, die aus der Benutzung des Pkw durch den Arbeitnehmer entsteht.

Ist allerdings dem Arbeitnehmer die Tätigkeit so angeordnet worden, dass sie die Benützung des Privat-Pkw zur Voraussetzung hat, womit die Benützung des Pkw in den Tätigkeitsbereich des Arbeitgebers fällt, so bleiben bezüglich eines Unfallschadens am Pkw des Dienstnehmers die Ansprüche aus den ABGB und dem Dienstnehmerhaftpflichtgesetz unberührt.

Die Abrechnung der Kilometergelder hat schriftlich in Form einer Aufzeichnung über die gefahrenen Kilometer zu erfolgen. Über Aufforderung des Arbeitgebers hat der Arbeitnehmer diese Abrechnung entweder nach jeder Fahrt oder in bestimmten Zeitabständen zu stellen. Über die gefahrenen Kilometer ist ein Fahrtenbuch zu führen, das über Aufforderung, jedenfalls aber nach Ende des Kalender- oder Geschäftsjahres bzw. beim Ausscheiden des Arbeitnehmers zur Abrechnung zu übergeben ist. Die Führung eines Nachweises kann der Arbeitgeber auch verlangen, wenn eine Pauschalregelung mit dem Arbeitnehmer vereinbart wurde.

6. Verfall von Ansprüchen

Ansprüche im Sinne dieses Abschnittes müssen spätestens innerhalb von 4 Monaten nach Beendigung der Dienstreise bzw. der vereinbarten oder aufgetragenen Vorlage des Fahrtenbuches bei sonstigem Verfall beim Arbeitgeber durch Rechnungslegung bzw. Vorlage des Fahrtenbuches geltend gemacht werden.

7. Anstelle der Ziffern 1 bis 6 gilt für Betriebe, die der Berufsgruppe der Arbeitskräfteüberlasser im Allgemeinen Fachverband des Gewerbes angehören, Folgendes:

2.3.4. Information und Consulting - Angestellte

Der Kollektivvertrag gilt grundsätzlich für alle Betriebe, die einem der vertragschließenden Arbeitgeberverbände angehören. Einschränkungen hinsichtlich des fachlichen Geltungsbereichs gibt es für Betriebe, die dem Fachverband der Telekommunikations- und Rundfunkunternehmungen (ausgenommen Betreiber von Call-Shops) angehören und der Kollektivvertrag gilt weiters nicht für Betriebe im Fachverband Unternehmensberatung, Buchhaltung und Informationstechnologie, die eine Berechtigung zur Ausübung des Gewerbes „Dienstleistungen in der automatischen Datenverarbeitung und Informationstechnik“ besitzen (siehe dazu unten Kap. 2.3.5.).

Der Kollektivvertrag gilt weiters nicht für Ferialpraktikanten und Volontäre, für Geschäftsführer von Gesellschaften mit beschränkter Haftung, soweit sie nicht arbeiterkammerS. 81umlagepflichtig sind sowie für Personen, die ausschließlich oder zeitlich überwiegend und entgeltlich überwiegend mit der Vermittlung oder mit der Betreuung von Kunden bestands- und provisionsabhängig tätig sind, soweit der Arbeitgeber dem Fachverband Finanzdienstleister angehört.

Die über Reiseaufwandentschädigungen finden sich in § 10 des Kollektivvertrages.

Der Dienstreisebegriff ist im neuen Kollektivvertrag gleich geregelt wie im Kollektivvertrag für Gewerbeangestellte.

Auch für Angestellte in Information und Consulting (dazu gehören auch Angestellte von Ingenieurbüros) gilt, dass innerhalb des Gemeindegebietes bzw. des Umkreises von zwölf Straßenkilometern von der Betriebsstätte Tages- und Nächtigungsgelder nur dann bzw. so lange steuer- und beitragsfrei belassen werden können, wenn bzw. als die Voraussetzungen des § 26 Z 4 EStG 1988 (kein weiterer Mittelpunkt der Tätigkeit) gegeben sind.

Nächtigungsgelder bleiben im Rahmen der Bestimmungen des § 26 Z 4 EStG 1988 und des § 3 Abs. 1 Z 16b EStG 1988 zeitlich unbegrenzt steuerfrei.

Ist bei einer Dienstreise ein mehr als 28-tägiger ununterbrochener Aufenthalt an einem Ort erforderlich, so vermindert sich ab dem 29. Tag das gebührende Taggeld um 25 %. Diese Kürzung setzt einen 28 Kalendertage dauernden ununterbrochenen Aufenthalt an einem Ort (politische Gemeinde) voraus. Bei einer Unterbrechung wegen Krankheit, Urlaubs oder eines betriebsnotwendigen Einsatzes an einem anderen Ort (andere politische Gemeinde) beginnt nach der Rückkehr an den ursprünglichen Einsatzort der 28-tägige Zeitraum grundsätzlich neu zu laufen, sofern kein Missbrauch vorliegt. Zahlt der Arbeitgeber ab dem 29. Kalendertag „freiwillig“ ein höheres Tagesgeld als den um 25 % verminderten Kollektivvertragssatz, bleibt dieser Mehrbetrag nur so lange steuer- und beitragsfrei, als auch eine Dienstreise nach den Bestimmungen des § 26 Z 4 EStG 1988 vorliegt (also für fünf bzw. 15 Tage bzw. sechs Monate).

2. Reiseaufwandsentschädigung:

Bei Dienstreisen im Sinne der Z 1 ist dem Angestellten der durch die Dienstreise verursachte Mehraufwand nach Maßgabe der folgenden Bestimmungen zu entschädigen.

Hinsichtlich des Tagesgeldes ordnet der Kollektivvertrag die Berechnung nach der Kalendertagsmethode an. Diese ist somit auch für steuerliche Zwecke maßgebend.

Folgende Varianten sind zu unterschieden:

• Bei einer Dauer der Dienstreise bis 5 Stunden gebührt kein Taggeld, es können aber die Sätze nach § 26 Z 4 EStG 1988 nicht steuerbar gewährt werden, solange kein neuer Mittelpunkt der Tätigkeit begründet wird.

• Bei einer Dauer der Dienstreis von mehr als 5 Stunden gebührt ein Taggeld in Höhe von 9,60 Euro; dieser Betrag ist geringer als die Sätze nach § 26 Z 4 EStG 1988 (2,20 × 6 h = 13,20), daher kann in der Anfangsphase (5 bzw. 15 Tage) das Taggeld auf die Sätze nach § 26 Z 4 EStG 1988 nicht steuerbar aufgestockt werden.

• Bei einer Dauer der Dienstreise von mehr als 11 Stunden (einschließlich Wegzeit) gebührt ein Taggeld in Höhe von 21,85 Euro; auch in diesem Fall kann, solange kein neuer Mittelpunkt der Tätigkeit begründet wird, das Taggeld nach § 26 Z 4 EStG 1988 in Höhe von 26,40 Euro nicht steuerbar gewährt werden.

• Ist bei einer Dauer der Dienstreise von mehr als 11 Stunden eine Nächtigung erforderlich, gebührt pro Kalendertag ein Taggeld in Höhe von 26,40 Euro. Bei der Hin- und der Rückreise wird weiter unterschieden, ob

  -

  die Hinreise vor 12 Uhr und die Ankunft bei der Rückreise ab 17 Uhr stattfinden, dann gehührt ein Taggeld in Höhe von 26,40 Euro oder

  -

  die Hinreise nach 12 Uhr und die Ankunft bei der Rückreise vor 17 Uhr stattfindet, dann gebührt ein Taggeld in Höhe von 21,85 Euro.

  Nachdem beim Taggeld vom Kollektivvertrag die Kalendertagsregelung vorgesehen ist, können grundsätzlich die Sätze nach § 26 Z 4 EStG 1988 berücksichtigt werden. Bei der Hinreise nach 12 Uhr wird zu prüfen sein, ob die Sätze nach § 26 Z 4 EStG 1988 überschritten werden. Dies ist regelmäßig der Fall, wenn die Hinreise nach 15 Uhr erfolgt. Dies gilt auch dann, wenn die Ankunft bei der Rückreise vor 9 Uhr erfolgt.

Ist bei einer Dienstreise ein mehr als 28-tägiger ununterbrochener Aufenthalt an einem Ort erforderlich, vermindert sich ab dem 29. Tag das gebührende Taggeld um 25 %. Diese Kürzung setzt - gleich wie bei den Gewerbeangestellten - einen 28 KalenderS. 83tage dauernden ununterbrochenen Aufenthalt an einem Ort (politische Gemeinde) voraus. Bei einer Unterbrechung wegen Krankheit, Urlaubs oder eines betriebsnotwendigen Einsatzes an einem anderen Ort (andere politische Gemeinde) beginnt nach der Rückkehr an den ursprünglichen Einsatzort der 28-tägige Zeitraum grundsätzlich neu zu laufen, sofern kein Missbrauch vorliegt. Zahlt der Arbeitgeber ab dem 29. Kalendertag „freiwillig“ ein höheres Tagesgeld als den um 25 % verminderten Kollektivvertragssatz, bleibt dieser Mehrbetrag nur so lange steuer- und beitragsfrei, als auch eine Dienstreise nach den Bestimmungen des § 26 Z 4 EStG 1988 vorliegt (also für fünf bzw. 15 Tage bzw. sechs Monate).

Kein Anspruch auf Taggeld und auf Nächtigungsgeld besteht bei unentschuldigtem Fernbleiben oder wenn eine Dienstverhinderung bzw. Arbeitsunfähigkeit jedweder Art vorsätzlich oder grob fahrlässig herbeigeführt wird. Im Falle eines Arbeitsunfalles entfällt die tägliche Aufwandsentschädigung nur bei vorsätzlicher Herbeiführung.

Bei einem notwendigen Krankenhausaufenthalt verringert sich der Taggeldsatz auf 1/3 des vollen vereinbarten Taggeldsatzes und das Nächtigungsgeld entfällt. Weiterlaufende Quartierkosten sind gegen Nachweis zu ersetzen.

f) Nächtigungsgeld:

Wenn die Beschäftigung außerhalb des ständigen Betriebes - einschließlich Reisen - eine Nächtigung außer Haus erfordert, hat der Arbeitnehmer Anspruch auf ein Nächtigungsgeld, wenn vom Arbeitgeber nicht in angemessener Weise die Nächtigung ermöglicht wird. Das Nächtigungsgeld gebührt in der Höhe von € 15,00.

Ist der Arbeitnehmer nicht in der Lage, um diesen Beitrag ein zumutbares Quartier zu erhalten, werden die Nächtigungskosten gegen Beleg vergütet; überflüssige Mehrausgaben sind hiebei zu vermeiden.

Das Nächtigungsgeld steht nur dann zu, wenn die Dienstreise eine Nächtigung erfordert. Dies steht im Einklang mit den Bestimmungen des § 26 Z 4 EStG 1988, wonach ein Nächtigungsgeld nur dann nicht steuerbar gewährt werden kann, wenn tatsächlich genächtigt wird.

Primär soll der Arbeitgeber eine angemessene Nächtigung ermöglichen. Ohne belegmäßigen Nachweis kann bei tatsächlicher Nächtigung ein Nächtigungsgeld in Hohe von 15 Euro nicht steuerbar gewährt werden. Gegen belegmäßigen Nachweis (z. B. Hotelrechnung) können die gesamten Nächtigungskosten (samt Frühstück) nicht steuerbar ersetzt werden.

Reiseaufwandentschädigung für Reisende und Vertreter

Für Personen, die auf Grund ihres Dienstvertrages oder ihrer dienstlichen Verwendung regelmäßig zu reisen haben und mit denen entweder einvernehmlich ein Pauschalsatz für Reiseaufwandsentschädigungen vereinbart ist oder mit denen einvernehmlich ein Entgelt vereinbart ist, in dem Reiseaufwandsentschädigungen bereits abgegolten sind, gelten die oben angeführten Ansprüche auf Reiseaufwandsentschädigung nicht.

Für diese Personen gelten dieselben Ausführungen, wie sie unter 2.3.3. besprochen sind.

Reiseaufwandentschädigung für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in Betrieben des Fachverbandes Ingenieurbüros

Abweichend von den allgemeinen Regelungen enthält der Kollektivvertrag für in Betrieben, die dem Fachverband für Ingenieurbüros angehören, tätige Personen besondere Bestimmungen.

S. 84i) Anstelle der Bestimmungen der Z 2 lit. a bis lit. d gilt für Betriebe des Fachverbandes Ingenieurbüros folgendes:

Für die Bestreitung des mit der Dienstreise verbundenen persönlichen Mehraufwandes für Verpflegung (Taggeld) und Unterkunft (Nächtigungsgeld) erhält der Angestellte für jeweils 24 Stunden eine Reiseaufwandsentschädigung.

Das Taggeld gebührt für jeweils 24 Stunden in der Höhe von € 26,40. Für Dienstreisen bis zur vollendeten dritten Stunde wird kein Taggeld bezahlt. Dauert eine Dienstreise länger als 3 Stunden, so gebührt für jede angefangene Stunde 1/12 des Taggeldes. Dies gilt auch für Restzeiten bei Dienstreisen, welche über 24 Stunden oder ein Vielfaches von 24 Stunden hinausgehen.

Das Nächtigungsgeld richtet sich nach den Bestimmungen der lit. f.

Demnach gilt für diese Personen nicht die Kalendertagsregelung, sondern die 24-Stunden-Regel. Der Taggeldanspruch richtet sich nach § 26 Z 4 EStG 1988 und kann daher nach § 26 Z 4 EStG 1988 in dieser Höhe so lange nicht steuerbar ausbezahlt werden, als nicht ein neuer Mittelpunkt der Tätigkeit begründet wird.

Bei Dienstreisen i. S. d. § 3 Abs. 1 Z 16b 5. Teilstrich EStG 1988 (vorübergehende Tätigkeit an einem Einsatzort in einer anderen politischen Gemeinde) können das Taggeld und das Nächtigungsgeld darüber hinaus jedenfalls für einen Gesamtzeitraum von sechs Monaten steuerfrei gewährt werden (vgl. LStR 2002, Rz. 740; siehe dazu auch die Ausführungen oben unter 2.1.3. „Begünstigte Tätigkeiten“).

3. Dienstreisen in das Ausland:

Für Auslandsdienstreisen ist eine gesonderte Vereinbarung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer erforderlich. Diese Vereinbarung über die Bedingungen der Entsendung ins Ausland hat vor der Auslandsdienstreise schriftlich zu erfolgen.

Das Taggeld und das Nächtigungsgeld gebühren für die ersten 28 Tage der Entsendung mindestens in Höhe der Gebührenstufe 3 der Reisegebührenvorschrift für Bundesbedienstete. Ab dem 29. Tag der Entsendung dürfen diese Sätze um nicht mehr als 10 % unterschritten werden. Analog zu den steuerrechtlichen Vorschriften beginnt und endet die Auslandsreise jeweils mit dem Grenzübertritt bzw. mit dem Abflug und der Ankunft am letztbenützten Inlandsflughafen.

Bis zu 5 Stunden Auslandsaufenthalt gebührt kein Auslandstaggeld, bei mehr als 5 Stunden gebührt ein Drittel, bei mehr als 8 Stunden gebühren zwei Drittel des Auslandtagsatzes und bei mehr als 12 Stunden gebührt das volle Auslandstaggeld.

Ergibt sich auf Grund des Aufenthaltes bis zu fünf Stunden kein Anspruch auf das Auslandstaggeld, stehen für die gesamte Reise die Inlandtagsätze zu.

Bei Dienstreisen innerhalb der EU stehen zumindest die für Inlandsreisen gebührenden Sätze zu.

5. Kilometergeld:

Wird einem Arbeitnehmer die Verrechnung einer Aufwandsentschädigung (Fahrtkostenentschädigung) für eine ihm freigestellte Verwendung seines Privat-Pkw für Dienstreisen genehmigt, richtet sich die Bezahlung dieser Aufwandsentschädigung nach den folgenden Bestimmungen:

Ein derartiger Anspruch entsteht nur dann, wenn die Genehmigung zur Verrechnung dieser Aufwandsentschädigung vor Antritt der Dienstreise - tunlichst schriftlich - erteilt wird. Als Aufwandsentschädigung wird ein Kilometergeld gewährt, das zur Abdeckung des durch die Erhaltung des Kfz und die Benützung entstehenden Aufwandes dient.

Das niedrigere Kilometergeld gebührt ab dem Überschreiten der angegebenen Kilometergrenze. Wird ein Teil des Aufwandes direkt durch den Arbeitgeber getragen (z. B. Treibstoff, Versicherung, Reparatur), ist das Kilometergeld entsprechend zu verringern. Bei der Verringerung ist auf einen von der Kraftfahrvereinigung veröffentlichten Schlüssel Rücksicht zu nehmen.

Wenn das innerbetriebliche Geschäftsjahr vom Kalenderjahr abweicht, kann für die Berechnung des Kilometergeldes das Geschäftsjahr an Stelle des Kalenderjahres zur Abrechnung herangezogen werden. Darüber hinaus können innerbetrieblich auch andere Jahreszeiträume, z. B. ab Eintritt des Arbeitnehmers, vereinbart werden.

Aus der Genehmigung zur Verrechnung von Kilometergeld kann kein dienstlicher Auftrag zur Verwendung des Pkw abgeleitet werden. Die KilometergeldverrechS. 86nung bedingt keine Ansprüche über das Kilometergeld hinaus, sowie keinerlei Haftung des Arbeitgebers für Schäden, die aus der Benutzung des Pkw durch den Arbeitnehmer entstehen.

Ist allerdings dem Arbeitnehmer die Tätigkeit so angeordnet worden, dass sie die Benützung des Privat-Pkw zur Voraussetzung hat, womit die Benützung des Pkw in den Tätigkeitsbereich des Arbeitgebers fällt, so bleiben bezüglich eines Unfallschadens am Pkw des Dienstnehmers die Ansprüche aus dem ABGB und dem Dienstnehmerhaftpflichtgesetz unberührt.

Die Abrechnung der Kilometergelder hat schriftlich in Form einer Aufzeichnung über die gefahrenen Kilometer zu erfolgen. Über Aufforderung des Arbeitgebers hat der Arbeitnehmer diese Abrechnung entweder nach jeder Fahrt oder in bestimmten Zeitabständen zu erstellen. Über die gefahrenen Kilometer ist ein Fahrtenbuch zu führen, das über Aufforderung, jedenfalls aber am Ende des Kalender- oder Geschäftsjahres bzw. beim Ausscheiden des Arbeitnehmers zur Abrechnung zu übergeben ist. Die Führung eines Nachweises kann der Arbeitgeber auch verlangen, wenn eine Pauschalregelung mit dem Arbeitnehmer vereinbart wurde.

Die Fahrtkostenersätze bei Verwendung des arbeitnehmereigenen Kfz sind gestaffelt je nach Anzahl der im Kalenderjahr (Geschäftsjahr) zurückgelegten Kilometerleistung. Bis 15.000 km gebührt das amtliche Kilometergeld, bei mehr als 15.000 bis 20.000 km gebührt das Kilometergeld in Höhe von (2022) 40 Cent und über 20.000 km in Höhe von (2022) 38 Cent pro gefahrenem Kilometer. Dieser Ersatzanspruch verringert sich, wenn der Arbeitgeber z. B. die Treibstoffkosten trägt.

Die Abrechnung des Kilometergeldes hat schriftlich mittels Aufzeichnung über die gefahrenen Kilometer, je nach Vereinbarung nach jeder Fahrt oder in bestimmten Zeiträumen (z. B. monatlich, vierteljährlich) zu erfolgen. Über die gefahrenen Kilometer ist ein Fahrtenbuch zu führen. Dies ist grundsätzlich ohnedies Voraussetzung für die steuerrechtliche Anerkennung der nicht steuerbar gewährten Kilometergelder (vgl. oben Kap. 2.2.5.). Das Fahrtenbuch ist dem Arbeitgeber über Aufforderung, jedenfalls aber mit Ende des Kalenderjahres (Geschäftsjahres) oder bei Beendigung des Dienstverhältnisses zu übergeben.

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Dienstreisen für Angestellte im Bereich Information und Consulting

Auszug aus dem Kollektivvertrag zum Stand 1.1.2022

§ 10. Reiseaufwandsentschädigung

1. Begriff der Dienstreise:

S. 872. Reiseaufwandsentschädigung:

Bei Dienstreisen im Sinne der Z 1 ist dem Angestellten der durch die Dienstreise verursachte Mehraufwand nach Maßgabe der folgenden Bestimmungen zu entschädigen.

3. Dienstreisen in das Ausland:

4. Dienstreisestunden außerhalb der normalen Arbeitszeit:

Soweit Angestellte bei einer Dienstreise über Aufforderung des Arbeitgebers das Kraftfahrzeug selbst lenken, gilt hinsichtlich der außerhalb der Normalarbeitszeit anfallenden Lenkzeit folgende Regelung:

Für Fahrzeiten außerhalb der täglichen bzw. wöchentlichen Normalarbeitszeit gebührt der der Normalarbeitszeit entsprechende aliquote Teil des KV-Monatsgehaltes pro Stunde, wobei nur volle Viertelstunden vergütet werden.

S. 89Die Grundvergütung gebührt in der Höhe des auf Grund der Einstufung gebührenden KV-Gehaltes, ist aber ihrer Höhe nach mit dem jeweiligen Mindestgrundgehalt der Verwendungsgruppe III nach 15 (18 bei Übergangsregelung) Verwendungsgruppenjahren nach oben begrenzt. Diese Regelung gilt nicht für jene Angestellten, die in Ausübung ihrer Tätigkeit vorwiegend zu reisen haben, wie z. B. Vertreter, Angestellte mit ständiger Reisetätigkeit und sonstige Angestellte, die in der Gestaltung des täglichen Arbeitsablaufes ungebunden sind.

5. Kilometergeld:

Wird einem Arbeitnehmer die Verrechnung einer Aufwandsentschädigung (Fahrtkostenentschädigung) für eine ihm freigestellte Verwendung seines Privat-Pkw für Dienstreisen genehmigt, richtet sich die Bezahlung dieser Aufwandsentschädigung nach den folgenden Bestimmungen:

Ein derartiger Anspruch entsteht nur dann, wenn die Genehmigung zur Verrechnung dieser Aufwandsentschädigung vor Antritt der Dienstreise - tunlichst schriftlich - erteilt wird. Als Aufwandsentschädigung wird ein Kilometergeld gewährt, das zur Abdeckung des durch die Erhaltung des Kfz und die Benützung entstehenden Aufwandes dient.

Die Höhe des Kilometergeldes bestimmt sich gemäß nachstehender Tabelle wie folgt:

Das niedrigere Kilometergeld gebührt ab dem Überschreiten der angegebenen Kilometergrenze. Wird ein Teil des Aufwandes direkt durch den Arbeitgeber getragen (z. B. Treibstoff, Versicherung, Reparatur), ist das Kilometergeld entsprechend zu verringern. Bei der Verringerung ist auf einen von der Kraftfahrvereinigung veröffentlichten Schlüssel Rücksicht zu nehmen.

Wenn das innerbetriebliche Geschäftsjahr vom Kalenderjahr abweicht, kann für die Berechnung des Kilometergeldes das Geschäftsjahr an Stelle des Kalenderjahres zur Abrechnung herangezogen werden. Darüber hinaus können innerbetrieblich auch andere Jahreszeiträume, z. B. ab Eintritt des Arbeitnehmers, vereinbart werden.

Aus der Genehmigung zur Verrechnung von Kilometergeld kann kein dienstlicher Auftrag zur Verwendung des Pkw abgeleitet werden. Die Kilometergeldverrechnung bedingt keine Ansprüche über das Kilometergeld hinaus, sowie keinerlei Haftung des Arbeitgebers für Schäden, die aus der Benutzung des Pkw durch den Arbeitnehmer entstehen.

Ist allerdings dem Arbeitnehmer die Tätigkeit so angeordnet worden, dass sie die Benützung des Privat-Pkw zur Voraussetzung hat, womit die Benützung des Pkw in den Tätigkeitsbereich des Arbeitgebers fällt, so bleiben bezüglich eines Unfallschadens am Pkw des Dienstnehmers die Ansprüche aus dem ABGB und dem Dienstnehmerhaftpflichtgesetz unberührt.

Die Abrechnung der Kilometergelder hat schriftlich in Form einer Aufzeichnung über die gefahrenen Kilometer zu erfolgen. Über Aufforderung des Arbeitgebers hat der Arbeitnehmer diese Abrechnung entweder nach jeder Fahrt oder in bestimmten Zeitabständen zu erstellen. Über die gefahrenen Kilometer ist ein Fahrtenbuch zu führen, das über Aufforderung, jedenfalls aber am Ende des Kalender- oder Geschäftsjahres bzw. beim Ausscheiden des Arbeitnehmers zur Abrechnung zu übergeben ist. Die Führung eines Nachweises kann der Arbeitgeber auch verlangen, wenn eine Pauschalregelung mit dem Arbeitnehmer vereinbart wurde.

S. 906. Verfall von Ansprüchen:

Ansprüche im Sinne dieses Abschnittes müssen spätestens innerhalb von 4 Monaten nach Beendigung der Dienstreise bzw. der vereinbarten oder aufgetragenen Vorlage des Fahrtenbuches bei sonstigem Verfall beim Arbeitgeber durch Rechnungslegung bzw. Vorlage des Fahrtenbuches geltend gemacht werden.

2.3.5. IT-Kollektivvertrag - Angestellte im Bereich Dienstleistungen in der automatischen Datenverarbeitung und Informationstechnik

Der Kollektivvertrag für Angestellte von Unternehmen im Bereich Dienstleistungen in der automatischen Datenverarbeitung und Informationstechnik gilt:

• Fachlich: für alle Mitgliedsbetriebe des Fachverbandes Unternehmensberatung, Buchhaltung und Informationstechnologie der Wirtschaftskammer Österreich, die eine Berechtigung zur Ausübung des Gewerbes, Dienstleistungen in der automatischen Datenverarbeitung und Informationstechnik haben; und

• Persönlich: für Angestellte und Lehrlinge.

Der Kollektivvertrag gilt nicht für Vorstandsmitglieder von Aktiengesellschaften und Geschäftsführer von Gesellschaften mit beschränkter Haftung, soweit Vorgenannte nicht arbeiterkammerumlagepflichtig sind.

Die Ansprüche auf Reisekostenersätze sind grundsätzlich geregelt in § 8 des Kollektivvertrages, für Telearbeiter gibt es Sonderregelungen in § 9 Abs. VI des Kollektivvertrages.

Begriff der Dienstreise

§ 8 Reisekosten- und Reiseaufwandsentschädigungen

(1) Begriff der Dienstreise bzw. Dienstfahrt:

Dienstort ist jene Gemeinde, in welcher sich die ständige Betriebsstätte befindet sowie das Gebiet im Umkreis von 12 Straßenkilometern um diese Gemeinde. Eine Dienstreise liegt vor, wenn Beschäftigte weiter als 12 km von der Stadt-(Gemeinde-)grenze entfernt im Auftrag des Arbeitgebers tätig sind.

S. 91Die Dienstreise beginnt, je nach dem, von welchem Ort aus die Dienstreise unternommen wird, mit dem Verlassen der Betriebsstätte oder dem Verlassen der Wohnung und endet mit der Rückkehr zur Betriebsstätte bzw. Wohnung.

Erfolgt die Dienstverrichtung am Dienstort, also innerhalb von 12 Straßenkilometern ab der Stadt- bzw. Gemeindegrenze, in der sich die ständige Betriebsstätte befindet, liegt eine Dienstfahrt vor.

§ 8 Abs. 1 lit. f KV hat für abgaben- und beitragsrechtliche Zwecke insoweit keine Bedeutung, als das Vorliegen einer Dienstreise i. S. d. § 3 Abs. 1 Z 16b EStG 1988 stets nach abgabenrechtlichen Grundsätzen zu beurteilen ist und dient wohl nur als Klarstellung hinsichtlich des arbeitsrechtlichen Anspruches auf Reiseaufwandentschädigungen.

Fahrtkostenersätze

(2) Reisekostenentschädigung:

Das jeweilige Verkehrsmittel zur Bewältigung der Dienstreise (öffentliches Verkehrsmittel, Dienstfahrzeug, privater Pkw etc.) bestimmt der Arbeitgeber und hat auch die Kosten hierfür zu ersetzen.

Die Verwendung des privaten Pkw des Angestellten bedarf der ausdrücklichen Zustimmung des Arbeitgebers. In diesem Fall steht das amtliche Kilometergeld (siehe oben 2.2.1) zu. Die Abrechnung erfolgt über ein laut KV zwingend zu führendes Fahrtenbuch.

Taggeld und Nächtigungsgeld

(3) Reiseaufwandsentschädigung:

Die Reiseaufwandsentschädigung wird bei Dienstreisen ins Ausland mit jenen Beträgen festgesetzt, die gemäß § 26 EStG in der Fassung vom 31.12.2010 als steuerfrei anerkannt werden (siehe Anhang III).

Die Auslandsreisesätze der Bundesbediensteten ergeben sich aus der Verordnung der Bundesregierung über die Festsetzung der Reisezulagen für Dienstverrichtungen im Ausland in der Fassung vom 7.12.2001.

Die Reiseaufwandentschädigung für den Verpflegungsmehraufwand und die Kosten für eine Unterkunft besteht aus dem Taggeld und dem Nächtigungsgeld.

Der arbeitsrechtliche Anspruch auf ein Taggeld orientiert sich sowohl bei Inlands- als auch bei Auslandsdienstreisen an den Sätzen des § 26 Z 4 EStG 1988, also im Inland 26,40 Euro bzw. bei mehr als drei Stunden für jede angefangene Stunde ein Zwölftel und im Ausland die Höchstsätze für das jeweilige Land laut der Reisegebührenvorschrift der Bundesbediensteten.

Nach § 26 Z 4 EStG 1988 beginnt die Dienstreise, wenn ein Arbeitnehmer über Auftrag des Arbeitgebers seinen Dienstort (Büro, Betriebsstätte, Werksgelände, Lager usw.) oder den Wohnort zur Durchführung von Dienstverrichtungen verlässt. Innerhalb der 12 Straßenkilometer ab der Gemeindegrenze kann daher in der Anfangsphase (5 bzw. 15 Tage) das Tagesgeld auf die steuerrechtlichen Sätze aufgestockt und im Rahmen des § 26 Z 4 EStG 1988 nicht steuerbar gewährt werden.

Das Taggeld kann arbeitsrechtlich um jeweils die Hälfte gekürzt werden, wenn dem Angestellten vom Arbeitgeber oder einem Dritten ein Mittagessen oder ein Abendessen zur Verfügung gestellt wird (vgl. auch LStR 2002, Rz. 724).

Dauert eine Dienstreise an einem Ort mehr als 30 Kalendertage, vermindert sich das Taggeld ab dem 31. Kalendertag um ein Viertel. Diese Frist von 30 Kalendertagen wird durch Urlaub, Dienstverhinderung, Zeitausgleich oder Zeiten, die aus betrieblicher Notwendigkeiten nicht am Ort der Dienstreise verbracht werden, bloß gehemmt.

Nach § 2 Abs 3 AVRAG ist der Arbeitnehmer für Tätigkeiten im Ausland, die länger als einen Monat andauern, über organisatorische Details zur Auslandstätigkeit zu informieren. Die Kollektivvertragspartner empfehlen, den betroffenen Arbeitnehmern mittels Dienstzettel oder auf gleichwertigem Wege insbesondere mitzuteilen:

Das Nächtigungsgeld beträgt pauschal 15 Euro und gebührt, wenn tatsächlich genächtigt wurde. Stellt der Arbeitgeber ein Quartier zur Verfügung oder vergütet der Arbeitgeber gegen Vorlage eines Beleges (z. B. Hotelrechnung) die tatsächlichen Nächtigungskosten, steht kein pauschales Nächtigungsgeld zu.

Bei Vorliegen schwieriger geografischer Verhältnisse sind bei Dienstfahrten außerhalb der Stadt- bzw. Gemeindegrenze, jedoch innerhalb der einfachen Fahrtstrecke bis zu 12 Straßenkilometern, angemessene Zulagen in einer Betriebsvereinbarung bzw. in Betrieben ohne Betriebsrat in schriftlicher Einzelvereinbarung zu vereinbaren.

Reisekostenersätze bei Telearbeit

Telearbeit beruht beiderseits auf Freiwilligkeit und liegt dann vor, wenn der Arbeitnehmer im Einvernehmen mit dem Arbeitgeber regelmäßig oder vorübergehend Teile seiner Arbeitszeit an einem vorher vereinbarten Ort außerhalb der ständigen Betriebsstätte leistet. Der Ort, die Erreichbarkeit, die Arbeitsmittel und die Aufwandsentschädigungen für die Telearbeit müssen vorher schriftlich vereinbart werden. Hinsichtlich Reisekosten und Reiseaufwandsentschädigungen enthält der Kollektivvertrag in § 9 VI. besondere Bestimmungen.

VI. Reisekosten und Aufwandsentschädigungen

(1) Reisekosten und Aufwandsentschädigungen zwischen ständiger Betriebsstätte und dem vereinbarten Ort der Telearbeit werden nur erstattet, wenn durch die Abweichung von der vorgenommenen Aufteilung zwischen ständiger Betriebsstätte und dem vereinbarten Ort der Telearbeit Dienstreisen/Dienstfahrten entstehen.

(2) Reisekosten und Aufwandsentschädigungen zwischen ständiger Betriebsstätte und dem vereinbarten Ort der Telearbeit werden nicht erstattet.

Fahrzeiten zwischen ständiger Betriebsstätte und dem vereinbarten Ort der Telearbeit gelten als nicht betriebsbedingt und finden keine Anrechnung, es sei denn, dass es sich dabei um Dienstreisen/Dienstfahrten handelt, die nicht in der vorgenommenen Aufteilung zwischen ständiger Betriebsstätte und dem vereinbarten Ort der Telearbeit begründet sind und die aufgrund geltender betrieblicher Regelungen abzugelten wären.

Fahrten zwischen Betriebsstätte und Ort der vereinbarten Telearbeit stellen grundsätzlich keine Dienstreise dar. Abgabenrechtlich können im Rahmen des § 26 Z 4 EStG 1988 die Fahrtkosten nicht steuerbar ersetzt werden, wenn der Angestellte auf Grund eines dienstlichen Auftrages vom Ort der Telearbeit zur ständigen Betriebsstätte fährt und dem Angestellten in der Betriebsstätte kein (funktionaler) Arbeitsplatz zur Verfügung steht (vgl. LStR 2002, Rz. 700 f.).

Im Übrigen liegt bei vereinbarter Telearbeit nur dann eine Dienstreise i. S. d. Kollektivvertrages vor, wenn es dadurch zu Abweichungen von der Telearbeitsvereinbarung kommt und aus diesem Grunde Dienstreisen oder Dienstfahrten entstehen.

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S. 94Dienstreisen für Angestellte im Bereich Dienstleistungen in der automatischen Datenverarbeitung und Informationstechnik

Auszug aus dem Kollektivvertrag, Stand 1.1.2022

§ 8 Reisekosten- und Reiseaufwandsentschädigungen

(1) Begriff der Dienstreise bzw. Dienstfahrt:

(2) Reisekostenentschädigung:

(3) Reiseaufwandsentschädigung:

(4) Dienstreisen außerhalb der Normalarbeitszeit:

(5) Verfall von Ansprüchen:

Ansprüche im Sinne des § 8 müssen spätestens innerhalb von vier Monaten nach Beendigung der Dienstreise/Dienstfahrt bzw. der vereinbarten oder aufgetragenen Vorlage des Fahrtenbuches bei sonstigem Verfall beim Arbeitgeber durch Rechnungslegung bzw. durch Vorlage des Fahrtenbuches geltend gemacht werden.

§ 9 Telearbeit

VI. Reisekosten und Aufwandsentschädigungen

(1) Reisekosten und Aufwandsentschädigungen zwischen ständiger Betriebsstätte und dem vereinbarten Ort der Telearbeit werden nur erstattet, wenn durch die Abweichung von der vorgenommenen Aufteilung zwischen ständiger Betriebsstätte und dem vereinbarten Ort der Telearbeit Dienstreisen/Dienstfahrten entstehen.

(2) Reisekosten und Aufwandsentschädigungen zwischen ständiger Betriebsstätte und dem vereinbarten Ort der Telearbeit werden nicht erstattet.

2.3.6. Handelsangestellte

Kilometergeld

Das Kilometergeld kann unabhängig vom arbeitsrechtlichen Anspruch - also unabhängig vom Hubraum und von der Kilometerleistung - aus steuerrechtlicher Sicht bis S. 96zu einem Betrag von 0,42 Euro je km steuerfrei gewährt werden (bis max. 30.000 km bzw. 12.600 Euro jährlich).

Fahrten einer Reisenden von der Wohnung zum definierten Dienstort, an dem im dienstlichen Auftrag Schulungen absolviert werden, sind als „Wegzeit“ zu beurteilen und begründen mangels abweichender Regelung im Kollektivvertrag keinen Anspruch auf Aufwandersatz (OGH 22. 10. 2009, 8 ObA 60/09w).

Taggeld

Die Regelung der Reiseaufwandsentschädigung in Abschnitt 5 des Kollektivvertrags für die Handelsangestellten stellt grundsätzlich auf eine Dienstreise aufgrund einer lohngestaltenden Vorschrift ab. Auf Basis der im Kollektivvertrag vorgenommenen Zweiteilung der Dienstreise (Dienstreise bei Verlassen des Dienstortes und Dienstreisen am Dienstort) ergeben sich daher folgende steuerliche Konsequenzen:

• Der Angestellte verlässt seinen Dienstort (= Reisen außerhalb eines Umkreises von zwölf Straßenkilometern bzw. des Gemeindegebiets bzw. in Wien außerhalb der Bezirke 1 bis 23): Die Höhe des Tagesgeldes ist im Kollektivvertrag geregelt (26,40 Euro pro Kalendertag bzw. 2,20 Euro pro angefangene Stunde; bei Dienstreisen an mehr als zwölf Kalendertagen in einem Monat ab dem 13. Kalendertag 14,40 Euro bzw. 1,20 Euro pro angefangene Stunde; ab dem 29. Tag ununterbrochenen Aufenthalts an einem Ort 75 %, mindestens aber 14,40 Euro). Das Tagesgeld bleibt ohne zeitliche Begrenzung (also auch über die Anfangsphase von fünf bzw. 15 Tagen bzw. sechs Monaten hinausgehend nach § 26 Z 4 EStG 1988) im Rahmen der Bestimmungen des § 3 Abs. 1 Z 16b EStG steuerfrei. Lediglich hinsichtlich der Höhe des steuerfreien Tagesgeldes ist bei Dienstreisen ab dem 13. Kalendertag pro Monat zu beachten, dass nur mehr ein Betrag von 14,40 Euro bzw. ab dem 29. Tag eines ununterbrochenen Aufenthalts an einem Ort nur mehr 75 %, mindestens jedoch 14,40 Euro, steuerfrei bleiben (ausgenommen, es liegt eine Dienstreise nach dem 2. Tatbestand des § 26 Z 4 EStG 1988 vor; dann bleiben die 26,40 Euro bis zu sechs Monate steuerfrei).

• Der Angestellte verlässt vorübergehend die Betriebsstätte des Arbeitgebers, bleibt dabei jedoch am Dienstort (= Reisen im Umkreis von 12 Straßenkilometern bzw. im Gemeindegebiet bzw. in Wien in den Bezirken 1 bis 23). Tagesgeld steht laut Kollektivvertrag nur dann zu, wenn eine Betriebsvereinbarung dies vorsieht. Wird eine solche auf dem Kollektivvertrag basierende Betriebsvereinbarung über die Gewährung von Tagesgeldern für Reisen am Dienstort abgeschlossen, dann bleibt dieses Taggeld (höchstens allerdings 26,40 Euro pro Tag bzw. 2,20 Euro pro angefangene Stunde, 14,40 Euro ab dem 13. Kalendertag bzw. 1,20 Euro pro angefangene Stunde) ohne zeitliche Begrenzung steuerfrei. Ohne entsprechende Betriebsvereinbarung bleibt ein allenfalls gewährtes Tagesgeld nur für die Anfangsphase von fünf bzw. 15 Tagen je Einsatzort steuerfrei (vgl. LStR 2002, Rz. 715 ff.).

• Bei Dienstreisen auf Messen oder Ausstellungen am Dienstort beträgt das Tagesgeld laut Kollektivvertrag pro Kalendertag 20,36 Euro. Bei länger dauernden Messen oder Ausstellungen an einem Ort kann daher auch nur das Tagesgeld von 20,36 Euro pro Kalendertag steuerfrei bleiben. Für die Anfangsphase von fünf Tagen könnte auch eine Aufstockung auf 26,40 Euro unter Beachtung der Bestimmungen des § 26 Z 4 EStG 1988 erfolgen. Für Dienstreisen i. Z. m. Messen oder Ausstellungen außerhalb des Dienstortes gilt die „normale“ Tagesgeld-Regelung des Kollektivvertrags mit 26,40 Euro bzw. 14,40 Euro ab dem 13. Kalendertag.

  Für Angestellte, die ausdrücklich zur Dienstleistung auf der jeweiligen Messe oder Ausstellung aufgenommen wurden (z. B. Messeaushilfen) bzw. dann, wenn von der Arbeitgeberin die Kosten für angemessene Verpflegung getragen werden, besteht kein Anspruch auf Messegeld.

• S. 97Bei Dienstreisen ins Ausland ist das Tagesgeld laut Kollektivvertrag jeweils besonders zu vereinbaren. Erfolgt diese Vereinbarung individuell, dann ist die Dienstreise nach den Bestimmungen des § 26 Z 4 EStG 1988 zu beurteilen (Steuerfreiheit bis zur Höhe der Auslandssätze der Bundesbediensteten für fünf bzw. 15 Tage bzw. sechs Monate je Einsatzort). Die Bestimmungen des § 3 Abs. 1 Z 16b EStG 1988 können nicht angewendet werden. Wird die Vereinbarung im Rahmen einer Betriebsvereinbarung getroffen, kann das dort vereinbarte Tagesgeld (maximal in Höhe der Auslandssätze der Bundesbediensteten) ohne zeitliche Begrenzung im Rahmen des § 3 Abs. 1 Z 16b EStG 1988 steuerfrei gewährt werden.

• In Betriebsvereinbarungen können über die Gewährung von Reisekosten- und Aufwandsentschädigungen Regelungen vereinbart werden, soweit günstigere kollektivvertragliche Regelungen nicht bestehen.

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Reisekosten- und Reiseaufwandsentschädigung für die Handelsangestellten

Auszug aus dem Kollektivvertrag, Stand 1.1.2022

Abschnitt 5) Reisekosten und Reiseaufwandsentschädigung

A. Begriff der Dienstreise

B. Reisekosten- und Reiseaufwandsentschädigung

Bei Dienstreisen ist dem Angestellten der durch die Dienstreise verursachte Aufwand zu entschädigen. Der Angestellte hat die jeweils kostengünstigste Variante der Reise zu wählen.

1. Reisekosten

S. 992. Reiseaufwandsentschädigung

3. Teilnahme an Seminaren, Kursen, Informationsveranstaltungen und ähnlichem

Eine Reisekosten- und Reiseaufwandsentschädigung entfällt bei Entsendung des Angestellten zu Veranstaltungen (z. B. Seminaren, Kursen, Informationsveranstaltungen), sofern die mit der Teilnahme verbundenen Kosten im erforderlichen Ausmaß vom Arbeitgeber getragen werden.

4. Dienstreisen außerhalb von Österreich

Dienstreisen außerhalb von Österreich bedürfen einer ausdrücklichen Bewilligung des Arbeitgebers. Die Entschädigung der Reisekosten und des Reiseaufwandes ist jeweils vor Antritt der Dienstreise besonders zu vereinbaren. Diese Regelung kann auch durch Betriebsvereinbarung getroffen werden. Es wird empfohlen, sich bei einer derartigen Vereinbarung an den Sätzen für Auslandsreisen des Einkommensteuergesetzes zu orientieren.

S. 1005. Messegeld

6. Betriebliche Zusatzregelungen

In Betriebsvereinbarungen können über die Gewährung von Reisekosten- und Aufwandsentschädigungen Regelungen vereinbart werden, soweit günstigere kollektivvertragliche Regelungen nicht bestehen.

Abschnitt 7) Abschließende Bestimmungen

A. Verfalls- und Verjährungsbestimmungen

5. Reisekosten- und Reiseaufwandsentschädigungen

Ansprüche aus Reisekosten oder Reiseaufwandsentschädigungen müssen spätestens innerhalb von 3 Monaten nach Beendigung der Dienstreise bzw. der vereinbarten oder aufgetragenen Vorlage des Fahrtenbuches bei sonstigem Verfall beim Arbeitgeber durch Rechnungslegung bzw. Vorlage des Fahrtenbuches geltend gemacht werden.

2.3.7. Handelsarbeiter (Stand 1.1.2022)

Die Regelungen für Dienstreisen der Handelsarbeiter finden sich in der Lohnordnung im Anhang 1 Abschnitt B des Kollektivertrages. Handelsarbeitern steht für die mit einer Dienstreise verbundenen persönlichen Mehraufwendungen ein Taggeld von mindestens 18,04 Euro zu. Durch Betriebsvereinbarung kann ein höheres Taggeld bzw. der Höchstbetrag laut Einkommensteuerrichtlinien von 26,40 Euro vereinbart werden. Im Falle einer Überzahlung ist zu unterscheiden, ob dies nur auf Basis des Dienstvertrags bezahlt wird oder dafür eine Betriebsvereinbarung abgeschlossen wurde. Ohne Betriebsvereinbarung kann die Überzahlung nur im Rahmen der Bestimmungen des § 26 Z 4 EStG 1988 steuerfrei belassen werden, mit Betriebsvereinbarung bis zur Höhe von 26,40 Euro im Rahmen des § 3 Abs. 1 Z 16b EStG 1988.

Handelsarbeiter

Auszug aus dem Kollektivvertrag, Stand 1.1.2022

Anhang I Lohnordnung

C. Reisekostenentschädigung

Eine Dienstreise liegt vor, wenn die Arbeitnehmerin/der Arbeitnehmer zur Ausführung eines ihm erteilten Auftrages die Arbeitsstätte der Arbeitgeberin/des Arbeitgebers verlässt. Dies gilt auch dann, wenn die Arbeitnehmerin/ der Arbeitnehmer mit der Durchführung von Fahrten seine eigentliche Arbeitspflicht erfüllt.

Die Dienstreise beginnt, wenn sie von der Arbeitsstätte aus angetreten wird, mit dem Verlassen der Arbeitsstätte. In allen anderen Fällen beginnt die Dienstreise mit dem reisenotwendigen Verlassen der Wohnung. Die Dienstreise endet mit der Rückkehr zur Arbeitsstätte bzw. mit der reisenotwendigen Rückkehr in die Wohnung.

S. 101Bei Dienstreisen ist der Arbeitnehmerin/dem Arbeitnehmer der durch die Dienstreise verursachte Aufwand zu ersetzen. Die Arbeitnehmerin/Der Arbeitnehmer hat die jeweils kostengünstigste Variante der Reise zu wählen.

Für die Bestreitung des mit der Dienstreise verbundenen persönlichen Mehraufwandes erhält die Arbeitnehmerin/der Arbeitnehmer ein Taggeld von mindestens 18,04 Euro, wobei durch Betriebsvereinbarung ein höherer Betrag bzw. der Höchstbetrag laut Einkommensteuerrichtlinien von 26,40 Euro vereinbart und bezahlt werden kann. Ein Taggeld fällt bei einer Dienstreise von mehr als 3 Stunden Dauer an. Für jede angefangene Stunde wird ein Zwölftel des vollen Taggelds berechnet.

Bei Übernachtung werden die tatsächlichen Kosten gegen Bestätigung vergütet.

Vergütung für Kost und Quartier: Für Arbeitnehmerinnen/Arbeitnehmer, die sich in Kost und Quartier befinden, können folgende Abzüge vom Bruttowochenlohn durchgeführt werden:

In Betriebsvereinbarungen können über die Gewährung von Reisekosten- und Aufwandsentschädigungen sowie von Kilometergeldern Regelungen vereinbart werden, soweit kollektivvertragliche Regelungen nicht bestehen.

2.3.8. Metallgewerbe - Angestellte

Für die Angestellten des Metallgewerbes gibt es seit 1.1.2000 einen eigenen Kollektivvertrag (vorher war er ein Teil des KV für die Angestellten des Gewerbes). Die Reisekosten und Reiseaufwandsentschädigungen sind in § 10 geregelt.

Reiseaufwandsentschädigung

§ 10. Reisekosten und Reiseaufwandsentschädigung

1. Begriff der Dienstreise

Diese Bestimmung regelt eine Dienstreise aufgrund einer lohngestaltenden Vorschrift, sodass die als Reiseaufwandsentschädigung bezeichneten Tagesgelder (maximal aber 26,40 Euro bzw. 2,20 Euro je angefangene Stunde) grundsätzlich ohne zeitliche Begrenzung i. S. d. Bestimmungen des § 26 Z 4 in Verbindung mit § 3 Abs. 1 Z 16b EStG 1988 steuerfrei bleiben können.

S. 102Innerhalb des Gemeindegebiets bzw. des Umkreises von zwölf Straßenkilometern von der Betriebsstätte bleiben Tages- und Nächtigungsgelder nur so lange steuer- und beitragsfrei, bis ein weiterer Mittelpunkt der Tätigkeit begründet wird (fünf bzw. 15 Tage Aufenthalt an einem Einsatzort).

Ist bei einer Dienstreise ein mehr als 28-tägiger ununterbrochener Aufenthalt an einem Ort erforderlich, so vermindert sich ab dem 29. Tag die gebührende Reiseaufwandsentschädigung um 25 %. Diese Kürzung setzt einen 28 Kalendertage dauernden ununterbrochenen Aufenthalt an einem Ort (politische Gemeinde) voraus. Bei einer Unterbrechung wegen Krankheit, Urlaubs oder eines betriebsnotwendigen Einsatzes an einem anderen Einsatzort (andere politische Gemeinde) beginnt nach der Rückkehr an den ursprünglichen Einsatzort der 28-tägige Zeitraum grundsätzlich neu zu laufen, sofern kein Missbrauch vorliegt. Zahlt der Arbeitgeber ab dem 29. Kalendertag „freiwillig“ ein höheres Tagesgeld als den um 25 % verminderten Kollektivvertragssatz, stellt dieser Aufstockungsbetrag einen steuer- und beitragspflichtigen Arbeitslohn dar, soweit nicht eine Dienstreise i. S. d. Bestimmungen des § 26 Z 4 EStG 1988 vorliegt.

Reisekostenentschädigung (Fahrtkostenersatz)

Unabhängig von den kollektivvertraglichen Einschränkungen (z. B. Nutzung eines Pkw ohne Genehmigung, mehr als 10.000 km jährlich) bleibt der Ersatz der tatsächlichen Kosten bzw. des Kilometergeldes in Höhe von bis zu 0,42 Euro je km steuer- und beitragsfrei. Kilometergelder können jedoch nur bis 30.000 km bzw. 12.600 Euro jährlich steuerfrei ausbezahlt werden.

Nächtigungsgelder

Das pauschale Nächtigungsgeld kann nur mehr im Rahmen der Bestimmungen des § 26 Z 4 EStG 1988 (maximal für sechs Monate) steuerfrei ausbezahlt werden. Der tatsächliche Kostenersatz bleibt zeitlich unbegrenzt steuerfrei.

Reiseaufwandsentschädigungen für Reisende und Vertreter

Die o. a. Bestimmungen über die Reiseaufwandsentschädigung finden auf jene Angestellten keine Anwendung, die aufgrund ihres Dienstvertrags oder ihrer dienstlichen Verwendung regelmäßig zu reisen haben (Reisende, Vertreter) und mit denen entweder ein Pauschalsatz für Reiseaufwandsentschädigungen oder einvernehmlich ein Entgelt vereinbart ist, in dem Reiseaufwandsentschädigungen bereits abgegolten sind.

Bei den Reisenden und Vertretern sind also drei Gruppen zu unterscheiden:

• Hinsichtlich der Reiseaufwandsentschädigung ist nichts vereinbart: Hier gilt die Steuer- und SV-Freiheit für die „allgemeine“ Reiseaufwandsentschädigung des Kollektivvertrags.

• Es wurde einvernehmlich ein Pauschalsatz für Reiseaufwandsentschädigungen (Tages- und Nächtigungsgelder) vereinbart: Somit liegt keine Dienstreise nach einer S. 103lohngestaltenden Vorschrift vor. Sofern die Dienstreisen anhand einwandfreier Aufzeichnungen nachgewiesen werden können und die maßgeblichen steuer- und SV-rechtlich zustehenden Sätze das Pauschale übersteigen oder gleich hoch sind, kann dieses nur bei Vorliegen einer Reise nach den Bestimmungen des § 26 Z 4 EStG 1988 steuer- und beitragsfrei belassen werden.

• Ist mit dem Vertreter oder Reisenden hingegen ein Entgelt vereinbart, mit dem Reiseaufwandsentschädigungen bereits abgegolten sind (z. B. höhere Provisionen), so dürfen aus diesem Entgelt keine steuer- und beitragsfreien Teile herausgerechnet werden. Gegebenenfalls kann der Arbeitnehmer bei seiner Arbeitnehmerveranlagung Werbungskosten geltend machen.

Will der Arbeitgeber, dass für die Reisenden und Vertreter der kollektivvertragliche Dienstreisebegriff der Angestellten zur Anwendung kommt, muss er mit einer Änderungsvereinbarung (oder Änderungskündigung) allenfalls bestehende einzelvertragliche Pauschalabgeltungen aufheben. Es besteht dann Anspruch auf kollektivvertragliches Tages- und Nächtigungsgeld, und der kollektivvertragliche Dienstreisebegriff kommt zur Anwendung.

Dienstreisen in das Ausland

Gemäß § 10 Z 5 des Kollektivvertrags ist die Entschädigung der Reisekosten und des Reiseaufwands jeweils vor Antritt der Dienstreise besonders zu vereinbaren. In Hinblick auf die in § 10 Z 5 lit. c des Kollektivvertrags geregelte Mindesthöhe für Auslandsreisekosten bleiben diese in der dort normierten Höhe gemäß § 3 Abs. 1 Z 16 EStG 1988 ohne zeitliche Begrenzung steuerfrei.

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Dienstreisen für Angestellte des Metallgewerbes

Auszug aus dem Kollektivvertrag, Stand 1.1.2022

§ 10 Reisekosten und Reiseaufwandsentschädigung

2.3.9. Metallgewerbe - Arbeiter Entfernungszulage

Bei der Entfernungszulage nach Abschnitt VIII Z 1 bis 4 des Kollektivvertrags für Arbeiter im eisen- und metallverarbeitenden Gewerbe handelt es sich um eine nach einer lohngestaltenden Vorschrift auszuzahlende Tagesgebühr. Die Steuer- und SV-Freiheit unterliegt im Anwendungsbereich des § 3 Abs. 1 Z 16b EStG 1988 keiner zeitlichen Begrenzung. Zu beachten ist lediglich, dass die Steuer- und Beitragsfreiheit der Entfernungszulage der Höhe nach mit 26,40 Euro pro Tag bzw. 2,20 Euro pro angefangene Stunde begrenzt ist. Zahlt der Arbeitgeber eine höhere Entfernungszulage, als der Kollektivvertrag vorsieht, ist der Mehrbetrag im Anwendungsbereich des § 26 Z 4 EStG 1988 nur so lange steuer- und beitragsfrei, als kein neuer Mittelpunkt der Tätigkeit begründet wird, und im Anwendungsbereich des § 3 Abs. 1 Z 16b EStG 1988, als die kollektivvertraglichen Sätze bzw. die Sätze des § 26 Z 4 EStG nicht überschritten werden. Bei einer Abwesenheit von mehr als elf Stunden und wenn die Beschäftigung außerhalb des ständigen Betriebs eine Nächtigung außer Haus erfordert oder eine solche angeordnet wird, gebührt eine Entfernungszulage von täglich 50,41 Euro (Abschnitt VIII Z 4 KV). Diese ist, selbst wenn der Arbeitnehmer wegen der geringen Entfernung täglich nach Hause fährt, im Rahmen der Begrenzung von 26,40 Euro steuer- und beitragsfrei.

Die Entfernungszulage gebührt nicht bei unentschuldigtem Fernbleiben von der Arbeit.

Montagezulage

Die Montagezulage nach Abschnitt VIII Z 5 KV ist kein Ersatz von Verpflegungsmehraufwendungen aus Anlass einer Dienstreise, sondern eine steuer- und beitragspflichtige Vergütung für bestimmte Tätigkeiten (Montagearbeiten).

Wegzeitvergütung

Die Wegzeitvergütung nach Abschnitt VIII Z 6 und 7 des Kollektivvertrags ist steuer- und beitragspflichtig. Darauf besteht Anspruch, wenn der Arbeitnehmer über Auftrag des Arbeitgebers täglich nach Hause fährt.

Verkehrsmittel

Bis 10.000 km pro Jahr steht (nach vorheriger Genehmigung) das amtliche Kilometergeld (0,42 Euro je km) zu. Der Arbeitgeber ist berechtigt, dem Arbeitnehmer bei Benützung des arbeitnehmereigenen Kraftfahrzeugs für Dienstreisen ab 10.001 km ein geringeres Kilometergeld als das amtliche zu bezahlen. Werden vom Arbeitgeber jedoch für Fahrten zu einer Baustelle oder zu einem Einsatzort für Montage- oder Servicetätigkeit, die unmittelbar von der Wohnung aus angetreten werden, Fahrtkostenvergütungen (Kilometergelder) ersetzt, sind diese nur im Rahmen der kollektivvertraglichen Bestimmungen steuerfrei.

Das Kilometergeld kann nur bis insgesamt 30.000 km bzw. 12.600 Euro jährlich steuerfrei ausbezahlt werden.

Nächtigungsgeld

Nach Abschnitt VIII Z 9 des Kollektivvertrags hat der Arbeitnehmer Anspruch auf ein Nächtigungsgeld, wenn die Beschäftigung außerhalb des ständigen Betriebs - einschließlich S. 108Reisen - eine Nächtigung außer Haus erfordert oder eine solche angeordnet wird und wenn vom Arbeitgeber nicht in angemessener Weise die Nächtigung ermöglicht wird. Das Nächtigungsgeld gebührt in einer Höhe von 17,93 Euro. Nächtigt der Arbeitnehmer nachweislich oder ist er mehr als 120 km von seinem Wohnort entfernt tätig, ist das Nächtigungsgeld bis zum Satz nach § 26 Z 4 EStG 1988, 15,00 Euro, steuer- und beitragsfrei, der übersteigende Teil, 2,93 Euro, ist steuer- und beitragspflichtig.

Ist der Arbeitnehmer nicht mehr als 120 km von seinem Wohnort entfernt, ordnet der Arbeitgeber eine Nächtigung an und fährt der Arbeitnehmer täglich nach Hause, besteht an Stelle des Nächtigungsgeldes Anspruch auf Fahrtkostenersatz (Kilometergeld), limitiert mit dem Betrag des Nächtigungsgeldes. Wird durch diesen Fahrtkostenkostenersatz das Nächtigungsgeld der Höhe nach nicht voll ausgeschöpft, gebührt dem Arbeitnehmer der Differenzbetrag als pauschaler Auslagenersatz (Abschnitt VIII Z 9a des KV).

Daraus folgt im Ergebnis, dass bei Bezahlung des pauschalen Nächtigungsgeldes und einer Entfernung bis einschließlich 17,8 km (einfache Fahrtstrecke) nur der sich aus der Entfernung ergebende Betrag steuer- und beitragsfrei bleibt, der Differenzbetrag auf den laut KV zu zahlenden Betrag („pauschaler Auslagenersatz“) hingegen steuer- und beitragspflichtig ist.

Beschäftigung im Ausland

Nach Abschnitt VIII Z 18 des Kollektivvertrags ist die Festsetzung der Entfernungszulagen sowie die Regelung der Heimfahrt rechtzeitig schriftlich zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer zu vereinbaren. Der Kollektivvertrag verweist hierzu auf die Entfernungszulage für Inlandsreisen, wonach für eine Beschäftigung im Ausland bezüglich der Entfernungszulage und des Nächtigungsgeldes die Punkte 1- 4 und 9 sinngemäß gelten.

Arbeiter im eisen- und metallverarbeitenden Gewerbe

Auszug aus dem Kollektivvertrag, Stand 1.1.2022

VIII. Montagearbeiten sowie andere Beschäftigungen außerhalb des ständigen Betriebes

Entfernungszulage

Montagezulage

Wegzeiten

Verkehrsmittel

S. 111Nächtigungsgeld

Heimfahrten

Urlaub

S. 112Erkrankung und Unfälle

Aufnahme von Arbeitnehmern außerhalb des ständigen Betriebes

Beschäftigung im Ausland

2.3.10. Vereinsmitarbeiter allgemein

Steuerliche Behandlung der Reisekosten nach den Vereinsrichtlinien

Da Vereine und ihre Mitglieder nicht vorbehaltlos mit anderen Steuerpflichtigen vergleichbar sind, hat das Bundesministerium für Finanzen mit den so genannten Vereinsrichtlinien einen Behelf erstellt, in dem die wichtigsten steuerlichen Zweifelsfragen behandelt werden. Die Vereinsrichtlinien 2001 i. d. F. des Erlasses des BMF vom 4. 12. 2017, BMF-010216/0002-IV/6/2017, wurden in der Finanzrechtsdokumentation (FINDOK) des Bundesministeriums für Finanzen veröffentlicht und geben die offizielle Rechtsansicht der Finanzverwaltung wieder.

Abschnitt 7 der Vereinsrichtlinien 2001 regelt die steuerliche Behandlung der Reisekosten von Mitarbeitern in gemeinnützigen, mildtätigen und kirchlichen Zwecken dienenden Vereinen, unabhängig davon, welche Einkünfte die Vereinsmitarbeiter beziehen. Die folgenden Ausführungen gelten also sowohl für sonstige Einkünfte (z. B. Funktionäre, sonstige Vereinsmitarbeiter, deren Einkünfte unter der ASVG-Geringfügigkeitsgrenze liegen) als auch für lohnsteuerpflichtige Einkünfte (ausgenommen Sportler und Sportbetreuer).

Zur Kollektivvertragsfähigkeit von Vereinen in besonderen Fällen siehe Punkt 2.1.3.

S. 113Tagesgelder nach den Vereinsrichtlinien

Erhalten Vereinsmitarbeiter, die nicht vom Anwendungsbereich des § 3 Abs. 1 Z 16c EStG 1988 erfasst sind, von begünstigten Rechtsträgern zur Abgeltung ihrer Reisekosten (z. B. Fahrt- und Verpflegungskosten) Beträge, liegen - unabhängig von der Qualifikation der von ihnen erzielten Einkünfte - keine Einkünfte vor. Nach diesen Richtlinien dürfen sowohl für Reisen zum Dienstort (z. B. Fahrten zu den Tätigkeitsorten wie Rettungsstützpunkte, -einsatzort, Aufführungsort) als auch für Dienstreisen außerhalb des Dienstortes als Verpflegungskosten im Inland

• grundsätzlich (bei Tätigkeiten über vier Stunden) maximal 26,40 Euro pro Tag,

• bei Tätigkeiten bis zu vier Stunden 13,20 Euro

verrechnet werden. Für die Feststellung der Dauer sind die Abfahrts- und Ankunftszeiten des Ausgangspunkts (i. d. R. Wohnort) maßgebend.

Für die Steuerfreiheit der Reisekosten sind Aufzeichnungen zu führen, aus denen Beginn und Ende (Datum und Uhrzeit), Ziel und Zweck der Reise (z. B. Probe, Aufführung) und die gewährten Verpflegungskosten ersichtlich sind.

Fahrtkosten nach den Vereinsrichtlinien

Hinsichtlich der Fahrtkosten ist zwischen Einsätzen am ständigen Dienstort und Dienstreisen (Auswärtseinsätzen) zu unterscheiden:

• Werden für Fahrten zum Dienstort nur die Kosten des öffentlichen Verkehrsmittels (Bus, Bahn usw.) ersetzt, dann bleiben diese Ersätze steuerfrei. Zusätzlich kann in diesen Fällen ein so genannter Reisekostenausgleich in Höhe von 3,00 Euro (bei Tätigkeiten bis zu vier Stunden nur 1,50 Euro) steuerfrei gewährt werden.

• Bei Dienstreisen (Verlassen des Dienstortes) können ebenfalls die Kosten des öffentlichen Verkehrsmittels ersetzt werden. Werden die Dienstreisen mit dem Privatfahrzeug durchgeführt, so kann bei entsprechendem Nachweis (Fahrtenbücher oder vergleichbare Aufzeichnungen) das amtliche Kilometergeld bis zu einer Kilometerleistung von 30.000 km bzw. 12.600 Euro pro Jahr steuerfrei ersetzt werden.

Die Unterschiede in den Reisekosten nach den Vereinsrichtlinien zu den Reisekosten anderer Personen liegen in folgenden Punkten:

• Fahrtkosten können auch für Fahrten zum Dienstort steuerfrei ersetzt werden (Kosten des Massenbeförderungsmittels).

• Tagesgelder sind ohne Zwölftelung zu berechnen (Differenzierung bis vier Stunden und über vier Stunden).

• Tagesgelder bleiben ohne zeitliche Begrenzung - also auch bei längeren Einsätzen an ein und demselben Ort - steuerfrei.

Reisekosten in der Sozialversicherung

Im Gegensatz zum Steuerrecht sind in der Sozialversicherung für Reisekosten von Vereinsmitarbeitern keine Sonderbestimmungen vorgesehen. Daher können für Reisen zum Dienstort keine beitragsfreien Tagesgelder bezahlt werden. Allerdings ist für bestimmte nebenberuflich tätige Gruppen (nebenberuflich Lehrende an Erwachsenenbildungseinrichtungen, nebenberuflich tätige Künstler) in der Verordnung BGBl. II Nr. 41/1998 in der Fassung BGBl. II Nr. 246/2009 eine pauschale Aufwandsentschädigung in Höhe von 537,78 Euro monatlich (exklusive Reisekosten) vorgesehen.

2.3.11. Sportler, Schiedsrichter und Betreuer

Steuerliche Behandlung

Gemäß § 3 Abs. 1 Z 16c EStG 1988 sind pauschale Reiseaufwandsentschädigungen, die von begünstigten Rechtsträgern i. S. d. §§ 34 ff. BAO, deren satzungsgemäßer Zweck die Ausübung oder Förderung des Körpersportes ist (also insbesondere Sportvereine), an Sportler, Schiedsrichter und Sportbetreuer (z. B. Trainer, Masseure) gewährt werden,

• in Höhe von bis zu 60 Euro pro Einsatztag,

• höchstens aber 540 Euro pro Kalendermonat der Tätigkeit,

steuerfrei. Die Steuerfreiheit steht nur zu, wenn beim Steuerabzug vom Arbeitslohn neben den pauschalen Aufwandsentschädigungen keine Reisevergütungen, Tages- oder NächS. 115tigungsgelder gemäß § 26 Z 4 EStG 1988 oder Reiseaufwandsentschädigungen gemäß § 3 Abs. 1 Z 16b EStG 1988 steuerfrei ausgezahlt werden.

Die gesetzliche Sonderregelung des § 3 Abs. 1 Z 16c EStG 1988 sieht steuerfreie, pauschale Fahrt- und Reiseaufwandsentschädigungen vor, die von begünstigten Sportvereinen an Sportler, Schiedsrichter und Sportbetreuer (z. B. Trainer, Masseure) gewährt werden. Übersteigen die pauschalen Fahrt- und Reiseaufwandsentschädigungen 60 Euro pro Einsatztag bzw. monatlich 540 Euro pro Monat, sind nur die übersteigenden Beträge zu versteuern.

Die pauschalen Fahrt- und Reiseaufwandsentschädigungen können nur dann steuerfrei ausgezahlt werden, wenn in diesem Monat keine Reisekostenersätze nach den Bestimmungen des § 26 Z 4 EStG 1988 bzw des § 3 Abs. 1 Z 16b EStG 1988 gewährt werden. Die Auszahlung von steuerfreien Kilometergeldern neben pauschalen Aufwandsentschädigungen gemäß § 3 Abs. 1 Z 16c EStG 1988 ist nicht möglich.  

Erklärt der Arbeitnehmer schriftlich gegenüber seinem Arbeitgeber (Verein), dass er nur bei diesem Arbeitgeber pauschale Fahrt- und Reiseaufwandsentschädigungen bezieht und zahlt der Arbeitgeber keine anderen Entgelte an den Arbeitnehmer aus, muss der Arbeitgeber für diese Arbeitnehmer kein Lohnkonto führen und es kann auch die Übermittlung eines Lohnzettels an das Finanzamt unterbleiben. Ebenso ist vorzugehen, wenn der Arbeitgeber nur Kostenersätze gemäß § 26 Z 4 EStG 1988 auszahlt. Die Auszahlung der Reiseaufwandsentschädigungen bzw. Kostenersätze hat jedoch aus anderen Aufzeichnungen hervorzugehen.

Für andere im Verein tätige Personen (z. B. Vereinsobmann, Kassier, Platzwart) sind die Regelungen i. Z. m. der pauschalen Reiseaufwandsentschädigung nicht anwendbar, sondern es gelten die Regelungen der Vereinsrichtlinien.

Um nachzuweisen, dass lediglich für Einsatztage pauschale Fahrt- und Reiseaufwandsentschädigungen ausbezahlt werden, sind die Einsatztage pro Arbeitnehmer vom Arbeitgeber (Verein) aufzuzeichnen.

Reisekosten in der Sozialversicherung

In der Sozialversicherung gilt die Beitragsfreiheit für Sportler, Schieds(Wettkampf)richter und Sportbetreuer nach der Bestimmung des § 49 Abs. 3 Z 28 ASVG analog zur Lohnsteuer (60 Euro pro Einsatztag, höchstens 540 Euro pro Kalendermonat). Dies allerdings mit der Einschränkung, dass die ausgeübte Tätigkeit nicht den Hauptberuf und die Haupteinnahmequelle der Einnahmen bildet. Eine Tätigkeit als Student (bei ordentlichem Studienfortgang) oder Hausfrau/Hausmann (kein Singlehaushalt) gilt als Hauptberuf, nicht allerdings der Leistungsbezug aus der Arbeitslosenversicherung (Arbeitslosengeld, Notstandshilfe etc.) oder der Leistungsbezug aus einer Altersversorgung (Pension, Ruhegenuss).