Personalverrechnung in der Praxis 2026
37. Aufl. 2026
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S. 1268. Beginn eines Dienstverhältnisses
In diesem Kapitel werden u.a. Antworten auf folgende praxisrelevanten Fragestellung gegeben:
Welche arbeits- und abgabenrechtlichen Verpflichtungen bestehen bei Beginn eines Dienstverhältnisses?
Bei Beginn eines Dienstverhältnisses entstehen für den Dienstnehmer und für den Dienstgeber Verpflichtungen, die aus dem Arbeits- und Abgabenrecht resultieren.
Dieses Kapitel beinhaltet auch Verpflichtungen, die in diesem Fachbuch nicht näher behandelt werden.
8.1. Arbeitsrechtliche Verpflichtungen
Abschluss eines Dienstvertrags - Ausstellung eines Dienstzettels inkl. Bestimmung des Mindestentgelts:
Ein Dienstvertrag (Lehrvertrag) als begründendes Element für ein Dienstverhältnis (Lehrverhältnis) ist abzuschließen (→ 4.1.). Ein Dienstzettel ist auszustellen (→ 4.2.).
Im Rahmen dessen sind die Einstufung in ein allgemeines Schema (z.B. Kollektivvertrag) vorzunehmen und das Mindestentgelt zu bestimmen (→ 9.2.). U.U. sind dabei Vordienstzeiten zu berücksichtigen und in diesem Zusammenhang beim Dienstnehmer abzufragen.
Anmeldung eines Lehrlings bei der Berufsschule:
Nach Eintritt in das Lehrverhältnis ist der Lehrling binnen zwei Wochen bei der zuständigen Berufsschule anzumelden (§ 24 Abs. 3 SchPflG) (→ 28.1.). Künftig sollen die Lehrlingsstellen den Berufsschulen Daten der Lehrlinge bereitstellen. Ist eine solche Datenübermittlung automatisiert möglich, so entfällt (mit einer Sicherheitsfrist von zwei Jahren) die Verpflichtung des Lehrberechtigten, die Daten an die Berufsschule zu melden.
Anmeldung eines Lehrlings bei der Lehrlingsstelle:
Der Lehrberechtigte hat ohne unnötigen Aufschub, jedenfalls binnen drei Wochen nach Beginn des Lehrverhältnisses, den Lehrvertrag bei der zuständigen Lehrlingsstelle zur Eintragung anzumelden; der Anmeldung sind grundsätzlich vier Ausfertigungen des Lehrvertrags anzuschließen (§ 20 Abs. 1 BAG) (→ 28.3.2.).
Meldung an das Arbeitsmarktservice:
Der Arbeitgeber hat der zuständigen regionalen Geschäftsstelle des Arbeitsmarktservice innerhalb von drei Tagen den Beginn der Beschäftigung von Ausländern, die dem AuslBG unterliegen und über keinen Aufenthaltstitel „Daueraufenthalt - EU“ verfügen, zu melden (→ 4.1.6.) (§ 26 Abs. 5 AuslBG).
Meldung an den Betriebsrat:
Neben der Mitwirkung des Betriebsrats bei der Einstellung von Arbeitnehmern sieht das ArbVG auch noch zwingend vor, diesen von jeder erfolgten Einstellung unverzüglich in Kenntnis zu setzen (§§ 98, 99 ArbVG) (→ 11.7.1.).
S. 127Aufzeichnungspflicht nach dem Bundesgesetz über die Beschäftigung von Kindern und Jugendlichen (KJBG):
Jugendliche im Sinn dieses Gesetzes sind Personen bis zur Vollendung des 18. Lebensjahrs, die nicht als Kinder (§ 2 Abs. 1 KJBG) gelten (§ 3 KJBG).
Jugendliche sind in ein „Verzeichnis“ aufzunehmen (§ 26 Abs. 1 KJBG).
Aufzeichnungspflicht nach dem Behinderteneinstellungsgesetz:
Begünstigte Behinderte und Inhaber von Amtsbescheinigungen oder Opferausweisen sind in ein „Verzeichnis“ aufzunehmen (§ 16 Abs. 2 BEinstG) (→ 29.7.).
Aushändigung einer Datenschutzerklärung für Mitarbeiter (→ 10.3.).
8.2. Abgabenrechtliche Verpflichtungen
Anmeldung zur Sozialversicherung:
Die Dienstgeber haben jeden von ihnen beschäftigten Dienstnehmer vor Arbeitsantritt beim zuständigen Träger der Krankenversicherung anzumelden (→ 6.2.4., → 39.1.1.1.1.).
Volontäre sind direkt bei der Unfallversicherungsanstalt anzumelden (§ 13 Abs. 1 Z 3 AUVA-Satzung) (→ 31.5.2.2.).
Eine Abschrift (Kopie) der Anmeldung zur Sozialversicherung ist vom Dienstgeber unverzüglich an den Dienstnehmer auszuhändigen (§ 41 Abs. 5 ASVG, § 2f Abs. 2 AVRAG).
Legitimation des Arbeitnehmers beim Arbeitgeber:
Bei Antritt des Dienstverhältnisses hat der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber unter Vorlage einer amtlichen Urkunde Name, Sozialversicherungsnummer und Wohnsitz bekannt zu geben (§ 128 EStG) (→ 7.4.).
Vorlage der Mitteilung betreffend einen Freibetrag:
Der Arbeitnehmer hat dem Arbeitgeber eine ev. Mitteilung betreffend einen Freibetrag vorzulegen (→ 14.2.).
Vorlage einer Erklärung zur Berücksichtigung des AVAB/AEAB/FABO+:
Für die Inanspruchnahme des Alleinverdienerabsetzbetrags (AVAB) oder des Alleinerzieherabsetzbetrags (AEAB) und/oder des Familienbonus Plus (FABO+) hat der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber auf einem amtlichen Formular eine Erklärung über das Vorliegen der Voraussetzungen abzugeben oder elektronisch zu übermitteln (§ 129 Abs. 1 EStG) (→ 14.2.1.5.).
Vorlage einer Erklärung zur Berücksichtigung des Pendlerpauschals und des Pendlereuros:
Für die Inanspruchnahme des Pendlerpauschals und des Pendlereuros hat der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber auf einem amtlichen Formular eine Erklärung über das Vorliegen der Voraussetzungen abzugeben oder zu übermitteln (§ 16 Abs. 1 Z 6 EStG) (→ 14.2.2.).
Vorlage des Lohnzettels: Das EStG enthält zwar die Bestimmung, dass der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer über dessen Verlangen einen Lohnzettel nach dem amtlichen Vordruck auszustellen hat (§ 84 Abs. 2 EStG) (→ 35.1.), nicht aber die Bestimmung, dass der Arbeitnehmer bei Beginn eines Dienstverhältnisses dem Arbeitgeber diese(n) Lohnzettel vorzulegen hat.
S. 128Wird das Dienstverhältnis während eines Kalenderjahrs begonnen, liegt es im Interesse des Arbeitnehmers, diese(n) Lohnzettel vorzulegen, da er unter Umständen bei der abgabenrechtlichen Behandlung der Sonderzahlungen (→ 23.3.1.2., → 23.3.2.) benachteiligt werden könnte.
8.3. Empfehlung für den Dienstgeber
Vor der Begründung neuer Dienstverhältnisse empfiehlt es sich für den Dienstgeber, Stellenbewerber routinemäßig nach dem allfälligen Bestehen eines Privatkonkurses zu fragen und Einsicht in die Insolvenzdatei zu nehmen. Unterlässt der Dienstgeber diese Vorsichtsmaßnahmen und befindet sich ein neu eingestellter Dienstnehmer tatsächlich im Privatkonkurs, droht dem Dienstgeber die Gefahr, an den Dienstnehmer ausbezahlte Bezüge ein zweites Mal leisten zu müssen (→ 43.3.2.).
Darüber hinaus empfiehlt es sich für den Dienstgeber, von einem potenziellen neuen Dienstnehmer die Vorlage einer Strafregisterbescheinigung zu verlangen.