12.6. Belege ( § 101 GMSG)

86Der Ausdruck "Belege" umfasst insbesondere folgende Dokumente:

Eine von einer autorisierten staatlichen Stelle (beispielsweise einer Regierung oder einer ihrer Behörden oder einer Gemeinde) des teilnehmenden Staates oder anderen Staates, in dem der Zahlungsempfänger ansässig zu sein behauptet, ausgestellte Ansässigkeitsbescheinigung gilt als Beleg nach § 101 Abs. 1 Z 1 GMSG. Ein Beleg umfasst neben einer für steuerliche Zwecke ausgestellten Ansässigkeitsbescheinigung Informationen zur Ansässigkeit, die von einer autorisierten staatlichen Stelle veröffentlicht wurden oder die in einem von einer autorisierten staatlichen Stelle geführten oder genehmigten und öffentlich zugänglichen Verzeichnis enthalten sind (Sec. VIII Rz 152 CRS-Kommentar). Eine österreichische Meldebestätigung kann als Beleg herangezogen werden (betreffend Rechnungen von Energieversorgungsunternehmen und ähnlichen Unterlagen vgl. Sec. III Rz 11 CRS-Kommentar).

Bei einer natürlichen Person gilt ein von einer autorisierten staatlichen Stelle (beispielsweise einer Regierung oder einer ihrer Behörden oder einer Gemeinde) ausgestellter gültiger Ausweis, der den Namen der natürlichen Person enthält und normalerweise zur Feststellung der Identität verwendet wird, als Beleg nach § 101 Abs. 1 Z 2 GMSG.

Bei einem Rechtsträger gilt ein von einer autorisierten staatlichen Stelle (beispielsweise einer Regierung oder einer ihrer Behörden oder einer Gemeinde) ausgestelltes amtliches Dokument, das den Namen des Rechtsträgers enthält sowie entweder die Adresse seines Hauptsitzes in dem teilnehmenden Staat oder anderen Staat, in dem er ansässig zu sein behauptet, oder den teilnehmenden Staat oder anderen Staat, in dem der Rechtsträger eingetragen oder gegründet wurde, als Beleg nach § 101 Abs. 1 Z 3 GMSG. Als Adresse des Hauptsitzes des Rechtsträgers gilt im Allgemeinen der Ort, an dem sich seine tatsächliche Geschäftsleitung befindet. Die Adresse des Finanzinstituts, bei dem der Rechtsträger ein Konto führt, ein Postfach oder eine reine Postadresse, ist nicht die Adresse des Hauptsitzes des Rechtsträgers, es sei denn, diese Adresse ist die einzige, die von dem Rechtsträger verwendet wird, und erscheint als eingetragene Adresse des Rechtsträgers in dessen Geschäftsdokumenten. Ferner ist eine Adresse, die mit der Anweisung angegeben wird, den gesamten Schriftverkehr postlagernd an diese Adresse zu richten, nicht die Adresse des Hauptsitzes des Rechtsträgers ( § 101 Abs. 4 GMSG).

Diese Dokumente gelten als Beleg nach § 101 Abs. 1 Z 4 GMSG.

Ein meldendes Finanzinstitut darf sich auf Belege verlassen, solange ihm nicht bekannt ist oder bekannt sein müsste, dass die Belege nicht zutreffend oder unglaubwürdig sind. Es wird jedoch erwartet, dass ein Beleg, der aktueller oder spezieller ist, gegenüber einem anderen Beleg bevorzugt wird (Sec. VIII Rz 151 CRS-Kommentar).

Was bestehende Konten von Rechtsträgern angeht, so kann ein meldendes Finanzinstitut als Beleg jede Einstufung in seinen Unterlagen in Bezug auf den Kontoinhaber verwenden, die auf der Grundlage eines standardisierten Branchenkodierungssystems ermittelt wurde, welches das meldende Finanzinstitut im Einklang mit seiner üblichen Geschäftspraxis für die Zwecke von Verfahren zur Bekämpfung der Geldwäsche (AML/KYC) oder zu anderen gesetzlichen Zwecken (außer zu Steuerzwecken) dokumentiert und vor dem Datum eingeführt hat, an dem das Finanzkonto als bestehendes Konto eingestuft wurde, sofern dem meldenden Finanzinstitut nicht bekannt ist oder nicht bekannt sein müsste, dass diese Einstufung nicht zutreffend oder unglaubwürdig ist ( § 101 Abs. 2 GMSG).

Der Ausdruck "standardisiertes Branchenkodierungssystem" bedeutet ein Kodierungssystem, das zur Einstufung von Einrichtungen nach Art der Geschäftstätigkeit zu anderen Zwecken als zu Steuerzwecken verwendet wird ( § 101 Abs. 3 GMSG). Dazu gehören etwa die Internationale Standardklassifikation der Wirtschaftszweige (International Standard Industrial Classification - ISIC) der Vereinten Nationen, die Statistische Systematik der Wirtschaftszweige in der Europäischen Gemeinschaft (Statistical classification of economic activities in the European Community - NACE) sowie das nordamerikanische System der Klassifikation der Wirtschaftszweige (North American Industry Classification System - NAICS) (Sec. VIII Rz 154 CRS-Kommentar).

12.6.1. Anforderungen an die Gültigkeit von Belegen

87Wurde ein Beleg von einer autorisierten staatlichen Stelle ausgestellt (zB Reisepass), handelt es sich um einen Beleg, der im Allgemeinen nicht erneuert oder geändert wird (zB Gründungsurkunde), oder wurde der Beleg von einem nicht meldenden Finanzinstitut oder einer Person eines teilnehmenden Staates, die nicht eine meldepflichtige Person ist ( § 89 Z 1 bis 6 GMSG, Rz 74), vorgelegt, gilt der Beleg unabhängig davon, ob ein Ablaufdatum angeführt ist, als unbefristet gültig, sofern dem meldenden Finanzinstitut nicht bekannt ist oder bekannt sein müsste, dass der Beleg nicht zutreffend oder unglaubwürdig ist.

Andere Belege mit Ablaufdatum dürfen entweder bis zu diesem Datum oder bis zum letzten Tag des fünften Kalenderjahres, das dem Jahr folgt, in dem der Beleg dem meldenden Finanzinstitut vorgelegt wurde, als gültig behandelt werden, je nachdem, welches Datum das spätere ist.

Alle sonstigen Belege sind bis zum letzten Tag des fünften Kalenderjahres gültig, das dem Jahr folgt, in dem der Beleg dem meldenden Finanzinstitut vorgelegt wurde (Sec. VIII Rz 155 CRS-Kommentar).

Unabhängig von den Zeiträumen der Gültigkeit eines Belegs gilt, dass sich ein meldendes Finanzinstitut nicht auf einen Beleg verlassen darf, wenn ihm bekannt ist oder bekannt sein müsste, dass der Beleg nicht zutreffend oder unglaubwürdig ist. Daher wird von einem meldenden Finanzinstitut erwartet, dass es Verfahren einrichtet, mit denen sichergestellt wird, dass jede Änderung der Kundenstammakte, die eine Änderung der Gegebenheiten darstellt, erkannt wird. Darüber hinaus wird von einem meldenden Finanzinstitut erwartet, dass es Personen, die Dokumente vorlegen, über deren Verpflichtung informiert, dem meldenden Finanzinstitut Änderungen der Gegebenheiten bekanntzugeben (Sec. VIII Rz 156 CRS-Kommentar).

Ein meldendes Finanzinstitut kann ein Original, eine beglaubigte Kopie, eine ausgedruckte Fotokopie oder ein elektronisches (zB eingescanntes) Exemplar eines Belegs behalten. Es ist auch ausreichend, wenn das meldende Finanzinstitut in seinen Unterlagen einen Vermerk in Bezug auf die Belege hat, aus dem die Art des Belegs, das Datum der Vorlage und, wenn vorhanden, die Nummer des Belegs (etwa Reisepassnummer) hervorgeht. Alle elektronisch gespeicherten Exemplare müssen auf Ersuchen auch in Papierform zur Verfügung gestellt werden können (Sec. VIII Rz 157 CRS-Kommentar).

Ein meldendes Finanzinstitut darf eine elektronische Kopie eines Belegs akzeptieren, wenn durch das elektronische System sichergestellt wird, dass die empfangenen Informationen ident mit den gesendeten Informationen sind und dass alle Fälle dokumentiert werden, in denen sich registrierte User einloggen, um den Beleg einzureichen, zu erneuern oder zu ändern. Darüber hinaus muss durch die Gestaltung und Funktionsweise des elektronischen Systems (inklusive Zugangsverfahren) sichergestellt sein, dass die Person, die sich in das System einloggt und die Selbstauskunft bereitstellt, die in der Selbstauskunft genannte Person ist (Sec. VIII Rz 158 CRS-Kommentar).

Grundsätzlich muss ein meldendes Finanzinstitut, bei dem ein Kunde ein Konto eröffnen kann, für jedes Konto Belege beschaffen. Werden jedoch mehrere Konten als einheitliches Konto behandelt, darf sich ein meldendes Finanzinstitut auch auf Belege verlassen, die ein Kunde für ein solches anderes Konto zur Verfügung gestellt hat, sofern das im Einklang mit § 47 GMSG (Rz 43 ff) steht (Sec. VIII Rz 159 CRS-Kommentar).

12.6.2. Von anderen zur Verfügung gestellte Unterlagen

88Jedes meldende Finanzinstitut kann zur Erfüllung der ihm auferlegten Melde- und Sorgfaltspflichten Dienstleister in Anspruch nehmen. In diesem Fall darf ein meldendes Finanzinstitut die Unterlagen heranziehen, die von diesen zur Verfügung gestellt wurden. Für die Erfüllung der Melde- und Sorgfaltspflichten bleibt das meldende Finanzinstitut verantwortlich (Sec. VIII Rz 160 CRS-Kommentar).

Ein meldendes Finanzinstitut darf sich auf Unterlagen verlassen, die ein Bevollmächtigter (einschließlich Fondsbetreuer) zur Verfügung gestellt hat. Der Bevollmächtigte darf die Unterlagen als Teil eines Informationssystems einbehalten, das für ein einzelnes meldendes Finanzinstitut oder für mehrere meldende Finanzinstitute geführt wird, sofern jedes meldende Finanzinstitut, für das der Bevollmächtigte die Unterlagen einbehält, einen einfachen Zugang zu den Daten in Bezug auf die Art der Unterlagen, die Informationen, die in den Unterlagen enthalten sind (einschließlich einer Kopie der Unterlagen selbst), und deren Gültigkeit hat. Darüber hinaus muss es dem meldenden Finanzinstitut möglich sein, Daten bezüglich aller ihm bekannten Tatsachen, welche die Verlässlichkeit der Unterlagen betreffen, entweder direkt in ein elektronisches System oder, indem die Information dem Bevollmächtigten zur Verfügung gestellt wird, einfach zu übertragen. Das meldende Finanzinstitut muss, soweit anwendbar, in der Lage sein festzustellen, wann und wie es Daten übermittelt hat, die ihm bekannte Tatsachen betreffen, die die Verlässlichkeit der Unterlagen betreffen, und in der Lage sein festzustellen, dass alle übermittelten Daten verarbeitet wurden und dass eine angemessene Sorgfaltsprüfung in Bezug auf die Gültigkeit der Unterlagen angewendet wurde. Der Bevollmächtigte muss ein System anwenden, dass sicherstellt, dass alle meldenden Finanzinstitute, für die der Bevollmächtigte die Unterlagen einbehält, Informationen erhalten, die der Bevollmächtigte erhält und die Tatsachen betreffen, die entweder die Verlässlichkeit der Unterlagen oder den Status eines Kunden betreffen (Sec. VIII Rz 161 CRS-Kommentar).

Ein meldendes Finanzinstitut, das als Nachfolger im Rahmen einer Verschmelzung oder einer Massenübernahme gegen Entgelt ein Konto erhält, kann sich im Allgemeinen auf gültige Unterlagen (oder Kopien davon) verlassen, die es vom Vorgänger erhält. Darüber hinaus kann sich ein solches meldendes Finanzinstitut so lange auf die vom Vorgänger nach Durchführung der erforderlichen Sorgfaltsprüfung vorgenommene Bestimmung des Status des Kontoinhabers verlassen, bis dem Erwerber bekannt ist oder bekannt sein musste, dass der Status nicht zutreffend ist oder eine Änderung der Gegebenheiten eintritt (Sec. VIII Rz 162 CRS-Kommentar).

Datenquelle: Findok — https://findok.bmf.gv.at