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Die Protokollierung von Aufsichtsratssitzungen
Die Protokollierung von Aufsichtsratssitzungen ist gesetzlich nur rudimentär geregelt. Dennoch darf die Bedeutung einer ordnungsgemäßen Niederschrift nicht unterschätzt werden. Schon alleine aufgrund der dem Protokoll zukommenden Beweisfunktion handelt es sich nämlich keineswegs um einen reinen Formalakt. Der vorliegende Beitrag stellt die rechtlichen Grundlagen dar und widmet sich der praxisrelevanten Gestaltung der Niederschrift.
Rechtliche Grundlagen
Die gesetzlichen Grundlagen besagen für die GmbH (§ 30g Abs. 2 GmbHG) bzw. die AG (§ 92 Abs. 2 AktG) lediglich, dass über die Verhandlungen und Beschlüsse des Aufsichtsrats eine Niederschrift anzufertigen ist, die der Vorsitzende oder sein Stellvertreter zu unterzeichnen hat. Für den Aufsichtsrat einer Privatstiftung findet sich im PSG selbst keine vergleichbare Bestimmung. Bei der Privatstiftung kommt dem Aufsichtsrat praktisch keine Bedeutung zu (es verfügen lediglich 0,7 % der Privatstiftungen über ein derartiges Organ). Insoweit wird in weiterer Folge ausschließlich auf GmbH und AG Bezug genommen.
Die Protokollierung von Aufsichtsratssitzungen ist Teil der inneren Ordnung des Aufsichtsrats (siehe nur die Überschrift des § 92 AktG). Demzufolge können die gesetzlichen Bestimmung...