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Zur Protokollierung von Gremiensitzungen unter besonderer Berücksichtigung von Tonbandaufnahmen (Teil I)
Der Dokumentation von Gremiensitzungen kommt angesichts der vielseitigen Haftungsgefahren, die mit einer Tätigkeit als Organmitglied in einem Gremium verbunden sind, erhebliche Bedeutung zu. Dieser Beitrag beschäftigt sich mit den rechtlichen Rahmenbedingungen der Protokollierung von Gremiensitzungen und widmet sich im im vorliegenden ersten Teil einigen grundsätzlichen Fragen. Der im Dezemberheft erscheinende zweite Teil nimmt sodann die Frage der Zulässigkeit von Tonbandaufnahmen in den Fokus.
1. Grundlegendes
Die Protokollierung dient bekanntlich der Dokumentation erheblicher Tatsachen zur späteren Einsichtnahme und Kontrolle. Bei Sitzungen des Aufsichtsrats oder von vergleichbaren Kollegialorganen juristischer Personen oder Gremien im Allgemeinen sind dies insbesondere deren Verlauf und die im Zuge der Sitzung gefassten Beschlüsse. Das unterzeichnete Sitzungsprotokoll ist eine Beweisurkunde. Ist das Protokoll ordnungsgemäß, im Einklang mit den (geringen) gesetzlichen Mindestanforderungen erstellt, gilt die Vermutung, dass die darin befindlichen Angaben über den Verlauf der Sitzung und die gefassten Beschlüsse richtig und vollständig sind. Der Protokollierung von Sitzungen ist ang...