§ 12 Urkundensammlung

Kommentierung

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Gem § 1 FBG ist die Urkundensammlung ein Bestandteil des Firmenbuchs; sie ist ein Hilfsverzeichnis, um den in der Datenbank aufscheinenden Firmenbuchstand durch die dazugehörigen Urkunden erläuternd zu dokumentieren. Die Urkundensammlung besteht aus der Urkunden-Mappe (siehe auch § 33 FBG) und aus der elektronischen Urkundensammlung. Die Urkundensammlung ist grundsätzlich öffentlich und für jedermann ohne Nachweis eines rechtlichen Interesses einsehbar (ZfRV 2001/22, 70 = WBl 2001/123, 185). Der Publizitätsschutz des § 15 HGB erstreckt sich allerdings nur auf die Eintragungen im Hauptbuch und nicht auch auf die Urkunden in der Urkundensammlung. Daten aus der Urkundensammlung, die nach § 29 Abs 2 FBG als Teil der Datenbank des Firmenbuchs gespeichert wurden, genießen nicht den Schutz des § 15 HGB (Schenk in Straube, HGB³ I § 12 FBG). - Siehe Fellner, OGH zu Registerpublizität der Urkundensammlung des Firmenbuches, RdW 2000, 582.

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Gem § 12 FBG sind Urkunden, auf Grund deren eine Eintragung im Hauptbuch vorgenommen wird oder für die die Aufbewahrung bei Gericht angeordnet ist, in die Urkundensammlung aufzunehmen. Eine Zurückstellung von Urkunden, die Grundlage einer Eintragung im Firmenbuch waren, stünde im Widerspruch zu § 12 FBG. Eine Anmeldung ist dann zur Urkundensammlung zu nehmen, wenn diese selbst Grundlage der Eintragung (dazu RdW 2001/619, 597 = ecolex 2002/11, 25; RdW 2002/15, 21 = WBl 2002/161, 231 = GesRZ 2002, 36 = ecolex 2002/257, 669) ist, wie zB bei einem Antrag auf Eintragung eines Gesellschafterwechsels. Ist die Anmeldung Grundlage für eine Eintragung, wird die Anmeldung im Original zur Urkundensammlung genommen und eine Kopie mit einem Hinweis auf den Verbleib des Originals zum Akt genommen. Die für die Urkundensammlung bestimmten Schriftstücke sind chronologisch einzuordnen und mit der Firmenbuchnummer, der FR-Zahl (Anfallszahl) und dem Ordnungsmerkmal zu versehen. Die Urkundensammlung ist für jeden Rechtsträger nach Firmenbuchzahlen getrennt zu führen. - Siehe die Tabelle der in die Urkundensammlung aufzunehmenden Urkunden bei Szöky, Firmenbuchverfahren 105 ff und seine Tabelle der Urkunden bzw sonstigen Schriftstücke, die zum Firmenbuchakt zu nehmen sind, 109 f.

Aus einem Spaltungsbeschluss sich ergebende Vorgänge sind gleichzeitig und einheitlich zum Firmenbuch anzumelden. Es erfolgt eine Aufnahme von Rechtsfolgemeinung bzw Nichtigerklärung in die Urkundensammlung. Bei verhältniswahrender Spaltung und späterem Anteilsaustausch ist die rückwirkende Eintragung einer entflechtenden Spaltung ungeachtet steuerlicher Vorteile nicht möglich (EvBl 1998/40 = GesRZ 1998, 42 = SZ 70/190 = HS 28.165).

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Die gesellschaftsvertragliche Begründung von Veräußerungs-, Verpfändungs-, Belastungs- und Verfügungsverboten von GmbH-Geschäftsanteilen, sei es in Form von Vorkaufs-, Übernahms-, oder Aufgriffsrechten zu Gunsten der Mitgesellschafter, die wie ein Veräußerungsverbot wirken, oder sei es als unmittelbares Veräußerungs- und/oder Belastungsverbot zwischen den Gesellschaftern, ist zulässig. Erst durch die Einreihung eines mit notarieller Beurkundung versehenen vollständigen Wortlauts der Satzung in das Firmenbuch iSd § 51 GmbHG wird der erforderlichen Registerpublizität Rechnung getragen und entfalten die in der Satzung enthaltenen schuldrechtlichen Vereinbarungen durch die Einreihung der Satzung in die Urkundensammlung absolute Wirkung (Fellner, RdW 2000, 582). - Siehe Rz 5 zu § 1.

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Die Nichtigerklärung von Abtretungsverträgen der Gesellschafter durch die Geschäftsführer der Gesellschaft ist kein wirksamer, konstitutiver Rechtsakt und ist für die maßgeblichen Verhältnisse der Gesellschaft wirkungslos. Die Aufnahme solcher Urkunden in die Urkundensammlung ist daher nicht möglich (EvBl 1998/40 = GesRZ 1998, 42 = RdW 1998, 74 = SZ 70/190 = JUS Z/2473).

Bei mündlicher Erklärung des Rücktritts eines ausscheidenden Gesellschafters hat der anmeldende Geschäftsführer zu seiner notariellen Erklärung zu behaupten und zu bescheinigen, dass ein urkundlicher Nachweis über die Rücktrittserklärung nicht erbracht werden kann (RdW 1998, 17 = GesRZ 1998, 159 = HS 28.101).

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Bei einer Sitzverlegung des Rechtsträgers sind gem § 13a Abs 1 HGB alle Akten und die Urkundensammlung dem Gericht des neuen Sitzes zu übersenden.

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Zur Urkundensammlung gehören auch die nach §§ 277 ff HGB einzureichenden Jahresabschlüsse. Die im Wege des elektronischen Rechtsverkehrs eingereichten Jahresabschlüsse werden gem § 277 Abs 7 HGB in die Datenbank des Firmenbuchs (§ 29 Abs 2 FBG) aufgenommen.

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Sowohl der Gesellschaftsvertrag als auch das Generalversammlungsprotokoll über die Kapitalerhöhung der GmbH werden gem § 12 FBG in die Urkundensammlung genommen und sind für jedermann gem § 9 Abs 1 HGB einsehbar. § 12 Z 2 GmbHG bestimmt, dass die Bestimmungen des Gesellschaftsvertrags nach § 6 Abs 4 GmbHG zu veröffentlichen sind. Diese Veröffentlichung erfolgt in der Ediktsdatei und im Amtsblatt zur Wiener Zeitung. § 12 GmbHG ist bei Vertragsänderungen - und damit bei Kapitalerhöhungen - sinngemäß anzuwenden. § 12 Z 2 leg cit bestimmt ausdrücklich, dass Bestimmungen des Gesellschaftsvertrags zu veröffentlichen sind. Enthält der Gesellschaftsvertrag keine Bestimmungen über die Kapitalerhöhung mit Sacheinlagen, weil diese Bestimmungen nur in den Kapitalerhöhungsbeschluss aufgenommen werden, wäre bei wörtlicher Interpretation keine Veröffentlichung zu veranlassen, was aber sinnwidrig wäre. Es sind daher auch bei der Kapitalerhöhung die Bestimmungen über die Sacheinlage in den Gesellschaftsvertrag der GmbH aufzunehmen (Birnbauer, GeS 2004, 24).

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Siehe die VO des BMJ vom 22.12.2004, BGBl II 2004/511, über die Umstellung der Urkundensammlung des Firmenbuchs auf ADV:

Gemäß § 28 des Firmenbuchgesetzes (FBG), BGBl. Nr. 10/1991, zuletzt geändert durch das Bundesgesetzblatt BGBl. I Nr. 128/2004, wird verordnet:

§ 1. Die Umstellung der Urkundensammlung des Firmenbuchs auf automationsunterstützte Datenverarbeitung wird für die mit Handelssachen betrauten Gerichtshöfe erster Instanz angeordnet.

§ 2. Der Beginn der Umstellung und der Hinweis, dass ab dem Beginn der Umstellung einlangende Urkunden nur mehr elektronisch gespeichert werden, werden vom Gericht über die Internethomepage der Justiz kundgemacht.

§ 3. (1) Die Umstellung hat sich auf die neu einlangenden Urkunden zu beschränken.

(2) Die für die Urkundensammlung bestimmten Urkunden sind

(3) Durch die Vornahme der Speicherung bestätigt das Gericht die Übereinstimmung des Abbilds mit dem Original.

(4) Nach der Speicherung sind die Papierurkunden zurückzustellen.

§ 4. Jahresabschlüsse, die nicht im ERV übermittelt worden sind, und Musterzeichnungen sind von der Umstellung ausgenommen und weiterhin auf Papier zu den Akten zu nehmen.

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Einzelkaufleute, vertretungsbefugte Gesellschafter und Liquidatoren von Personengesellschaften (Erwerbsgesellschaften), Prokuristen, Vorstandsmitglieder, Geschäftsführer und Liquidatoren von Kapitalgesellschaften müssen nur ihre Namensunterschrift (Prokuristen mit einem auf die Prokura hindeutenden Zusatz) in öffentlich beglaubigter Form abgeben. Die Beifügung des Geburtsdatums zur Musterfertigung wird nicht verlangt. Da die Musterzeichnung zur Urkundensammlung genommen wird, sollte die Musterfertigung auf einem eigenen Blatt enthalten sein. Die Unterzeichnung soll einen Schriftvergleich mit der im Geschäftsverkehr abgegebenen Unterschrift ermöglichen. Sie muss nicht leserlich sein und muss auch nicht Vor- und Zunamen erfassen.

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Wurde ein Firmenbuchantrag von einem hiezu Bevollmächtigten unterschrieben, ist die Vollmacht in Urschrift oder in beglaubigter Abschrift vorzulegen (Ausnahme: § 23 FBG; § 30 Abs 2 ZPO).

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Beilagen zur Anmeldung sind grundsätzlich im Original oder in beglaubigter Abschrift beizulegen. Ist die Vorlage eines Notariatsakts oder einer notariellen Beurkundung vorzulegen, sind beglaubigte Abschriften dieser notariellen Urkunden ausreichend, soweit nicht in einschlägigen Gesetzen notarielle Ausfertigungen verlangt werden.

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Gem § 111 Abs 1 AktG nuss jeder Beschluss der Hauptversammlung einer AG durch eine über die Verhandlung von einem Notar (§§ 6, 8, 119 Abs 3, 126 NO) aufgenommene Niederschrift beurkundet werden, um gültig zu sein. Jedes Protokoll muss gem § 111 Abs 5 AktG unverzüglich nach der Hauptversammlung in öffentlich beglaubigter Abschrift vom Vorstand zum Firmenbuchgericht eingereicht werden (erzwingbar gem § 24 FBG). Die eingereichte Niederschrift samt Beilagen wird in die Urkundensammlung aufgenommen und kann von jedermann eingesehen werden (§ 33 Abs 2 FBG).

Von der bloßen Einreichung der Niederschrift ist die Anmeldung von Hauptversammlungsbeschlüssen zur Eintragung in das Firmenbuch zu unterscheiden, sofern die Satzung diese Eintragung vorsieht (zB Satzungsänderungen, Kapitalmaßnahmen, Verschmelzung, Spaltung). Auch diese Anmeldung hat der Vorstand vorzunehmen, diese Anmeldung kann aber nicht erzwungen werden, sie verhindert nur den Eintritt der mit der konstitutiven Eintragung verbundenen Rechtsfolgen (Bachner in Doralt/Nowotny/Kalss, AktG I § 111 Rz 21).