11.1.5. Rechnungsmerkmale

11.1.5.1. Rechnungserteilung durch Dritte

1505Als Aussteller einer Rechnung kommt nur der leistende Unternehmer oder dessen gesetzlicher Vertreter (zB Ausstellung der Rechnung durch den Insolvenzverwalter im Insolvenzverfahren) in Betracht. Im Rahmen einer Organschaft kann eine Rechnung auch vom zivilrechtlich leistenden Organ ausgestellt werden. Rechnet der Leistungsempfänger über eine Leistung ab, so handelt es sich um eine Gutschrift ( § 11 Abs. 7 und 8 UStG 1994). Der zur Abrechnung über den Leistungsaustausch Verpflichtete kann sich im Abrechnungsverfahren dritter Personen bedienen. Das gilt für Rechnungen des leistenden Unternehmers als auch für Abrechnungen des Leistungsempfängers. Hinsichtlich der Rechnungslegung durch Vermittler siehe Rz 1530 bis Rz 1532. Ist die Rechnungsausstellung nicht der als leistender Unternehmer genannten Person zuzurechnen, entsteht für den Aussteller eine Steuerschuld nach § 11 Abs. 14 UStG 1994.

11.1.5.2. Rechnungsmängel

1506Ist die Leistung ausgeführt worden, scheint aber in der Rechnung als leistender Unternehmer eine Firma auf, die unter dieser Adresse nicht existiert, so fehlt es an der Angabe des leistenden Unternehmers. Es liegt daher keine Rechnung vor, die zum Vorsteuerabzug berechtigt (VwGH 24.4.1996, 94/13/0133). Die wirtschaftliche Tätigkeit muss an der angegebenen Anschrift aber nicht zwangsläufig ausgeübt werden (vgl. EuGH 15.11.2017, verb. Rs C-374/16 und C-375/16, Geissel und Butin). Erforderlich ist, dass der auf den Rechnungen aufscheinende Leistungserbringer die Leistung tatsächlich erbracht hat und mit der in der Rechnung angegebenen Anschrift für umsatzsteuerrechtliche Zwecke greifbar ist (vgl. in diesem Sinne VwGH 23.12.2015, 2012/13/0007).

Bei Fehlen von Angaben über den Namen und die Adresse des leistenden Unternehmers steht der Vorsteuerabzug auch dann nicht zu, wenn dem Leistungsempfänger Name und Anschrift bekannt sind und die USt unstrittig an das Finanzamt abgeführt wurde (VwGH 20.11.1996, 96/15/0027).

Die Verwendung eines Scheinnamens (Scheinfirma) entspricht ebenfalls nicht den Erfordernissen einer Rechnung. Eine Rechnungslegung nach Löschung im Firmenbuch ist nicht schädlich, da die Löschung nicht die Rechtssubjektseigenschaft der juristischen Person beendet (VwGH 20.11.1996, 95/15/0179).

11.1.5.3. Name und Anschrift des Leistungsempfängers

1507Werden die Rechnungen nicht an den Leistungsempfänger selbst oder an seinen Bevollmächtigten adressiert (Rechtsanwalt, Wirtschaftstreuhänder, Hausverwalter), so muss aus der Rechnung hervorgehen, für wen die Leistung bestimmt war. Stimmt der angegebene Leistungsempfänger nicht mit dem tatsächlichen Leistungsempfänger überein (zB Gesellschafter statt Gesellschaft), so führt dies neben der Steuerschuld auf Grund des Umsatzes zu einer Steuerschuld auf Grund der Inrechnungstellung. Ein Unternehmen, das an mehreren Standorten umsatzsteuerliche Betriebsstätten unterhält, ist insgesamt als ein Unternehmen anzusehen. Die Standortadressen gelten als Adressen des Unternehmers. Die Angabe des richtigen Firmenwortlautes und einer Standortadresse ist bei Erfüllung der übrigen Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug ausreichend. Die Angabe der Geschäftsanschrift laut Firmenbuch ist nicht erforderlich, aber ausreichend, wenn an dieser Anschrift tatsächlich eine Geschäftstätigkeit ausgeübt wird. Hinsichtlich Rechnungsberichtigung siehe Rz 1771 bis Rz 1800.

11.1.5.4. Menge und handelsübliche Bezeichnung der Ware

11.1.5.4.1. Art und Umfang der Leistung

1508Bloße Sammelbegriffe oder Gattungsbezeichnungen, wie zB Speisen, Getränke, Lebensmittel, Textil-, Reinigungs- und Putzmittel, Büromaterial, Eisenwaren, Bekleidung, Fachliteratur, Wäsche, Werkzeuge usw., stellen keine handelsübliche Bezeichnung dar und reichen daher nicht aus, um von einer zum Vorsteuerabzug berechtigenden Rechnung im Sinne des § 11 UStG 1994 sprechen zu können. Es bedarf in derartigen Fällen einer den tatsächlichen Gegebenheiten entsprechenden Ergänzung der Rechnung durch den Lieferer. Die Bezeichnung Geschenkkorb wird hingegen als handelsüblich angesehen (siehe Rz 1623 und Rz 1624). Bei sonstigen Leistungen müssen Art und Umfang der Leistung ersichtlich gemacht werden. Bezeichnungen wie Reparaturen, Lohnarbeit, Fuhrleistungen ohne weitere Angaben sind nicht ausreichend. Unselbständige Nebenleistungen, die das Schicksal der Hauptleistung teilen, müssen nicht gesondert angeführt werden.

Der Vorsteuerabzug aus einer Rechnung mit einer grundsätzlich unzureichenden Beschreibung der Leistung ist jedoch dann zulässig, wenn die Behörde aus vom Leistungsempfänger beigebrachten Unterlagen über alle notwendigen Informationen verfügt, um zu prüfen, ob die materiellen Voraussetzungen für die Ausübung dieses Rechts vorliegen (vgl. VwGH 29.5.2018, Ra 2016/15/0068, mVa EuGH 15.9.2016, Rs C-516/14, Barlis 06 - Investimentos Imobiliários e Turísticos SA).

1509Besteht zwischen der tatsächlich gelieferten und der in der Rechnung ausgewiesenen Ware keine Übereinstimmung, steht der Vorsteuerabzug auch dann nicht zu, wenn die Bezeichnung als handelsüblich angesehen werden kann. Von fehlender Übereinstimmung wird dabei auch dann ausgegangen, wenn die in der Rechnung gewählte Bezeichnung eine solche Vorstellung vom Liefergegenstand hervorruft, die mit dem tatsächlich gelieferten Gegenstand nicht in Einklang zu bringen ist (zB anstatt teurer Parfumöle billige Riechstoffe - VwGH 28.5.1998, 96/15/0132). An der erforderlichen Übereinstimmung zwischen Rechnung und geliefertem Gegenstand fehlt es auch dann, wenn es sich bei den tatsächlich gelieferten, weitgehend wertlosen Produkten aufgrund ihrer Minderwertigkeit offensichtlich um anders geartete Gegenstände handelt als die in der Rechnung ausgewiesenen (VwGH 28.5.1998, 96/15/0220). Die Gutgläubigkeit des Leistungsempfängers ist dabei ohne Bedeutung (VwGH 25.6.1998, 97/15/0019).

11.1.5.4.2. Versorgungsunternehmen

1510Gemäß § 17 Abs. 1 UStG 1994 gelten bei Versorgungsunternehmen Teilzahlungsanforderungen für Gas-, Wasser-, Elektrizitäts- und Wärmelieferungen auch dann als Rechnung im Sinne des § 11 UStG 1994, wenn sie keine Angaben über Menge und Bezeichnung der Lieferung enthalten.

11.1.5.5. Zeitpunkt und Zeitraum

1511Eine Rechnung muss sowohl das Ausstellungsdatum, als auch den Tag der Lieferung oder sonstigen Leistung oder den Leistungszeitraum enthalten. Sofern der Zeitpunkt der Rechnungsausstellung mit dem Tag der Lieferung oder sonstigen Leistung zusammenfällt, kann die gesonderte Angabe des Leistungszeitpunktes entfallen, wenn die Rechnung den Vermerk "Rechnungsdatum ist Liefer- bzw. Leistungsdatum" enthält.

Der Vorsteuerabzug aus einer Rechnung mit einer grundsätzlich unzureichenden Angabe des Tages der Lieferung oder sonstigen Leistung oder des Leistungszeitraumes ist jedoch dann zulässig, wenn die Behörde aus vom Leistungsempfänger beigebrachten Unterlagen über alle notwendigen Informationen verfügt, um zu prüfen, ob die materiellen Voraussetzungen für die Ausübung dieses Rechts vorliegen (vgl. EuGH 15.9.2016, Rs C-516/14, Barlis 06 - Investimentos Imobiliários e Turísticos SA).

11.1.5.6. Entgelt

11.1.5.6.1. Wert der Gegenleistung

1512Es ist die getrennte Angabe des Entgeltes und des auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrages erforderlich. Der Hinweis auf den Steuersatz ist weder ausreichend, wenn das Entgelt allein, noch wenn Entgelt und Steuer in einer Summe ausgewiesen werden. Der Ausweis eines Bruttobetrages in Zusammenhang mit einer Rechnung im Sinne des § 11 UStG 1994 ist nur bei Kleinbetragsrechnungen (siehe Rz 1625 bis Rz 1637) und Fahrausweisen (siehe Rz 1691 bis Rz 1710) zulässig.

1513Zum Entgelt gehört nach § 4 UStG 1994 auch, was der Leistungsempfänger freiwillig aufwendet, um die Lieferung oder sonstige Leistung zu erhalten sowie was ein anderer als der Leistungsempfänger dem Unternehmer gewährt (Entgelt von dritter Seite). Voraussetzung für den Vorsteuerabzug ist, dass der leistende Unternehmer in der Rechnung auch die auf das zusätzliche Entgelt entfallende USt ausweist.

Beispiel:

11.1.5.6.2. Durchlaufende Posten

1514Nicht zum Entgelt gehören die Beträge, die der Unternehmer im Namen und für Rechnung eines anderen vereinnahmt und verausgabt (durchlaufende Posten). Diese sind - soweit sie in der Rechnung angeführt werden - entsprechend kenntlich zu machen. Werden Entgelt und durchlaufende Posten in einer Summe angegeben und hievon die USt berechnet, entsteht die Steuerschuld für die auf die durchlaufenden Posten entfallende USt auf Grund der Bestimmung des § 11 Abs. 12 UStG 1994.

11.1.5.6.3. Tausch

1515Beim Tausch (tauschähnlichen Umsatz) zwischen zwei Unternehmern gilt der Wert jedes Umsatzes zugleich als Entgelt für den anderen Umsatz (§ 4 Abs. 6 UStG 1994; siehe Rz 671 bis Rz 675). Als Entgelt ist somit der gemeine Wert der erhaltenen Gegenleistung anzugeben. Eine Saldierung mit dem Wert der eigenen Leistung ist nicht zulässig. Wird über den Tausch - mit oder ohne Baraufzahlung - nur in einer Urkunde (Gegenrechnung) abgerechnet, hat diese alle geforderten Angaben des § 11 UStG 1994 für beide Umsätze zu enthalten.

11.1.5.6.4. Auf- und Abrundung

1516Über die Auf- oder Abrundung der USt bei der Rechnungserteilung enthält das Steuerrecht keine besonderen Vorschriften. Die USt muss daher vom Unternehmer für die von ihm ausgeführten steuerpflichtigen Leistungen genau berechnet werden. Soweit in einer Rechnung der Steuerbetrag oder der Rechnungsendbetrag (der zivilrechtliche Preis) auf- oder abgerundet wurde, hat dies für die Höhe der Steuerschuld keine Bedeutung bzw. ist § 11 Abs. 12 UStG 1994 sinngemäß anzuwenden.

Siehe auch EURO-Einführungserlass, AÖF Nr. 019/1999.

11.1.5.7. Gesonderter Steuerausweis

11.1.5.7.1. Entgelt und Steuerbetrag

1517Nicht von Bedeutung ist es, ob der ausgewiesene Steuerbetrag als "USt" oder als "Mehrwertsteuer" bezeichnet wird.

Enthält eine Rechnung entgegen § 11 Abs. 1 Z 3 lit. f UStG 1994 weder die Angabe des Steuerbetrags in Euro, noch - soweit dieser nicht feststeht - die Angabe der Umrechnungsmethode gemäß § 20 Abs. 6 UStG 1994, kann der Leistungsempfänger auch ohne Berichtigung der Rechnung den Vorsteuerabzug aus jenem Euro-Betrag vornehmen, der sich bei Anwendung der Umrechnungsmethoden gemäß § 20 Abs. 6 UStG 1994 als Mindestbetrag ergibt.

11.1.5.7.2. Unterschiedliche Steuersätze

1518Werden in einer Rechnung Leistungen abgerechnet, die unterschiedlichen Steuersätzen unterliegen, so ist bei der Rechnungsausstellung darauf Bedacht zu nehmen.

Beispiel:

1519Unselbständige Nebenleistungen unterliegen dem gleichen Steuersatz wie die Hauptleistungen. Werden in einer Rechnung Leistungen zu unterschiedlichen Steuersätzen abgerechnet, so sind auch die unselbständigen Nebenleistungen entsprechend aufzuteilen.

11.1.5.8. Organschaft

1520Rechnungen innerhalb eines Unternehmens (zB zwischen dem Hauptbetrieb und den Filialen, innerhalb der Gesellschaften eines Organkreises im Inland) gelten nicht als Rechnungen im Sinne des § 11 Abs. 1 UStG 1994. Derartige Rechnungen stehen mit keinen steuerbaren Umsätzen im Zusammenhang und lösen als bloße Innenumsätze keine Steuerpflicht aus; sie berechtigen auch nicht zum Vorsteuerabzug.

11.1.5.9. Rechnung bei Voraus- oder Anzahlungen

11.1.5.9.1. Allgemein

1521Die Vorschrift über Rechnungslegung in Zusammenhang mit Voraus- oder Anzahlungen gelangt sowohl bei der Sollbesteuerung als auch in den Fällen der Istbesteuerung zur Anwendung. Über die vereinnahmten Voraus- oder Anzahlungen kann auch mittels Gutschrift abgerechnet werden.

11.1.5.9.2. Zeitpunkt der Rechnungserteilung

1522Voraussetzung für die Berechtigung bzw. Verpflichtung zur Begebung einer Voraus- oder Anzahlungsrechnung ist, dass die Anforderung bzw. Vereinnahmung des Entgelts bzw. Teilentgelts für eine bestimmte, unbedingte, steuerpflichtige und in Zukunft auszuführende Leistung erfolgt.

1523Rechnungen mit gesondertem Steuerausweis können schon erteilt werden, bevor eine Voraus- oder Anzahlung vereinnahmt wurde. Ist das im Voraus vereinnahmte Teilentgelt niedriger als in der Rechnung angegeben, so entsteht die Umsatzsteuerschuld nur insoweit, als sie auf das tatsächlich vereinnahmte Entgelt oder Teilentgelt entfällt. Einer Berichtigung der Rechnung bedarf es in diesem Falle nicht. Der Unternehmer kann für jede einzelne Voraus- oder Anzahlung eine separate Abrechnungsurkunde mit gesondertem Steuerausweis erteilen. Es besteht aber auch die Möglichkeit, mittels einer Abrechnungsurkunde über mehrere oder alle in Zusammenhang mit einer Leistung stehenden Voraus- oder Anzahlungen abzurechnen.

11.1.5.9.3. Angaben in der Vorauszahlungs- oder Anzahlungsrechnung

1524§ 11 Abs. 1 UStG 1994 gilt sinngemäß. Hinsichtlich des Zeitpunktes der Lieferung oder sonstigen Leistung ist der (vereinbarte) voraussichtliche Zeitpunkt oder Zeitraum anzugeben. Sollte der Zeitpunkt oder Zeitraum der Leistung noch nicht feststehen, genügt der Hinweis, dass diesbezüglich noch keine Vereinbarung getroffen wurde. An die Stelle des Entgelts und des darauf entfallenden Steuerbetrages für die Leistung tritt das vor der Ausführung der Leistung vereinnahmte oder angeforderte Entgelt (Teilentgelt) sowie der darauf entfallende Steuerbetrag. Erteilt der Unternehmer losgelöst von einer Voraus- oder Anzahlung über eine noch nicht erbrachte Leistung eine Rechnung mit gesondertem Steuerausweis ("Vorausrechnung"), so schuldet er den ausgewiesenen Steuerbetrag auf Grund der Inrechnungstellung, ohne dass der Empfänger dieser Rechnung das Recht hätte, die ausgewiesene Steuer als Vorsteuer geltend zu machen. Um eine Steuerschuld auf Grund der Inrechnungstellung hintanzuhalten, muss aus der vor Ausführung der Leistung erstellten Abrechnungsurkunde zweifelsfrei ersichtlich sein, dass damit über eine Voraus- oder Anzahlung abgerechnet wird. Um diesem Erfordernis zu entsprechen, empfiehlt sich eine entsprechende Bezeichnung der Abrechnungsurkunde (zB "Anzahlungsrechnung über den am ... vereinnahmten Teilbetrag", "1. Teilrechnung über die vereinbarte und am ... fällig werdende Abschlagszahlung") unter Angabe des Ausstellungsdatums sowie eine ergänzende und klarstellende Formulierung (zB Hinweis auf einen erst in der Zukunft liegenden Leistungszeitpunkt) im eigentlichen Abrechnungstext der Vorauszahlungs- oder Anzahlungsrechnung.

11.1.5.9.4. Rechnungen für künftige Miet-, Pacht-, Wartungs- oder ähnliche Leistungen

1524aWerden bei Miet-, Pacht-, Wartungs- oder ähnlichen Leistungen Entgelte und die darauf entfallenden Steuerbeträge für zukünftige Leistungen in Rechnung gestellt, kann der Vorsteuerabzug abweichend vom allgemeinen Grundsatz, dass nach der Leistungserbringung begrifflich keine Anzahlungen mehr möglich sind, entsprechend den geleisteten Zahlungen in sinngemäßer Anwendung des § 12 Abs. 1 Z 1 lit. b UStG 1994 vorgenommen werden. Ein Vorsteuerabzug ohne Zahlung aufgrund einer solchen Rechnung ist in diesen Fällen nicht zulässig. Weiters kann bei Anzahlungsrechnungen betreffend die genannten Leistungen die Angabe des Leistungszeitraumes auch in der Weise erfolgen, dass der Beginn des Leistungszeitraumes mit dem Zusatz angeführt wird, dass die Vorschreibung (= Anzahlungsrechnung) bis zum Ergehen einer neuen Vorschreibung gilt.

11.1.5.10. Endrechnung

1525Wird über die bereits tatsächlich erbrachte Leistung insgesamt abgerechnet ("Endrechnung"), so sind in ihr die vor Ausführung der Leistung vereinnahmten Teilentgelte und die auf sie entfallenden Steuerbeträge abzusetzen, wenn über diese Teilentgelte Voraus- oder Anzahlungsrechnungen mit gesondertem Steuerausweis erteilt worden sind (§ 11 Abs. 1 vierter Satz UStG 1994). Der Vorschrift ist entsprochen, wenn die einzelnen vereinnahmten Teilentgelte mit den jeweils darauf entfallenden Steuerbeträgen in der Endrechnung abgesetzt werden. Es genügt aber auch, wenn der Gesamtbetrag der vorausgezahlten Teilentgelte und die hierauf entfallenden Steuerbeträge in einer Summe abgesetzt werden.

Beispiel 1:

Absetzung der einzelnen vereinnahmten Teilentgelte und der hierauf entfallenden Steuerbeträge:

Endrechnung über die Errichtung einer Seilbahntalstation

Lieferung und Abnahme: 13. Oktober 2000

Beispiel 2:

Absetzung des Gesamtbetrags der vereinnahmten Teilentgelte und der hierauf entfallenden Steuerbeträge in einer Summe:

Endrechnung über die Errichtung einer Seilbahntalstation

Lieferung und Abnahme: 13. Oktober 2000

1526Unterbleibt in der Endrechnung die Absetzung der vereinnahmten Teilentgelte und der darauf entfallenden Steuerbeträge, schuldet der Unternehmer diese Beträge nach § 11 Abs. 12 UStG 1994 auf Grund der Rechnung. Die Steuerschuld besteht bis zum Zeitpunkt der Berichtigung der Endrechnung (ex nunc-Wirkung der Rechnungsberichtigung).

Keine Steuerschuld aufgrund der Rechnungslegung im Sinne des § 11 Abs. 12 UStG 1994 entsteht, wenn in der Endrechnung die Umsatzsteuer nicht vom Gesamtentgelt, sondern nur hinsichtlich des Restentgelts ausgewiesen wird.

Beispiel:

Endrechnung über die Errichtung einer Seilbahntalstation

Lieferung und Abnahme: 13. Oktober 2000

Bei Unterlassung der geforderten Absetzung der vereinnahmten Teilentgelte und der darauf entfallenden Steuerbeträge in der Schlussrechnung ist eine Vorsteuerabzugsberechtigung hinsichtlich des gesamten ausgewiesenen Umsatzsteuerbetrages (bestehend aus den bereits geltend gemachten Steuerbeträgen aus den entrichteten Voraus- oder Anzahlungen und dem restlichen Mehrwertsteuerbetrag) wegen offensichtlicher Unrichtigkeit (siehe auch Rz 1825) nicht gegeben.

Die Ausstellung einer Endrechnung kann entfallen, wenn das gesamte Entgelt und der hierauf entfallende Steuerbetrag durch die bereits ausgehändigten Voraus- oder Anzahlungsrechnungen abgedeckt sind und die Beträge vor Leistungserbringung vereinnahmt wurden. Nach Leistungserbringung ist begrifflich eine Anzahlung nicht mehr möglich. Für Beträge nach Leistungserbringung ist für Zwecke des Vorsteuerabzuges eine Schluss- oder Restrechnung erforderlich.

Datenquelle: Findok — https://findok.bmf.gv.at