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Integration von SAP und Excel
Ansätze für eine Optimierung der Kostenplanung
1. Übersicht
Weder in Großunternehmen noch in den meisten KMU ist die Durchführung der betrieblichen Kostenrechnung ohne die Verwendung EDV-technischer Hilfsmittel heutzutage noch vorstellbar. Die eingesetzte Software verfügt in der Regel über ein hohes Maß an Integration und ermöglicht deshalb die Verarbeitung von Daten aus einer Vielzahl von Unternehmensbereichen (Buchhaltung, Personalverrechnung, Fertigung, Vertrieb etc.) im Realtime-Verfahren (d. h. einmal erfasste Daten stehen sofort allen Anwendern zur Verfügung). Durch die Integration zwischen den Softwaremodulen erfolgt die Datenerfassung nur einmal im Unternehmen, die Redundanz bei der Datenhaltung ist gering.
Seit Ende der Neunzigerjahre hat sich für unternehmensweit integrierte Softwareapplikationen zur Datenerfassung der Begriff ERP (Enterprise Resource Planning) durchgesetzt.
Seit Ende der Neunzigerjahre hat sich für solche unternehmensweiten Applikationen der Begriff ERP (Enterprise Resource Planning) durchgesetzt. Wenngleich der Einsatz solcher Systeme bei KMU noch nicht flächendeckend erfolgt, kann doch davon gesprochen werden, dass es sich bei diesen Anwendungen um den aktuellen Stand der Technik handelt.
Zu den Anbietern solcher Systeme zählen neben Sage (Sage Group), Microsoft und Oracle (erwarb in den letzten Jahren die Mitbewerber Peoplesoft und J.D. Edwards) auch der deutsche Softwareproduzent und absolute Marktführer bei ERP-Systemen SAP.
Dieser Artikel beschäftigt sich mit der Frage, warum es trotz Verfügbarkeit der entsprechenden Funktionalität im ERP-System zumindest in Teilbereichen (z. B. Kostenstellenplanung in SAP) noch immer zu externen Lösungsansätzen kommt (seien sie nun manuell oder mithilfe externer Computersysteme realisiert).
2. Grundsätzliche Überlegungen zur Durchführung der EDV-gestützten Kostenplanung
Während die Erfassung von Unternehmensdaten (z. B. Bestellungen, Fakturen) ein kontinuierlicher Prozess ist, wird die Kostenplanung – heute in Anlehnung an das angloamerikanische Budgeting auch als Budget oder Budgetierung bezeichnet – nur eher selten direkt im SAP-System durchgeführt: Von wenigen Ausnahmen abgesehen wird die Planung an sich nämlich nur einmal im Jahr (die Abrechnung hingegen monatlich) durchgeführt. Abweichungen wie Mehrjahresplanung bzw. Quartalsplanung kommen in der Praxis zwar vor, sind aber für die vorliegende Betrachtung ohne Relevanz. In der geringen Frequenz der Kostenplanung liegt auch schon einer der Hauptgründe für das oben angesprochene Umgehen der vorhandenen ERP-Umgebung.
Allen Versuchen der Softwarehersteller und deren verstärkten Bemühungen zum Trotz, Aspekte der Benutzerfreundlichkeit und Softwareergonomie zu beachten, haftet auch (oder gerade) den Produkten der Marktführer noch immer das Image der Komplexität an.
Das Phänomen, dass mit wachsender Funktionsvielfalt die Bedienbarkeit nicht gerade steigt und das Erlernen der erforderlichen Funktionen aufwendiger wird, kann man auch bei professioneller Software im PC-Bereich nachvollziehen (man denke nur an den unumstrittenen Führer im Bereich der Bildbearbeitung – Photoshop).
In den meisten Fachbereichen gelingt es den Anwendern allerdings nach Überwindung einer steilen Lernkurve, die erforderlichen Aufgaben problemlos im System durchzuführen. Dies vor allem deshalb, weil ein durchschnittlicher Anwender nur mit einer Handvoll von Funktionen konfrontiert ist, diese aber vor allem ständig benutzt werden.
In einigen Bereichen ist diese Überschaubarkeit und Regelmäßigkeit allerdings nicht gegeben. Dazu zählen neben der Systemeinführung und dem damit verbundenen Customizing auch die Aktivitäten zum Jahresabschluss im Rechnungswesen (Finanzbuchhaltung) oder der (weitgehend automatisierte) Monatsabschluss in der Logistik.
Einer der wichtigsten dieser Sonderfälle ist die alljährliche Kostenplanung. Da diese selbst für die Mitarbeiter des Controllings nicht zum Tagesgeschäft gehört und so gut wie alle Unternehmensbereiche daran gezwungenermaßen teilnehmen, werden diese Aktivitäten besonders gerne aus dem ERP-System „ausgelagert".
Zusammenfassend können folgende Gründe für die Anwendung externer Systeme (im weiteren Sinn) genannt werden:
mangelnde Vertrautheit mit dem ERP-System und den nur selten benützten Funktionen,
tatsächliche oder nur befürchtete Auswirkungen auf den Tagesbetrieb im Produktivsystem (Antwortzeiten, Kapazitätsbelastung),
Systemzugang (zusätzliche Lizenzkosten oder fehlender EDV-Anschluss).
3. Lösungsansätze in der Praxis
Auch wenn aufgrund der oben angesprochenen Punkte ein Ausweichen auf papierbasierte Systeme (kombiniert mit einer zentralen Erfassung im Planungssystem) durchaus vorkommt, soll auf diese Vorgehensweise hier nicht eingegangen werden. Die sich daraus ergebenden Probleme (wie z. B. hohe Fehleranfälligkeit, längere Durchlaufzeiten, geringe Transparenz über den Status/Fortschritt der Planung) sind noch gravierender als bei dem in der Folge beschriebenen Verfahren der „Offline-Planung".
S. 1863.1. Office-Anwendungen
Sehr häufig werden die Daten über so genannte Vorsysteme EDV-technisch erfasst. Dabei handelt es sich meist um eigenentwickelte oder zugekaufte Lösungen, die entweder auf Lotus-Notes-(Domino-)Technologie oder noch viel stärker verbreitet auf Microsoft Excel (dem Lieblingstool jedes Controllers) basieren.
Hier werden Formulare oder Planungssheets im Unternehmen verteilt und die erfassten Daten auf elektronischem Wege in das ERP-System eingespeist. Die Belastung des OLTP-Systems (Online Transaction Processing) ist damit auf die Transferzeiten beschränkt, und die Fehleranfälligkeit durch die automatische Übernahme wird gleichzeitig reduziert. Was bleibt, ist der relativ hohe Aufwand, der in der Regel mit der Erstellung, Wartung und dem Betrieb einer solchen externen Lösung verbunden ist. Jede Iteration bzw. jede feedback loop (Feedbackschleife) im Rahmen des Planungsprozesses verlängert die Planungsdauer. Ein Zugriff auf die aktuellen Ist-Daten oder frühere Planversionen ist in der Regel nicht vorhanden oder nur sehr schwer realisierbar.
3.2. Externe Planungs- und Reportingtools
Viele der am Markt angebotenen Planungs- und Analysetools (z. B. Cognos, Hyperion) bieten neben einer Reihe von Reportingfunktionen auch eine mehr oder weniger komfortable Schnittstelle in das SAP-System an. Mithilfe dieser Schnittstelle sollen nach Abschluss der Planung im externen System die Ergebnisse für die Weiterverarbeitung an das ERP-System übergeben werden. Abgesehen davon, dass die Kostenplanung in aller Regel nur eine untergeordnete Bedeutung für diese Art von Programmen darstellt, wird durch den erforderlichen Up- und Download der Daten eine interaktive (iterative) Planung im SAP-System nicht wirklich unterstützt. Der potenzielle Nutzen dieser Tools für ein Unternehmen soll hier gar nicht angezweifelt werden, ihr Schwerpunkt liegt, wie bereits aufgeführt, allerdings nicht im Bereich einer interaktiven Online-Kostenplanung.
3.3. SAP Business Warehouse
Einen anderen Lösungsversuch stellt der Einsatz von SAP-eigener Datawarehousing-Technologie dar. Es handelt sich beim SAP Business Information Warehouse (kurz: BW) um ein zusätzliches System mit redundanter Datenhaltung, das im Wesentlichen dazu dient, Planungs- und Analysefunktionen durchzuführen (OLAP – Online Analytical Processing).
Abgesehen davon, dass die Ist-Daten wegen der periodischen Updates des BW-Systems nie ganz aktuell sind, gehört sicherlich die Tatsache, dass die Ergebnisse eines BW-basierten Planungslaufs nicht in die SAP-ERP-Kostenstellenrechnung zurückgeführt (retrahiert) werden können, zu den größten Nachteilen dieser Vorgehensweise. Die Gründe hierfür liegen nicht in der fehlenden Funktionalität, sondern in den unterschiedlichen Datenstrukturen im ERP- bzw. BW-System.
4. Neuere Lösungsansätze
In der Vergangenheit stießen Versuche, eine stärkere Integration einer dezentralen Planungslösung zu realisieren, an Grenzen. Die Möglichkeiten, sowohl proprietäre Software aus der PC-Welt von Herstellern wie Microsoft oder IBM als auch Open-Source-Produkte in die komplexe Architektur der ERP-Anbieter zu integrieren, waren sehr beschränkt.
Abb. 1: Kostenstellenplanung mit Kern OPO
In den letzten Jahren kam es zu einer Trendwende. Unter dem Schlagwort SOA (service-oriented architecture) werden standardisierte oder zumindest ausreichend dokumentierte Schnittstellen für externe Entwickler zur Verfügung gestellt.
In den letzten Jahren kam es zu einer Trendwende. Unter dem Schlagwort SOA (service-oriented architecture) werden standardisierte oder zumindest ausreichend dokumentierte Schnittstellen für externe Entwickler zur Verfügung gestellt. BeispielhaftS. 187 seien hier nur das BAPI (Business Application Programming Interface) von SAP oder die verbesserte Einbindung von MS-Office-Produkten in die SAP-Umgebung unter dem Titel „Duett" erwähnt.
Abb. 2: SAP-Kostenstellenplanung
Diese Offenheit nutzen Hersteller wie die Freiburger Kern AG zur Entwicklung neuartiger Tools. Kern OPO (One Page Only) ist ein flexibles Tool, mit dem es gelungen ist, die oben beschriebenen Nachteile zu umgehen.
Die zentrale Philosophie von Kern OPO ist es nicht, durch die Bereitstellung eines weiteren Produkts eine Alternative zur Kostenplanung in SAP anzubieten bzw. sie zu ersetzen, sondern den Planungsprozess im ERP-System optimal zu unterstützen.
Wie Abb. 1 zeigt, läuft innerhalb eines SAP-Fensters die vertraute Excel-Oberfläche. Dem Controller stehen auf der einen Seite die bekannten Funktionen aus dem Microsoft-Umfeld zur Verfügung, auf der anderen Seite hat er online Zugriff auf Ist- und Plandaten aus dem SAP-System.
Es erfolgt keine redundante Datenhaltung. Die Excel-Maske kann beliebig an die Erfordernisse des Unternehmens angepasst werden und ermöglicht auch einen direkten Zugang auf die Plan- und Ist-Daten aus dem SAP-System. Die Planungsfunktionalität umfasst Kostenstellen, Aufträge und PSP-Elemente (Elemente eines Projektstrukturplans).
Es ist möglich, mehrere Kostenobjekte (z. B. Aufträge) zur Planung zusammenzufassen. Außerdem können unterschiedliche Objekte (Aufträge und Kostenstellen) kombiniert geplant werden. Dem Controller steht darüber hinaus eine Statusverwaltung zur Verfügung, mit deren Hilfe die Überwachung (Freigabe/Sperre von Kostenstellen) und Verfolgung (über Ampeldarstellung; rot: gesperrt, gelb: in Bearbeitung, grün: abgeschlossen) durchgeführt werden kann.
Über Vorlagen (OPO-Master), die vom Kunden in Excel frei gestaltet werden können, ist es möglich, verschiedene SAP-Planungslayouts anzusprechen und so jedem Unternehmensbereich eine auf seine Anforderungen optimierte Planungsoberfläche bereitzustellen.
Die technische Realisierung erfolgt dabei unter der Nutzung von Excel VBA und ABAP. Durch die Verwendung von SAP-BAPIs ist das Tool releaseunabhängig.
Das Tool wird von internationalen Firmen wie Adidas, Bosch, der Universität St. Gallen und in Österreich von der Denzel AG und Salzburger Aluminium (SAG) eingesetzt.
5. Zusammenfassung
Je weiter sich ein Lösungsansatz für unternehmensspezifische Problemstellungen vom ERP-System und dem damit verbundenen Integrationsgedanken entfernt, umso eher läuft man Gefahr, auf viele der mit der Integration eines Online-Real-time-Systems verbundenen Vorteile verzichten zu müssen.
Moderne Tools ermöglichen dem Controller die Arbeit mit einer vertrauten Umgebung (Excel), ohne auf aktuelle Daten aus dem SAP-System verzichten zu müssen.
Moderne Tools wie Kern OPO ermöglichen dem Controller das Arbeiten mit einer vertrauten Arbeitsumgebung (MS Excel), ohne dabei auf aktuelle Daten aus dem SAP-System verzichten zu müssen.
