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Erfolgsfaktor Ablage in der Wirtschaftstreuhandkanzlei
Wie eine effiziente Organisation der Ablage von Geschäftsdokumenten entscheidend auf den Erfolg wirkt oder wirken kann
Auch durch den Preisverfall der Hardware für Speichermedien bedingt, wurde die digitale Ablage von Geschäftspapieren in den vergangenen Jahren zunehmend kostengünstiger. Alle in Österreich vertretenen Hersteller für Branchensoftware der Wirtschaftstreuhänder bieten Systeme mit integriertem digitalem Dokumentenmanagementsystem (DMS) an. Welche Vorteile die Verwendung solcher Systeme bringen können, soll im Folgenden dargelegt werden.
1. Rechtliche Grundlagen der Aufbewahrungspflichten
Zahlreiche Vorschriften verpflichten den Wirtschaftstreuhänder und seinen Mandanten zur Aufbewahrung (vgl nur §§ 124, 132 BAO, § 212 UGB, § 98j WTBG) von Belegen, Geschäftsdokumenten und internen Aufzeichnungen. Zu den internen Aufzeichnungen zählen auch und insbesondere Unterlagen der Qualitätssicherung bzw des internen Kontrollsystems. Gemäß § 132 Abs 2 BAO „kann die Aufbewahrung auf Datenträgern geschehen, wenn die vollständige, geordnete, inhaltsgleiche und urschriftgetreue Wiedergabe bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist jederzeit gewährleistet ist“. Diese Bestimmung bildet die wesentliche gesetzliche Grundlage für die Aufbewahrung von Unterlagen des Wirtschaftstreuhänders und seiner Mandanten in elektronischer Form, also in ...