S. 44Teil 6: Abrechnung von laufenden Bezügen

6.1. Allgemeines

In diesem Teil wird die Abrechnung von laufenden Bezügen für Arbeiter, Angestellte und Lehrlinge behandelt.

Die Abrechnung für andere Dienstnehmergruppen (z. B. geringfügig beschäftigte Dienstnehmer) und für bestimmte Bezugsbestandteile (z. B. Überstunden, Sonderzahlungen) wird in späteren Teilen besprochen.

Laufende Bezüge sind Bezüge, die während der normalen Lohnzahlungszeiträume laufend verdient werden.

Das Abrechnungsschema für laufende Bezüge umfasst:

6.2. Abrechnungsperioden

Den Zeitraum, für den der Bezug des Dienstnehmers abgerechnet wird, bezeichnet man als Abrechnungsperiode.

S. 45Man unterscheidet dabei in eine

6.3. Grundbezug

Unter dem Grundbezug versteht man die laufende Geldleistung, deren Höhe durch den anzuwendenden Kollektivvertrag bzw. durch eine Einzelvereinbarung festgelegt ist und die sich auf Grund der für das Dienstverhältnis geltenden Normalarbeitszeit bzw. vereinbarten Teilarbeitszeit ergibt.

Die gesetzlich geregelte Normalarbeitszeit beträgt 40 Stunden pro Woche. Einige Kollektivverträge sehen jedoch eine geringere Normalarbeitszeit vor.

Bei vereinbartem Stundenlohn bzw. Wochenlohn und bei der Abrechnung einer gebrochenen Abrechnungsperiode ist der Grundbezug gesondert zu ermitteln. Bestimmt der anzuwendende Kollektivvertrag keine Umrechnungsvariante, ist jede rechnerisch mögliche Variante erlaubt.

Ermittlung des Grundbezugs bei Vorliegen einer 40-Stunden-Woche:

S. 46

Gesetzliche Feiertage bewirken keine Minderung des (Grund-)Bezugs. Der Dienstnehmer hat jene Bezahlung zu erhalten, die ihm gebührt hätte, wäre kein Feiertag gewesen (Ausfallprinzip). Durch das Ausfallprinzip soll gewährleistet werden, dass der Dienstnehmer durch den Feiertag keinen wirtschaftlichen Nachteil erleidet.

S. 476.4. Abzüge

6.4.1. Dienstnehmeranteil zur Sozialversicherung

Rechtsgrundlage der Sozialversicherung ist das Allgemeine Sozialversicherungsgesetz (ASVG).

Lt. ASVG umfasst

Daher umfassen z. B. 10 Kalendertage auch 10 SV-Tage.

Basis für die Berechnung des Dienstnehmeranteils (des allgemeinen Beitrags) ist die sog. Beitragsgrundlage. Diese erhält man auf Grund nachstehender Berechnung:

Der beitragspflichtige Bezug kann sich - falls er hoch genug ist - teilen in den

Höchstbeitragsgrundlagen (HBG)

Übt ein Dienstnehmer gleichzeitig mehrere Beschäftigungen nebeneinander aus, müssen bei jedem Dienstverhältnis Beiträge (Dienstnehmeranteile) bis zur Höchstbeitragsgrundlage entrichtet werden.

S. 49Für die Ermittlung der allgemeinen Beiträge gibt es zwei Verfahren:

Der Dienstnehmeranteil beinhaltet neben den sog. Sozialversicherungsbeiträgen auch noch sonstige Beiträge und Umlagen (siehe nachstehende Tabellen). Alle Beiträge und Umlagen bezeichnet man in der Praxis üblicherweise als Dienstnehmeranteil zur Sozialversicherung oder bloß als Dienstnehmeranteil.

Der Dienstnehmeranteil ist kaufmännisch auf zwei Dezimalstellen zu runden. Maßgebend für den Rundungsvorgang ist die dritte Nachkommastelle.

Für die Beitragsverrechnung sind einheitliche Beitragsgruppen zu verwenden. Diese bestehen aus

• einem Buchstaben, einer Ziffer und ev. aus einem Kleinbuchstaben.

Aus der Kombination dieser Symbole sind die Zugehörigkeit zu einer oder mehreren Versicherungen und die zu berücksichtigenden Beitragssätze ableitbar.

Hinweis: Über ein Beitragsgruppen-Ermittlungsprogramm kann man die jeweils zu berücksichtigende Beitragsgruppe feststellen. Sie finden dieses u. a. unter: www.noedis.at→Beitragsgruppe ermitteln.

Abkürzungen zur nachstehenden Beitragstabelle:

S. 506.4.1.1. Selbstabrechnungsverfahren (Lohnsummenverfahren)

S. 51Beitragsgruppenbestimmung für den Regelfall

S. 52

S. 53

Beitragsgruppen für Lehrlinge 2012

S. 55Beitragssätze zu den Beitragsgruppen für Lehrlinge 2012

6.4.1.2. Vorschreibeverfahren

Dieses Verfahren bezeichnet man deshalb als Vorschreibeverfahren, weil dem Dienstgeber im Rahmen der außerbetrieblichen Abrechnung (→ 19.2.2.) die Gesamtbeiträge nach Ablauf eines Beitragszeitraums durch die Gebietskrankenkasse vorgeschrieben werden.

Die Ermittlung des Dienstnehmeranteils erfolgt analog zum Selbstabrechnungsverfahren (→ 6.4.1.1.).

6.4.1.3. Arbeitslosenversicherungsbeitrag: Beitragssenkung bei geringem Entgelt

Bei geringem Entgelt (Lehrlingsentschädigung) vermindert sich der zu entrichtende Arbeitslosenversicherungsbeitrag durch eine Senkung des auf den Dienstnehmer (freien Dienstnehmer, Lehrling) entfallenden Anteils. Der vom Pflichtversicherten zu tragende Anteil des Arbeitslosenversicherungsbeitrags beträgt bei monatlichem Entgelt

Bezüglich der abgabenrechtlichen Behandlung von Dienstnehmern (freien Dienstnehmern, Lehrlingen) mit geringem Entgelt siehe Punkt 16.11.

S. 586.4.2. Lohnsteuer

Die Lohnsteuer ist keine eigene Steuer, sondern eine besondere Einhebungsform der Einkommensteuer. Die Lohnsteuer ist die Einkommensteuer der Arbeitnehmer. Rechtsgrundlage ist das Einkommensteuergesetz (EStG).

Lt. EStG umfasst

Daher umfassen z. B. 10 Kalendertage auch 10 Lohnsteuertage.

Basis für die Berechnung der Lohnsteuer ist die sog. Bemessungsgrundlage. Diese erhält man auf Grund nachstehender Berechnung:

Die Lohnsteuer für laufende Bezüge (die Tariflohnsteuer, Lohnsteuer nach Tarif) wird i. d. R. unter Verwendung der sog. „Effektiv-Tarif-Lohnsteuertabelle“ ermittelt.

Beim Ermitteln der Lohnsteuer ist

zu beachten.

Beginnt und/oder endet ein Dienstverhältnis während eines Kalendermonats, so ist der Lohnzahlungszeitraum der Kalendertag. In allen anderen Fällen ist der Lohnzahlungszeitraum der Kalendermonat. Ausgenommen davon sind bestimmte Bezüge im Zusammenhang mit der Beendigung eines Dienstverhältnisses (z. B. die Ersatzleistung für Urlaubsentgelt, siehe dazu Seite 293).

Der Alleinverdiener- bzw. Alleinerzieherabsetzbetrag (inkl. des [der] Kinderzuschlags[-zuschläge]) bewirkt (in Form eines Absetzbetrags) eine direkte Lohnsteuerersparnis.

S. 61Für Alleinverdiener bzw. Alleinerzieher stehen pro Kalenderjahr folgende Absetzbeträge zu:

Wirkt sich bei geringen Einkünften der Alleinverdiener- bzw. Alleinerzieherabsetzbetrag (und der Arbeitnehmerabsetzbetrag) nicht aus, werden diese Absetzbeträge im Weg der Veranlagung gutgeschrieben (→ 20.3.4.).

Der Arbeitnehmer muss das Vorliegen der Voraussetzungen für den Alleinverdiener- oder den Alleinerzieherabsetzbetrag auf einem (beim Finanzamt erhältlichen) amtlichen Vordruck (Formular E 30) erklären. Der Arbeitgeber hat diese Erklärung zum Lohnkonto zu nehmen. Die Erklärung darf gleichzeitig nur einem Arbeitgeber vorgelegt werden.

Änderungen der Verhältnisse muss der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber innerhalb eines Monats melden. Ab dem Zeitpunkt der Meldung über die Änderung der Verhältnisse hat der Arbeitgeber den Alleinverdiener- oder den Alleinerzieherabsetzbetrag nicht mehr oder in geänderter Höhe zu berücksichtigen.

Grundsätzlich hat der Arbeitgeber den Inhalt der Erklärung zu berücksichtigen. Der Arbeitgeber hat die Richtigkeit der gemachten Angaben nicht gesondert zu prüfen. Er darf allerdings den Alleinverdiener- oder den Alleinerzieherabsetzbetrag nicht berücksichtigen, wenn der Arbeitgeber die Angaben des Arbeitnehmers offenkundig, also ohne weitere Ermittlungen, als unrichtig erkennen musste.

6.4.2.1. Aufrollung der Lohnsteuer

Der Arbeitgeber kann im laufenden Kalenderjahr von den laufenden Bezügen durch Aufrollung der vergangenen Lohnzahlungszeiträume die Lohnsteuer neu berechnen.

Umfasst die Aufrollung die Bezüge des Monats Dezember, können dabei vom Arbeitnehmer selbst entrichtete

• Gewerkschaftsbeiträge und/oder Kirchenbeiträge¹⁾

berücksichtigt werden, wenn

• der Arbeitnehmer im Kalenderjahr ständig von diesem Arbeitgeber Arbeitslohn erhalten hat,

• der Arbeitgeber keine Freibeträge auf Grund einer Mitteilung zur Vorlage beim Arbeitgeber (→ 20.1.) berücksichtigt hat und

• dem Arbeitgeber die entsprechenden Belege vorgelegt werden.

S. 64Wird eine Aufrollung vorgenommen, hat die Neuberechnung der Lohnsteuer unter Berücksichtigung von allfälligen Änderungen beim Alleinverdiener- bzw. Alleinerzieherabsetzbetrag und beim Freibetragsbescheid (→ 20.1.) - somit nach Maßgabe der im Zeitpunkt der Aufrollung gegebenen Verhältnisse - zu erfolgen.

Die Aufrollung und Neuberechnung der Lohnsteuer kann im laufenden Kalenderjahr unter Miteinbeziehung des Dezemberbezugs bis zum entsprechenden Lohnsteuerfälligkeitstag (15. 1. des Folgejahrs, → 19.3.5.) erfolgen.

Eine Neuberechnung der Lohnsteuer ist nicht mehr zulässig, wenn im laufenden Kalenderjahr an den Arbeitnehmer Krankengeld (→ 13.2.) ausbezahlt wird.

6.4.2.2. Pendlerpauschale

Wenn dem Arbeitnehmer die Benützung eines Massenbeförderungsmittels bei nachstehenden einfachen Fahrtstrecken (zwischen Wohnung und Arbeitsstätte)

• im Lohnzahlungszeitraum überwiegend¹⁾²⁾,

• zumindest hinsichtlich der überwiegenden Fahrtstrecke³⁾ zumutbar bzw. unzumutbar oder möglich bzw. nicht möglich ist,

hat der Arbeitgeber folgende Pauschalbeträge zu berücksichtigen:

Es ist unerheblich, welche Art von Verkehrsmittel und ob überhaupt ein Verkehrsmittel benützt wird. Treffen obige Voraussetzungen zu, steht dem Arbeitnehmer das Pendlerpauschale zu.

Der Arbeitnehmer muss das Vorliegen der Voraussetzungen auf einem (beim Finanzamt erhältlichen) amtlichen Vordruck (Formular L 34) erklären. Der Arbeitgeber hat diese Erklärung zum Lohnkonto zu nehmen und das Pendlerpauschale zu berücksichtigen. Innerhalb des Kalenderjahrs kann der Arbeitgeber das Pendlerpauschale sogar für Zeiträume vor der Antragstellung nachträglich berücksichtigen.

Wurde das Pendlerpauschale beim laufenden Lohnsteuerabzug nicht oder nicht in voller Höhe berücksichtigt, kann es auch im Rahmen des Veranlagungsverfahrens (→ 20.1.) beantragt werden.

Änderungen sind vom Arbeitnehmer dem Arbeitgeber innerhalb eines Monats zu melden.

Das Pendlerpauschale ist auch für Feiertage, für Krankenstandstage, für Urlaubstage und für Karenztage zu berücksichtigen. Steht daher das Pendlerpauschale im Regelfall zu, tritt durch derartige Zeiträume keine Änderung ein.

Liegen allerdings Krankenstands- bzw. Urlaubstage vor, und

• hat im Monat davor ein Anspruch auf Pendlerpauschale bestanden, besteht im laufenden Monat dann ein Anspruch darauf, wenn die Anzahl der Tage, an denen die Strecke Wohnung - Arbeitsstätte zurückgelegt wird und die Anzahl der Krankenstands- bzw. Urlaubstage größer als 10 ist,

• hat im Monat davor kein Anspruch auf Pendlerpauschale bestanden, besteht im laufenden Monat nur dann ein Anspruch darauf, wenn die Anzahl der Tage, an denen die Strecke Wohnung - Arbeitsstätte zurückgelegt wird, größer als 10 ist.

Bei Wechselschicht ist nicht der einzelne Lohnzahlungszeitraum maßgebend, sondern der Zeitraum, für den der Wechselschichtdienst in einem bestimmten Rhythmus festgelegt ist.

Aus der Verwendung eines Firmenfahrzeugs für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte ergibt sich nicht automatisch, dass die Benützung eines öffentlichen Verkehrsmittels unzumutbar ist. Auch hier sind lediglich die allgemeinen Kriterien maßgebend.

S. 67Beginnen Dienstreisen unmittelbar von der Wohnung aus, scheiden die Tage der Dienstreise bei der Frage nach den überwiegenden Fahrten für das Pendlerpauschale grundsätzlich aus.

Erwachsen dem Arbeitnehmer für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte keine Kosten, weil der Arbeitgeber einen kostenlosen Werkverkehr in der Art eines Massenbeförderungsmittels eingerichtet hat (dies gilt auch, wenn der Arbeitnehmer als Lenker von Einsatzfahrzeugen, Bussen und Lastkraftwagen ab dem bzw. bis zum Wohnort fährt), steht kein Pendlerpauschale zu. Verlangt der Arbeitgeber dafür Kostenersätze, können diese Kosten bis zur Höhe des jeweiligen Pendlerpauschals vom Arbeitgeber berücksichtigt werden. Weiteres zum Werkverkehr finden Sie unter Punkt 10.6.1.

Erhält der Arbeitnehmer vom Arbeitgeber eine Strecken- oder Netzkarte (ein sog. „Jobticket“), steht in keinem Fall ein Pendlerpauschale zu (→ 10.6.2.).

Bei mehreren Dienstverhältnissen steht nur dann ein zusätzliches Pendlerpauschale zu, wenn dadurch im Lohnzahlungszeitraum überwiegend das Zurücklegen zusätzlicher Wegstrecken verursacht wird.

Grundsätzlich hat der Arbeitgeber den Inhalt der Erklärung zu berücksichtigen. Der Arbeitgeber hat die Richtigkeit der gemachten Angaben nicht gesondert zu prüfen. Er darf allerdings das Pendlerpauschale nicht berücksichtigen, wenn der Arbeitgeber die Angaben des Arbeitnehmers offenkundig, also ohne weitere Ermittlungen, als unrichtig erkennen musste.

6.4.3. Gewerkschaftsbeitrag

Die Höhe des Gewerkschaftsbeitrags richtet sich nach der Bezugshöhe und den dafür von den einzelnen Fachgewerkschaften vorgeschriebenen Sätzen. Der Beitritt zum Österreichischen Gewerkschaftsbund erfolgt freiwillig.

Der Gewerkschaftsbeitrag stellt für den Arbeitnehmer Werbungskosten (→ 20.2.1.) dar. Wird der Gewerkschaftsbeitrag

6.4.4. Betriebsratsumlage

Die Arbeitnehmerschaft hat einen Betriebsrat zu wählen, falls im Betrieb dauerhaft mindestens fünf Arbeitnehmer beschäftigt sind. Die Arbeitnehmer müssen dabei zunächst eine Betriebsversammlung einberufen, die dann den Wahlvorstand wählt. Die einzige Pflicht des Arbeitgebers bei der Betriebsratswahl besteht darin, dem Wahlvorstand ein Arbeitnehmer- Verzeichnis (mit Arbeitnehmer, Name, Datum von Geburt und Eintritt, Staatsbürgerschaft und Information über Abwesenheit wegen Präsenzdienst, Urlaub, Karenz etc.) zu übermitteln. Letztlich besteht weder für den Arbeitgeber noch für die Belegschaft die Verpflichtung, einen Betriebsrat zu wählen.

S. 68Auf Antrag des Betriebsrats kann die Betriebsversammlung die Einhebung einer Betriebsratsumlage beschließen. Zweck der Betriebsratsumlage ist

• die Deckung der Kosten der Geschäftsführung des Betriebsrats und

• die Errichtung und Erhaltung von Wohlfahrtseinrichtungen sowie die Durchführung von Wohlfahrtsmaßnahmen zu Gunsten der Arbeitnehmerschaft.

Die Betriebsratsumlage darf höchstens ein halbes Prozent des Bruttoarbeitsentgelts betragen.

Die Betriebsratsumlage stellt für den Arbeitnehmer Werbungskosten (→ 20.2.1.) dar. Die lohnsteuerliche Berücksichtigung erfolgt im Weg der Veranlagung (→ 20.3.).

6.4.5. Andere Abzüge

6.5. Zusammenfassung

Laufende Bezüge (ohne Zulagen und Zuschläge, → 8.2.) der

zu behandeln. Bezüglich der Dienstgeberabgabe der Gemeinde Wien (U-Bahn-Steuer) siehe Punkt 19.4.2.

S. 696.6. Abrechnungsbeispiele