ABC der Buchhaltung
5. Aufl. 2014
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S. 408115. Aufbewahrungspflichten
Das UGB beinhaltet Vorschriften über Aufbewahrungspflichten in § 212. Im Bereich der BAO sind die Bestimmungen der §§ 131 Abs. 1 Z 5 und 132 zu beachten.
Die Buchhaltung samt Inventaren, Bilanzen und Belegen ist sieben Jahre – beginnend ab dem Ende des Geschäftsjahres – lang aufzubewahren; darüber hinaus noch so lange, als dies für ein anhängiges Verfahren von Bedeutung ist.
Gemäß § 18 Abs. 10 UStG verlängert sich die Frist für die Aufbewahrung von Aufzeichnungen und Unterlagen, die Grundstücke i.S. des § 6 Abs. 1 Z 9 lit. a UStG betreffen, auf 22 Jahre.
Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist können die von der Aufbewahrungspflicht betroffenen Unterlagen sanktionslos vernichtet werden.
Es sollten aber keinesfalls Unterlagen vernichtet werden, die zu einer allfälligen zivilrechtlichen Beweisführung notwendig sein können (z.B. Eigentums-, Bestands-, Arbeits-, oder Produkthaftungsrecht) oder denen bei Behördenverfahren Beweisfunktion zukommt (z.B. Finanzamt).