5.3. Weitere Unterlagen, welche für die Abgabenerhebung von Bedeutung sind und aufbewahrt werden sollen

Verfahrensdokumentation

Die Verfahrensdokumentation ist Grundlage der Prüfbarkeit der Kasse und der von ihr erzeugten Dokumentationsgrundlagen (zB Handbuch, Bedienungsanleitung)

Programmabrufe, Änderungen der Systemparameter, Druckeinstellungen

Stammdatenänderungen, die für das Verständnis der Aufzeichnungen und deren Grundlagen erforderlich sind, sollen entsprechend dokumentiert werden, wenn diese Änderungen nicht ohnehin aus sonstigen Unterlagen (zB Datenerfassungsprotokoll) ersichtlich sind (siehe auch Abschn. 4.3.).

Ausdrucke über Korrekturbuchungen

Einzelbons der Korrekturbuchungen abgeschlossener Bonierungen (zB für Managerstornos, Nach- und Stornobuchungen, Warenrücknahmen, Retouren) sollen bei Kassen vom Typ 2 aufbewahrt werden.

Berichte

Alle erzeugten Berichte und Abfragen, die von abgabenrechtlicher Bedeutung sind, sollen aufbewahrt werden ( § 132 BAO), wie zB

• Bedienerberichte,

• Hauptgruppenbericht, Warengruppenbericht,

• Periodenbericht, Stundenbericht,

• Tischberichte, Berichte von Teilbetriebsbereichen - zB Bar, Gastgarten

• Artikelbericht

• Finanzarten-Bericht

• Bericht über die Aufteilung der Umsätze für Zwecke der Umsatzsteuer

Führung der Dokumentationsgrundlagen, Kassenidentifikation, Kasseneinsatzprotokoll bei mehreren Kassen

Wurden zeitlich und/oder örtlich im Abrechnungszeitraum mehrere Kassen eingesetzt, sollen entsprechende Aufzeichnungen (Protokolle) über deren Einsatzorte und -zeiträume zur Identifikation der eingesetzten Kassen geführt und aufbewahrt werden.

Die Dokumentationsgrundlagen der Tageseinnahmen sind für jede einzelne Registrierkasse getrennt zu führen und aufzubewahren. Durch entsprechende Bezeichnung oder Nummerierung der Kassen soll eine Identifikation der jeweiligen Kasse und die Zuordnung ihrer Dokumentationsgrundlagen ermöglicht werden.

Rechnungsdurchschriften

Durchschriften der Rechnungen über 75 Euro (UStR 2000 Rz 1568)

sonstige Unterlagen von abgabenrechtlicher Bedeutung

Wenn zur Abwicklung von Prozessen im Geschäftsablauf des Unternehmens Unterlagen angefertigt werden, die für die Abgabenerhebung von Bedeutung sind, sind diese auch aufzubewahren und über Verlangen vorzulegen ( § 132 BAO).

Datenquelle: Findok — https://findok.bmf.gv.at