4.3. Weitere Unterlagen / Begriffsdefinitionen / Inhalte

Verfahrensdokumentation

Bedienungsanleitung, Handbuch, Konfigurationsanleitung, Einrichtungsprotokolle und sonstige zur Kasse gehörende Organisationsunterlagen.

Aus der Verfahrensdokumentation soll der Inhalt, Aufbau und Ablauf des Abrechnungsverfahrens und der Umfang der tatsächlichen Nutzung von etwaigen Teilprogrammen (zB integriertes Warenwirtschaftssystem) vollständig ersichtlich sein. Insbesondere muss sich aus der Verfahrensdokumentation ergeben, dass bei der Umsetzung die Prinzipien der Ordnungsmäßigkeit erfüllt werden.

Programmabrufe, Änderungen des Systemparameters

Dokumentation von

• Änderungen in der Konfiguration der Kasse und ihrer Verarbeitungsregeln

• Einrichtung oder Änderung von Aufzeichnungsgrundlagen (zB Personal, Artikel, Preisänderungen)

• sonstigen Einstellungsänderungen, die Einfluss auf das Verhalten der Registrierkasse (zB Druckeinstellungen) nehmen.

Änderungen der Konfiguration sollen jedenfalls entsprechend dokumentiert werden, entweder durch entsprechende Ausdrucke (vorher - nachher) oder durch ein Stammdatenprotokoll, welches die Dokumentation der Änderungen sicherstellt. Sowohl in den Ausdrucken über Konfigurationsänderungen, als auch im Stammdatenprotokoll soll durch die Vergabe einer fortlaufenden Nummer bei Änderungen deren Vollständigkeit nachprüfbar sein und zumindest Datum/Uhrzeit und Art der Änderung dokumentiert werden (siehe Abschn. 5.3.).

Wenn Programme verändert werden, ist dies entsprechend zu dokumentieren (Einsatzdatum, Versionsnummer, etc.)

Berichte

Alle im Zuge des Tagesabschlusses oder zu sonstigen Zeitpunkten erzeugte Berichte und Abfragen von abgabenrechtlicher Bedeutung zB solche,

• die der Abrechnung mit dem Personal dienen (Bedienerberichte),

• mittels derer Übersichten über Umsatzgruppen erstellt werden (Hauptgruppenbericht, Warengruppenbericht),

• durch die periodenbezogene Umsatzüberblicke erstellt werden (Periodenbericht, Stundenbericht),

• durch die orts- oder teilbetriebsbezogene Umsatzüberblicke erstellt werden (Tischberichte, Berichte von Teilbetriebsbereichen - zB Bar, Gastgarten),

• die einen Überblick über verkaufte Produkte oder Einzelleistungen ermöglichen (Artikelbericht),

• die den Tagesumsatz getrennt nach Zahlungswegen (Bar, Kreditkarten) aufgliedern (Finanzarten-Bericht).

Geschäftsvorfälle und sonstige aufzeichnungspflichtige Vorgänge

Insoweit in der Kassenrichtlinie 2012 der Terminus Geschäftsvorfall verwendet wird, bezieht sich dies auf Geschäftsvorfälle lt. BAO, die im Rahmen von Kassensystemen oder sonstigen in der Richtlinie geregelten Aufzeichnungssystemen erfasst werden.

Geschäftsvorfälle, die nicht im Rahmen dieser Systeme zu erfassen sind und auf die Losungsermittlung keine Auswirkungen haben (zB Teilwertabschreibungen, Vermögensverlagerungen), sowie Prozesse, die über die in der Richtlinie angeführten Systeme hinausgehen, sind grundsätzlich in dieser Richtlinie nicht beschrieben.
Allerdings soll der Weg der Geschäftsvorfälle in den Büchern und Aufzeichnungen - ausgehend von der Ersterfassung und Aufzeichnung bzw. über die Summen der erfassten Beträge im Rahmen der Losungsermittlung im Kassensystem durch entsprechende Buchung auf den Konten bis zur Bilanz/GuV bzw. Erfassung in den Aufzeichnungen - verfolgbar sein und auch progressiv und retrograd nachvollziehbar überprüfbar sein.

Im Regelfall handelt es sich bei Geschäftsvorfällen im Sinn der Kassenrichtlinie 2012 daher um Ereignisse im Geschäftsbetrieb, die mit der Ersterfassung der Auftragsposition (zB Bestellungseingabe im Kassensystem, Artikelscan an der Kassa, Einschalten des Taxameters) beginnen und in deren Rahmen üblicherweise ein geldwerter Leistungsaustausch zwischen dem Unternehmer/Abgabepflichtigen und dem Kunden stattfindet. Aber auch Aufzeichnungen über Ereignisse, die letztendlich keinen Geschäftsvorfall bewirken, der infolge finanzieller Auswirkungen auf das Unternehmen als Ereignis im Geschäftsprozess - in Buchführung und/oder Aufzeichnungen - zu erfassen wäre, sollen - insoweit diese Vorgänge erfasst wurden - aufbewahrt werden.

Darunter fallen beispielsweise

• nicht abgeschlossene/stornierte Geschäftsvorfälle

• mit einem Geschäftsvorfall zusammen hängende bzw. vorbereitende Vorgänge
  (zB nicht abgeschlossene oder zustande gekommene Geschäftsvorfälle - Preisabfragen, erstellte Angebote, Reservierungen)

• rückgängig machende Vorgänge (zB nachträgliche Stornos, Rücklieferungen)

• sonstige Vorgänge im Geschäftsprozess, insoweit diese aus Gründen der Überprüfung der vollständigen und richtigen Erfassung aller Geschäftsvorfälle oder aus sonstigen für die Abgabenerhebung bedeutsamen Gründen aufzeichnungs- bzw. aufbewahrungspflichtig sind.

Unter sonstigen aufzeichnungspflichtigen Vorgängen sind Vorgänge im Geschäftsprozess zu verstehen, die zwar grundsätzlich nicht dazu geeignet sind, einen Geschäftsvorfall anzustoßen oder zu bewirken, aber aus den oa. Gründen der Überprüfbarkeit der vollständigen und richtigen Erfassung aller Geschäftsvorfälle aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtig sind. Dies sind insbesondere Vorgänge (zB Übungsbuchungen, Simulationen), die es im jeweiligen Kassensystem bzw. sonstigen in der Richtlinie geregelten Aufzeichnungssystemen oder in damit verbundenen vor- und nachgelagerten Systemen ermöglichen, einzelne Geschäftsvorfälle nicht nachvollziehbar außerhalb der Losungsermittlung zu erfassen bzw. als Simulation darzustellen.

Kassenbeleg / externe/interne Belege

Zum Zweck der näheren Spezifizierung wird zwischen externem Beleg (dokumentiert den wesentlichen Inhalt des Rechtsgeschäftes zwischen den Geschäftspartnern und wird in der Regel bei Geschäftsabschluss übergeben) und internem Beleg (wird dem Geschäftspartner nicht übergeben und dient im Regelfall der Dokumentation und Kontrolle innerbetrieblicher Vorgänge) unterschieden.

Als Kassenbeleg wird ein externer Beleg verstanden, der bei freiwilliger Belegerteilung zum Zweck der leichteren Überprüfbarkeit (siehe Abschn. 3.1.) folgende Mindestinhalte beinhalten sollte:

• Bezeichnung des Betriebes oder Merkmal zur Betriebsidentifizierung,

• Merkmal zur Kassenidentifizierung,

• Datum und Uhrzeit der Belegerstellung,

• Belegnummer (fortlaufende Nummerierung der Geschäftsvorfälle),

• Einzelprodukte und Preise,

• Gesamtsumme.

Interne Belege wie etwa Speisenbestellung - Küche, Lagerentnahmebon, Tätigkeitsberichte, sonstige Belege, die der Dokumentation von innerbetrieblichen Vorgängen und zur Kontrolle der Bediensteten dienen, sind - soweit für die Abgabenerhebung von Bedeutung - aufzubewahren und über Verlangen vorzulegen.

Vor und nachgelagerte Systeme

Vor- und nachgelagerte Systeme sind der Buchhaltung oder den Aufzeichnungen zeitlich und inhaltlich vor- oder nachgelagerte Einrichtungen, die in Zusammenhang mit Vorgängen bzw. Transaktionen im Geschäftsprozess stehen und meistens dazu dienen, Geschäftsvorfälle anzustoßen oder zu begründen (zB Ersterfassung und -festhaltung von Beträgen bzw. Daten; wie Kassenwesen, Reservierung, Bestellwesen) oder aus Geschäftsvorfällen resultieren (zB Lagerbuchführung, Nachbestellwesen, Mahnwesen).

Datenquelle: Findok — https://findok.bmf.gv.at