S. 1649. Ausstellung von Rechnungen (§ 11)

9.1. Wer muss eine Rechnung ausstellen (§ 11 Abs. 1)?

Alle Unternehmer sind zur Rechnungslegung berechtigt bzw. wenn sie steuerbare Umsätze an andere Unternehmer oder juristische Personen (z.B. Vereine) ausführen, verpflichtet.

Weiters sind zur Rechnungslegung auch Unternehmer (binnen sechs Monaten) betreffend Werklieferungen und Werkleistungen an Privatpersonen im Zusammenhang mit einem Grundstück (Bauleistungen) verpflichtet.

9.1.1. Nach welchen Rechnungslegungsvorschriften ist eine Rechnung bei grenzüberschreitenden Sachverhalten auszustellen?

Für grenzüberschreitende Sachverhalte gibt es besondere Regeln für die Frage, nach welchen Rechnungslegungsvorschriften eine Rechnung zu erfolgen hat. Im Wesentlichen gelten die Rechnungslegungsvorschriften des Mitgliedstaates, in dem der Leistende seinen Sitz oder seine Betriebsstätte hat und nicht die des Leistungsempfängers (ausgenommen bei Gutschriften). Bei Inanspruchnahme eines One-Stop-Shops erfolgt die Rechnungslegung nach den Regeln des Identifizierungsstaates.

Beachte: Die Rechnungslegung muss bis zum 15. des auf die sonstige Leistung folgenden Monats erfolgen.

Beachte: Innerhalb der EU gibt es somit nur mehr eine Vorschrift, nach denen die Rechnungslegung zu erfolgen hat! Allerdings betreffend die Drittländer könnte es allfällige Probleme geben, wenn deren Vorschriften nicht zusätzlich beachtet werden (siehe obiges Beispiel hinsichtlich des Vorsteuerabzuges in der Schweiz).

9.2. Welche Rechnungsmerkmale muss eine Rechnung im Sinne des Umsatzsteuergesetzes aufweisen?

• Eine fortlaufende Nummer,

• den Namen und die Anschrift des Leistenden,

• den Namen und die Anschrift des Leistungsempfängers,

• das Ausstellungsdatum,

• S. 165die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (UID) des Leistenden,

• bei Rechnungen, deren Gesamtbetrag (d.h. Entgelt zuzüglich Umsatzsteuer) 10.000 € übersteigt, ist überdies die UID des Leistungsempfängers anzugeben, wenn der leistende Unternehmer im Inland Wohnsitz, Sitz, gewöhnlichen Aufenthalt oder eine Betriebsstätte hat und der Umsatz an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen ausgeführt wird,

• die Menge und die handelsübliche Bezeichnung der Leistung,

• den Tag oder den Zeitraum, über den sich die Leistung erstreckt,

• das Entgelt und den Steuerbetrag,

• den anzuwendenden Steuersatz bzw. einen Hinweis auf eine Steuerbefreiung.

Diese Regelung gilt sowohl für Anzahlungsrechnungen als auch für Teilrechnungen und Gutschriften.

9.2.1. Wie muss eine Rechnung bezeichnet werden?

Eine Bezeichnung als Rechnung ist nicht erforderlich. Jede Urkunde, mit der ein Unternehmer über eine Lieferung oder sonstige Leistung abrechnet, gleichgültig, wie sie bezeichnet wird (z. B. Quittung, Abrechnung, Frachtbrief, Kaufvertrag), gilt als Rechnung, wenn sie die erforderlichen Angaben enthält.

Beachte: Als „Rechnungen“ bezeichnete Urkunden, die vom Leistungsempfänger ausgestellt werden, berechtigten nicht zum Vorsteuerabzug und müssen daher immer als Gutschriften bezeichnet werden (§ 11 Abs. 8)!

S. 1669.2.2. Fortlaufende Nummer

Die Rechnung hat eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihe(n) zu enthalten, die zur Identifizierung der Rechnung einmalig vergeben wird. Die Nummer soll gewährleisten, dass die Rechnung nur einmal im Original existiert. Werden mehrere Rechnungsexemplare für einen Umsatz erstellt, müssen diese dieselbe Rechnungsnummer tragen. Nummern müssen auch für Gutschriften erteilt werden.

Die Art der Nummerierung (Buchstaben, Ziffern und Kombinationen) ist frei wählbar. Auch eigene Rechnungskreise bzw. Abrechnungskreise (z.B. nach Filialen) sind möglich, soweit eine eindeutige Identifizierung der Rechnung möglich ist.

Beachte: Wird eine Rechnungsnummer nicht vergeben, entstehen im Nummernkreis Lücken, was für den Rechnungsempfänger keine Konsequenzen hat. Beim Rechnungsaussteller kann aber das Finanzamt die Vollständigkeit und Ordnungsmäßigkeit seiner Aufzeichnungen in Frage stellen!

9.2.3. Name und Anschrift des liefernden oder leistenden Unternehmers

Der Name und die Anschrift des liefernden bzw. leistenden Unternehmers müssen eindeutig feststellbar sein. Dabei ist jede Bezeichnung ausreichend, die eine eindeutige Identifizierung ermöglicht.

Beachte: Die Angabe von Scheinnamen und Scheinfirmen berechtigen den Empfänger nicht zum Vorsteuerabzug!

9.2.4. Name und Anschrift des Leistungsempfängers

Die Angabe des Namens und der Anschrift des Leistungsempfängers ist ebenso wie die des Leistungserbringers zwingende Voraussetzung für das Vorliegen einer Rechnung.

9.2.5. Ausstellungsdatum

Die Rechnung hat das Ausstellungsdatum zu enthalten. Eine Frist, bis zu der eine Rechnung spätestens ausgestellt werden muss, wird im UStG nicht normiert. Bei zeitlicher Übereinstimmung von Leistungsausstellung und Rechnungslegung genügt auch die Angabe „Rechnungsdatum = Liefer- bzw. Leistungsdatum“. In diesem Fall ist lediglich das Liefer- bzw. Leistungsdatum zu spezifizieren.

Beachte: Fehlerhafte Ausstellungsdaten führen zwar nicht zur Versagung, sondern zu einer Verschiebung des Vorsteuerabzuges.

S. 1679.2.6. Umsatzsteueridentifikationsnummer des leistenden Unternehmers

Die UID des Leistenden (bei Gutschriften muss ebenfalls die UID des Gutschriftsempfängers angeführt werden) sollte grundsätzlich richtig sein. Die Verwaltungspraxis versagt hingegen derzeit nicht den Vorsteuerabzug bei falscher UID (siehe Rz. 1554 UStR, die keine Kontrolle der UID vorsieht)!

Beachte: Die Verpflichtung zur Angabe der UID-Nummer besteht nur, wenn der Unternehmer im Inland Lieferungen oder sonstige Leistungen erbringt, für die das Recht auf Vorsteuerabzug besteht.

9.2.7. Umsatzsteueridentifikationsnummer des Leistungsempfängers

Rechnungen, die über dem Betrag von 10.000 € liegen, müssen die UID-Nummer des Rechnungsempfängers enthalten.

• Bei Rechnungen über 10.000 €, die man ausstellt, ist deshalb die Angabe der UID-Nummer des Kunden erforderlich.

• Bei Rechnungen über 10.000 €, die man erhält, ist darauf zu achten, dass die UID-Nummer des Lieferanten und die eigene UID-Nummer enthalten sind.

Beachte: Kann der leistende Unternehmer auf der Rechnung die UID des Kunden nicht anführen, weil dieser über keine gültige UID verfügt oder diese nicht angibt, hat das für den leistenden Unternehmer keine Konsequenzen. In diesem Fall genügt der Hinweis „Keine UID angegeben“. Werden diese Vorschriften aber nicht eingehalten, geht der Vorsteuerabzug für den Empfänger verloren. Verfügt der Leistungsempfänger nur über eine ausländische UID, so ist diese anzugeben. Die Richtigkeit der UID muss vom Rechnungsaussteller nicht überprüft werden. Der Leistungsempfänger seinerseits ist nur dann zum Vorsteuerabzug berechtigt, wenn die Rechnung alle erforderlichen Merkmale (d.h. auch seine eigene UID) aufweist. Eine Rechnungsberichtigung (z.B. fehlende UID) kann nur vom Rechnungsaussteller vorgenommen werden.

9.2.8. Menge und handelsübliche Bezeichnung der Ware bzw. Art und Umfang der sonstigen Leistung

Bei Lieferungen von Waren ist die Menge und die handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände anzugeben, bei sonstigen Leistungen sind die Art und der Umfang der Leistung anzuführen. Die Beschreibung des Lieferumfanges muss hinreichend genau erfolgen. Maßgeblich ist die handelsübliche Bezeichnung, bloße Sammelbegriffe oder Gattungsbezeichnungen stellen keine handelsübliche Bezeichnung dar.

Beachte: Getränke, Lebensmittel, Textil-, Reinigungs- und Putzmittel, Büromaterial, Eisenwaren, Bekleidung, Fachliteratur, Wäsche, Werkzeuge usw., stellen keine handelsübliche Bezeichnung dar! Es bedarf in derartigen Fällen einer entsprechenden Ergänzung der Rechnung durch den Lieferer.

S. 168Auch bei sonstigen Leistungen müssen Art und Umfang der Leistung ersichtlich gemacht werden. Bezeichnungen wie Reparaturen, Lohnarbeit, Fuhrleistungen ohne weitere Angaben sind nicht ausreichend.

Allerdings müssen unselbständige Nebenleistungen nicht gesondert angeführt werden (z.B. Transportleistungen etc.).

9.2.9. Lieferzeitpunkt bzw. Leistungszeitraum

Anzuführen ist der Tag der Lieferung bzw. der Zeitraum, über den sich die Leistungserbringung erstreckt. Die Angabe ist für die Bestimmung des Zeitpunktes des Vorsteuerabzuges des Leistungsempfängers relevant. Bei Dauerleistungen genügt der Abrechnungszeitraum (z.B. Lohnverrechnung für den Monat April).

Beachte: Erst nach der Erbringung der Leistung (Ausnahme Anzahlungsrechnungen) kann der Vorsteuerabzug in Anspruch genommen werden.

9.2.10. Entgelt und Steuersatz

Die Rechnung hat das umsatzsteuerliche Entgelt (siehe § 4) für die Lieferung oder sonstige Leistung zu enthalten. Darüber hinaus ist der anzuwendende Steuersatz bzw. im Falle einer Steuerbefreiung ein Hinweis auf diese anzuführen (z.B. ärztliche Leistung oder steuerfreie Ausfuhrlieferung). Der Steuerbetrag bildet einen gesonderten Rechnungsbestandteil. Die bloße Angabe eines Bruttopreises und der Hinweis, dass darin ein spezifizierter und ausgewiesener Umsatzsteuerbetrag enthalten ist, ermöglicht dem Leistungsempfänger keinen Vorsteuerabzug.

9.2.11. Steuerbetrag

Der auf das Entgelt entfallende Steuerbetrag ist gesondert anzugeben.

Wird in einer Rechnung über Leistungen abgerechnet, die unterschiedlichen Steuersätzen unterliegen, sind Steuersätze, Entgelte und die Steuerbeträge entsprechend gesondert auszuweisen.

9.2.12. Gibt es weitere Inhaltserfordernisse für die Rechnungslegung?

Bei folgenden Umsätzen sind zusätzliche Rechnungsmerkmale erforderlich:

• steuerfreie ig. Lieferungen,

• Versandhandelsumsätze gem. Art. 3 Abs. 3,

• sonstige Leistungen gem. § 19, für die der Leistungsempfänger die Steuer schuldet,

• ig. Lieferung neuer Fahrzeuge,

• S. 169Dreiecksgeschäft (Art. 25 Abs. 4)

• Margenbesteuerung bei Reisebüros (§ 23 Abs. 8),

• Differenzbesteuerung (§ 24).

9.3. Warum ist die Rechnungslegung nach den umsatzsteuerlichen Kriterien so wichtig?

Unternehmer, die Leistungen von anderen Unternehmern, die umsatzsteuerpflichtig sind, empfangen, können sich die an diese Unternehmer bezahlte Umsatzsteuer nur dann als Vorsteuer abziehen, wenn sie eine ordnungsgemäße Rechnung im o.a. Sinne erhalten.

Beachte: Die Verpflichtung zur Rechnungslegung kann nur zivilrechtlich durchgesetzt werden. Achten sie daher immer sofort darauf, dass sie bei der Geschäftsabwicklung immer eine ordnungsgemäße Rechnung erhalten!

9.4. Welche Erleichterungen gibt es bei der Rechnungslegung (§ 11 Abs. 4)?

Die Angabe des Leistenden und des Kunden bzw. die Menge und Bezeichnung der Waren können auch durch Schlüsselzahlen oder Symbole ausgedrückt werden, wenn ihre eindeutige Bestimmung aus der Rechnung oder aus anderen Unterlagen eruierbar ist.

9.4.1. Welche Erleichterungen gibt es bei der Rechnungslegung noch?

9.4.1.1. Kleinbetragsrechnung

Bei Kleinbetragsrechnungen bis 400 € brutto genügen folgende Angaben:

• der Name und die Anschrift des Leistenden,

• das Ausstellungsdatum,

• der Tag oder der Zeitraum, über den sich die Leistung erstreckt,

• die Menge und die handelsübliche Bezeichnung der Leistung,

• das Entgelt und der auf das Entgelt entfallende Steuerbetrag in einer Summe (Bruttobetrag) und

• der Steuersatz.

Einzelne Rechnungsmerkmale können auch durch Schlüsselzahlen ausgedrückt werden, wenn deren Inhalt leicht eruiert bzw. jederzeit entschlüsselt werden kann, wie das beispielsweise bei der bloßen Angabe der Artikelnummer der Fall ist. Pauschalierte Landwirte müssen keine UID-Nummer auf ihren Rechnungen angeben, wenn sie auf die Pauschalierung hinweisen. Ebenso kann dieses Merkmal bei Unternehmern, aus deren Rechnungen kein Recht auf Vorsteuerabzug besteht, entfallen (z.B. alle unecht umsatzsteuerbefreiten Unternehmer).

Beachte: Bei innergemeinschaftlichen Rechnungen gelten die Kleinbetragsrechnungsregeln nicht, das heißt hier müssen immer alle Rechnungsmerkmale angegeben werden!

Weitere Erleichterungen gibt es für Fahrausweise.

S. 1719.4.1.2. Kleinunternehmerrechnung

Die Kleinbetragsrechnungslegung (siehe oben) gilt auch für alle Kleinunternehmer unabhängig vom Rechnungsbetrag.

9.5. Sonderfälle

9.5.1. Übergang der Steuerschuld auf den Leistungsempfänger (Reverse-Charge-System)

Bei gewissen Leistungen zwischen Unternehmern (z.B. Bauleistungen, Schrott etc.) und bei allen sonstigen Leistungen (ausgenommen Bundesstraßenmaut) und Werklieferungen von Ausländern im Inland geht die Steuerschuld gem. § 19 Abs. 1a auf den Leistungsempfänger über. Die Rechnung hat folgende Angaben - zusätzlich zu den oben angeführten - verpflichtend zu enthalten:

• UID-Nummer des Leistungsempfängers (Kunden),

• auf der Rechnung muss konkret auf den Übergang der Steuerschuld hingewiesen werden,

• die USt darf nicht ausgewiesen werden.

Beachten Sie: Zu Unrecht in Rechnung gestellte Umsatzsteuer wird kraft Rechnungslegung geschuldet! Aber die Ausstellung einer ordnungsgemäßen Rechnung hat auf den Übergang der Steuerschuld keinen Einfluss!

S. 1729.6. Wie erlangt eine Rechnung Gültigkeit?

Grundsätzlich sind Rechnungen im Original vom Rechnungsaussteller (Leistenden) an den Rechnungsempfänger (Leistungsempfänger) zu übermitteln. Es ist auch die Übermittlung einer Rechnung auf elektronischem Wege zulässig, wenn die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts gewährleistet sind.

9.6.1. Elektronische Rechnungen

Elektronische Rechnungen berechtigen nur dann zum Vorsteuerabzug, wenn sie

• elektronisch signiert sind - mittels fortgeschrittener elektronischer Signatur oder sicherer elektronischer Signatur (welche die Voraussetzungen der fortgeschrittenen elektronischen Signatur immer erfüllt)

• im EDI-Verfahren übermittelt

• oder durch ein innerbetriebliches Steuerungsverfahren geprüft wurden.

Rechnungen können vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers auf elektronischem Weg übermittelt werden, sofern die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts gewährleistet ist (vgl UStR 2000 Rz. 1561 ff).

Es können auch elektronische Rechnungen, die z.B. per E-Mail, als E-Mail-Anhang oder Web-Download in einem elektronischen Format (z.B. als PDF- oder Textdatei) übermittelt werden, zum Vorsteuerabzug berechtigen, ohne dass es einer Signatur bedarf. Die Echtheit der Herkunft der Rechnung, die Unversehrtheit ihres Inhalts und ihre Lesbarkeit müssen vom Zeitpunkt der Ausstellung bis zum Ende der Aufbewahrungsdauer gewährleistet werden. Jeder Unternehmer kann selbst bestimmen, in welcher Weise er die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit des Inhalts gewährleistet (dies kann auch etwa durch die Anwendung eines innerbetrieblichen Kontrollverfahrens erfolgen).

Beachte: Rechnungen an den Bund sind zwingend nur mehr über das Unternehmensserviceportal oder über PEPPOL (Pan-European Public Procurement OnLine) möglich.

9.6.1.1. Was ist eine elektronische Rechnung?

Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die auf elektronischem Weg übermittelt wird. Das heißt sowohl der Aussteller, als auch der Empfänger muss die Rechnung in einem elektronischen Format ausstellen, bzw. empfangen. Welches Format das ist, bleibt den Unternehmern überlassen (doc, pdf, fax, email, web, xls). Die Erstellung der Rechnung selbst kann in keinem elektronischen Format (z.B. händisch) erfolgen, wenn sie danach beispielsweise eingescannt und in einem PDF übermittelt wird.

9.6.1.2. Wie kann ein innerbetriebliches Steuerungsverfahren aussehen?

Beim innerbetrieblichen Steuerungsverfahren handelt es sich um ein Kontrollverfahren, das in der Lage ist, einen verlässlichen Prüfpfad zwischen der Rechnung und der Leistung zu schaffen. In der Praxis wird dieses Kontrollverfahren vor allem für den Leistungsempfänger eine Rolle spielen, da der Leistungsempfänger Interesse daran hat, elektronische Rechnungen zu erhalten, die zum Vorsteuerabzug berechtigen.

S. 1739.6.1.3. Wie kann man sich ein Kontrollverfahren für elektronische Rechnungen vorstellen?

Der Unternehmer hat Kontrollen zu definieren, die

• geeignet sind zu überprüfen, ob die Rechnung mit der erhaltenen Leistung übereinstimmt,

• und dies auch entsprechend zu dokumentieren („Prüfpfad“).

Diese Kontrollen sollten der Unternehmensgröße angepasst sein und können manuell, aber auch automatisch erfolgen.

9.6.1.4. Ausdrucke von elektronischen Rechnungen - Telefax?

Elektronische Rechnungen mussten bisher elektronisch aufbewahrt werden, da eine nachträgliche Prüfung der Signatur auf einem Papierausdruck nicht möglich ist.

Elektronische Rechnungen können auch ausgedruckt werden, sofern durch das innerbetriebliche Steuerungsverfahren die Echtheit der Herkunft/Unversehrtheit des Inhalts sichergestellt werden.

Beachte: Ab 2013 gelten in Österreich auch Telefaxe als elektronische Rechnungen, d.h. auch auf Telefaxe ist das innerbetriebliche Steuerungsverfahren anzuwenden.

Hinweis: Durch die Erleichterungen bei der elektronischen Rechnungsstellung steigt auch die Gefahr der mehrfachen Rechnungsstellung und damit der mehrfachen Steuerschuld kraft Rechnungsstellung (§ 11 Abs 12 UStG). Insbesondere wenn dieselbe Rechnung in mehreren Formaten (z.B. vorab per E-Mail und dann nochmals per Papier oder Fax) ausgestellt wird, sollten alle Formate bis auf eines als Duplikat oder Zweitschrift gekennzeichnet sein.

9.6.1.5. Beispiel für innerbetriebliche Steuerungsverfahren bzw. Technologien bei einem KMU-Steuerungsverfahren

Die Rechnung langt als Textdatei mittels E-Mail mit oder ohne qualifizierte Signatur beim Unternehmer A ein. A nimmt seine Einkünfteermittlung ohne (EDV-)Buchführung als Einnahmen-Ausgaben-Rechner nach § 4 Abs. 3 EStG 1988 vor. Die Besteuerung erfolgt nach vereinnahmten Entgelten gemäß § 17 Abs. 2 Z 1 UStG 1994. A gleicht die Rechnung mit den S. 174vorhandenen Unterlagen (Bestellung, Lieferschein, erhaltene Leistung, E-Mail-Adresse des Lieferers, Geschäftspapieren usw.) manuell ab. Die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung können durch die Anwendung eines innerbetrieblichen Steuerungsverfahrens (§ 1 Z 1 der Verordnung des BMF, BGBl. II Nr. 583/2003 idF BGBl. II Nr. 516/2012) gewährleistet werden, wenn dadurch ein verlässlicher Prüfpfad zwischen der Rechnung und der Leistung geschaffen wird. Der manuelle Abgleich der Unterlagen ist ausreichend. Eine spezielle technische Verfahrensweise ist nicht vorgeschrieben. Die Rechnung (Textdatei) und das innerbetriebliche Steuerungsverfahren müssen archiviert werden. Es steht der Vorsteuerabzug nach Maßgabe des § 12 UStG 1994 zu.

Die Rechnung muss auch inhaltlich korrekt sowie die Leistung für das Unternehmen des A ausgeführt sein.

S. 1759.6.1.6. Beispiel für innerbetriebliche Steuerungsverfahren bzw. Technologien bei einem größeren Unternehmer (Bilanzierer) inklusive Archivierung

Die Rechnung gelangt in die Mailbox einer (extern bekanntgegebenen) Rechnungsmailadresse beim empfangenden Unternehmen. Wird fälschlicherweise eine Rechnung an eine andere E-Mailadresse desselben Unternehmens gesendet, so ist diese Rechnung vom Inhaber der Adresse an die Rechnungsmailadresse weiterzuleiten. Die sodann in der Rechnungsmailadresse befindlichen Dokumente werden von einer fachkundigen Person als Rechnung identifiziert (Spam aussortiert), als Eingangsrechnung im elektronischen Archiv erfasst und einem Verantwortlichen zugeordnet. Im gleichen elektronischen Archiv werden allenfalls auch gescannte Papierrechnungen erfasst. Das elektronische Archiv wurde herstellerseitig auf Unveränderbarkeit und Unlöschbarkeit eingerichtet. Beim Freigabevorgang wird die Richtigkeit der Rechnung (Bestellung, Lieferung, Leistungserhalt) geprüft. Nach Freigabe durch den Sachbearbeiter erfolgt die Verbuchung in der EDV-Finanzbuchhaltung. Ein Ausdruck von sortierten Kontrolljournalen ist möglich. Die verbuchten Rechnungen gelangen in die Offene-Posten-Liste und werden dort mittels Zahlung oder Gegenverrechnung oder Gutschrift offen abgestattet. Dadurch ist der Abgleich der Rechnungen mit den Zahlungsverpflichtungen gewährleistet. Die per E-Mail erhaltenen Rechnungen sind im elektronischen Archiv unveränderbar gespeichert, wiedergebbar und können elektronisch zur Verfügung gestellt werden.

S. 176

S. 1779.6.1.7. Rechnungen über das Unternehmensserviceportal oder über PEPPOL (Pan-European Public Procurement OnLine)

Die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts einer elektronischen Rechnung werden gewährleistet, wenn eine elektronische Rechnung über das Unternehmensserviceportal oder über PEPPOL (Pan-European Public Procurement OnLine) übermittelt wird (§ 1 Z 2 Verordnung des BMF, BGBl. II Nr. 583/2003 idF BGBl. II Nr. 516/2012). Derzeit ist die Übermittlung einer elektronischen Rechnung über das Unternehmensserviceportal oder über PEPPOL (Pan-European Public Procurement OnLine) nur an den Bund als Leistungsempfänger möglich.

9.7. Was ist eine Gutschrift?

Eine Gutschrift ist eine Rechnung, die vom Leistungsempfänger an den Leistenden übermittelt wird. Die Bezeichnung als Gutschrift ist erforderlich. Eine Gutschrift muss alle Rechnungsmerkmale einer Rechnung aufweisen. Zusätzlich muss aber Einverständnis über die Abrechnung mit Gutschrift bestehen und die Gutschrift muss dem Leistenden tatsächlich auch zugehen.

Eine Gutschrift ist daher nur anzuerkennen, wenn folgende Voraussetzungen vorliegen:

9.8. Wie werden Rechnungen berichtigt?

Die vom leistenden Unternehmer vorzunehmende Berichtigung oder Ergänzung einer Rechnung kann in der Weise erfolgen, dass unter Hinweis auf die ursprüngliche Rechnung die notwendigen Ergänzungen oder Berichtigungen vorgenommen werden oder eine berichtigte Rechnung zur ursprünglichen Rechnung ausgestellt wird. Der Unternehmer muss nachweisen, dass die berichtigte Rechnung dem Leistungsempfänger zugekommen ist. Für die Frage der Ordnungsmäßigkeit von Rechnungen (auch im S. 178Rahmen von Berichtigungen) ist es nicht erforderlich, dass über jeden Einzelumsatz eine gesonderte Rechnung ausgestellt wird. Daher sind auch Sammelberichtigungen zulässig. In einer Rechnung kann durchaus über mehrere Lieferungen oder Leistungen mit unterschiedlichem Liefer- oder Leistungsdatum abgerechnet werden. Demgemäß sind auch Berichtigungen oder Ergänzungen im Wege von Sammelberichtigungen oder -ergänzungen zulässig.

Beachte: Der Berichtigung einer Rechnung kommt in Bezug auf eine zwingende Angabe, u.a. die UID, Rückwirkung zu, so dass das Recht auf VSt-Abzug in Bezug auf die berichtigte Rechnung auch für das Jahr ausgeübt werden kann, in dem diese Rechnung ursprünglich ausgestellt wurde, und nicht nur für das Jahr, in dem sie berichtigt wurde (EuGH 15.9.2016, C-518/14, Senatex GmbH).

Beachte: Stellt der Unternehmer eine zweite Rechnung für einen Umsatz aus, über den er bereits eine Rechnung gelegt hat, so kann sich eine zusätzliche Steuerschuld auf Grund der Rechnungslegung nach ergeben. Um die Rechtsfolgen einer zweiten Rechnungslegung zu vermeiden, muss der Unternehmer in der berichtigten Rechnung auf die ursprüngliche Rechnung hinweisen.

9.9. Was sind die Konsequenzen eines unrichtigen Steuerausweises?

Unrichtige Steuerausweise in einer Rechnung können durch die Anwendung eines falschen Steuersatzes oder eines Rechenfehlers entstehen. Hat die Rechnung alle oben angeführten Merkmale, so wird die Umsatzsteuer aufgrund der Rechnungslegung geschuldet. Eine Berichtigung einer unrichtigen Rechnung durch den Rechnungsaussteller ist möglich, entfaltet aber erst im Berichtigungszeitraum Wirkung. Bei zu niedrigem Steuerausweis wird die „höhere“ Steuer geschuldet. Ein Vorsteuerabzug in voller Höhe ist erst ab Rechnungsberichtigung möglich. Keine Steuerschuld aufgrund der Rechnung entsteht, wenn keine Gefährdung des Steueraufkommens vorliegt. In diesem Fall bedarf es keiner Berichtigung. Das ist beispielsweise der Fall, wenn die Leistung ausschließlich an Endverbraucher erbracht wird. In einem solchen Fall entfällt die Berichtigungspflicht.

Zusammenfassung unrichtiger Steuerausweise:

9.10. Was sind die Konsequenzen eines unberechtigten Steuerausweises?

Im Falle eines unberechtigten Steuerausweises in einer Rechnung, die alle oben angeführten Merkmale besitzt, wird ebenso die Umsatzsteuer aufgrund der Rechnungslegung geschuldet. Dies ist immer der Fall, wenn ein Nichtunternehmer fakturiert oder wenn die Leistung gar nicht erbracht wurde. Ein Vorsteuerabzug steht grundsätzlich nicht zu. Eine Rechnungsberichtigung ist nur in Ausnahmefällen möglich, wenn für den Fiskus kein Steuerausfall entstanden ist oder Gutgläubigkeit nachgewiesen werden kann.

Zusammenfassung für unberechtigte Steuerausweise:

9.11. Gibt es Rechnungen mit besonderen Merkmalen?

Ja!

• Bei Rechnungen in der Bau- und Schrottbranche (UID des Leistungsempfängers und Hinweis auf den Übergang der Steuerschuld),

• bei innergemeinschaftlichen Lieferungen (Hinweis auf die Steuerfreiheit und UID des Lieferanten und des Käufers) bzw.

• bei innergemeinschaftlichen Fahrzeuglieferungen an Private (Leistung bzw. Kilometerstand des Fahrzeugs).

S. 1809.12. Zusammenfassende Übersicht über Rechnungen

• Der Unternehmer, der steuerbare Leistungen ausführt, ist berechtigt und in bestimmten Fällen verpflichtet, Rechnungen mit gesondertem Steuerausweis auszustellen.

• Die Rechnungen müssen inhaltlich den Anforderungen des § 11 genügen.

• Für Kleinbetragsrechnungen und Fahrausweise gibt es hinsichtlich ihres Inhalts Erleichterungen.

• Bei zu hohem Steuerausweis schuldet der Unternehmer auch den Steuerbetrag, bei zu niedrigem Steuerausweis schuldet er die gesetzlich vorgeschriebene Steuer. In beiden Fällen besteht eine Berichtigungsmöglichkeit.

• Keine Berichtigungsmöglichkeit besteht grundsätzlich bei unberechtigtem Steuerausweis, d.h. wenn überhaupt keine Leistung ausgeführt wurde oder der Rechnungsaussteller zum gesonderten Steuerausweis nicht berechtigt ist, außer es entsteht dem Fiskus kein Schaden oder bei Nachweis der Gutgläubigkeit.

9.13. Häufigste Fehler in der Praxis

S. 182Nicht für das Unternehmen ausgeführt gelten Lieferungen im Zusammenhang mit der Anschaffung, Miete oder dem Betrieb von PKW, Kombinationskraftwagen oder Motorrädern.

Ausgenommen sind Fahrschulkraftzeuge, Vorführwagen, oder KFZ, die ausschließlich zur gewerblichen Veräußerung bestimmt sind oder KFZ, die zu mindestens 80 % der gewerblichen Personenbeförderung (z.B. Taxi) dienen.

Bei Lieferungen und Leistungen von Nichtunternehmern (Privaten) achten Sie darauf, dass die Rechnung unbedingt ohne Umsatzsteuer ausgestellt ist.

Bauleistungen sind die Herstellung, Instandsetzung, Instandhaltung, Änderung und Beseitigung von Bauwerken aller Arten, einschließlich der Überlassung von Arbeitskräften für diese Leistungen. Als Bauwerke gelten nicht nur Gebäude, sondern alle mit dem Erdboden verbundenen oder auf ihm ruhenden Anlagen wie Hoch- und Tiefbauten, Straßen, Tunnels ..., aber auch Türen, Fenster, Bodenbeläge, Heizungsanlagen sowie Einrichtungsgegenstände, die mit dem Gebäude fest verbunden sind (wie z.B. Gaststätteneinrichtungen).

Keine Bauleistungen sind Leistungen planender Berufe (z.B. Architekten), reine Materiallieferungen und Wartungsarbeiten, bloße Lieferung von Beton oder die Vermietung von Geräten.

Voraussetzungen:

9.14. Aufgabenstellung

S. 186Beachten Sie, dass diese Vorgangsweise bei Endrechnungen gemäß § 11 Abs. 1 letzter Unterabsatz zwingend ist, sonst kommt es zu einer Steuerschuld kraft Rechnungslegung i.H.v. 1,800.000 € und Rückforderung des Finanzamtes von den bereits geltend gemachten Vorsteuerbeträgen aus Anzahlungen.

Falsch:

Ausnahmsweise kann aber eine „Restrechnung“ über die noch offenen Beträge ausgestellt werden, wenn in der Endrechnung die Umsatzsteuer nicht vom Gesamtentgelt, sondern nur hinsichtlich des Restentgelts ausgewiesen wird.

Beachte: Wurde allerdings bereits das gesamte Leistungsentgelt inklusive Umsatzsteuer vorausbezahlt und ist zum Zeitpunkt der Leistungserbringung keine Zahlung mehr offen, kann die Endrechnung gänzlich entfallen.