Gesellschaftsrechtliches Aufsichtsrats-Know-how
2. Aufl. 2024
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S. 15911. Protokolle
11.1. Aufsichtsratsprotokolle
Verhandlungen und Beschlüsse des Aufsichtsrats sind in einer Niederschrift bzw einem Protokoll festzuhalten (§§ 92 Abs 2 AktG, 30g Abs 2 GmbHG). Eine wörtliche Protokollierung ist nicht zwingend erforderlich. Eine im Anschluss an die Sitzung vorgenommene Niederschrift ist ausreichend.
Der Aufsichtsratsvorsitzende muss die Niederschrift nicht selbst anfertigen. Er oder sein Stellvertreter muss diese aber unterzeichnen.
Der Umfang des Protokolls richtet sich sowohl nach der Qualität der vorgelegten Unterlagen als auch nach den gestellten Beschlussanträgen. Zustimmungspflichtige Geschäfte, die erst in der Sitzung vorgestellt werden, sollen detaillierter protokolliert werden als bereits im Vorfeld hinreichend bekannte und begründete Anträge. Sofern ein Aufsichtsratsmitglied gegen einen Antrag stimmt, sollte eine kurze Begründung seines Stimmverhaltens in das Protokoll integriert werden. Berichte sind dem Protokoll anzuschließen.
Nach Endredaktion des Protokolls wird ein unterzeichnetes Exemplar den Mitgliedern des Aufsichtsrats übermittelt. Der Aufsichtsratsvorsitzende legt die Art der Übermittlung fest.
Das Protokoll sollte folgende Angaben enthalten:
fortlaufende Num...