OFFENLEGUNG | Rechtzeitige Veröffentlichung von Jahresabschlüssen
Von ICON am
Grufeneder Lisa | Schuler Jennifer
Kapitalgesellschaften müssen ihre Jahres- und Konzernabschlüsse innerhalb von fünf Monaten aufstellen und binnen neun Monaten nach dem Bilanzstichtag an das Firmenbuchgericht übermitteln. Demgemäß sind die Abschlüsse zum nach allgemeinem Unternehmensrecht bis spätestens offenzulegen, wobei bei der Offenlegung seit besonderen Formvorschriften gefolgt werden muss.
Den Unternehmen wurden in den letzten Jahren im Rahmen der COVID-19-Sondergesetzgebung diverse temporäre Fristverlängerungen für die Aufstellung und Offenlegung von Jahresabschlüssen zugestanden. Die diesbezüglichen Erleichterungen sind nun vollständig ausgelaufen und für das Geschäftsjahr 2023 nicht mehr anwendbar. Weiters ist zu beachten, dass für die elektronische Übermittlung von Jahresabschlussdaten seit neuen Formvorschriften gelten.
Im nachfolgenden Beitrag bringen wir Sie auf den aktuellen Stand und informieren Sie darüber, welche Unternehmen bis wann welche Unterlagen veröffentlichen müssen, wie Sie durch eine fristgerechte und vollständige Einreichung empfindliche Geldstrafen vermeiden und wie wir Sie dabei unterstützen können.
Allgemeine Bestimmungen zur Offenlegung von Jahresabschlüssen
In § 277 UGB ist geregelt, dass die gesetzlichen Vertreter (!) von Kapitalgesellschaften den Jahresabschluss und den Lagebericht (sowie gegebenenfalls auch den gesonderten nichtfinanziellen Bericht, den Corporate Governance-Bericht und den Bericht über Zahlungen an staatliche Stellen) nach seiner Behandlung in der Haupt- bzw Generalversammlung, jedoch spätestens neun Monate nach dem Bilanzstichtag, samt Bestätigungsvermerk beim zuständigen Firmenbuchgericht einzureichen haben. Weiters sind innerhalb derselben Frist der Bericht des Aufsichtsrates sowie der Ergebnisverwendungsbeschluss dem Firmenbuch vorzulegen. Diese Unterlagen sind grundsätzlich elektronisch zu übermitteln (Ausnahme/Bagatellregelung: Einreichung des Jahresabschlusses in Papierform bei Umsatzerlösen bis 70.000 EUR zulässig).
Aufgrund der maßgeblichen Neunmonatsfrist müssen Konzern- und Jahresabschlüsse mit Bilanzstichtag daher bis spätestens Montag, , beim Firmenbuchgericht eingelangt (!) sein.
Als „Kapitalgesellschaften“ (insb. GmbH und AG) gelten für Zwecke der Bilanzierung, Prüfung und Offenlegung auch unternehmerisch tätige Personengesellschaften, bei denen keine natürliche Person als unbeschränkt haftender Komplementär fungiert, sodass derartige „kapitalistische Personengesellschaften“ (zB GmbH & Co KG) insbesondere auch die Publizitätspflichten zu beachten haben (§ 221 Abs 5 UGB). Der Umfang der einzureichenden Unterlagen orientiert sich an der in § 221 UGB definierten Größe der Gesellschaft (siehe dazu die ua Übersicht), welche dem Firmenbuchgericht ebenfalls mitzuteilen ist. ICON verwendet hierfür ein Antragsformular mit Angabe der Größenklasse und der Berechtigung zur Einreichung.
Besondere Erleichterungen gibt es für sog. „Kleinstkapitalgesellschaften“ iS § 221 Abs 1a UGB (ds solche, die zwei der drei folgenden Merkmale unterschreiten: 350.000 EUR Bilanzsumme / 700.000 Umsatzerlöse / im Jahresdurchschnitt 10 Mitarbeiter). Diese müssen nur noch ihre Bilanz offenlegen (vgl. § 242 UGB). Die bestehenden Vorgaben bzgl Verkürzung der Bilanz und verpflichtende Angaben (wie zB Informationen zum negativen Eigenkapital) sind aber grundsätzlich auch hier zu beachten.
Sanktionen bei verspäteter Offenlegung
Das zuständige Firmenbuchgericht hat auch die fristgerechte Offenlegung zu prüfen (§ 282 UGB). Wird die Neunmonatsfrist versäumt, so hat das Gericht (zwingend) Zwangsstrafen in Höhe von mindestens 700 EUR bis zu 3.600 EUR bzw. bei Kleinstkapitalgesellschaften 350 EUR bis 1.800 EUR zu verhängen, und zwar sowohl gegenüber der Gesellschaft als auch gegenüber den gesetzlichen Vertretern (Geldstrafe somit für jedes einzelne (!) Geschäftsführungs- bzw Vorstandsmitglied, dh zB bei einer Gesellschaft mit zwei Geschäftsführern kommt es bei verspäteter Offenlegung zu einer Zwangsstrafe von mindestens 3 x 700 EUR = 2.100 EUR). Die Zwangsstrafe ist wiederholt zu verhängen, wenn die Offenlegungspflichten nach je weiteren zwei Monaten noch immer nicht (vollständig) erfüllt sind. Darüber hinaus erhöhen sich die Zwangsstrafen um das dreifache bei mittelgroßen bzw. um das sechsfache bei großen Gesellschaften. Gegen eine Zwangsstrafverfügung können die jeweiligen Organe zwar innerhalb von 14 Tagen Einspruch erheben, wobei hier aber nur „offenkundig“ unvorhersehbare oder unabwendbare Ereignisse, die einer fristgerechten Einreichung entgegenstanden, akzeptiert werden (§ 283 UGB). Im Falle „besonderer Härte“ und bei nur geringem Verschulden wäre auch ein Nachlass möglich, allerdings ist hier eine relativ strenge Gerichtspraxis zu konstatieren; das Gesetz sieht weiters auch Möglichkeiten einer Stundung bzw Ratenzahlung vor (§ 285 UGB).
Formvorschriften
Gemäß Verordnung des BMJ über den elektronischen Rechtsverkehr (ERV 2021 – BGBI II Nr. 587/2021 vom ), deren § 12 „besondere Bestimmungen für elektronische Eingaben gemäß §§ 277 bis 281 UGB“ enthält, sind die auf elektronischem Wege einzureichenden Jahresabschlussdaten seit in strukturierter Form an das Firmenbuch zu übermitteln. Die Übermittlung hat entweder als XML-Datei über FinanzOnline oder mittels ESEF (European Single Electronic Format; einheitliches elektronisches Berichtsformat für Jahresfinanzberichte nach § 124 Börsegesetz) zu erfolgen.
Nur noch in Ausnahmefällen – wenn und soweit eine strukturierte Übermittlung nicht möglich ist – können die Unterlagen auch weiterhin als PDF-Anhang übermittelt werden. Als solche Ausnahmefälle gelten unseres Erachtens die Aufstellung des Jahresabschlusses nach dem Umsatzkostenverfahren, sowie Konzernabschlüsse, da die strukturierte Form eine Darstellung dieser derzeit (!) nicht ermöglicht.
In der Regel wird eine strukturierte XML-Datei zur Einreichung über FinanzOnline durch die verwendete Bilanzierungssoftware erstellt. Für Kleinstkapitalgesellschaften und kleine Kapitalgesellschaften stellt das Bundesministerium für Justiz auf seiner Website alternativ ein ausfüllbares Webformular zur Verfügung, welches ebenfalls die erforderliche XML-Dateiauf Basis des Formblattes erzeugt. Wir stehen Ihnen für beide Varianten gerne zur Verfügung.
Offenzulegende Unterlagen
Die nachfolgende Tabelle gibt einen Überblick über jene Unterlagen, die in Abhängigkeit von der Größe der Kapitalgesellschaft an das Firmenbuch übermittelt werden müssen:
Es besteht die Möglichkeit, alle Posten in vollen 1.000 EUR anzugeben. Die einzelnen Posten können nach Maßgabe der Wesentlichkeit iS § 196a UGB in größeren Einheiten veröffentlicht werden.
* Verkürzung bzw Verdichtung möglich
** nur bei gesetzlichen Pflichtprüfungen (kleine GmbH mit AR-Pflicht!)
*** im Falle einer Kleinst-AG
Mit dem Inkrafttreten des WZEVI-Gesetz („BG über die Wiener Zeitung GmbH und Einrichtung einer elektronischen Verlautbarungs- und Informationsplattform des Bundes“) mit traten das Verlautbarungsgesetz 1985, das Staatsdruckereigesetz 1996 und die Verordnung über die Höchstsätze der Entgelte für Veröffentlichungen im „Amtsblatt zur Wiener Zeitung“, BGBl II 2002/124, außer Kraft. Bis dahin waren Unternehmen dazu verpflichtet, Eintragungen im Firmenbuch und sonstige vom Firmenbuchgericht vorzunehmende Kundmachungen im Amtsblatt der Wiener Zeitung kostenpflichtig zu veröffentlichen. Durch die Abschaffung der Pflichtveröffentlichungen im Print müssen Unternehmen dafür nicht mehr bezahlen. Anstelle des Amtsblattes wurde eine deutlich erweiterte elektronische Verlautbarungs- und Informationsplattform (EVI) eingerichtet, die als digitales „schwarzes Brett“ des Bundes fungiert und neben den Amtsblatt-Inhalten auch weitere Informationen bereitstellt. Für weitere Informationen zur Offenlegung auf der EVI-Plattform verweisen wir auf unseren Newsletter-Beitrag: OFFENLEGUNG | EVI- das digitale Amtsblatt der Republik Österreich – ICON Wirtschaftstreuhand GmbH
Regelungen für Konzernabschlüsse
Gemäß § 280 UGB sind für verpflichtend aufzustellende Konzernabschlüsse die Bilanz und GuV, der Konzernanhang und Konzernlagebericht bzw zusätzlich das Cash-Flow-Statement und der Eigenkapitalspiegel ebenfalls an das Firmenbuch zu übermitteln. Die Konzernabschlüsse sind daher im vollen Umfang offenzulegen. Größenabhängige Vereinfachungen gibt es hier nicht.
Es besteht die Möglichkeit, dass ein Tochterunternehmen, welches in einen ausländischen Konzernabschluss mit befreiender Wirkung gemäß § 245 Abs 1 UGB einbezogen wird, neben Deutsch auch eine in internationalen Finanzkreisen gebräuchliche Sprache, insbesondere also Englisch, zur Veröffentlichung beim Firmenbuch verwenden kann. Dies gilt ebenso, wenn eine große Kapitalgesellschaft in einen ausländischen Konzernabschluss einbezogen wird.
Regelungen für österreichische Zweigniederlassungen ausländischer Kapitalgesellschaften
In § 280a UGB ist weiters festgehalten, dass bei Zweigniederlassungen von ausländischen Kapitalgesellschaften der Vertreter der Zweigniederlassung die Unterlagen der Hauptniederlassung, welche nach dem für sie maßgeblichen lokalen Recht erstellt, geprüft und offengelegt wurden, in deutscher Sprache oder in einer in internationalen Finanzkreisen gebräuchlichen Sprache offenzulegen hat. Handelt es sich um eine große Aktiengesellschaft, so ist auch eine Veröffentlichung gemäß WZEVI-Gesetz auf der EVI-Plattform zu veranlassen. Der Nachweis über die Veranlassung ist ebenso beim Firmenbuch offenzulegen.
Seit Inkrafttreten des GesDigG 2022 mit existiert für Zweigniederlassungen von Kapitalgesellschaften allerdings ein Befreiungstatbestand. Unter folgenden Voraussetzungen kann eine Veröffentlichung in Österreich unterbleiben. Dazu müssen die nach § 280a UGB geforderten Unterlagen der Rechnungslegung in deutscher Sprache oder in einer in internationalen Finanzkreisen gebräuchlichen Sprache über das Business Register Interconnection System (BRIS) abrufbar sein. Demnach kann sich die ausländische Kapitalgesellschaft für die inländischen Zweigniederlassungen durch eine einmalige Offenlegung der Unterlagen der Rechnungslegung im BRIS, sowohl die Offenlegung beim österreichischen Firmenbuch als auch eine ggf. erforderliche Veröffentlichung auf EVI ersparen.
FAZIT
Und wie können wir Ihnen helfen?
Gerne übernimmt ICON die elektronische Übermittlung Ihrer Jahres- und/oder Konzernabschlüsse an das Firmenbuch (in der ab verlangten strukturierten Form) . Auf Wunsch übernehmen wir gerne die Vorbereitung der einzureichenden Unterlagen (insb. auch die zulässige Verkürzung bzw Verdichtung von Jahresabschlussdaten oder die Übernahme der Daten in die geforderte strukturierte Form) , die Ihnen sodann zur Durchsicht und Unterfertigung übermittelt werden. Für ein solches Einschreiten benötigen wir ein von den gesetzlichen Vertretern unterfertigtes Antragsformular, welches uns zur Einreichung ermächtigt. Das diesbezügliche Formular senden wir Ihnen gemeinsam mit den zur Durchsicht übermittelten Unterlagen zur Unterschrift. Nähere Informationen zu unserem Leistungsangebot betreffend Firmenbucheinreichung finden Sie HIER bzw. stehen Ihnen die Verfasser sowie auch die übrigen MitarbeiterInnen unserer Service Lines “Audit” gerne zur Verfügung!
Fundstelle(n):
GAAAF-27508