Digitalisierung in der Payroll

S. 20510. Digitaler Personalakt

Als Personalakt lässt sich die Sammlung von Urkunden, Aufzeichnungen oder sonstigen Unterlagen, die Angaben über einen Arbeitnehmer enthalten, die zwar primär dienstliche Angelegenheiten betreffen (wie allgemeine Angaben zur Person, Zeugnisse, Nachweise zu Vordienstzeiten, Arbeitsvertrag, Ergebnisse von Personalfragebögen, Protokolle von Mitarbeitergesprächen und Zielvereinbarungen, Aus- und Fortbildungen, Beurteilungen, sozialversicherungsrechtliche Unterlagen, Lohnexekutionen, Verwarnungen, diverser Schriftwechsel zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer), aber oft auch Informationen persönlicher Natur enthalten (wie Familienstand, Religionszugehörigkeit oder Leumundszeugnis), zusammenfassen. Auch Beiakte und einzelpersonenbezogene Aufzeichnungen von Vorgesetzten sowie personenbezogene Aufzeichnungen in anderen Datenbanken (wie Arbeitszeit oder Fehlzeiten) zählen dazu.

Insb aufgrund der Masse an Unterlagen und den damit einhergehenden Problemen der Lagerung und Administrierbarkeit ist die Digitalisierung des Personalakts ein in den letzten Jahren schon aufgrund rein praktischer Überlegungen immer stärker in den Fokus gerücktes Thema. In vielen Fällen wurde de...