2. Hauptstück Organisatorische Anforderungen

1. Abschnitt Organisation

§ 33. Verpflichtung zum Führen von Aufzeichnungen

(1) Ein Rechtsträger hat über alle seine Dienstleistungen, Tätigkeiten und Geschäfte Aufzeichnungen zu führen, aufgrund derer die FMA ihrer Aufsichtspflicht nachkommen und die in diesem Bundesgesetz, im BörseG 2018, in der Verordnung (EU) Nr. 600/2014 und in der Verordnung (EU) Nr. 596/2014 vorgesehenen Durchsetzungsmaßnahmen ergreifen und sich vor allem vergewissern kann, ob der Rechtsträger sämtliche Verpflichtungen, einschließlich denen gegenüber seinen Kunden oder potenziellen Kunden und im Hinblick auf die Integrität des Marktes eingehalten hat.

(2) Die Aufzeichnungen gemäß Abs. 1 haben die Aufzeichnung von Telefongesprächen und elektronischer Kommunikation zumindest in Bezug auf die beim Handel für eigene Rechnung getätigten Geschäfte und die Erbringung von Dienstleistungen, die sich auf die Annahme, Übermittlung und Ausführung von Kundenaufträgen beziehen, zu enthalten.

(3) Telefongespräche und elektronische Kommunikation gemäß Abs. 2 umfassen auch solche, mit denen Geschäfte im Rahmen des Handels für eigene Rechnung oder die Erbringung von Dienstleistungen veranlasst werden sollen, die sich auf die Annahme, Übermittlung und Ausführung von Kundenaufträgen beziehen, auch wenn diese Gespräche und Mitteilungen nicht zum Abschluss solcher Geschäfte oder zur Erbringung solcher Dienstleistungen führen.

(4) Ein Rechtsträger hat zu den in Abs. 2 und 3 genannten Zwecken alle angemessenen Maßnahmen zu ergreifen, um einschlägige Telefongespräche und elektronische Kommunikation aufzuzeichnen, die mit Geräten erstellt oder von Geräten gesendet oder empfangen wurden, die der Rechtsträger einem Angestellten oder freien Mitarbeiter zur Verfügung gestellt hat oder deren Nutzung durch einen Angestellten oder freien Mitarbeiter von dem Rechtsträger gebilligt oder gestattet wurde.

(5) Ein Rechtsträger hat Neu- und Altkunden mitzuteilen, dass Telefongespräche oder elektronische Kommunikation zwischen dem Rechtsträger und seinen Kunden, die zu Geschäften führen oder führen können, aufgezeichnet werden. Es ist ausreichend, dies Neu- und Altkunden einmal vor Erbringung der Wertpapierdienstleistungen mitzuteilen, zumindest aber einmal pro Jahr.

(6) Einem Rechtsträger, der seine Kunden nicht im Voraus über die Aufzeichnung ihrer Telefongespräche oder Kommunikation informiert hat, ist es nicht gestattet, für diese telefonische Wertpapierdienstleistungen zu erbringen oder telefonische Anlagetätigkeiten auszuüben, wenn sich diese Wertpapierdienstleistungen und Anlagetätigkeiten auf die Annahme, Übermittlung und Ausführung von Kundenaufträgen beziehen.

(7) Kunden können ihre Aufträge über andere Kanäle platzieren, allerdings müssen solche Mitteilungen über einen dauerhaften Datenträger erfolgen, wie zum Beispiel E-Mail, Fax oder während eines Treffens erstellte Aufzeichnungen über Kundenaufträge. Insbesondere der Inhalt der entsprechenden persönlichen Gespräche darf durch die Anfertigung schriftlicher Protokolle oder Vermerke aufgezeichnet werden. Diese Aufträge gelten als den telefonisch entgegengenommenen Aufträgen gleichwertig.

(8) Ein Rechtsträger hat alle angemessenen Maßnahmen zu ergreifen, um zu verhindern, dass ein Angestellter oder freier Mitarbeiter mithilfe privater Geräte Telefongespräche oder elektronische Mitteilungen erstellt, sendet oder empfängt, die der Rechtsträger nicht aufzeichnen oder kopieren kann.

(9) Ein Rechtsträger hat die gemäß Abs. 2 bis 8 gespeicherten Aufzeichnungen den betreffenden Kunden auf Anfrage kostenlos zur Verfügung zu stellen und fünf Jahre aufzubewahren. Die FMA kann längere Aufbewahrungsfristen mit Verordnung nach einer eingehenden Prüfung ihrer Erforderlichkeit und Verhältnismäßigkeit anordnen, wenn dies aufgrund der besonderen Umstände bei bestimmten Arten von Rechtsträgern zu Beweiszwecken erforderlich ist. Die Aufbewahrungsfristen dürfen sieben Jahre nicht überschreiten.

(10) Die FMA ist für die Kontrolle der Einhaltung von Abs. 1 bis 9 in Bezug auf die von inländischen Zweigstellen von Wertpapierfirmen und Kreditinstituten mit Sitz in einem Mitgliedstaat oder einem Drittland getätigten Geschäfte verantwortlich. Davon unbeschadet bleibt die direkte Zugriffsmöglichkeit der zuständigen Aufsichtsbehörde des Herkunftsmitgliedstaats des Rechtsträgers auf diese Aufzeichnungen.

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