I. Teil: Allgemeine Bestimmungen

3. Abschnitt: Verkehr zwischen Behörden und Beteiligten

§ 18. Erledigungen

(1) Die Behörde hat sich bei der Erledigung von Verfahren so viel als möglich einfacher, rascher und kostensparender Erledigungsformen zu bedienen.

(2) Das für den Verfahrensausgang voraussichtlich wesentliche Geschehen ist im Akt zu dokumentieren (interne Erledigung); dies gilt insbesondere hinsichtlich von Anbringen von Beteiligten und Äußerungen der Behörde gegenüber Beteiligten. Der Verfahrensverlauf ist vom Genehmigungsberechtigten durch eigenhändige Unterzeichnung der zur Dokumentation erstellten Aktenstücke zu beurkunden. Die elektronische Beurkundung interner Erledigungen hat mit elektronischer Signatur zu erfolgen.

(3) Mitteilungen an Beteiligte über den Inhalt interner Erledigungen (externe Erledigungen) sind, soweit keine besonderen Formvorschriften hiefür bestehen, in jener Form vorzunehmen, die der Behörde und den Beteiligen unter Wahrung ihrer Rechtsschutzinteressen den voraussichtlich geringsten Aufwand verursacht und in der sie nach den der Behörde zur Verfügung stehenden Informationen von den Beteiligten empfangen werden können.

(4) Externe Erledigungen haben schriftlich zu ergehen, wenn dies in den Verwaltungsvorschriften ausdrücklich angeordnet ist oder von einer Partei verlangt wird oder wenn ihre Zustellung erforderlich ist. Die Ausfertigung der Erledigung hat die Bezeichnung der Behörde, das Datum der Genehmigung und den Namen des Genehmigenden zu enthalten. Sie kann ferner entweder vom Genehmigenden eigenhändig unterzeichnet oder als von der Kanzlei beglaubigte Ausfertigung ergehen. Die Verwendung einer Amtssignatur (§ 19 E-GovG) entfaltet jedenfalls die Wirkung einer Beglaubigung durch die Kanzlei.

(5) Für Bescheide gilt der III. Teil, für Ladungsbescheide überdies § 19.

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