I. Teil: Allgemeine Bestimmungen

3. Abschnitt: Verkehr zwischen Behörden und Beteiligten

§ 18. Erledigungen

(1) Die Behörde hat Anbringen soviel als möglich, insbesondere im Fall von Belehrungen und vorläufigen informativen Verhandlungen, mündlich oder telephonisch zu erledigen und den wesentlichen Inhalt der Amtshandlung, wenn nötig, in einer Niederschrift oder einem Aktenvermerk festzuhalten.

(2) Die Genehmigung einer Erledigung erfolgt durch die Unterschrift des Genehmigenden. Davon kann jedoch abgesehen werden, wenn sichergestellt ist, daß derjenige, der die Genehmigung erteilt hat, auf andere Weise festgestellt werden kann.

(3) Eine schriftliche Ausfertigung der Erledigung ist jedenfalls auszufolgen oder zuzustellen, wenn dies in den Verwaltungsvorschriften ausdrücklich angeordnet ist oder von der Partei verlangt wird. An Stelle einer schriftlichen Ausfertigung kann der Inhalt der Erledigung auch telegraphisch oder fernschriftlich mitgeteilt werden. Darüber hinaus kann die Mitteilung des Inhalts von Erledigungen durch Verordnung auch im Wege automationsunterstützter Datenübertragung oder in jeder anderen technisch möglichen Weise vorgesehen werden. In der Verordnung sind technische oder organisatorische Maßnahmen festzulegen, die gewährleisten, daß die Mitteilung in einer dem Stand der Technik entsprechenden sicheren und nachprüfbaren Weise erfolgt und den Erfordernissen des Datenschutzes genügt. Die Mitteilung des Inhalts von Erledigungen in der in der Verordnung festgesetzten Weise ist überdies nur zulässig, wenn ihr der Empfänger für das Verfahren, in dem die Erledigung ergeht, ausdrücklich und schriftlich zugestimmt hat; sie hat an das vom Empfänger bekanntgegebene Empfangsgerät zu erfolgen; mit der Zustimmung übernimmt der Empfänger auch die Verantwortung für die Datensicherheit des mitgeteilten Inhalts der Erledigung im Sinne des Datenschutzgesetzes.

(4) Alle schriftlichen Ausfertigungen müssen die Bezeichnung der Behörde enthalten sowie mit Datum und mit der unter leserlicher Beifügung des Namens abgegebenen Unterschrift dessen versehen sein, der die Erledigung genehmigt hat. An die Stelle der Unterschrift des Genehmigenden kann die Beglaubigung der Kanzlei treten, daß die Ausfertigung mit der Erledigung des betreffenden Geschäftsstücks übereinstimmt und das Geschäftsstück die eigenhändig beigesetzte Genehmigung aufweist. Das Nähere wird durch Verordnung geregelt. Bei Mitteilungen gemäß Abs. 3 zweiter und dritter Satz und bei Ausfertigungen, die mittels automationsunterstützter Datenverarbeitung erstellt werden, genügt die Beisetzung des Namens des Genehmigenden; eine Beglaubigung durch die Kanzlei ist nicht erforderlich. Bei vervielfältigten Ausfertigungen oder in Fällen, in denen der Inhalt einer Erledigung in einer solchen technischen Weise mitgeteilt wird, die eine genaue Wiedergabe des Originals ermöglicht, ist die Unterschrift oder deren Beglaubigung auf der zu vervielfältigenden Ausfertigung oder auf dem Original anzubringen.

(5) Für Bescheide gilt der III. Teil, für Ladungsbescheide überdies § 19.

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