18a. Aufzeichnungs-, Mitteilungs- und Aufbewahrungspflichten für Zahlungsdienstleister (§ 18a UStG 1994)

18a.1. Allgemeines

2599Ab 1.1.2024 besteht für Zahlungsdienstleister die Verpflichtung, hinreichend detaillierte Aufzeichnungen über bestimmte grenzüberschreitende Zahlungen zu führen, aufzubewahren und solche Zahlungen an die Verwaltungen der Mitgliedstaaten zu melden. Dies gilt für Zahlungsdienstleister, deren Herkunfts- oder Aufnahmemitgliedstaat Österreich ist. Die Mitgliedstaaten haben die gesammelten Informationen an eine europäische Datenbank, das zentrale elektronische Zahlungsverkehrssystem (Central Electronic System of Payment Information - CESOP), zu übermitteln, wo sie zentralisiert gespeichert, aggregiert und mit anderen europäischen Datenbanken abgeglichen werden.

18a.2. Begriffs- und Ortsbestimmungen

18a.2.1. Begriffsbestimmungen

2599aFür die nähere Bestimmung der unter die Aufzeichnungs-, Aufbewahrungs- und Mitteilungspflichten fallenden Vorgänge ist primär auf Begriffe, die im Zahlungsdienstegesetz 2018 ( ZaDiG 2018), BGBl. I Nr. 17/2018 idgF, definiert werden, zurückzugreifen. Für Zwecke des § 18a UStG 1994 gilt gemäß § 18a Abs. 2 UStG 1994 Folgendes:

• Zahlungsdienstleister iSv § 18a UStG 1994 iVm § 1 Abs. 3 Z 1 bis 4 ZaDiG 2018 sind Kreditinstitute, Zahlungsinstitute, E-Geld-Institute und die Österreichische Post AG sowie natürliche oder juristische Personen, für die eine Ausnahme gemäß Art. 32 der Richtlinie (EU) 2015/2366 über Zahlungsdienste im Binnenmarkt gilt. Auch Zahlungsdienstleister, die den Verkauf und Kauf von Waren oder Dienstleistungen sowohl im Namen des Zahlers als auch im Namen des Zahlungsempfängers aushandeln und abschließen, unterliegen den Verpflichtungen nach § 18a UStG 1994.

• Nicht als Zahlungsdienstleister gemäß § 1 Abs. 3 Z 1 bis 4 ZaDiG 2018 einzustufen und somit auch keine Verpflichteten iSv § 18a UStG 1994 sind die in § 3 Abs. 1 ZaDiG 2018 genannten Rechtsträger, für welche das ZaDiG 2018 ex lege gesamthaft nicht zur Anwendung kommt, mangels Anwendbarkeit des § 1 ZaDiG 2018.

Zahlungsdienstleister können aus allen Mitgliedstaaten sowie den EWR-Staaten Island, Liechtenstein und Norwegen Zahlungsdienste im Inland erbringen. Zahlungsdienstleister mit Sitz bzw. Hauptverwaltung in Nordirland sind als in einem Drittland ansässig zu beurteilen.

• Zahlungsdienst ist eine Tätigkeit gemäß § 1 Abs. 2 Z 3 bis 6 ZaDiG 2018; der Meldepflicht unterliegen daher nur Zahlungsdienstleister, die die folgenden Zahlungsdienste erbringen:

  • Ausführung von Zahlungsvorgängen und Geldtransfers auf Zahlungskonten;

  • Ausführung von Zahlungsvorgängen, die durch eine Kreditlinie gesichert sind;

  • Ausgabe von Zahlungsinstrumenten und Annahmen und Abrechnung ("Acquiring") von Zahlungsvorgängen;

  • Finanztransfers.

Dienstleistungen iZm der Führung eines Zahlungskontos, Bareinlagen und -abhebungen, Zahlungsauslösediensten und Kontoinformationsdiensten fallen nicht unter die Meldepflicht.

Zahlungsmethoden wie bspw. Gutscheine in Papierform, Barzahlungen und Schecks fallen ebenfalls nicht unter die Meldepflicht.

• Eine Zahlung gemäß § 18a Abs. 2 Z 3 UStG 1994 ist ein Zahlungsvorgang gemäß § 4 Z 5 ZaDiG 2018 oder ein Finanztransfer gemäß § 1 Abs. 2 Z 6 ZaDiG 2018; dieser Begriff umfasst auch Zahlungserstattungen, die vom Zahlungsempfänger ausgelöst werden. Aufzeichnungen sollen grundsätzlich Informationen über die Zahlung des ursprünglichen Zahlers an den endgültigen Zahlungsempfänger enthalten.

• Zahler: siehe Definition in § 4 Z 8 ZaDiG 2018.

• Zahlungsempfänger: siehe Definition in § 4 Z 9 ZaDiG 2018.

• Eine grenzüberschreitende Zahlung ist eine Zahlung, bei der sich der Ort des Zahlers in einem Mitgliedstaat und der Ort des Zahlungsempfängers in einem anderen Mitgliedstaat oder einem Drittland befindet (zu Ortsbestimmungen siehe Rz 2599b).

• Herkunftsmitgliedstaat ist der Mitgliedstaat, in dem sich der Sitz des Zahlungsdienstleisters befindet oder, wenn der Zahlungsdienstleister nach dem für ihn geltenden nationalen Recht keinen Sitz hat, der Mitgliedstaat, in dem sich die Hauptverwaltung befindet.

• Aufnahmemitgliedstaat ist der Mitgliedstaat, in dem ein Zahlungsdienstleister einen Agenten oder eine Zweigstelle hat oder Zahlungsdienste erbringt und der nicht Herkunftsmitgliedstaat dieses Zahlungsdienstleisters ist.

• Zahlungskonto ist ein auf den Namen eines oder mehrerer Zahlungsdienstnutzer lautendes Konto, das für die Ausführung von Zahlungsvorgängen genutzt wird.

• IBAN (International Bank Account Number) ist eine internationale Nummer eines Zahlungskontos, die ein Zahlungskonto in einem Mitgliedstaat eindeutig identifiziert und deren Elemente durch die Internationale Organisation für Normung (ISO) spezifiziert sind.

• BIC (Bank Identifier Code) ist eine internationale Bankleitzahl, die einen Zahlungsdienstleister eindeutig identifiziert und deren Elemente durch die ISO spezifiziert sind.

18a.2.2. Ortsbestimmungen

2599bDie Beurteilung der Frage, ob eine Zahlung eine grenzüberschreitende Zahlung ist und somit unter die Aufzeichnungs-, Aufbewahrungs- und Mitteilungspflichten fällt, richtet sich ausschließlich nach den Ortsbestimmungen gemäß § 18a Abs. 3 UStG 1994 (Ort des Zahlers) bzw. § 18a Abs. 4 UStG 1994 (Ort des Zahlungsempfängers). Die Regelungen betreffend den Ort der Lieferung gemäß § 3 UStG 1994 bzw. der sonstigen Leistung gemäß § 3a UStG 1994 sind für die Anwendung des § 18a UStG 1994 unmaßgeblich.

Der Ort des Zahlers ( § 18a Abs. 3 UStG 1994) bzw. des Zahlungsempfängers ( § 18a Abs. 4 UStG 1994) ist anhand eines Kennzeichens des Zahlungskontos des Zahlers bzw. des Zahlungsempfängers oder anhand anderer Kennzeichen, die eindeutig den Zahler bzw. Zahlungsempfänger identifizieren und ihren Ort angeben (zB IBAN), zu ermitteln.

Sind solche Kennzeichen nicht verfügbar, kann der Ort des Zahlers bzw. des Zahlungsempfängers auch mittels eines Geschäftskennzeichens des Zahlungsdienstleisters (zB BIC), der im Namen des Zahlers oder des Zahlungsempfängers handelt, ermittelt werden.

18a.3. Ausnahmen

2599cZahlungsdienstleister sind nur verpflichtet, Aufzeichnungen über jene grenzüberschreitenden Zahlungen zu führen, die auf wirtschaftliche Tätigkeiten hindeuten. Dies ist der Fall, wenn ein Schwellenwert von 25 grenzüberschreitenden Zahlungen pro Kalendervierteljahr an denselben Zahlungsempfänger überschritten wird.

Verfügt ein Zahlungsdienstleister über die Information, dass der Zahlungsempfänger mehrere Kennzeichen gemäß § 18a Abs. 4 UStG 1994 hat, ist dies bei der Berechnung des Schwellenwertes zu berücksichtigen. Hiefür sind bspw. die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, der Name, die Adresse oder andere Informationen heranzuziehen.

Der Schwellenwert von 25 grenzüberschreitenden Zahlungen ist pro Mitgliedstaat zu berechnen. Nicht für die Berechnung des Schwellenwertes zusammenzurechnen sind Zahlungskonten mit gleichem Namen, aber unterschiedlichen UID-Nummern.

Beispiel 1:

X erhält 20 grenzüberschreitenden Zahlungen in einem bestimmten Kalendervierteljahr an das Zahlungskonto 1 bei der A-Bank im Inland und 23 grenzüberschreitende Zahlungen im selben Kalendervierteljahr an das Zahlungskonto 2 bei derselben Bank.

Lösung:

Die A-Bank hat für die Berechnung des Schwellenwertes alle grenzüberschreitenden Zahlungen an X zusammenzurechnen. Daher unterliegt die A-Bank bezüglich dieser Zahlungen den Pflichten nach § 18a Abs. 1 UStG 1994. Sollte ein Zahlungskonto mehreren Zahlungsinhabern zuzurechnen sein, sollen die Zahlungen nur mit Zahlungen an andere Zahlungskonten aggregiert werden, die dieselbe Inhaberstruktur aufweisen. Dies gilt bspw. für Franchiseunternehmen, Personen- oder Tochtergesellschaften.

Beispiel 2:

X und Y erhalten grenzüberschreitende Zahlungen an ihr gemeinsames Konto. X erhält weiters grenzüberschreitende Zahlungen an ein weiteres Konto mit Z und an ein alleiniges Konto.

Lösung:

Es hat keine Zusammenrechnung der Zahlungskonten für die Ermittlung des Schwellenwertes zu erfolgen.

2599dNur die Zahlungsdienstleister des Zahlungsempfängers sollen Aufzeichnungen führen, übermitteln und aufbewahren, wenn sowohl die Zahlungsdienstleister des Zahlers als auch mindestens einer der Zahlungsdienstleister des Zahlungsempfängers in Mitgliedstaaten der Europäischen Union ansässig sind.

Für diese Zwecke gilt ein Zahlungsdienstleister als in einem Mitgliedstaat ansässig, wenn sich seine internationale Bankleitzahl (BIC) oder sein einheitliches Geschäftskennzeichen auf diesen Mitgliedstaat bezieht.

Beispiel 3:

Der Ort des Zahlers und seines Zahlungsdienstleisters ist in Italien. Der Ort des Zahlungsempfängers und seines Zahlungsdienstleisters ist im Inland.

Lösung:

Die Aufzeichnungs-, Mitteilungs- und Aufbewahrungspflichten nach § 18a UStG 1994 finden nur auf den Zahlungsdienstleister des Zahlungsempfängers Anwendung.

Beispiel 4:

Der Ort des Zahlers und seines Zahlungsdienstleisters ist im Inland. Der Ort des Zahlungsempfängers und seines Zahlungsdienstleisters ist in der Schweiz.

Lösung:

Die Aufzeichnungs-, Mitteilungs- und Aufbewahrungspflicht nach § 18a UStG 1994 findet nur auf den Zahlungsdienstleister des Zahlers Anwendung.

Beispiel 5:

Der Ort des Zahlers und seines Zahlungsdienstleisters ist in Deutschland. Der Zahlungsempfänger ist in der Schweiz ansässig und der Ort seines Zahlungsdienstleisters ist im Inland.

Lösung:

Die Aufzeichnungs-, Mitteilungs- und Aufbewahrungspflicht nach § 18a UStG 1994 findet nur auf den Zahlungsdienstleister des Zahlungsempfängers Anwendung, weil nach § 18a Abs. 4 Z 1 UStG 1994 als Ort des Zahlungsempfängers der Ort gilt, dem die IBAN seines Zahlungskontos zugeordnet werden kann. Deshalb gilt als Ort des Zahlungsempfängers in diesem Fall das Inland.

Sind auf Seiten des Zahlungsempfängers bzw. des Zahlers mehrere Zahlungsdienstleister an einer einzelnen Zahlung beteiligt (bspw. im Rahmen von Kartenzahlungen die Bank des Zahlers, der Kreditkartenemittent [Netzbetreiber], der Betreiber des Drei-Parteien-Netzwerks [Kartensystemanbieter], der Kreditkartenacquirer [Netzbetreiber] sowie die Bank des Zahlungsempfängers), unterliegen grundsätzlich alle beteiligten Zahlungsdienstleister den Aufzeichnungs-, Mitteilungs- und Aufbewahrungspflichten. Hiebei sind jedoch die Ausnahmen nach § 18a Abs. 5 und 6 UStG 1994 zu berücksichtigen.

18a.4. Aufzeichnungs-, Übermittlungs- und Aufbewahrungspflichten

2599eFolgende Informationen sind aufzuzeichnen, zu übermitteln und aufzubewahren:

Das Kontokennzeichen des Zahlungsempfängers gemäß § 18a Abs. 7 Z 4 UStG 1994 ist verpflichtend anzugeben, wenn Geldmittel auf ein Zahlungskonto des Zahlungsempfängers überwiesen werden. Der BIC bzw. das Geschäftskennzeichen des Zahlungsdienstleisters des Zahlungsempfängers gemäß § 18a Abs. 7 Z 5 UStG 1994 ist verpflichtend anzugeben, wenn Geldmittel an einen Zahlungsempfänger ohne Zahlungskonto transferiert werden. Unter "jeder Bezugnahme, die die Zahlung eindeutig ausweist" gemäß § 18a Abs. 7 Z 7 lit. d UStG 1994 ist die Transaktionskennung zu verstehen.

2599fZahlungsdienstleister haben die elektronische Übermittlung bzw. Zurverfügungstellung von Aufzeichnungen gemäß § 18a Abs. 7 UStG 1994 im CESOP-Portal in Finanz-Online (https://finanzonline.bmf.gv.at/fon/) im Weg eines Webservices bzw. mittels manuellen Hochladens (siehe Verordnung des Bundesministers für Finanzen über die elektronische Übermittlung von Aufzeichnungen gemäß § 18a des Umsatzsteuergesetzes 1994, BGBl. II Nr. 265/2023) spätestens bis zum Ende des Kalendermonats, das auf das Kalendervierteljahr folgt, auf das sich die Informationen beziehen, durchzuführen.

Korrekturen sind, sofern der Zahlungsdienstleister im Nachhinein erkennt, dass die übermittelten Informationen unrichtig oder unvollständig sind, innerhalb eines Monats ab Erkennen, zu berichtigen oder zu vervollständigen.

Für die Übermittlung kann sich der Zahlungsdienstleister auch einer Übermittlungsstelle bedienen ( § 2 der Verordnung des Bundesministers für Finanzen über die elektronische Übermittlung von Aufzeichnungen gemäß § 18a des Umsatzsteuergesetzes 1994, BGBl. II Nr. 265/2023).

Diese Übermittlungen ( § 18a Abs. 8 Z 2 und Z 3 UStG 1994) gelten als vom Zahlungsdienstleister eingebrachte Abgabenerklärungen.

2599gDie Kontrolle der Einhaltung der Vorschriften des § 18a UStG 1994 obliegt dem zuständigen Finanzamt. Sofern ein Zahlungsdienstleister nicht in die Zuständigkeit des Finanzamtes für Großbetriebe fällt, ist aufgrund der Generalklausel des § 60 Abs. 1 BAO das Finanzamt Österreich für die Kontrolle der Aufzeichnungs-, Mitteilungs- und Aufbewahrungspflichten und Meldeverpflichtungen gemäß § 18a UStG 1994 zuständig. Für Zahlungsdienstleister, die ihr Unternehmen vom Ausland aus betreiben und im Inland weder eine Betriebsstätte haben noch Umsätze erzielen, ist das Finanzamt Österreich zuständig.

Randzahl 2600: derzeit frei.

Datenquelle: Findok — https://findok.bmf.gv.at