5. Dokumentation

5.1. Dokumentationsgrundlagen und deren Bestandteile - Allgemeines

Der Dokumentation dienen Ausdrucke und Daten. Zum Zweck der Prüfbarkeit sollen diese folgende Mindestangaben enthalten.

5.1.1. Ausdrucke

Alle üblicherweise als Ausdrucke erzeugten Unterlagen sollen als Ausdrucke im Original vorgelegt werden.

Tagesendsummenbons (Z-Bons, Z-Abschläge) bei Kassen vom Typ 2

Die äußere Gestaltung des Tagesendsummenbons liegt grundsätzlich beim Steuerpflichtigen.

Als Dokumentationsgrundlage der Tageseinnahmen soll der Z-Bon folgende Inhalte aufweisen:

• Name des Unternehmers oder Firmenkennung

• Datum und die Uhrzeit der Erstellung

• Anzahl der Speichernullstellungen (so genannte "Z-Bon-Nummer")

• Anzahl der insgesamt verkauften Artikel, Produkte oder der Teilleistungen, die an die Kunden ausgefolgt/verabreicht wurden

• Gesamtanzahl der Kundenabrechnungen

• Gesamttagesumsatz

• Umsätze nach Steuersätzen

• nicht im Tagesumsatz enthaltene Übungsumsätze (Trainingsumsätze)

• Aufteilung der Erlöse auf die Finanzarten (Zahlungsarten, unbare Umsätze wie Kreditkarten-, Bankomatumsätze)

• Aufteilung der Erlöse auf die Kassierer / Bediener einschließlich Bekanntgabe der nicht im Tagesumsatz enthaltenen Übungsumsätze (Trainingsumsätze)

• durchgeführte Nach-Stornobuchungen, Preisnachlässe, Retouren, Minusumsätze, durch welche der Tagesumsatz gemindert wurde

• Nullumsätze (Bezug von Gratisware)

• gesonderter Ausweis von Gutschein- bzw. Bonverkauf

zusätzlich bei Kassen mit Bargeldlade:

• rechnerischer Bargeldbestand / Kredit / andere geldwerte Bestände in Schublade

• Anzahl der Nur-Schubladenöffnungen

• Barentnahmen und Bareinlagen

GT-Speicherstände (Numerator) bei Kassen vom Typ 2

Die Form der Dokumentation der Stände der (des) Umsatzsummenspeicher(s), liegt grundsätzlich beim Steuerpflichtigen. Wenn mehrere Umsatzsummenspeicherstände geführt werden (etwa für unterschiedliche Zeiträume), sollen alle im Ausdruck ausgewiesen werden.
Eine Rückstellung des als Numerator geführten Gesamtsummenspeichers soll (wenn überhaupt) nur einmal je Abrechnungszeitraum (Wirtschaftsjahr) erfolgen.

Journalstreifen aus mechanischen Registrierkassen

In der Kontrollaufzeichnung soll die fortlaufende Nummer des Geschäftsvorfalles und das Datum mitprotokolliert werden.

5.1.2. Daten

Die angeführten Unterlagen (Journal, Datenerfassungsprotokoll) sind über Verlangen jederzeit vor Ort in Datenform vorzulegen ( §§ 131, 132 BAO jeweils letzter Satz).

Elektronisches Journal bei Registrierkassen - Typ 2

In der Kontrollaufzeichnung werden in Echtzeit die Geschäftsvorfälle fortlaufend und chronologisch dokumentiert. Das elektronische Journal soll grundsätzlich inhaltlich dem Papierjournalstreifen entsprechen, wobei die Rechnungsnummer des Geschäftsvorfalles, dessen Datum und genaue Uhrzeit, die betraglichen Grundlagen (Produkte, Teilleistungen), sowie der Gesamtbetrag des Geschäftsvorfalles mitprotokolliert werden sollen.

Datenerfassungsprotokoll bei Registrierkassen - Typ 3

In der Ereignisprotokolldatei sollen die erfassten Buchungsvorgänge (Geschäftsvorfall, dessen Gesamtbetrag, dessen betragliche Grundlagen bzw. Einzelleistungen oder Einzelprodukte bzw. sonstige aufzeichnungspflichtige Vorgänge) protokolliert werden.

Durch entsprechende Angaben soll sichergestellt sein, dass eine Prüfung der Vollständigkeit und Richtigkeit der chronologisch geordneten, vollständigen, richtigen und zeitgerechten Erfassung jederzeit möglich ist (jedenfalls durch Datum, Uhrzeit und fortlaufende Nummerierung der einzelnen Buchungen). Die Überprüfungsmöglichkeit soll auch bei aktuellen Maßnahmen der Steueraufsicht gegeben sein.

Wenn bei verbundenen Systemen Daten übertragen werden, soll die Überprüfbarkeit der Unveränderbarkeit der Daten (inhaltliche Konsistenz der Datenübertragung) gewährleistet sein und die einzelnen Datenerfassungsgeräte (Kassen, Eingabestationen) eindeutig identifizierbar sein.

Datenquelle: Findok — https://findok.bmf.gv.at