4.2. Dokumentationsgrundlagen

Folgende Unterlagen dienen der Dokumentation der Erfassung der Geschäftsvorfälle sowie der Prüfbarkeit von deren Vollständigkeit und Richtigkeit:

4.2.1. Ausdrucke

Tagesabschluss- bzw. Tagesendsummenbon (Z-Bon, Z-Abschlag)

Speicherabfrage der Tageserlöse, wobei nach der Abfrage der Speicher gelöscht (zurückgesetzt) wird bzw. die aufsummierten Tageserlöse auf 0 zurückgesetzt werden.

GT-Speicherstand (-stände)

Abfrage des Gesamtsummenspeichers (Numerators), welcher bei Tagesabschluss die seit der Inbetriebnahme bzw. der letzten Rücksetzung erzielten Erlöse in einer Summe anzeigt.

Journalstreifen

Kontrollpapierstreifen, in welchem bei einer Kasse ohne Datenträger jeweils mit Rechnungserstellung fortlaufend die Geschäftsvorfälle dokumentiert werden.

4.2.2. Daten

Elektronisches Journal

Eine im Speicher einer elektronischen Registrierkasse mitlaufende Protokolldatei, die in Echtzeit jeweils mit Rechnungserstellung fortlaufend und chronologisch die Geschäftsvorfälle bzw. Transaktionen dokumentiert. Das bei Typ 2 - Kassen mitlaufende elektronische Journal entspricht inhaltlich dem Kassenstreifen einer mechanischen Registrierkasse.
Bei Speicherbegrenzung der Registrierkasse (Typ 2) sollen die Daten rechtzeitig (vor Löschung und Überschreiben des Speichers) exportiert werden, um sie in entsprechender Form unverändert zur Verfügung stellen zu können ( § 131 Abs. 3 BAO).

Datenerfassungsprotokoll

Bei Einsatz von Kassen des Typs 3 mitlaufende Ereignisprotokolldatei, in der jeweils fortlaufend chronologisch die Geschäftsvorfälle und deren Grundlagen (zB Einzelleistungen, verkaufte Produkte) dokumentiert werden.

Wenn in einem Datenerfassungsprotokoll gleichzeitig mit der Dokumentation der Geschäftsvorfälle auch andere Ereignisse mitprotokolliert werden (zB Stammdatenänderungen, Kassenladenöffnungen ua.), soll durch entsprechende Formatierung das Einlesen mittels Prüfsoftware und damit die Prüfbarkeit (Übersicht über die Geschäftsvorfälle durch einen sachverständigen Dritten) sichergestellt werden.

Datenquelle: Findok — https://findok.bmf.gv.at