TRANSFER PRICING | Dokumentations-Check zum Jahreswechsel

Von ICON am 11.12.2024

Hummer Martin | Özdemir Mehmet

Der bevorstehende Jahreswechsel ist wieder ein guter Anlass, um zu überprüfen, inwieweit den Dokumentationspflichten in Zusammenhang mit Verrechnungspreisen im In- und Ausland (Master File und Local File, Country-by-Country-Report, Betriebsstättenbericht) noch entsprochen wird. Im nachfolgenden Beitrag möchte wir Ihnen die wesentlichen Aspekte dazu in Erinnerung rufen.

Gesetzliche Dokumentationspflicht

Wenn im In- oder Ausland bestimmte Schwellenwerte überschritten werden, besteht in aller Regel eine gesetzliche Dokumentationspflicht. Hält man sich das österreichische Verrechnungspreisdokumentationsgesetz (VPDG)1) vor Augen, so sieht § 3 Abs 4 VPDG unabhängig von der 50 Mio EUR-Umsatzschwelle eine subsidiäre Dokumentationspflicht vor. Dementsprechend ist in den österreichischen Verrechnungspreisrichtlinien 2021 (VPR 2021) auch für kleinere international tätige Unternehmen, welche die maßgeblichen Umsatzschwellen nach VPDG nicht erreichen, ein Mindestinhalt für eine adäquate Dokumentation vorgesehen, welcher sich stark an jenen der VPDG-DV2) anlehnt.

Die Finanzverwaltung fordert im Zuge von Außenprüfungen mittlerweile standardmäßig das Master File sowie das länderbezogene LocalFile an. Die Frist für die Übermittlung beträgt nach § 8 Abs 2 VPDG nur 30 Tage. Davon abgesehen hat bei Vorliegen einer entsprechenden Transfer Pricing Dokumentation die Finanzverwaltung ihrerseits nachzuweisen, dass die angewandten Transferpreise nicht angemessen sind (Beweislast). Vielfach sind im Falle der Nichtbefolgung auch massive Strafandrohungen vorgesehen. Und schließlich sind auch finanzstrafrechtliche Konsequenzen zu bedenken.

Alles Gründe, warum eine adäquate Verrechnungspreis-Dokumentation für die wesentlichen, grenzüberschreitenden Transaktionen erstellt bzw einem regelmäßigen Update unterzogen werden sollte. Beachten Sie dabei, dass eine gegenüber der Finanzverwaltung „belastbare“ Dokumentation nur dann gegeben ist, wenn für die wesentlichen Geschäftsvorfälle zudem schriftliche Verträge und sonstige geeignete Nachweise (Schriftverkehr, Rechnungen, Kalkulationen etc) vorliegen. Eine Zusammenstellung über die in Österreich bestehenden Dokumentations- und Mitteilungspflichten finden Sie auf unserer Homepage. Weiters finden Sie eine empirische Untersuchung über die Dokumentationspflichten in verschiedenen Ländern im WTS Global Country Transfer Pricing Guide.

Woran Sie besonders denken sollten

In vielen Fällen wird es lediglich ein Update des Zahlenwerks brauchen, in manchen Jahren wird hingegen etwas mehr Arbeit zu investieren sein. Wir möchten Ihnen nachfolgend jene Aspekte aufzeigen, an die Sie jedenfalls denken sollten:

• Länderspezifische Dokumentationspflichten: Zunächst ist zu überprüfen, ob die gesetzlich definierten betraglichen Dokumentationsschwellen im In- und Ausland überschritten werden. Übersehen Sie dabei nicht, dass - von Umsatz- und Transaktionsschwellen abgesehen - fast immer eine Mindestdokumentation vorzuhalten ist. Beispielsweise besteht in Österreich eine sog subsidiäre Dokumentationspflicht unabhängig davon, ob die Umsatzsschwellen überschritten werden (siehe oben).

• Wesentliche, grenzüberschreitende Transaktionen: Im Lokal File sind wesentliche, grenzüberschreitende Transaktionen zu dokumentieren. AußergewöhnlicheUmstände sind ebenfalls sorgfältig zu dokumentieren (zB krisenbedingte Verluste, die zur Anpassung des Transfer Pricing Systems Anlass geben; Übertragungen immaterieller Wirtschaftsgüter).

• Funktionen & Risiken, Methodenwahl und -anwendung: Eine bestehende Dokumentation (Master File & Local File) ist inhaltlich dahingehend zu überprüfen, ob sich die Funktionen und Risiken, die anwendbaren Methoden und die konkrete Anwendung der Methodengeändert haben.

• Finanzdaten: Aber auch wenn dies nicht der Fall sein sollte, sind jedenfalls die entsprechenden Zahlenwerte zu adaptieren, die zugrunde gelegten Jahresabschlüsse zu aktualisieren und die maßgeblichen Verträge auf Vollständigkeit hin zu überprüfen.

• Datenbankanalysen: Die Finanzdaten sind alljährlich zu aktualisieren. Alle drei Jahre müssen neue Vergleichsunternehmen gesucht werden.

• Veränderte Position der Finanzverwaltung: Für Dienstleistungen mit Routinecharakter kann auch ohne Vorliegen einer Datenbankstudie ein Gewinnaufschlag von 3% bis 10% (häufig 5%) herangezogen werden. Bestehende Dienstleistungsverträge sind daher für Verrechnungen ab 1.1.2024 zu überprüfen (siehe dazu auch unseren NL-Beitrag „TRANSFER PRICING | Überprüfen Sie Ihre Dienstleistungsverträge!“ vom 13.12.2021). Auch Jahresendanpassungen sind nach Rz 73 VPR 2021 nur mehr eingeschränkt zulässig.

Organisation

Wir empfehlen Ihnen in diesem Zusammenhang, fixe Wartungsstichtage in Ihrem Arbeitskalender zu implementieren. Damit wird gewährleistet, dass Sie die erforderlichen Maßnahmen stets im Blick haben. Zudem raten wir Ihnen, eine verantwortliche Person im Unternehmen zu bestimmen oder einen kompetenten externen Berater beizuziehen.Gerne unterstützen wir Sie bei der Erfüllung der Dokumentationspflichten. Hinsichtlich einer CbCR 2 XML Konvertierung ihres länderbezogenen Berichts sind wir Ihnen ebenfalls gerne behilflich.

FAZIT

Der Jahreswechsel ist stets ein guter Zeitpunkt, um das Master und die verschiedenen Local Files, die dafür maßgeblichen vertraglichen Vereinbarungen und die relevanten Benchmarks zu überprüfen. Dabei sollten Sie sich folgende Fragen stellen:

• Ist eine Erstdokumentation notwendig? Wenn überhaupt das erste Mal eine Dokumentation aufzubauen ist, dann ist vielleicht unser pauschales TP Package das Richtige für Sie. In diesem Zusammenhang stellen wir Ihnen auch Dokumentationsmuster zur Verfügung.

• Sind wesentliche grenzüberschreitende Transaktionen zu ergänzen?

• Sind aufgrund der VPR 2021 Anpassungen notwendig (Gewinnaufschläge, Year-End-Adjustments, Gewinnaufschläge für Routinedienstleistungen)?

• Inwiefern sind die Benchmarks zu aktualisieren?

• Liegen für die wesentlichen, grenzüberschreitenden IC Transaktionen schriftliche Verträge vor?

• Sind noch Year-End-Adjustments durchzuführen?

• Ist ein CbC-Report zu erstellen bzw sind Daten an die Obergesellschaft zu liefern?

• Ist im In- oder Ausland eine VPDG- bzw CbCR-Mitteilung einzureichen?

• Können digitale Softwarelösungen eine sinnvolle Unterstützung bieten?

Gerne helfen wir Ihnen bei diesen Aufgaben und bieten auch digitale Unterstützung an. Verweisen möchten wir hier speziell auf den CbCR 2 XML Konverter.

Wir möchten auch auf den Wartungserlass zu den Verrechnungspreisrichtlinien 2021 hinweisen. Die Richtlinien sind im Sinne einer dynamischen Interpretation in ihrer jeweils gültigen Fassung zu beachten. Es gilt daher zu beobachten, inwiefern die neuen Richtlinien zu materiellen Abweichungen führen und diese bei der Dokumentation zu berücksichtigen sein werden. Wir halten Sie diesbezüglich auf dem Laufenden.

Wir möchten Sie auch auf den WTS CbC Risk Analyser hinweisen. Das auf Alteryx und Power BI basierende Tool wird mit den CbCR-Daten von mindestens zwei Jahren gefüttert und bietet eine standardisierte und vollumfängliche CbCR Risiko Analyse. Im Hinblick auf die Veröffentlichung der CbC-Daten iRd Public CbCR per 1.12025 bzw als Vorbereitung für die nächsten Betriebsprüfungen, können mit diesem Tool bestehende Risikofelder im Konzern entdeckt und proaktiv in Angriff genommen werden (zB Umstrukturierungen, Anpassung von Verrechnungspreisen, Anpassung der Dokumentation etc).

Nähere Auskünfte dazu sowie auch zu anderen Verrechnungspreisthemen erteilen Ihnen gerne die Verfasser bzw auch die übrigen ExpertInnen unserer Service Line Transfer Pricing. ​​​​​​​

1) Bundesgesetz über die standardisierte Verrechnungspreisdokumentation (Verrechnungspreisdokumentationsgesetz - VPDG), BGBl. I Nr. 77/2016.

2) Richtlinie des BMF vom 07.10.2021, 2021-0.586.616, BMF-AV Nr. 140/2021.

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