Arbeitszeit & Recht im Überblick: Aufzeichnungspflichten, Normalarbeitszeit und flexible Modelle
Von TPA Group am
Das Arbeitszeitgesetz (AZG) regelt u.a.die Grenzen der Normalarbeitszeit (NAZ): die tägliche NAZ darf grundsätzlich maximal acht, die wöchentliche NAZ maximal 40 Stunden betragen. Eine in vielen Branchen übliche Verkürzung der wöchentlichen NAZ auf meist 38,5 Stunden ergibt sich aus kollektivvertraglichen Sondervereinbarungen. Grundsätzlich gilt, der Umfang der wöchentlichen NAZ ist mit den Arbeitnehmern zu vereinbaren. Es gilt zudem das sogenannte Planungsgebot, dh nicht nur das Ausmaß, sondern auch die Verteilung der NAZ auf die einzelnen Arbeitstage ist vorzunehmen.
Führung von Arbeitszeitaufzeichnungen (Aufzeichnungspflichten des Arbeitgebers)
Der Arbeitgeber hat für die Einhaltung der Höchstarbeitszeiten und Mindestruhezeiten seiner Mitarbeiter aktiv zu sorgen und dies auch zu überwachen. Dies verpflichtet ihn dazu, die Arbeitszeit seiner Arbeitnehmer zeitnah (d.h. möglichst tagfertig) aufzuzeichnen (§26 AZG). Einschränkungen dieser Aufzeichnungsverpflichtung sieht das Arbeitszeitgesetz u.a. bei leitenden Angestellten und nahen Angehörigen vor. Hier kann es jedoch aufgrund kollektivvertraglicher Regelungen betreffend etwaiger Zusatzentgelte trotzdem erforderlich sein, Arbeitszeitaufzeichnungen zu führen.
Ebenso befreien arbeitsvertraglich vereinbarte Pauschalierungen des Entgelts wie Überstundenpauschalen, ein All-in-Entgelt oder auch die sog. „Vertrauensarbeitszeit“ nicht von der Aufzeichnungspflicht. Der Arbeitgeber kann die Verpflichtung zur Führung der Aufzeichnungen auch arbeitsvertraglich an seine Arbeitnehmer übertragen - die Anleitungs- und Kontrollpflichten verbleiben jedoch trotzdem beim Arbeitgeber. Empfehlenswert ist aus Arbeitgebersicht die monatliche Bestätigung der Arbeitnehmer durch deren Unterschrift, dass die Aufzeichnungen korrekt sind.
Der Arbeitgeber ist in seiner Entscheidung frei, ob die Führung der Arbeitszeitaufzeichnungen durch die Nutzung eines elektronischen Systems oder in händischer Form erfolgen soll.
Die Arbeitszeitaufzeichnungen sind auf Verlangen dem Arbeitsinspektorat, aber auch den Prüfern des Finanzamtes und der Österreichischen Gesundheitskasse im Rahmen einer Prüfung der Lohnabgaben und Sozialversicherungsbeitrage (PLAB/GPLB) vorzulegen. Sie sind auch die Basis für eine Überprüfung, ob die Arbeitnehmer das ihnen gebührende Entgelt erhält bzw. ob eine Unterentlohnung der Arbeitnehmer:innen im Sinn des Lohn- und Sozialdumpinggesetzes (LSDBG) eventuell gegeben ist. Auch die Arbeitnehmer selbst haben einen Rechtsanspruch darauf, die Arbeitszeitaufzeichnungen einzusehen oder eine Kopie davon zu erhalten.
TPA TIPP
Die Arbeitsaufzeichnungen müssen uhrzeitmäßig den Beginn, die Ruhepause(n) und das Ende der Arbeitszeit enthalten. Sollte zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer:in eine Vereinbarung bestehen, wonach der / die Arbeitnehmer:in die Aufzeichnungen führt, ist es empfehlenswert, sich die täglich geführten Arbeitsaufzeichnungen regelmäßig, mindestens einmal monatlich vorweisen zu lassen. Im Idealfall hat der Arbeitgeber ein jederzeitiges Einsichtsrecht, um ggf. gegensteuern zu können.
Zu beachten ist, dass für das Nichtführen bzw. das nicht ordnungsgemäße (mangelhafte) Führen von Aufzeichnungen über die erbrachte Arbeitszeit auch Verwaltungsstrafen (nur) für den Arbeitgeber verhängt werden können (§28 AZG). Die Frist für die Strafbarkeitsverjährung beträgt ein Jahr.
Von den gesetzlichen Grenzen der Höchstarbeitszeit (= maximal erlaubte Arbeitszeit pro Tag bzw. Woche) sind die Grenzen der Normalarbeitszeit zu unterscheiden.
Die Normalarbeitszeit (§ 3 AZG)
Die Grenzen der Normalabreitzeit sind im Arbeitszeitgesetz (AZG) geregelt und belaufen sich grundsätzlich auf acht Stunden pro Tag bzw. 40 Stunden pro Woche. Davon abweichend können Kollektivverträge andere Normalarbeitszeiten festlegen. Beispielsweise der Kollektivvertrag für Angestellte und Lehrlinge in Handelsbetrieben, dieser legt eine wöchentliche Normalarbeitszeit von 38,5 Stunden fest. - Arbeitet ein Beschäftigter die vollständige gesetzliche oder kollektivvertragliche wöchentliche Normalarbeitszeit, so spricht man von Vollzeitbeschäftigten. Sobald die gesetzliche oder kollektivvertragliche Normalarbeitszeit unterschritten wird, handelt es sich um Teilzeitbeschäftigte.
Während der Normalarbeitszeit steht den Beschäftigten in der Regel kein Zuschlag für geleistete Stunden zu. Werden die Grenzen der Normalarbeitszeit allerdings überschritten haben die Beschäftigten Anspruch auf Mehr- bzw. Überstundenentlohnung, wobei Überstunden lt. AZG mindestens mit einem Zuschlag von 50% zu entlohnen sind. Dieser Zuschlag kann durch den Kollektivvertrag erhöht werden. Bei Teilzeitbeschäftigten wird die Arbeitszeit bis zur Normalarbeitszeit als Mehrarbeitszeit bezeichnet idR und mit einem Mehrarbeitszuschlag entlohnt.
Die Höchstarbeitszeit (§ 9 AZG)
Außerhalb der Normalarbeitszeit ist es erlaubt bis zur Höchstarbeitszeit zu arbeiten. Diese beträgt 12 Stunden pro Tag bzw. 60 Stunden pro Woche. Während eines Durchrechnungszeitraumes von insgesamt 17 Wochen darf die Höchstarbeitszeit allerdings maximal 48 Stunden/Woche betragen. Bitte beachten Sie allerdings, dass Ihr Kollektivvertrag andere Regelungen vorsehen kann.
TPA TIPP
Beachten Sie auch unsere Ausführungen zur flexiblen Gestaltung von Arbeitszeiten. Dies schafft Ihnen die Möglichkeit die Normalarbeitszeit pro Tag auszudehnen und teure Fehler bei der Überschreitung der Normalarbeitszeit zu vermeiden.
Übersicht: Gleitzeit - Durchrechenbare Arbeitszeit - Viertagewoche
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Gleitzeit
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Durchrechenbare Arbeitszeit
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Viertagewoche
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Voraussetzungen
| In Betrieben mit Betriebsrat muss eine Betriebsvereinbarung abgeschlossen werden. Besteht kein solcher muss mit jedem einzelnen AN eine Einzelvereinbarung getroffen werden. Verpflichtenden Regelungsinhalte: | Voraussetzungen typischerweise im Kollektivvertrag geregelt. Einzelvereinbarungen mit jedem einzelnen AN. Regelungsinhalte: | In Betrieben mit Betriebsrat muss eine Betriebsvereinbarung abgeschlossen werden. Besteht kein solcher muss mit jedem einzelnen AN eine Einzelvereinbarung getroffen werden. Regelungsinhalte: |
Dauer und Lage der fiktiven NAZDauer der Gleitzeitperiode,Gleitzeitrahmen,Höchstausmaß allfälliger Übertragungsmöglichkeiten von Zeitguthaben und -schulden in die nächste Gleitzeitperiode | Ausweitung der wöchentlichen NAZ in einzelnen Wochen auf mehr als 40 Stunden bzw Reduktion in anderen WochenNAZ-Leistung im Durchrechnungszeitraum | Regelmäßige Verteilung der Arbeitstage auf 4 TageBerücksichtigung etwaiger kollektivvertraglicher Sonderregeln | |
Vorteile
| Beginn und Ende der tägliche NAZ innerhalb eines Zeitrahmens durch AN selbst bestimmbarTeilw. Ersparnis von ZuschlägenBessere Work-Life BalanceErhöhte AN-Zufriedenheit | Beginn und Ende der täglichen bzw. wöchentlichen NAZ durch AG bestimmt Anpassung an saisonalen Bedarf Teilw. Ersparnis von Zuschlägen | Vier Arbeitstage müssen nicht zusammenhängen und durchgehend sein Bessere Work-Life Balance Erhöhte AN-Zufriedenheit durch lange Wochenenden |
Nachteile
| Anhäufung von Zeitguthaben oder -schuldenGute Koordination von Teams nötigAnwesenheitsüberschneidungen in Kernzeiten | Komplizierte UmsetzungKeine adhoc Anpassung | Gute Koordination von Teams nötigAnwesenheitsüberschneidungen |
Typischer Anwendungsbereich
| BüroarbeitAußendienstFührungskräfte | Branchen mit schwankendem Personalbedarf | BüroarbeitFührungskräfteAußendienstPraktisch alle Branchen. |
TPA TIPP
Unsere Expertinnen stehen Ihnen gerne beratend zur Seite, um auch das für Ihr Unternehmen passende flexible Arbeitszeitmodell zu finden.
Ruhepausen - Ruhezeiten
Beträgt die Gesamtdauer der täglichen Arbeitszeit mehr als sechs Stunden, ist eine halbstündige unbezahlte Arbeitspause einzuhalten. Diese Pause muss im Vorhinein zeitlich fixiert sein, oder von den Arbeitnehmern innerhalb eines festgelegten Zeitraums frei einteilbar sein. Die Pause hat die Arbeitszeit zu unterbrechen - sie kann daher nicht am Beginn oder am Ende der Arbeitszeit liegen und es muss sich um echte Freizeit handeln, in welcher keine Arbeitsbereitschaft vorliegt.
Nach Beendigung der Tagesarbeitszeit steht dem/der Arbeitnehmer:in eine gesetzliche ununterbrochene tägliche Ruhezeit von mindestens 11 Stunden zu.
Bei der wöchentlichen Ruhezeit spricht das Arbeitsruhegesetz (ARG) von einer ununterbrochenen Ruhezeit von mindestens 36 Stunden, in die der Sonntag (von 0 bis 24 Uhr) zu fallen hat. In dieser Zeit darf nicht gearbeitet werden.
Grundsätzlich beginnt die Wochenendruhe am Samstag um 13:00 Uhr, allerdings sind auch hier Ausnahmen möglich, die meist durch gesonderte Verordnungen geregelt sind. Dort wo Arbeit während der Wochenendruhe zulässig ist (zB Gastronomie) hat der / die Arbeitnehmer:in: Anspruch auf ein „verschobenes Wochenende“. Diese sogenannte Wochenruhe muss allerdings auch 36 Stunden dauern und statt dem Sonntag einen anderen ganzen Wochentag umfassen.
Überschreitung von Arbeitszeitgrenzen
Bei der Überschreitung von Arbeitszeitgrenzen gibt es grundsätzlich zwei verschiedene Arten von Stunden zwischen denen unterschieden werden kann:
Teilzeit-Mehrarbeit übersteigt das vereinbarte Ausmaß der wöchentlichen NAZ bis zu den Vollzeit-NAZ-Grenzen vor und ist noch nicht Überstundenarbeit.
Überstundenarbeit liegt bei Überschreiten der der täglichen NAZ (idR 8 Stunden) oder der wöchentlichen NAZ (idR 40 Stunden) vor.
Als Teilzeit-Mehrarbeit wird jene Arbeitszeit bezeichnet, die über die persönlich vereinbarte vertragliche Arbeitszeit hinausgeht. Die Grenze der Mehrarbeit ist die Normalarbeitszeit der Vollzeitbeschäftigten, erst bei Überschreiten dieser wird die darauffolgende Zeit zu einer Überstunde.
Beispiel zu Arbeitszeitgrenzen
Eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter mit einer Teilzeitvereinbarung von 20 Wochenstunden arbeitet in einer Branche, in der die Vollzeitbeschäftigung 40 Stunden umfasst. Stunden, die über die vereinbarten 20 hinausgehen, werden als Mehrarbeit bezeichnet, während alle Stunden, die über 40 hinausgehen, als Überstunden gelten.
Für Mehrarbeitsstunden gebührt laut Arbeitszeitgesetz zusätzlich zum Mehrarbeitsgrundlohn ein Zuschlag in Höhe von 25%. Der Zuschlag fällt NICHT an, wenn die Mehrarbeitsstunden innerhalb von 3 Monaten durch Zeitausgleich ausgeglichen werden oder wenn innerhalb der Gleitzeitperiode die vertraglich vereinbarte Arbeitszeit nicht überschritten wird (Zeitausgleich im Verhältnis 1:1).
Manche Kollektivverträge haben eine niedrigere Normalarbeitszeit vereinbart (Beispiel: KV Handel mit 38,50 Wochenstunden als „Vollzeit“). Hier wird die Zeit zwischen der 38,50. Stunde und der 40. Stunde als „Mehrarbeit“ bezeichnet. Die Vergütung dieser „Mehrarbeit“ differenziert gegebenenfalls (je nach Kollektivvertrag) zur „Teilzeit-Mehrarbeit“, welche grundsätzlich bis zur 38,5. Stunde anfallen würde.
Werden die bereits zuvor beschriebenen Grenzen der gesetzlichen Normalarbeitszeit überschritten - das sind im Normalfall 8 Stunden täglich bzw. 40 Stunden wöchentlich - liegt im Allgemeinen eine Überstunde vor. Dies passiert entweder durch Überschreiten der täglichen Normalarbeitszeit oder durch Überschreiten der wöchentlichen Normalarbeitszeit.
TPA TIPP
Die Ausführungen unserer Expertinnen basiert rein auf der gesetzlichen Grundlage, weswegen unbedingt auch der Kollektivvertrag näher beleuchtet werden muss. Kollektivverträge können beispielsweise eine für Mitarbeiter günstigere Regelung bzw. einen höheren Zuschlag definieren.Zusätzlich gibt es in vielen Bereichen spezielle Regelungen für Jugendliche oder werdende Mütter.
Für Überstunden gebührt laut Arbeitszeitgesetz zusätzlich zum Überstundengrundlohn ein Zuschlag in Höhe von 50% oder die Abgeltung in Zeitausgleich, wobei der Zuschlag miteinberechnet werden muss (Zeitausgleich im Verhältnis 1:1,50).
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