1. Hauptstück Allgemeine Bestimmungen

§ 9. Dokumentation, Aufzeichnung und Aufbewahrung von Hinweisen

(1) Interne und externe Stellen haben alle eingehenden Hinweise zu dokumentieren. Der Eingang schriftlicher Hinweise ist unverzüglich, spätestens jedoch nach sieben Kalendertagen schriftlich an die von der Hinweisgeberin oder dem Hinweisgeber genannte Postanschrift, E-Mail- oder sonstige elektronische Adresse oder ein eingerichtetes Hinweisgebersystem zu bestätigen, es sei denn, die Hinweisgeberin oder der Hinweisgeber hat sich ausdrücklich dagegen ausgesprochen oder die interne oder externe Stelle hat Grund zu der Annahme, dass die Bestätigung des Eingangs einer schriftlichen Meldung den Schutz der Identität der Hinweisgeberin oder des Hinweisgebers beeinträchtigen würde.

(2) Wird für den Hinweis eine Telefonverbindung oder ein anderes Mittel nicht schriftlich erfolgter Sprachübermittlung mit Gesprächsaufzeichnung verwendet, sind interne und externe Stellen berechtigt, den mündlich gegebenen Hinweis auf folgende Weise zu dokumentieren, wenn die Hinweisgeberin oder der Hinweisgeber dazu eine Zustimmung erteilt:

1. durch Tonaufzeichnung des Gesprächs, die es für die Dauer der Überprüfung der Stichhaltigkeit des Hinweises und zu Beweiszwecken in einem nachfolgenden verwaltungsbehördlichen oder gerichtlichen Verfahren abrufbar macht oder

2. durch vollständige und genaue Transkription des Gesprächs, die von den für die Bearbeitung des Hinweises verantwortlichen Mitarbeiterinnen oder Mitarbeitern angefertigt wird.

Hat die Hinweisgeberin oder der Hinweisgeber die Identität offengelegt oder ist dies im Falle anonymer Hinweisgebung auch ohne Offenlegung der Identität tunlich, so hat die interne oder externe Stelle ihr oder ihm Gelegenheit zu geben, die Transkription des Gesprächs zu prüfen, zu berichtigen und per Unterschrift zu bestätigen. Durch einen Widerruf der Zustimmung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Zustimmung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitungen und Übermittlungen nicht berührt.

(3) Wird für den Hinweis eine Telefonverbindung oder ein anderes Mittel nicht schriftlich erfolgter Sprachübermittlung ohne Gesprächsaufzeichnung verwendet, sind interne und externe Stellen berechtigt, den mündlich gegebenen Hinweis in Form eines detaillierten Gesprächsprotokolls zu dokumentieren, das von den für die Bearbeitung des Hinweises verantwortlichen Mitarbeiterinnen oder Mitarbeitern angefertigt wird. Hat die Hinweisgeberin oder der Hinweisgeber die Identität offengelegt oder ist dies im Falle anonymer Hinweisgebung auch ohne Offenlegung der Identität tunlich, so wird ihr oder ihm von der internen oder externen Stelle die Möglichkeit eingeräumt, das detaillierte Gesprächsprotokoll zu prüfen, zu berichtigen und per Unterschrift zu bestätigen.

(4) Erbittet eine Hinweisgeberin oder ein Hinweisgeber für den Hinweis eine Zusammenkunft mit den Mitarbeiterinnen oder Mitarbeitern der internen oder externen Stelle, sind die interne und externe Stelle berechtigt, dass Aufzeichnungen des Treffens aufbewahrt werden, wenn die Hinweisgeberin oder der Hinweisgeber dazu eine Zustimmung erteilt:

1. durch Tonaufzeichnung des Gesprächs entsprechend Abs. 2 Z 1 oder

2. durch vollständige und genaue Aufzeichnung des Treffens mit Transkription des Gesprächs, die von den für die Bearbeitung des Hinweises verantwortlichen Mitarbeiterinnen oder Mitarbeitern angefertigt wird.

Hat die Hinweisgeberin oder der Hinweisgeber die Identität offengelegt oder ist dies im Falle anonymer Hinweisgebung auch ohne Offenlegung der Identität tunlich, so hat die interne oder externe Stelle ihr oder ihm Gelegenheit zu geben, das Protokoll der Zusammenkunft zu prüfen, zu berichtigen und durch Unterschrift zu bestätigen. Durch einen Widerruf der Zustimmung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Zustimmung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitungen und Übermittlungen nicht berührt.

(5) Wird für den Hinweis eine Zusammenkunft oder ein vergleichbares anderes Mittel zur Begegnung, insbesondere eine Videokonferenz ohne Aufzeichnung verwendet, sind interne und externe Stellen berechtigt, den mündlich gegebenen Hinweis in Form eines detaillierten Protokolls zu dokumentieren, das von den für die Bearbeitung des Hinweises verantwortlichen Mitarbeiterinnen oder Mitarbeitern angefertigt wird. Hat die Hinweisgeberin oder der Hinweisgeber die Identität offengelegt oder ist dies im Falle anonymer Hinweisgebung auch ohne Offenlegung der Identität tunlich, so wird ihr oder ihm von der internen oder externen Stelle die Möglichkeit eingeräumt, das detaillierte Protokoll zu prüfen, zu berichtigen und gegebenenfalls per Unterschrift zu bestätigen.

(6) Interne und externe Stellen haben die Aufzeichnungen gemäß Abs. 1 bis 5 in einem vertraulichen und sicheren System zu speichern und den Zugang zu diesem System zu protokollieren und so zu beschränken, dass die darin gespeicherten Daten nur den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zugänglich sind, die den Zugriff auf die Daten zur Bearbeitung des Hinweises benötigen.

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