Datenschutz für Arbeitgeber
1. Aufl. 2019
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S. 164XV. Ausgeschiedene Mitarbeiter
79. Wie gehe ich mit dem E-Mail-Account ausgeschiedener Mitarbeiter um? Darf/Muss ich die E-Mails speichern?
Ist der Arbeitnehmer ausgeschieden, so kann es sein, dass auch der ursprüngliche Zweck für die Aufbewahrung von Daten des Arbeitnehmers bzw der E-Mails weggefallen ist. Hierbei ist zwischen der
Aufbewahrung des Inhalts der (bisherigen) E-Mails und
der Aufbewahrung (sogenanntes Offenhalten) des personalisierten E-Mail-Accounts, zB „max.mustermann@firma.at“ (sodass neue E-Mails einlangen können)
zu unterscheiden. Weiters ist eine Unterscheidung dahingehend vorzunehmen, ob der ausgeschiedene Arbeitnehmer den E-Mail-Account ausschließlich für betriebliche Zwecke oder auch für private Zwecke nutzen durfte.
Sowohl der personalisierte E-Mail-Account max.mustermann@firma.at als auch der Inhalt der E-Mails (jedenfalls in der Signatur des Mitarbeiters) enthalten personenbezogene Daten und unterliegen den Bestimmungen und dem Schutz der DSGVO.
Die Aufbewahrung betrieblicher E-Mails samt personalisiertem E-Mail-Account wird nach Ausscheiden des Arbeitnehmers weiter eine Grundlage in den berechtigten Interessen des Arbeitgebers sowie zur Geltendmachung oder Vertei...