Praxishandbuch Whistleblowing
1. Aufl. 2024
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S. 584. Der laufende Betrieb des Whistleblowing-Systems
Whistleblowing-Systeme sind Instrumente, die es Mitarbeiter:innen, Kund:innen, Lieferanten oder anderen Stakeholdern ermöglichen, Hinweise auf Fehlverhalten, Missstände oder Risiken in einer Organisation anonym oder vertraulich zu melden. Damit diese Systeme effektiv und glaubwürdig sind, sollte nicht nur deren Implementierung sorgfältig geplant werden, sondern auch der laufende Betrieb kontinuierlich überwacht werden.
Der laufende Betrieb eines Whistleblowing-Systems umfasst verschiedene Aspekte, wie zB:
Die Sicherstellung der technischen Funktionalität und Sicherheit des Whistleblowing-Systems, zB durch regelmäßige Updates, Backups, Verschlüsselung.
Die Bearbeitung und Prüfung der eingehenden Meldungen, zB durch qualifizierte und unabhängige Empfänger:innen, klare Verfahren, angemessene Fristen, Rückmeldung an die Whistleblower, aktive Verwaltung der Zugriffsberechtigungen.
Die Einleitung und Durchführung von angemessenen Maßnahmen, zB durch interne oder externe Untersuchungen, Korrektur- oder Präventionsmaßnahmen, Sanktionen.
Die Dokumentation und Auswertung der Meldungen und Maßnahmen, zB durch einheitliche Kriterien, Statistiken, Be...