Fahrtenbuchführung für berufliche Fahrten eines Versicherungsmitarbeiters

Entscheidungstext

Berufungsentscheidung

Der Unabhängige Finanzsenat hat über die Berufung des S. F., geb. xx.xx.xxxx, 4*** Ort1, Straße1, vom 6. Juli 2012 gegen den Bescheid des Finanzamtes Vöcklabruck vom 21. Juni 2012 betreffend Einkommensteuer (Arbeitnehmerveranlagung) 2011 entschieden:

Die Berufung wird als unbegründet abgewiesen.

Der angefochtene Bescheid bleibt unverändert.

Entscheidungsgründe

Der Berufungswerber (abgekürzt: Bw) ist Mitarbeiter einer Versicherung.

Im Zuge der Arbeitnehmerveranlagung 2011 beantragte er neben Sonderausgaben und sonstigen Werbungskosten auch das Kilometergeld laut den monatlichen Aufstellungen für beruflich gefahrene Strecken abzüglich der Ersätze des Dienstgebers als Werbungskosten:

Fahrten laut "Fahrtenbuch" des Bw - Zusammenfassung durch die Berufungsbehörde von den einzelnen Monatsblättern des Bw:

Am 21. Juni 2012 erging der Einkommensteuerbescheid für 2011 (Gutschrift 1.108.- €).

Vom Finanzamt wurden laut Begründung im Bescheid an Werbungskosten anerkannt:

"Der Nachweis der beruflich gefahrenen Kilometer hat grundsätzlich mittels eines Fahrtenbuches zu erfolgen, aus dem die Wegstrecken und der Anlass der Fahrt ersichtlich sind. Aus den vorgelegten Unterlagen sind die beruflichen Fahrten nicht nachvollziehbar. Die Aufwendungen für die berufliche Nutzung des Kraftfahrzeuges werden daher in Höhe von 1.415,44 € geschätzt.

Hinsichtlich der Abweichungen gegenüber Ihrem Antrag wird auf die vorjährige Begründung verwiesen."

Berechnung des Finanzamtes - Zusammenfassung durch die Berufungsbehörde:

Mit Schriftsatz vom 06. Juli 2012 legte der Bw Berufung ein und wollte Nachweise für die beruflich und privat gefahrenen Kilometer bringen.

Am 24. Juli 2012 wurden bei einer persönlichen Vorsprache des Bw beim Finanzamt eine handschriftliche Zusammenstellung der dienstlichen Fahrten mit 14.474 Kilometer mal 0,42 € Kilometergeld = 6.079,08 € abgegeben.

Laut einem Aktenvermerk über ein Telefonat mit dem Bw und dem Finanzamt vom 18. Oktober 2012 wurden vom Finanzamt objektive Nachweise über die Kilometerstände seines PKWs aus Werkstattrechnungen oä. angefordert, um die Privatkilometer berechnen zu können.

Mit Berufungsvorentscheidung vom 26. November 2012 wurde die Berufung abgewiesen, da die am 18. Oktober 2012 vom Finanzamt angeforderten Unterlagen vom Bw nicht nachgereicht wurden und das " Fahrtenbuch" wegen der fehlenden Angabe der Kilometerstände für Privatfahrten nicht ordnungsgemäß sei, sodass es bei der Kürzung der beruflich gefahrenen Kilometer von 30% bleibe.

Mit undatiertem Schreiben des Bw beantragte dieser die Entscheidung über die Berufung durch die Abgabenbehörde zweiter Instanz. Der Bw reichte folgende Schriftstücke ein: handschriftliche Unterlagen, ein Foto über den Kilometerstand des PKW K** C*** (Kfz-Kennzeichen: ####) vom 29.11.2012 mit 86.215 Kilometer (abgekürzt: Km), eine Kopie des Zulassungsscheins, das Gutachten gem. § 57a Abs. 4 KFG 1967 vom 23.09.2011 um 09:42 Uhr mit 57.800 Kilometern als Kilometerstand vom Autohaus E und die Auflistungen der Fahrten für 2012 - siehe Veranlagungsakt Seiten 35 ff. Der Bw errechnete handschriftlich aus seinen Fahrten im "Fahrtenbuch" und den Kilometerangaben, dass er lediglich 893 Kilometer privat gefahren sei: "Dienstliche" Kilometer Oktober, November und Dezember 2011 ca. 7.200 Km plus Jänner bis Oktober 2012 = 20.322 Km = Summe 27.522 Km plus Stand beim Kauf am 23.09.2011 mit 57.800 Km = 85.322 Km. Und am 29. November 2012 hätte der K** C*** laut Foto 86.215 Km als Kilometerstand angezeigt. Nur diese Differenz von 893 Km seien privat gefahrene Kilometer.

Mit Schreiben vom 12. Dezember 2012, eingelangt am 14. Dezember 2012, übersandte das Finanzamt den Vorlageantrag an den Unabhängigen Finanzsenat (UFS).

In einem Telefonat vom 13. März 2013 zwischen der Referentin des UFS und dem Bw gab der Bw an, dass er von seinem Dienstgeber, der Versicherung, monatlich ca. 200.- € an Kilometergeldern als Pauschale steuerfrei erhalte und auch diverse Fahrten zu Schulungen etc. ersetzt werden. Er verstehe nicht, warum seine beruflichen Kilometer um 30% gekürzt wurden. Er arbeite im Versicherungsbüro der Versicherung in Ort2 am See.

Über die Berufung wurde erwogen:

Strittig ist, ob die vom Bw vorgelegten Aufzeichnungen über die gefahrenen Kilometer mit dem PKW als Nachweis für die beruflichen Fahrten zur Geltendmachung als Werbungskosten angesehen werden können oder nicht, da jegliche Aufzeichnungen über Privatfahrten und über die täglichen Kilometerendstände fehlen.

Aus den vorgelegten Unterlagen des Bw und den Ermittlungen des Finanzamtes und des Unabhängigen Finanzsenates (UFS) wird folgender Sachverhalt als erwiesen angenommen:

Der Bw ist geprüfter Versicherungsfachmann und arbeitet bei einer Versicherung.

Laut Abfrage im Zentralen Melderegister am 13. März 2013 hat er seinen Hauptwohnsitz ab 29. August 2011 in 4*** Ort1, Straße1.

Für seinen Dienstgeber arbeitet er teilweise im Büro in Ort2 am See (laut Internetabfrage vom 13. März 2013 der Webseite der Versicherung unter Berater, Team und Geschäftsstelle Ort2) und teilweise fährt er zu Kunden.

Festgestellt wird, dass seine als "Fahrtenbuch" für alle Monate 2011 und 2012 vorgelegten Unterlagen folgende Rubriken enthalten:

Oben links Text: "Fahrtenbuch" Monat, Fahrzeugeigentümer, Adresse, Abteilung

Oben rechts Text: Name des Bw, Automarke und Kfz-Kennzeichen

Jedes Monatsblatt besteht aus sechs Rubriken:

Datum, Strecke von - nach, Zweck der Fahrt, TagesKm dienstlich, TagesKm Wohnung - Arbeit - Wohnung und eine leere Rubrik Diäten.

Laut dem Lohnzettel des Jahres 2011 wurde als steuerfreier Reisekostenersatz vom Dienstgeber gemäß § 26 EStG 1988 ein Betrag von 2.840.- € geleistet.

Die einzelnen Monatsblätter des "Fahrtenbuches" für das Jahr 2011 tragen den Stempel der Versicherung und Landesdirektion OÖ, Personalbüro. Die einzelnen Monatsblätter sind über ein EDV Programm am Computer erstellt worden.

Beispiele für die Eintragungen des Bw in das "Fahrtenbuch":

"Fahrtenbuch" Monat 01 2011

17. / Ort3-Ort2-Frankenburg / Kundentermin / 44 Km / 58 Km

18. / Ort3-Ort2-Ort3 / Kundentermin / 12 Km / 58 Km

"Fahrtenbuch" Monat 10 2011

3. / Ort3-Ort2-Wels / Kundentermin / 102 Km / 58 Km

4. / Ort3-Alkoven-Ort3 / Kundentermin / 129 Km / --

10./ Urlaub - keine Eintragung

11. / Urlaub - keine Eintragung usw.

Festgestellt wird, dass in diesen Aufzeichnungen des Bw keine Privatfahrten usw. aufgezeichnet sind. Die vom Bw als Fahrtenbuch bezeichneten einzelnen Monatsblätter sind kein ordnungsgemäß geführtes Fahrtenbuch, um diese Fahrten als Werbungskosten oder Betriebsausgaben anzuerkennen und stehen daher unter Anführungszeichen.

Rechtlich ist auszuführen:

Der Nachweis von Fahrtkosten bzw. von beruflich gefahrenen Kilometern hat grundsätzlich mittels eines Fahrtenbuches zu erfolgen. Dieses hat die beruflichen und privaten Fahrten zu enthalten (siehe z.B. UFS 28.12.2009, RV/1076-L/08; VwGH 28.2.1964, 2176/63).

Damit ein Fahrtenbuch einen tauglichen Nachweis darstellt, muss es fortlaufend, zeitnah und übersichtlich geführt sein (siehe Doralt, Kommentar zum EStG, § 16 Tz 220, Stichwort "Fahrtkosten" mwN).

Jede einzelne berufliche Verwendung ist grundsätzlich mit dem bei Abschluss der Fahrt erreichten Gesamtkilometerstand des Fahrzeuges aufzuzeichnen. Besteht eine einheitliche berufliche Reise aus mehreren Teilabschnitten, können diese miteinander zu einer zusammenfassenden Eintragung verbunden werden. Es genügt dann die Aufzeichnung des am Ende der gesamten Reise erreichten Kfz-Gesamtkilometerstandes, wenn zugleich die einzelnen Kunden oder Geschäftspartner und ihre Adressen im Fahrtenbuch in zeitlicher Reihenfolge aufgeführt werden, in der sie aufgesucht wurden. Wird der berufliche Einsatz des Kfz zugunsten einer privaten Verwendung unterbrochen, stellt diese Nutzungsänderung wegen der damit verbundenen unterschiedlichen steuerlichen Rechtsfolgen einen Einschnitt dar, der im Fahrtenbuch durch Angabe des bei Abschluss der beruflichen Fahrt erreichten Kilometerstandes zu dokumentieren ist (Renner, Anforderungen an die Ordnungsmäßigkeit eines Fahrtenbuches, in: SWK 27/2008, S 728 mwN).

Die Aufzeichnungen im Fahrtenbuch müssen hinreichende Gewähr für ihre Vollständigkeit und Richtigkeit bieten und mit vertretbarem Aufwand auf ihre materielle Richtigkeit hin überprüfbar sein. Weisen sie inhaltliche Unregelmäßigkeiten auf, kann dies die materielle Richtigkeit der Kilometerangaben in Frage stellen (Renner, a.a.O.). Ein mit Hilfe eines Computerprogramms elektronisch geführtes Fahrtenbuch genügt den Anforderungen nur dann, wenn nachträgliche Änderungen technisch ausgeschlossen sind oder dokumentiert und offen gelegt werden (siehe Doralt, a.a.O.).

Im gegenständlichen Fall wurden EDV-mäßig erstellte "Fahrtenbücher" zwar geführt, sie enthalten aber keine Angaben über Kilometerstände - weder Anfangsstand, noch Tagesendstand -, sie enthalten keine überprüfbaren Kundennamen, keine konkreten Kundenadressen zur Überprüfung der Kilometerangaben und keinen näher definierten inhaltlichen Zweck der Fahrten und sie enthalten keinerlei Angaben zu privaten Fahrten. Diese Unterlagen bieten daher keine ausreichende Gewähr für eine zeitnahe Erfassung und Überprüfungsmöglichkeit hinsichtlich der vollständigen und richtigen Aufzeichnung der Kilometer und der betrieblichen und privaten Fahrten.

Auch wenn diese Aufzeichnungen über die Fahrten dem Dienstgeber in dieser Form vorgelegt wurden, mag es für den Dienstgeber ausreichend sein, da er ja nur einen Pauschalbetrag monatlich abgilt. Für die Geltendmachung von Werbungskosten über das Pauschale des Dienstgebers hinaus, sind diese Listen nicht ausreichend.

Die Höhe des jährlichen Privatanteils wurde daher auf Basis der vorliegenden Unterlagen für die angeführten Kundentermine und der allgemeinen Lebenserfahrung mit 30% geschätzt.

Der vom Bw handschriftlich versuchte Nachweis von einem Kilometeranfangsstand beim Kauf des Kraftfahrzeugs K** C*** und seinen eigenen Kilometeraufzeichnungen und einem angefertigten Foto ist nicht zielführend. Es ist nicht möglich aus den täglichen Aufzeichnungen an irgendeinem Tag die Tageskilometer und die Fahrtstrecke zu prüfen, da keine Kundenadressen oä. angegeben waren. Diese unzureichenden Unterlagen können dann nicht als Beweis hergenommen werden, um auch noch einen Jahresvergleich zwischen nicht nachvollziehbaren Kilometerständen anzustellen. Das ergibt keinerlei überprüfbaren und glaubhaften Nachweis für die Privatfahrten des Bw.

Es widerspricht weiters jeder Lebenserfahrung, dass in einem Jahr nur 893 Kilometer privat gefahren wurden.

Fest steht, dass sich aus den vorgelegten EDV-mäßig geführten Fahrtenbüchern mangels Aufzeichnung der privat gefahrenen Kilometer usw. die Höhe des Privatanteiles tatsächlich nicht ableiten lässt und sohin eine entsprechende Schätzung auf Basis der oben angeführten Grundlagen erfolgen musste. Ziel jeder Schätzung gemäß § 184 BAO ist es, den wahren Besteuerungsgrundlagen möglichst nahe zu kommen. Jeder Schätzung ist eine gewisse Ungenauigkeit immanent. Wer aber Anlass zur Schätzung gibt, muss die damit verbundene Ungewissheit in Kauf nehmen (siehe Ritz, Kommentar zur Bundesabgabenordnung, 3. Aufl., Wien 2005, Tz 3 zu § 184).

Das Finanzamt hat diese Berechnungsvariante mit der Schätzung eines Privatanteils von 30% von den dienstlich gefahrenen Kilometern zugunsten des Bw gewählt, damit überhaupt zusätzliche Werbungskosten aus beruflichen Fahrten trotz des mangelhaften "Fahrtenbuchs" anerkannt werden konnten. Die vom Dienstgeber erhaltenen Ersätze wurden in Abzug gebracht. Diese Art der Berechnung des Finanzamtes wird auch von der Abgabenbehörde zweiter Instanz auf Grund der vorliegenden mangelhaften Unterlagen des Bw als richtig angesehen.

Die tatsächlichen Aufwendungen für die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte konnten nicht berücksichtigt werden, da die hiefür erwachsenen Kosten durch den Verkehrsabsetzbetrag abgegolten sind.

Es war daher spruchgemäß zu entscheiden.

Linz, am 28. Oktober 2013

Zusatzinformationen

Datenquelle: Findok — https://findok.bmf.gv.at