Werbungskosten: Fahrtkosten eines Außendienstmitarbeiters einer Versicherung

Entscheidungstext

IM NAMEN DER REPUBLIK

Das Bundesfinanzgericht hat durch die Richterin***Ri*** in der Beschwerdesache ***Bf1***, ***Bf1-Adr***, über die Beschwerde vom 10. März 2021 gegen den Bescheid des Finanzamtes Österreich vom 4. März 2021 betreffend Einkommensteuer (Arbeitnehmerveranlagung) 2019 Steuernummer ***BF1StNr1*** zu Recht erkannt:

• Der angefochtene Bescheid wird abgeändert.
  

• Die Einkommensteuer 2019 wird - wie in der Beschwerdevorentscheidung des Finanzamtes - mit € -912,00,- (Gutschrift) festgesetzt.
  

• Die Ermittlung der maßgeblichen Bemessungsgrundlagen und der festgesetzten Abgaben sind der Beschwerdevorentscheidung des Finanzamtes vom 17.05.2021 für das Jahr 2019 zu entnehmen; diese bilden einen Bestandteil des Spruches dieses Erkenntnisses.

II. Gegen dieses Erkenntnis ist eine Revision an den Verwaltungsgerichtshof nach Art. 133 Abs. 4 Bundes-Verfassungsgesetz (B-VG) nicht zulässig.

Entscheidungsgründe

Verfahrensgang

Der Beschwerdeführer (Bf.) erzielte im Veranlagungsjahr 2019 als Versicherungsvertreter im Außendienst Einkünfte aus nichtselbstständiger Arbeit

Der Bf. reichte die Arbeitnehmerveranlagung für das Jahr 2019 am 24. März 2020 elektronisch ein. Er machte u. a. Reisekosten für 25.706 gefahrene Kilometer iHv. 10.796,52 Euro (KZ 721), Arbeitsmittel iHv 773,58 Euro (KZ 719) sowie sonstige Werbungskosten iHv. 1.187,04 Euro (KZ 724) geltend.

Die belangte Behörde ersuchte den Bf. mit Schreiben vom 30. Juni 2020 für die beantragen Werbungskosten Belege und Kostenaufstellungen zu übermitteln, aus denen hervorgeht, wie sich die Gesamtsumme zusammensetzt, ob es Kostenersätze gegeben hat und wenn ja, in welcher Höhe. Weiters wurde ersucht, das berufliche Aufgabengebiet sowie welche der geltend gemachten Ausgaben mit dem Beruf zusammenhängen bekanntzugeben.

Mit Antwortschreiben vom 19. August 2020 wurde eine Aufstellung der Werbungskosten, ein Ausdruck eines edv-mäßig geführten Fahrtenbuches und gescannte Unterlagen übermittelt.
Weiters wurde mitgeteilt, dass es von Seiten des Dienstgebers keine Kostenersätze gegeben habe.

Am 02. Dezember 2020 erging ein weiterer Vorhalt folgenden Inhalts an den Bf.:

"Geben Sie bitte bekannt, wo im betroffenen Kalenderjahr Ihre Dienststelle war. Für Fahrten zur Dienststelle (auch an Tagen, wo die Dienststelle neben Kundenbesuchen aufgesucht wurde), ist die Wegstrecke W-A-W im Fahrtenbuch als Fahrt W-A-W auszuscheiden. Reichen Sie des Weiteren das Fahrtenbuch nach.

Dabei ist zu beachten, dass ein Fahrtenbuch geeignet sein muss, über die mit dem Fahrzeug unternommenen Fahrten Rechenschaft abzulegen. Diese Anforderung wird grundsätzlich durch eine fortlaufende und zeitnahe Erfassung in einem geschlossenen Verzeichnis erfüllt. Nachträgliche Abänderungen, Streichungen und Ergänzungen an den zu einem früheren Zeitpunkt eingegebenen Daten müssen daher technisch ausgeschlossen sein, oder es müssen derartige Eingriffe in den ursprünglichen Datenbestand in der Datei zwangsläufig dokumentiert und offen gelegt werden Andernfalls sind diese Aufzeichnungen formell nicht ordnungsmäßig und die Vermutung des § 163 BAO kommt nicht zum Tragen.

Der Ausdruck einer EDV unterstützten Datei allein ist deshalb zum Nachweis der Vollständigkeit und Richtigkeit der erforderlichen Angaben nicht geeignet. Die inhaltliche Richtigkeit ist durch geeignete Unterlagen (Servicerechnungen, Tankrechnungen, …) zu belegen. Als formale Voraussetzung muss ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch folgende Angaben enthalten: Datum, Beginn und Ende der Reise, Name und Anschrift des Kunden, Kilometerstrecke (Kilometeranfangsstand, Kilometerendstand, gefahrene Kilometer), Ausgangs- u. Zielpunkt sowie Zweck jeder einzelnen Fahrt (zweifelsfrei und klar angeben) Falls mehrere Fahrzeuge verwendet werden, muss für jedes einzelne Fahrzeug ein separates Fahrtenbuch vorgelegt werden.

Es wird darauf hingewiesen, dass im Falle der Nichtvorlage der angeforderten Unterlagen die beantragten Kosten aufgrund der Aktenlage und der allgemeinen Lebenserfahrung gem. § 184 BAO geschätzt werden können."

In Beantwortung teilte der Bf. mit Schreiben vom 03.12.2020 mit, dass sein Dienstort ist 1130 Wien, Hietzinger Kai 101-105 ist. Die Fahrten zur Dienststelle sind bereits im Fahrtenbuch ausgewiesen (siehe dazu Privat-KM), das Fahrtenbuch habe er bereits beim 1. Ergänzungsersuchen im September übermittelt. Dieses wird seit Jahren gleich geführt und war bis dato noch nie beanstandet worden. Sollte in Zukunft die Datenerfassung geändert angeführt werden, so soll dies bitte für das Jahr 2021 bekanntgegeben werden.
Servicerechnungen sind nicht vorhanden, da das Fahrzeug erst 2020 angeschafft wurde (siehe dazu auch das bereits übermittelte Fahrtenbuch). Für 2021 können sämtliche Tankrechnungen gesammelt werden. Es wird nur dieses Fahrzeug für dienstliche Zwecke verwendet.

Am 04. März 2021 erging der Einkommensteuerbescheid (Arbeitnehmerveranlagung) 2019, mit welchem die strittigen Reisekosten (KM-Geld und Diäten) sowie die Bewirtungskosten zur Gänze nicht anerkannt wurden. Die belangte Behörde führte dazu nochmals detailliert aus, welche Kriterien ein Fahrtenbuch bzw. eine Fahrtenaufstellung zu beinhalten hat, damit das Kilometergeld für berufliche Fahrten gewährt werden kann.

"Da trotz Aufforderung vom 02.12.2020 kein korrigiertes Fahrtenbuch 01.01.-31.12.2019, keine Unterlagen (Servicerechnungen, Tankrechnungen, Pickerl-Gutachten…) vorgelegt wurden, konnte daher das beantrage Kilometergeld in Höhe von € 10.796,52 und die Tagesdiäten in Höhe von € 435,60 steuerlich nicht berücksichtigt werden."

Zu den sonstigen Werbungskosten wurde darauf verwiesen, dass "die Bewirtung von Geschäftsfreunden einen eindeutigen Werbezweck haben und die betriebliche oder berufliche Veranlassung der so entstandenen Aufwendungen oder Ausgaben weitaus überwiegen müsse, damit die betreffenden Aufwendungen oder Ausgaben zur Hälfte abgesetzt werden können.

Die Beweislast liegt beim Steuerpflichtigen, der den Aufwand geltend macht. Erforderlich ist die Darlegung, welches konkrete Rechtsgeschäft im Rahmen der Bewirtung zu welchem Zeitpunkt tatsächlich abgeschlossen wurde bzw. welches konkrete Rechtsgeschäft im Einzelfall ernsthaft angestrebt wurde (VwGH 3.5.2000, 98/13/0198). Es wurden von Ihnen nur die Rechnungen und eine Aufstellung mit den Namen der bewirteten Personen mit Hinweis Kundenbetreuung vorgelegt. Bei den Aufgaben eines Versicherungsvertreters handelte sich unter anderem um die Kundenbetreuung. Es wurde von Ihnen nicht der eindeutige Werbezweck nachgewiesen. Die beantragten Bewirtungskosten in Höhe von € 1.099,80 konnten daher steuerlich nicht berücksichtigt werden."

Gegen den Einkommensteuerbescheid reichte der Bf. am 10. März 2020 Beschwerde bei der belangten Behörde ein und beantragte die volle Anerkennung der geltend gemachten Werbungskosten mit nachfolgender Begründung:

"- Reisekosten - KM-Geld:

o Das Fahrtenbuch wird seit mehreren Jahren immer gleich geführt, bis dato gab es dazu auch keinerlei Beanstandung. Die gewünschte Änderung kann natürlich ab 2021 gerne umgesetzt werden
o Servicerechnungen sind nicht vorhanden, da das Fahrzeug erst im April 2019 (hier wurde meinerseits fälschlicherweise beim 2. Ergänzungsansuchen 2020 angegeben) angeschafft. Dies ist auch im übermittelten Fahrtenbuch (1. Ergänzung August 2020) ersichtlich.
o Tankrechnungen waren bisher noch nie erforderlich, daher habe ich diese auch nicht gesammelt. Für 2021 sammle ich diese bereits und werde dies auch gerne bei Bedarf übermitteln.
o Pickerlgutachten: eine Überprüfung nach Par. 57a war bei diesem Fahrzeug 2019 noch nicht erforderlich. Für 2020 kann dies gerne zur Verfügung gestellt werden.
o Ich verwende nur dieses Fahrzeug für berufliche Zwecke

- Diäten: der Aufforderung vom Bescheid 2018 wurde in der ANV 2019 Folge geleistet (Par. 16 Abs. 1 Z 9 EStG 1988)

- Bewirtungsspesen/Essensrechnungen: dem Hinweis aus Bescheid 2017 wurde Folge geleistet. 2018 wurde dies auch zur Hälfte angerechnet (wie auch schon in den Jahren zuvor)."

Die belangte Behörde änderte mit Beschwerdevorentscheidung vom 17. Mai 2021 den Bescheid vom 04.März 2021 dahingehend ab, dass statt der beantragten Fahrtkosten (mangels ordnungsgemäßem Fahrtenbuch und sonstigen geeigneten Unterlagen) das Berufsgruppenpauschale für Vertreter anerkannt wurde, da der Bf. nachweislich und unbestritten im Außendienst tätig ist.

Der Bf. brachte mit Schreiben vom 14. Juni 2021 den Vorlageantrag ein und ersuchte darin erneut um Anerkennung der von ihm geltend gemachten Fahrtkosten. Weitere Argumente bzw. Nachweise wurden nicht vorgebracht.

Das Bundesfinanzgericht hat erwogen:

Sachverhalt

Der Bf. machte in seiner Arbeitnehmerveranlagung 2019 Reisekosten iHv 10.796,52€ geltend. Als Nachweis legte der Bf. für das Beschwerdejahr 2019 eine computergeführte, monatsbezogene Kilometeraufstellung vor.

Stellvertretend für das vom Bf. für die Monate Jänner - Dezember 2019 geführte und im Beschwerdeverfahren vorgelegte Fahrtenbuch wird die Aufstellung der beruflich und privat gefahrenen Kilometer für den Monat Jänner 2019 unten dargestellt.

Es wurden weder Einträge über Beginn und Ende der jeweiligen Fahrten getätigt, noch ein KM-Stand, noch jeweils eine genaue Adresse. Ebenso ist unter der Position "Strecke" ledliglich erahnbar, um welche Orte es sich handelt.

Strittig ist gegenständlich, ob die vorgelegten Fahrtaufzeichnungen in Form einer edv-mäßig geführten Datei geeignet und ausreichend sind, um die geltend gemachten Reisekosten als nachgewiesen anzusehen und das geltend gemachte Kilometergeld für beruflich veranlasste Fahrten als Werbungskosten anzuerkennen ist.

Rechtliche Beurteilung

Zu Spruchpunkt I. (Abweisung/Abänderung/Stattgabe)

Gemäß § 16 EStG 1988 sind Werbungskosten jene Aufwendungen oder Ausgaben zur Erwerbung, Sicherung oder Erhaltung der Einnahmen.

Aufwendungen des Dienstnehmers für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte werden durch den Verkehrsabsetzbetrag bzw. durch das Pendlerpauschale abgegolten.

Nach der Rechtsprechung des Verwaltungsgerichtshofs sind Werbungskosten grundsätzlich von Amts wegen zu berücksichtigen (VwGH 08.02.2007, 2004/15/0102). Der Steuerpflichtige muss allerdings die als Werbungskosten geltend gemachten Aufwendungen (bei nichtselbständigen Einkünften insbesondere im Rahmen des Veranlagungsverfahrens nach § 41 EStG) über Verlangen der Abgabenbehörde gemäß §§ 138, 161 BAO nach Art und Umfang nachweisen oder, wenn dies nicht möglich ist, wenigstens glaubhaft machen (VwGH 22.12.2011, 2008/15/0164). Die Glaubhaftmachung hat den Nachweis der Wahrscheinlichkeit zum Gegenstand und unterliegt den Regeln der freien Beweiswürdigung (VwGH 28.05.2008, 2006/15/0125).

Fahrtkosten für beruflich veranlasste Fahrtaufwendungen sind in ihrer tatsächlichen Höhe als Werbungskosten anzusetzen, wobei bei KFZ-Kosten eine Schätzung mit dem amtlichen Kilometergeld in aller Regel zu einem zutreffenden Ergebnis führt. Der Nachweis von Fahrtkosten bzw. von beruflich gefahrenen Kilometern hat mittels eines Fahrtenbuches zu erfolgen. Dieses hat die beruflichen und privaten Fahrten zu enthalten (UFS 28.12.2009, RV/1076-L/08; UFS 28.10.2013, RV/1380-L/12; VwGH 28.2.1964, 2176/63).

Damit ein Fahrtenbuch einen tauglichen Nachweis darstellt, muss es fortlaufend, zeitnah und übersichtlich geführt sein (siehe Doralt/Mayr/Herzog, EStG13, § 16 Tz 220, Stichwort "Fahrtkosten", mwN).

Nach der Judikatur des Verwaltungsgerichtshofs hat das Fahrtenbuch die beruflichen und privaten Fahrten zu enthalten (vgl. VwGH 28.02.1964, 2176/63). Ein Fahrtenbuch muß, sollen aus ihm die für die Ermittlung des Privatanteiles erforderlichen Tatsachen einwandfrei festgestellt werden können, fortlaufend und übersichtlich geführt sein und Datum, Kilometerstrecke, Ausgangs- und Zielpunkt sowie Zweck jeder einzelnen Fahrt zweifelsfrei und klar angeben (VwGH 16.09.1970, 0373/70; VwGH 21.10.1993, 92/15/0001). In seinem Erkenntnis vom 21. Oktober 1993 (VwGH 92/15/0001), sah der Veraltungsgerichtshof in seiner rechtlichen Würdigung den Nachweis der Fahrtkosten als deshalb nicht erbracht an, da die maßgeblichen Aufzeichnungen keine Angaben über den jeweils verwendeten PKW, über die Anfangs- und Endkilometerstände von Dienstfahrten sowie darüber, ob die Fahrten einem dienstlichen oder privaten Charakter gedient habe, enthalten haben.

Jede einzelne berufliche Verwendung ist mit dem bei Abschluss der Fahrt erreichten Gesamtkilometerstand des Fahrzeuges aufzuzeichnen. Besteht eine einheitliche berufliche Reise aus mehreren Teilabschnitten, können diese miteinander zu einer zusammenfassenden Eintragung verbunden werden. Es genügt dann die Aufzeichnung des am Ende der gesamten Reise erreichten KfZ-Gesamtkilometerstandes, wenn zugleich die einzelnen Kunden oder Geschäftspartner und ihre Adressen im Fahrtenbuch in zeitlicher Reihenfolge aufgeführt werden, in der sie aufgesucht wurden. Wird der berufliche Einsatz des Kfz zugunsten einer privaten Verwendung unterbrochen, stellt diese Nutzungsänderung wegen der damit verbundenen unterschiedlichen steuerlichen Rechtsfolgen einen Einschnitt dar, der im Fahrtenbuch durch Angabe des bei Abschluss der beruflichen Fahrt erreichten Kilometerstandes zu dokumentieren ist (Renner, Anforderungen an die Ordnungsmäßigkeit eines Fahrtenbuches, in: SWK 27/2008, S 728 mwN).

Die Aufzeichnungen im Fahrtenbuch müssen hinreichende Gewähr für ihre Vollständigkeit und Richtigkeit bieten und mit vertretbarem Aufwand auf ihre materielle Richtigkeit hin überprüfbar sein. Weisen sie inhaltliche Unregelmäßigkeiten auf, kann dies die materielle Richtigkeit der Kilometerangaben in Frage stellen (Renner, a.a.O.).

Betrachtet man das vom Bf. vorgelegte Fahrtenbuch unter dem Blickwinkel obiger Ausführungen, so bleibt festzuhalten, dass diesem in sämtlichen Monaten

- keine überprüfbaren Kundennamen,
- keine konkreten Kundenadressen zur Überprüfung der Kilometerangaben,
- keinen näher definierten inhaltlichen Zweck der Fahrten enthält,
- keine Angaben zu Fahrten zwischen Arbeitsstätte und Wohnung sowie
- keinerlei Angaben zu privaten Fahrten

zu entnehmen sind.

Ein Nachweis bzw. die Glaubhaftmachung der materiellen Richtigkeit des Fahrtenbuches konnte durch den Bf. jedenfalls nicht erbracht werden:

Die angefahrenen Zielorte einer Reise werden in einer einzigen Zeile, jeweils mit einem Beistrich dazwischen aufgezählt. Da bei der Bezeichnung der Orte großteils lediglich Abkürzungen (WD, W23) bzw. nur Zahlen angeführt sind, ist ein konkreter Ort lediglich eventuell erahnbar (W=Wien?), das genaue Ziel der Reisen (exakte Adresse) bleibt jedoch unklar.

Aufgrund dieser Unvollständigkeiten ist daher schon bei den Ortsangaben nicht immer zweifelsfrei klar, welche Zielorte der Bf. tatsächlich aufgesucht hat.

Weiters ist festzuhalten: Da die Aufzeichnungen keinerlei genauen Adressen und Zwischenkilometerangaben sowie keinerlei Zeitangaben beinhalten, ist es dem Bundesfinanzgericht nicht möglich nachzuprüfen, ob alle Fahrten tatsächlich berufliche Zwecke verfolgt haben oder ob bei angeführten Streckenabschnitten auch private Ziele angefahren wurden.

Es wurden weder Tagesanfangs- noch Tagesendkilometer vermerkt, sondern lediglich ein Monatsanfangs - sowie Monatsendkilometerstand. Es erscheint im Hinblick auf diese Vorgangsweise auch nicht lebensnahe, dass- bis auf die vom Bf. angeführten Privatkilometer für die Strecke Wohnung - Arbeitsstätte - Wohnung (lt. Stellungnahme des Bf. vom 03.12.2020) - keine zusätzlichen Kilometer aus privater Motivation zurückgelegt wurden (z.B. Einkaufsfahrten, Arztbesuche, etc.).

Eine wie von der Judikatur geforderte nachprüfende Kontrolle der Zuordnung von Fahrten als beruflich oder privat ist daher mangels Angaben der Kundennamen, der Aufnahme von nicht gekennzeichneten Privatfahrten, sowie der fehlenden vollständigen Auflistung der angefahrenen Ortschaften im Fahrtenbuch nicht möglich.

Zusammenfassend ist festzustellen, dass von einem einwandfreien Nachweis (Glaubhaftmachung) der Werbungskosten nicht gesprochen werden kann. Das vom Bf. vorgelegte Fahrtenbuch erfüllt nicht die Anforderungen, die durch die Judikatur zur Ordnungsmäßigkeit eines Fahrtenbuchs oder der sonstigen geeigneten Reisekostenaufzeichnungen vorgegeben werden. Die Abrechnung enthält keine konkreten Adressenangaben (nur großräumige Ortsangaben), teilweise sogar nur Abkürzungen, es fehlen vollständige Angaben zu den angefahrenen Kunden und Zieladressen. Zudem konnten keine weiteren Unterlagen zur Verifizierung der Angaben des Bf. vorgelegt werden. Der Einwand des Bf., dass er ein dergestalt geführtes Fahrtenbuch bereits seit Jahren führt und es immer ausreichend war, ist im gegenständlichen Fall als Argument nicht zugkräftig.

Wie der VwGH bereits mehrfach ausgeführt hat, hindert der Umstand, dass eine in der Vergangenheit erfolgte Überprüfung durch die Behörde eine bestimmte Vorgangsweise des Abgabepflichtigen unbeanstandet gelassen hat, die Behörde nicht, diese Vorgangsweise als rechtswidrig zu beurteilen (VwGH 27.04.2017, Ra 2015/15/0007; VwGH 15.6.2005, 2002/13/0104; VwGH 21.12.2005, 2002/14/0148, mwN)

Unbestritten ist, dass tatsächlich beruflich bedingte Fahrten durch den Bf. getätigt wurden. Daher war die Behörde zur Schätzung nach § 184 BAO dem Grunde nach berechtigt. Zur Höhe der Schätzung ist auszuführen, dass - mangels konkreter Nachvollziehbarkeit der Fahrten - die Verordnung des Bundesministers für Finanzen über die Aufstellung von Durchschnittssätzen für Werbungskosten von Angehörigen bestimmter Berufsgruppen, BGBl. II Nr. 382/2001 von der belangten Behörde herangezogen wurde.

Gem. § 1 der Verordnung kann für nachstehend genannte Gruppen von Steuerpflichtigen nach den jeweiligen Erfahrungen der Praxis anstelle des Werbungskostenpauschbetrages gemäß § 16 Abs. 3 EStG 1988 folgende Werbungskosten auf die Dauer des aufrechten Dienstverhältnisses festgelegt werden:

9. Vertreter

5% der Bemessungsgrundlage, höchstens 2 190 Euro jährlich.

Der Arbeitnehmer muss ausschließlich Vertretertätigkeit ausüben. Zur Vertretertätigkeit gehört sowohl die Tätigkeit im Außendienst als auch die für konkrete Aufträge erforderliche Tätigkeit im Innendienst. Von der Gesamtarbeitszeit muss dabei mehr als die Hälfte im Außendienst verbracht werden.

Der Annahme der belangten Behörde, dass die Schätzung der Aufwendungen des Bf. in Anlehnung an die o.a. Verordnung sachgerecht sei, ist daher nicht entgegenzutreten.

Es war daher spruchgemäß zu entscheiden.

Zu Spruchpunkt II. (Revision)

Gegen ein Erkenntnis des Bundesfinanzgerichtes ist die Revision zulässig, wenn sie von der Lösung einer Rechtsfrage abhängt, der grundsätzliche Bedeutung zukommt, insbesondere weil das Erkenntnis von der Rechtsprechung des Verwaltungsgerichtshofes abweicht, eine solche Rechtsprechung fehlt oder die zu lösende Rechtsfrage in der bisherigen Rechtsprechung des Verwaltungsgerichtshofes nicht einheitlich beantwortet wird.

Das Bundesfinanzgericht ist hinsichtlich dem Werbungskostenabzug von Fahrtkosten der in der Entscheidung dargestellten höchstgerichtlichen Rechtsprechung des Verwaltungsgerichtshofes gefolgt. Zudem handelt es sich bei der Beurteilung des Ausmaßes der durchgeführten beruflich veranlassten Fahrten und in weiterer Folge der Höhe der aus diesem Grund anzuerkennenden Werbungskosten nicht um eine Rechtsfrage, sondern um eine reine Sachverhaltsfrage, die nach den Grundsätzen der freien Beweiswürdigung zu beantworten war. Die ordentliche Revision an den Verwaltungsgerichtshof ist daher unzulässig.

Graz, am 12. Jänner 2022

Zusatzinformationen

Datenquelle: Findok — https://findok.bmf.gv.at