Fristversäumnis durch Versehen einer verlässlichen Kanzleimitarbeiterin - mangelhaftes Kontrollsystem

Rechtssätze

Entscheidungstext

Berufungsentscheidung

Der Unabhängige Finanzsenat hat über die Berufung des Bw., W., vertreten durch H & S Wirtschaftsprüfung und Steuerberatung GmbH, Steuerberatungs- und Wirtschaftsprüfungskanzlei, 1080 Wien, Lederergasse 6/6, vom 4. August 2009 gegen den Bescheid des Finanzamtes Wien 12/13/14 Purkersdorf vom 13. Mai 2009 betreffend Abweisung des Antrages auf Wiedereinsetzung in den vorigen Stand gemäß § 308 BAO entschieden:

Die Berufung wird als unbegründet abgewiesen.

Der angefochtene Bescheid bleibt unverändert.

Entscheidungsgründe

Das Finanzamt hat den erst am 8. Jänner 2009 eingelangten Antrag auf Durchführung der Arbeitnehmerveranlagung für das Jahr 2003 mit Bescheid vom 26. Jänner 2009 zurückgewiesen, da die Frist am 31. Dezember 2008 abgelaufen sei.

Die bevollmächtigte Vertreterin des Berufungswerbers (Bw.) hat den am 13. Februar 2009 eingebrachten Antrag auf Wiedereinsetzung in den vorigen Stand gemäß § 308 Abs. 1 BAO wie folgt begründet:

"Wir haben die Arbeitnehmerveranlagung fristgerecht am 23.12.2008 elektronisch eingereicht. Leider kam es offenbar bei der Übermittlung zu einem Fehler. Die diesbezügliche Fehlermeldung in der Databox wurde jedoch erst am 7.1.2009 von der zuständigen Mitarbeiterin wahrgenommen, da sie von 24.12.2008 bis 6.1.2009 auf Urlaub war und trotz Übergaberichtlinien unserer Kanzlei auf die Übergabe dieser Kontrolltätigkeit vergessen hat. Jedoch hat sie sofort bei ihrer Rückkehr reagiert und noch am 7.1.2009 die Arbeitnehmerveranlagung in Papierform nachgesendet.

Da dieser Umstand nicht mehr als ein minderes Versehen ist, bitten wir um antragsgemäße Erledigung."

Das Finanzamt hat im angefochtenen Bescheid den Antrag auf Wiedereinsetzung in den vorigen Stand gemäß § 308 Abs. 1 BAO mit nachstehender Begründung abgewiesen:

Es werde festgestellt, dass die Frist zur Einreichung des Antrages auf Durchführung der Arbeitnehmerveranlagung (Formular L1) für das Jahr 2003 fünf Jahre betrage und der Antrag im vorliegenden Fall am 23. Dezember 2008 um 18:16:44 Uhr, somit am letzten Tag vor Weihnachten, gleichzeitig der Urlaubsbeginn der Mitarbeiterin, elektronisch eingereicht worden sei.

Nach Ansicht des Finanzamtes sei gerade dann, wenn ein derartiger Antrag am Abend des letzten Arbeitstages vor einer allgemein üblichen Urlaubszeit, wenn dieser Tag überdies dadurch den letzten Tag einer fünfjährigen Frist darstelle, durch den Parteienvertreter sicherzustellen, dass die elektronisch eingereichten Anträge auch fehlerfrei bei der Behörde ankommen. Bei elektronischer Übermittlung sei mit Fehlermeldungen zu rechnen. Der Parteienvertreter habe gerade am Tag vor Weihnachten, besonders wenn dieser gleichzeitig den letzten Tag vor einem längeren Urlaub und dadurch einer Frist darstelle (wodurch an diesem Abend naturgemäß mit einer gewissen Hektik auch bei gewissenhaften Mitarbeitern zu rechnen sei) seine Endkontrolle entsprechend einzurichten.

Dass die Fehlermeldung erst am 7. Jänner 2009 aufgefallen sei, zeige, dass das Kontrollsystem in der Kanzlei unzureichend ist, weshalb nicht mehr von einem bloß minderen Grad des Versehens gesprochen werden könne.

Die dagegen eingebrachte Berufung wurde im Wesentlichen folgendermaßen begründet:

Die Arbeitnehmerveranlagung sei von der Kanzlei fristgerecht am 23. Dezember 2008 elektronisch eingereicht worden. Die Übertragung sei jedoch fehlerhaft gewesen. Die Kontrolle der Databoxprotokolle erfolge durch die Mitarbeiterin KA täglich. Die Mitarbeiterin KA sei jedoch in der Zeit von 23. Dezember 2008 bis inklusive 6. Jänner 2009 auf Urlaub gewesen. Eine Urlaubsübergabe gemäß den Kanzleirichtlinien habe stattgefunden. Leider sei von der Mitarbeiterin WM, welche die Urlaubsvertretung der Kollegin KA durchgeführt habe, übersehen worden die Databoxprotokolle auf Fehlermeldungen zu kontrollieren. Dieser Fehler sei trotz des vorliegenden Kontrollsystems der Urlaubsübergabe entstanden. Im Urlaubsübergabeprotokoll sei auf die Aufgaben der Mitarbeiterin KA, welche im Mitarbeiterhandbuch aufgelistet seien (Databoxkontrolle), verwiesen worden. Das Urlaubsübergabeprotokoll sei von beiden Mitarbeiterinnen und vom Steuerberater abgezeichnet worden.

Das Missgeschick, das Übersehen der auf Grund der Urlaubsvertretung übernommenen Aufgabe der täglichen Databoxkontrolle der sonst sehr verlässlichen und langjährigen Mitarbeiterin sei als einmaliges Versehen zu betrachten. Sie habe bisher keinerlei Fehler begangen, die zu einem Antrag auf Wiedereinsetzung geführt hätten. Der Steuerberater habe der Kanzleimitarbeiterin WM, die bereits langjährig in dem Unternehmen beschäftigt sei und auf Grund eines abgeschlossenen Studiums und bereits dreijähriger Erfahrung als Berufsanwärter auch fachlich hochqualifiziert sei, die Übergabe (gemeint wohl: Übernahme) der Databoxkontrolle anvertraut. Der Fehler sei daher trotz Vorliegens eines Kontrollsystems auf Grund des individuellen Verschuldens der Urlaubsvertretung WM entstanden.

Das Kontrollsystem der Kanzlei treffe folgende Vorkehrungen:

1) In einem monatlich stattfindenden Jour fix sei in dem Protokoll vom 4. April 2008 festgesetzt worden, dass für die Databox eine eigene Kontrolle festgelegt werde. Der Inhalt der Databox werde täglich von einer Mitarbeiterin gelesen und die Fehlermeldungen würden dem Sachbearbeiter direkt übermittelt werden.

2) Überdies gebe es in der Kanzlei ein Urlaubsübergabeprotokoll, das vom jeweiligen Mitarbeiter ausgefüllt und abgezeichnet, von der Urlaubsvertretung gegengezeichnet und schließlich vom Steuerberater genehmigt werde. Dies sei eine Kontrolle, die dem Steuerberater die Gewissheit geben solle, dass rein technische Vorgänge, ohne nähere Beaufsichtigung einem verlässlichen Kanzleimitarbeiter überlassen werden könnten.

3) Im Mitarbeiterhandbuch seien alle allgemeinen Tätigkeiten aufgelistet, die in der Kanzlei durchgeführt werden.

4) Der Steuerberater hätte durch das Urlaubsübergabeprotokoll die Gewissheit und Kontrolle, dass die Databoxüberprüfung korrekt ausgeführt wird, gehabt.

Das Kontrollsystem könne jedoch unmöglich Vorkehrungen für alle denkmöglichen Fehler treffen, mithin nicht für Fehler hoch ausgebildeter Mitarbeiter.

Festgestellt werde aber, dass durch die Kontrollen in Form des schriftlichen Jour Fix Protokolls, des Mitarbeiterhandbuches sowie des Urlaubsübergabeprotokolls das Verschulden nicht den Vertreter der Partei treffe. Der Fehler sei trotz Vorliegens eines ausreichenden Kontrollsystems ausschließlich auf Grund des Verschuldens einer erfahrenen, hochqualifizierten und zuverlässigen Mitarbeiterin entstanden.

Über die Berufung wurde erwogen:

Gemäß § 308 Abs. 1 BAO ist gegen die Versäumung einer Frist (§§ 108 bis 110) auf Antrag der Partei, die durch die Versäumung einen Rechtsnachteil erleidet, die Wiedereinsetzung in den vorigen Stand zu bewilligen, wenn die Partei glaubhaft macht, dass sie durch ein unvorhergesehenes oder unabwendbares Ereignis verhindert war, die Frist einzuhalten. Dass der Partei ein Verschulden an der Versäumung zur Last liegt, hindert die Bewilligung der Wiedereinsetzung nicht, wenn es sich nur um einen minderen Grad des Versehens handelt.

"Ein Verschulden der Partei an der Fristversäumung, das über einen minderen Grad des Versehens hinausgeht, schließt die Wiedereinsetzung in den vorigen Stand aus. Der Begriff des minderen Grades des Versehens ist als leichte Fahrlässigkeit im Sinne des § 1332 ABGB zu verstehen. Der Wiedereinsetzungswerber darf also nicht auffallend sorglos gehandelt, dh. die im Verkehr mit Behörden und für die Einhaltung von Terminen und Fristen erforderliche und ihm nach seinen persönlichen Fähigkeiten zumutbare Sorgfalt außer acht gelassen haben (vgl. zB den hg. Beschluss vom 24. November 1989, Zl. 89/17/0116).

Nach ständiger Rechtsprechung des Verwaltungsgerichtshofes ist das Verschulden des Vertreters einer Partei an der Fristversäumung dem Verschulden der Partei selbst gleichzuhalten, während das Verschulden eines Kanzleibediensteten eines bevollmächtigten Rechtsanwaltes - zum Verschulden eines Kanzleibediensteten eines bevollmächtigten Wirtschaftstreuhänders siehe VwGH 19.3.1987, 86/16/0236 - dem Verschulden der Partei oder des bevollmächtigten Rechtsanwaltes nicht gleichgesetzt werden darf. Das Versehen eines Kanzleibediensteten stellt für den Rechtsanwalt und damit für die von ihm vertretene Partei dann ein unvorhergesehenes oder unabwendbares Ereignis im Sinne des § 308 Abs. 1 BAO dar, wenn der Rechtsanwalt der ihm zumutbaren und nach der Sachlage gebotenen Überwachungspflicht gegenüber dem Kanzleibediensteten nachgekommen ist" (VwGH 8.10.1990, 90/15/0134).

"Insbesondere muss der bevollmächtigte Rechtsanwalt die Organisation seines Kanzleibetriebes so einrichten, dass auch die richtige Vormerkung von Terminen und damit die fristgerechte Setzung von - mit Präklusion sanktionierten - Prozesshandlungen sichergestellt wird. Dabei wird durch entsprechende Kontrollen ua. dafür vorzusorgen sein, dass Unzulänglichkeiten durch menschliches Versagen aller Voraussicht nach auszuschließen sind. Ein Rechtsanwalt verstößt danach auch dann gegen eine anwaltliche Sorgfaltspflicht, wenn er weder im allgemeinen noch im besonderen (wirksame) Kontrollsysteme vorgesehen hat, die im Falle des Versagens eines Mitarbeiters Fristversäumung auszuschließen geeignet waren" (VwGH 22.1.1987, 86/16/0194).

"Ein Rechtsanwalt, der gewisse Arbeitsbereiche dem Kanzleipersonal bzw. dem Rechtsanwaltsanwärter, mögen diese auch geschult und verlässlich sein, zur selbständigen Durchführung überlässt, ohne Vorkehrungen zu treffen, damit aller Voraussicht nach Unzulänglichkeiten durch menschliches Versagen ausgeschlossen bleiben, verstößt gegen die ihm insoweit obliegende Sorgepflicht" (VwGH 14.7.1993, 93/03/0040).

Welche Anforderungen an die organisatorischen Vorkehrungen in einer Anwaltskanzlei und an die Überwachungspflicht gegenüber dem Kanzleipersonal zu stellen sind, hängt von den konkreten Umständen des Einzelfalles ab. Wenn es sich bei der Kanzleibediensteten, die das zur Fristversäumung führende Versehen begangen hat, um eine bewährte Kraft, die sich bisher als absolut verlässlich erwiesen hat, handelt, dann muss die Beschränkung der Überprüfung der Tätigkeit auf Stichproben als ausreichend angesehen werden (vgl. VwGH 25.10.1994, 94/07/0003).

Unter Bedachtnahme auf die vorhin dargelegte Rechtslage konnte der Berufung aus nachstehenden Erwägungen kein Erfolg beschieden sein:

Im vorliegenden Fall wurde die Frist für die Stellung des Antrages auf Durchführung der Arbeitnehmerveranlagung für das Jahr 2003 deswegen versäumt, weil die mit der Urlaubsvertretung von der Kanzleimitarbeiterin KA betraute, nach den Berufungsausführungen "langjährig in der Steuerberatungskanzlei beschäftigte und auf Grund dreijähriger Erfahrung als Berufsanwärterin hochqualifizierte und zuverlässige" Kanzleimitarbeiterin WM trotz der förmlichen "Urlaubsübergabe" verabsäumt hat, die Databoxprotokolle täglich im Hinblick auf allfällige Fehlermeldungen zu kontrollieren.

Das vom Geschäftsführer der Steuerberatungskanzlei, von der den Urlaub antretenden Kanzleimitarbeiterin KA und von der Urlaubsvertretung WM am 19. Dezember 2008 unterfertigte Formblatt "Urlaubsübergabe" beinhaltet folgende Eintragungen:

Lt. Auszug aus dem Mitarbeiterhandbuch sind die Allgemeinen Aufgaben der Mitarbeiterin KA im Zusammenhang mit den Databoxprotokollen wie folgt festgelegt:

Die im Rahmen des "Kontrollsystems der Kanzlei" für Zwecke der Urlaubsvertretung vorgesehenen Formalitäten erweisen sich als unzureichend, da im Vorhinein zwar die Übertragung der Aufgaben auf die Urlaubsvertretung von den unmittelbar beteiligten Personen - übertragende und übernehmende Mitarbeiterin - vereinbart und vom Geschäftsführer genehmigt wird, aber die tatsächliche Wahrnehmung der übertragenen Aufgaben keiner weiteren Kontrolle durch den Geschäftsführer obliegt. Die diesbezüglichen Berufungsausführungen - "Dies ist eine Kontrolle, die dem Steuerberater die Gewissheit geben soll, dass rein technische Vorgänge, ohne nähere Beaufsichtigung, einem verlässlichen Kanzleimitarbeiter überlassen werden können" - zeigen, dass der Geschäftsführer eine diesbezügliche Kontrolle für entbehrlich hält. Kanzleiinterne Richtlinien, die sich auf die bloße Dokumentation der Aufgabenübertragung während urlaubsbedingter Abwesenheiten von Kanzleimitarbeitern beschränken, ohne jedoch die tatsächliche Wahrnehmung der übertragenen Aufgaben - bei verlässlichen und langjährigen Mitarbeitern zumindest stichprobenartig - zu kontrollieren, stellen eine Organisation des Kanzleibetriebes dar, die keinesfalls geeignet ist die fristgerechte Wahrung von gesetzlichen und behördlichen Fristen sicherzustellen. Ein Geschäftsführer, der im Vertrauen auf die Einhaltung der Kanzleirichtlinien keine zumindest stichprobenartigen Kontrollen bezüglich der tatsächlichen Wahrnehmung der im Rahmen der Urlaubsvertretung übernommenen Aufgaben durchführt, verstößt in auffallender Sorglosigkeit gegen die ihm obliegende Überwachungspflicht, was eine Wiedereinsetzung in den vorigen Stand ausschließt.

Auch wenn, wie in der Berufung ausgeführt wird, das Missgeschick der "sonst sehr verlässlichen und langjährigen Mitarbeiterin als einmaliges Versehen" passiert ist, ändert dies nichts an der Tatsache, dass der Geschäftsführer im Rahmen seiner, im vorliegenden Fall zumindest stichprobenartigen Überwachungspflicht bezüglich der tatsächlichen Wahrnehmung der von der Kanzleibediensteten WM nach Maßgabe der "Urlaubsübergabe" übernommenen Aufgaben nicht nachgekommen ist und damit jedenfalls auffallend sorglos gehandelt hat. Das kanzleiinterne Regelwerk (Jour Fix, Urlaubsübergabeprotokoll und Mitarbeiterhandbuch), das sich lediglich auf die Dokumentation der Übertragung von Aufgaben an bestimmte Mitarbeiter beschränkt, als "Kontrollsystem" zu bezeichnen, beweist, dass der Bw. das Bestehen einer diesbezüglichen Aufsichtspflicht überhaupt nicht erkannt hat.

Gerade die mit Jahresende 2008 endende Frist zur Stellung des Antrages auf Durchführung der Arbeitnehmerveranlagung für das Jahr 2003 und die durch die Urlaubsvertretung bedingte zusätzliche Arbeitsbelastung der sonst durchaus verlässlichen, langjährigen Kanzleimitarbeiterin WM hätte den Geschäftsführer, der die "Urlaubsübergabe" am 19. Dezember 2008 unterschriftlich genehmigt hat, im Rahmen seiner Sorgfaltspflicht jedenfalls veranlassen müssen die Kontrolle der Databoxprotokolle zeitgerecht persönlich zu überwachen.

Es war daher wie im Spruch ersichtlich zu entscheiden.

Graz, am 19. November 2010

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